Qu’est ce qu’un LMS et comment bien le choisir ?
Apprentissage et formation

Qu’est ce qu’un LMS et comment bien le choisir ?

L’apprentissage en ligne, c’est l’avenir. Le rapport Linkedln 2020 sur le Collaborative Learning a révélé que 57% des départements L&D (formation et développement) prévoyaient de consacrer plus de temps et d’argent à l’apprentissage en ligne dans les mois à venir. 

Avoir recours à une formation en ligne est plus important que jamais car depuis le début de la crise sanitaire, de plus en plus d’entreprises passent au travail à distance ou au travail hybride (moitié télétravail, moitié présence au bureau). Mais ce ne sont pas seulement les entreprises adeptes du télétravail qui adoptent le e-learning. La plupart des entreprises ont intérêt à proposer un apprentissage asynchrone. 

Se lancer dans l’apprentissage en ligne n’est pas aussi simple que de donner des cours en ligne. Comment créer des formations à distance ? Quelle plateforme choisir ? Comment juger de leur efficacité ?

Les plateformes d’apprentissage, ou Learning Management Systems sont la base de la formation à distance. Il vous faudra un LMS pour créer et diffuser des cours et gérer votre catalogue de formation. Voici tout ce que vous devez savoir sur les LMS et comment choisir celui qui vous conviendra le mieux.

Qu’est-ce qu’un système de gestion de l’apprentissage (LMS) ?

Un système de gestion de l’apprentissage, ou LMS, est un logiciel permettant de créer, gérer, et diffuser du contenu de formation en ligne. Les organisations utilisent des LMS et des logiciels associés pour gérer leurs programmes de formation en ligne. 

Les LMS sont apparus pour la première fois dans les années 90 dans le secteur de l’enseignement supérieur. Les premiers LMS, tels que Blackboard et Moodle, étaient au départ de simples outils qui facilitaient l’organisation de cours en ligne par un instructeur. Ce type de logiciel était plutôt basique : il se composait principalement de modules de cours et la possibilité de soumettre un devoir. La plupart des cours comprenaient des cours magistraux préenregistrés en classe et des cours écrits.

Au début des années 2000, le monde de l’entreprise a commencé à adopter puis à adapter le LMS pour répondre à ses besoins de formation et de développement. Le LMS est passé de système d’apprentissage en ligne bancal à une plateforme de formation en ligne complète avec des fonctionnalités de création de cours, d’administration et d’analyse. Aujourd’hui les LMS d’entreprises représentent une activité de 2 milliards d’euros alors même que 79% des utilisateurs ne font pas partie du secteur de l’éducation.

Quels usages pour les LMS ?

Les LMS aident les responsables formation à gérer l’ensemble du cycle de formation au sein d’une entreprise. Il s’agit d’un outil essentiel pour toute entreprise souhaitant mettre en place un programme complet d’apprentissage en ligne.

Les entreprises utilisent les LMS pour créer des cours en ligne pour former leurs employés. Certains LMS nécessitent un outil de création (système auteur) distinct pour la création de cours, tandis que d’autres vous permettent de créer directement les cours sur leur plateforme.

Les équipes L&D utilisent les LMS pour stocker, organiser et distribuer des cours aux employés selon les besoins. De leur côté, les collaborateurs peuvent suivre des cours et soumettre leurs commentaires à l’aide de l’interface du LMS. Un bon LMS permet aux administrateurs de suivre les progrès des employés, d’afficher des analyses et de modifier leurs programmes pour un impact optimal.

Les responsables formation utilisent également les LMS pour gérer les programmes de formation au sein de l’entreprise. Ils attribuent les rôles et les autorisations aux différents utilisateurs, afin de gérer les instructeurs et les apprenants. Les administrateurs organisent les cours par sujet ou bien créent des sections spécifiques auxquelles les employés peuvent s’inscrire (par exemple, une formation produit pour les chefs de produits ou une formation à la vente). Ils peuvent ensuite suivre individuellement l’évolution de chaque employé et avoir un retour de leur part.

Pourquoi votre organisation a-t-elle besoin d’un LMS ?

Un LMS peut sembler onéreux au départ si vous commencez tout juste à organiser votre formation à distance, mais c’est un investissement qui a du sens : pas besoin d’un département formation spécialisé pour valoriser un LMS. Un bon LMS, en particulier un outil d’apprentissage collaboratif, ou Collaborative Learning, permet à chacun au sein de l’entreprise de créer et de partager des cours.

Un LMS est de loin le moyen le plus efficace pour gérer la formation à distance, autant en amont pour les administrateurs qu’en aval pour les apprenants. Aujourd’hui, les solutions ad hoc telles que les didacticiels vidéo sur YouTube, les documents pédagogiques et les webinars ont leurs limites. Bien que vous puissiez partager certaines informations de cette manière, sans les outils fournis par un LMS, vous ne pourrez jamais créer un programme de formation exhaustif et structuré. Passer de simples formations en ligne à un parcours complet de formation à distance vous fera gagner en crédibilité.

Grâce à un LMS, les responsables formation peuvent créer rapidement des cours complets, sans l’aide d’un développeur. Toutes les informations importantes sont stockées ensemble au même endroit afin que les collaborateurs trouvent facilement ce dont ils ont besoin. Les modules de formation étant modifiables et réutilisables à l’infini, ce système s’adapte aisément à la croissance de votre entreprise.

Une plateforme de Collaborative Learning va encore plus loin : elle décentralise le processus d’apprentissage, allège la pression exercée sur les responsables formation et permet aux collaborateurs d’exprimer leurs besoins et de créer des cours. Ainsi, il est beaucoup plus facile d’identifier et de procurer des ressources adaptées aux collaborateurs.

Un LMS rend les cours plus percutants et simplifie leur utilisation. Avec un LMS, vos équipes accèdent au catalogue de formation partout et à tout moment pour apprendre à leur propre rythme. Plus vous faciliterez l’accès aux cours en ligne, plus vos équipes les suivront aisément.

Dans le même temps, les administrateurs peuvent vérifier l’intérêt que ces cours suscitent et voir si les collaborateurs tirent réellement parti des ressources dont ils disposent. Les analyses back-end et les commentaires laissés par ces mêmes collaborateurs permettent de garantir la qualité et l’utilité des cours, et de les retravailler si besoin. 

L’apprentissage en ligne permet également de préserver le savoir-faire : si les collaborateurs partagent leur expertise dans un cours en ligne, elle restera même après leur départ. 

Un bon LMS, en particulier un outil de Collaborative Learning, permet à chacun au sein de l’entreprise de créer et de partager des cours.

Les avantages d’un LMS

L'utilisation d’une plateforme LMS pour créer des programmes d’apprentissage en ligne améliore la formation des collaborateurs, elle permet aussi :

  • d’augmenter la satisfaction des collaborateurs : il est plus agréable de suivre les programmes d’apprentissage en ligne que de participer à de longs cours magistraux. L'étude 2020 #VyondTheSurface sur le comportement au travail a révélé que 51% des employés préfèrent l’auto-formation en ligne guidée, à la formation dispensée par un instructeur.
  • de fidéliser les employés : le lien entre le développement de carrière et la fidélisation des employés est bien établi. Selon le rapport LinkedIn de 2020 sur l'apprentissage au travail, 94% des employés ont déclaré qu'ils travailleraient plus longtemps dans une entreprise si elle investissait dans leur développement de carrière. Aider les employés à acquérir de nouvelles compétences et à évoluer au travail est un excellent moyen de prouver votre engagement à leur égard.
  • de faciliter l’intégration : l’onboarding est une étape cruciale dans l’intégration d’un nouveau collaborateur. Il donne le ton à la vie de votre entreprise et aide à intégrer et à motiver les nouveaux employés. Des études ont montré qu'assurer un bon parcours d’onboarding rend les employés 69% plus susceptibles de rester à leur poste au moins 3 ans.  
  • augmenter la rétention des connaissances : l'apprentissage en ligne donne aux employés plus de contrôle sur leur parcours de formation. Ils peuvent prendre leur temps pour apprendre des concepts complexes ou revenir en arrière et revoir si besoin les modules précédents. En conséquence, le Research Institute of America a constaté que l'apprentissage en ligne augmentait les taux de rétention de 25 à 60%.
  • réduire les coûts de formation et de développement : un LMS est un investissement pour l’avenir de la formation dans votre entreprise. Bien que les coûts puissent paraître élevés au départ, créer des cours en ligne accessibles de façon illimitée est nettement moins cher que d'organiser des cours en personne. De nombreuses grandes entreprises ont économisé des milliers, voire des millions d’euros en passant à un modèle d'apprentissage en ligne.
  • améliorer l’esprit d’équipe : alors que l'apprentissage en ligne peut sembler une activité solitaire, les nouvelles plateformes de Collaborative Learning permettent de faire participer les employés dans le processus d'évaluation des besoins de formation, de création de cours et en les encourageant à donner du feedback. 
  • améliorer le retour sur investissement des programmes de formation : un LMS permet de mesurer l'efficacité de divers programmes éducatifs. Affinez-les pour obtenir le meilleur retour sur investissement. Certains LMS s'intègrent à vos outils (comme Salesforce ou SAP) afin que vous puissiez voir la corrélation directe entre votre formation et vos résultats commerciaux. Ces données vous permettent d'allouer vos ressources de formation plus efficacement et d’optimiser votre budget formation.

Adopter un programme d’apprentissage en ligne ne signifie pas nécessairement qu’il faut stopper tous vos programmes de formation en présentiel. De nombreuses entreprises font du Blended Learning : elles mixent la formation en présentiel avec un catalogue de formation en ligne.

94% des employés déclarent qu'ils travailleraient plus longtemps dans une entreprise si elle investissait dans leur développement de carrière (source : LinkedIn)

Pour quels cas d’usage utiliser un LMS pour l’apprentissage en ligne ?

La plupart des entreprises utilisent un LMS pour créer des formations standard pour les employés, mais les possibilités vont bien au-delà. Voici d’autres manières d’utiliser la formation en ligne pour améliorer les programmes d'apprentissage de votre entreprise :

  • L’accueil et l’intégration : comme mentionné ci-dessus, un processus d'onboarding solide donnera le ton dans votre entreprise et facilitera l’adaptation des employés. Plus confiants et mieux préparés, ils  évolueront dans de bonnes conditions. D’après Glassdoor, une intégration réussie augmente de 82% la fidélisation des nouveaux employés et de 70% la productivité globale.

    Veiller à une bonne intégration est d’autant plus important si le travail à distance est la règle, et que les employés n'ont pas la possibilité d'échanger en direct pour apprendre les uns des autres. Un processus d'intégration à distance solide et exhaustif compense ce problème de communication et garantit la motivation et l’efficacité des employés.
  • Amélioration des compétences technologiques : selon un rapport d'IBM, plus de 120 millions d’actifs tous secteurs confondus devront être requalifiés au cours des trois prochaines années pour faire face aux progrès de l'automatisation et de l'IA. Les programmes de formation en ligne sont l'un des moyens les plus rentables d'aider les profils techniques à se former aux nouvelles technologies.
  • Formation aux soft skills : les soft skills sont parmi les plus difficiles à enseigner. Avec un  LMS, il est maintenant possible de créer des cours pour apprendre la résolution de conflits, le leadership, les techniques de gestion du temps, etc.
  • Activation des ventes : les équipes commerciales bénéficient d'une formation approfondie sur les produits dès leur intégration et tout au long de leur carrière. Les LMS sont de plus en plus utilisés pour former à la vente, même à distance.
  • Formation aux normes de conformité : un LMS est parfait pour dispenser une formation conformité afin d'atténuer la responsabilité et les risques de l'entreprise. La formation sur la sécurité au travail, le harcèlement ou encore la diversité réduisent les risques et favorisent un environnement de travail plus serein.
  • Formation client : vos offres de formation ne se limitent pas aux collaborateurs au sein de votre organisation. Certaines entreprises utilisent leur LMS pour éduquer leurs potentiels clients, en intégrer de nouveaux ou même former les clients existants aux nouvelles fonctionnalités. 

Plus de 120 millions d’actifs tous secteurs confondus devront être requalifiés au cours des trois prochaines années (Source : IBM)

Les types de LMS

En parallèle des LMS, des solutions de formation similaires ont vu le jour. Certaines présentent les mêmes bénéfices que les LMS et d’autres servent un objectif entièrement différent. Les acronymes utilisés prêtent souvent à confusion : LMS, TMS, LXP, etc. Il faut comprendre ce qui les distingue pour choisir le système qui répond le mieux à vos besoins.

LMS : système de gestion de l'apprentissage  

Comme indiqué ci-dessus, un LMS, Learning Management System, est un logiciel de gestion de programmes d'apprentissage en ligne. Ces plateformes constituent une solution de haut niveau pour créer, gérer et dispenser des cours. Moodle, Coursera, Blackboard et Adobe Captivate sont des exemples de LMS traditionnel.

Les LMS sont à l'origine de toutes les autres solutions d'apprentissage en ligne. Au fur et à mesure que la science et la technologie autour de l'apprentissage en ligne ont évolué, plusieurs autres types de systèmes sont apparus.

LXP : plateforme d'expérience d'apprentissage

Une plateforme d'expérience d'apprentissage (LXP, ou parfois LEP), permet de diffuser des cours aux employés de manière engageante et interactive. Les LXP ont beaucoup de points communs avec les LMS (et de nombreux nouveaux LMS ont des solutions LXP intégrées), mais vous aurez souvent besoin des deux pour une expérience d'apprentissage optimale. LinkedIn Learning, Degreed et Docebo sont des exemples de solutions LXP.

Un LXP personnalise l'expérience d'apprentissage du collaborateur. Ce n’est pas l’administrateur qui impose une formation, c’est l’employé qui explore et sélectionne les cours qui l’intéressent. Ce sont des cours à la demande, ils seraient aux modules de formation ce qu’est Netflix aux séries.

Les systèmes LMS traditionnels n'ont pas été conçus pour être centrés sur les employés. Ils ont été créés pour faciliter la gestion et la distribution des cours pour les départements L&D. Les LXP, en revanche, offrent une meilleure expérience à l'apprenant. Ce sont des portails autonomes permettant de visualiser et d'interagir avec le contenu. Ils offrent une conception intuitive, des fonctionnalités interactives et un accès à la demande au contenu d'apprentissage en ligne.

LMS vs. LXP
Comparaison LMS / LXP. Source : Josh Bersin

Pour simplifier : d’un côté les sociétés utilisent un LMS pour créer et partager du contenu et de l’autre côté, les collaborateurs utilisent un LXP pour découvrir ce contenu.

Plateforme de Collaborative Learning

Ces plateformes sont un nouveau type de logiciel de formation en ligne qui décentralise le parcours de formation et favorise un environnement d’apprentissage plus égalitaire. 360Learning est une plateforme de Collaborative Learning.

LMS versus plateformes de Collaborative Learning

Alors que les LMS et LXP traditionnels n’impliquent que les départements formation pour la création de cours, les plateformes de Collaborative Learning permettent à  n’importe quel employé de créer du contenu de formation. Certains identifient des besoins spécifiques de formations et en font la demande, d’autres se portent volontaires pour répondre à ces besoins et créer les cours adéquats. Les administrateurs aident alors à prioriser les besoins et supervisent la qualité des cours tandis que les coachs créent des parcours de formation individuels.

Alors que les LMS et LXP offrent des approches pyramidales traditionnelles (descendantes), du manager à l'employé, une plateforme de Collaborative Learning est ascendante, plus rapide, plus pertinente et plus efficace. Le concept d'itération continue est intégré dans le processus d'apprentissage collaboratif. Les collaborateurs formulent des demandes, créent de nouveaux cours et laissent des commentaires sur les cours. Cela se traduit par des taux d'engagement et de complétion nettement plus élevés, oscillant autour de 90%. Dans l'ensemble, l'entreprise apprend plus rapidement et plus efficacement.

À lire également : Centralisée ou décentralisée, quelle est la bonne approche L&D pour votre entreprise ?

Les LMS modernes ne servent pas seulement à créer et à dispenser des cours, ils facilitent surtout le processus de création de formations en ligne et offrent une expérience unique d’apprentissage. Voici quelques-unes des caractéristiques à rechercher dans un LMS :LMS vs TMS : système de gestion de la formation

La différence entre un LMS et un système de gestion de la formation (TMS) traditionnel est subtile et pourtant déterminante.

Les TMS ne sont pas utilisés pour organiser des programmes de formation en ligne mais plutôt pour optimiser les pratiques de formation en back-office pour le présentiel ou la formation en ligne dirigée par un instructeur. Ce type de logiciel est utilisé pour planifier des cours, gérer la logistique (inscriptions, confirmations, etc.) ou des données e-commerce. Si vous organisez des webinars pour des clients, un TMS vous aidera à les gérer. GoToTraining, SkyPrep et LearningCart sont des TMS.

Les TMS sont en cela très différents des LMS, qui permettent de gérer des programmes d'apprentissage en ligne asynchrones. La frontière est mince mais à moins que vous ne prévoyez d'organiser des formations en présentiel avec un instructeur, vous n'aurez probablement pas besoin d'un TMS.

Quel LMS choisir ?

Le choix d'un LMS peut être complexe. Comment affiner vos recherches alors qu'il existe des centaines d'options différentes sur le marché ?

Nous avons déterminé les éléments principaux à prendre en compte avant de diriger votre choix. Concentrez-vous sur les fonctionnalités qui correspondent le mieux aux besoins de formation de votre entreprise. Voici comment chercher :

Caractéristiques des meilleurs LMS

  • Une interface intuitive : un LMS ne percera pas auprès de vos équipes s'il est trop complexe et compliqué à utiliser sans assistance. Trouvez un LMS avec une interface facile à prendre en main, que ce soit côté création de cours pour les administrateurs ou pour les parcourir, côté utilisateurs.
  • Le partage de feedback : les parties d’un cours sont parfois obsolètes ou contiennent des ambiguïtés ou des erreurs, les membres de l'équipe doivent donc pouvoir les signaler ou demander de l’assistance.
  • La création de cours : à moins que vous n'ayez un concepteur pédagogique et le budget pour un outil de création de cours en plus de votre LMS, recherchez un LMS qui vous permet de créer des cours directement sur la plateforme. Privilégiez un éditeur sans code qui vous permet de glisser-déposer des contenus simplement.
  • L’hébergement dans le cloud : Certaines grandes entreprises utilisent encore le stockage en réseau, alors que les LMS dans le cloud sont infiniment plus flexibles car les collaborateurs peuvent y accéder de n'importe où, sans télécharger de logiciel particulier.
  • Le Peer Learning : le Collaborative Learning offre de nombreux avantages pratiques. L’idéal est de disposer d’outils permettant aux membres de l'équipe de partager leurs connaissances et d'apprendre ensemble par le biais de fonctionnalités comme les forums de discussion et l'évaluation par les pairs ou la possibilité de collaborer à la création de cours.

Fonctionnalités des LMS

Chaque plateforme LMS offre une sélection unique de fonctionnalités. Voici quelques-unes des fonctionnalités LMS les plus courantes à rechercher :

  • L’analyse et le reporting : évaluer la performance des cours en termes d'engagement et de complétion vous aide à peaufiner vos cours pour les rendre efficients. Les analyses vous aident également à créer de meilleurs rapports qui justifient votre utilisation continue du LMS. Des intégrations d’applications tierces peuvent vous aider à prouver le ROI de la formation. Par exemple, vous pouvez connecter votre CRM à votre LMS pour voir comment les formations affectent vos résultats sur la durée.
  • Un contenu adapté aux usages mobiles : vos collaborateurs utilisent de plus en plus leur smartphone pour accéder aux cours en ligne pour apprendre de n’importe où. Un contenu e-learning responsive ou la possibilité d'accéder aux formations en ligne via une application mobile sont déterminants. 34% de toutes les entreprises interrogées par l'Association for Talent Development développent actuellement des capacités de mlearning (“mobile learning”, pour “apprentissage par mobile”). Découvrez comment capitaliser sur les opportunités du mobile learning.
  • La gamification : favorisez l'apprentissage actif par des expériences ludiques et augmentez le taux de complétion de vos cours. Les LMS modernes proposent par exemple de mettre les apprenants en compétition les uns avec les autres, de faire des simulations ou de résoudre des énigmes. 
  • Un service client : votre LMS aura beau être particulièrement intuitif, vous aurez probablement besoin d’aide à un moment ou à un autre. Choisissez un LMS avec une assistance (téléphone, chat en direct, etc.) et vérifiez que la plage horaire proposée vous convient.
  • Des intégrations : Certains LMS s'intègrent à d'autres outils pour vous aider à connecter vos workflows. Vous pouvez vous connecter à un outil de création vidéo ou d’animation pour dynamiser vos cours, ou à un logiciel RH pour faciliter l’accueil et l'intégration de nouvelles recrues.
  • Des formats de contenu variés : un contenu 100% texte est ennuyeux. La plupart des  LMS incluent la possibilité d’intégrer des vidéos, des PowerPoint, des webinars, des fichiers audio, des documents téléchargeables ou même de la réalité virtuelle ou augmentée (VR, AR).
  • Intelligence artificielle / personnalisation : certains LMS utilisent l'intelligence artificielle pour générer des cours à partir de documents ainsi que pour personnaliser les recommandations de cours et les parcours de formation.
  • Conformité SCORM / Tin Can : les LMS traditionnels nécessitent l’intervention des équipes formation pour créer du contenu à l'aide de SCORM. Cela signifie souvent créer le cours à l'aide d'un système auteur distinct, puis le télécharger sur le LMS. Les nouveaux LMS et les outils de collaboration vous permettent de créer vos cours de zéro à l'aide des outils de la plateforme.
  • Co-création : ce type de fonctionnalité permet à plusieurs membres d’une équipe de travailler ensemble sur la création d’un cours complet.
  • Feedback instantané : certains LMS proposent de soumettre un avis à la fin du cours. C’est un bon début mais ce n’est pas le moyen le plus efficace de recueillir des commentaires nuancés sur le contenu même du cours. Un LMS qui offre la possibilité de soumettre des commentaires spontanément sur chaque module des cours vous permet de créer un meilleur contenu.

Tarifs des LMS

La plupart des fournisseurs de LMS suivent un modèle SaaS (“Software As A Service” - logiciel en tant que service), pour lequel les entreprises paient mensuellement, en fonction de leur utilisation. Dans ce modèle, les entreprises peuvent définir leurs niveaux de tarification de différentes manières :

  • Gratuit (open source ): options LMS gratuites, y compris Moodle et Canvas. La plupart de ces solutions ont été construites par les communautés qui les utilisent et sont désormais disponibles au grand public. Elles ne possèdent souvent pas les fonctionnalités évoquées ci-dessus, mais sont souvent personnalisables si vous avez dans votre équipe un développeur compétent.
  • Freemium : L'utilisation basique du service est gratuite, elle devient payante si vous souhaitez ajouter des utilisateurs ou des fonctionnalités.
  • Paiement par utilisateur : vous payez en fonction du nombre d'utilisateurs, cela peut concerner 10 ou plusieurs milliers de collaborateurs.
  • Paiement par cours : vous payez en fonction du nombre de cours que vous lancez.
  • Frais de licence uniques : au lieu de payer mensuellement, vous achetez une licence pour utiliser le logiciel de façon illimitée. Ces frais peuvent aller de quelques milliers d’euros à plus de 20 000 euros.

Les plateformes de Collaborative Learning sont l'avenir du LMS

Une plateforme de Collaborative Learning fait passer la formation dans une autre dimension, en alliant les avantages de la formation individuelle à ceux de la collaboration en ligne. Une plateforme de Collaborative Learning décentralise véritablement le processus de formation.

Les entreprises ont souvent des difficultés à maintenir leurs programmes de formation à jour, compte tenu des changements technologiques rapides et des besoins fréquents de développement de nouvelles compétences. En conséquence, de plus en plus d'entreprises se détournent des LMS existants pour se tourner vers des solutions de formation intégrées qui offrent des expériences d'apprentissage plus collaboratives.

Les avantages du Collaborative Learning sont considérables. En externalisant les besoins de formation, vous pouvez créer des cours plus adaptés et plus pertinents. Parce qu'ils endossent à la fois les rôles d’étudiants et d’instructeurs, les apprenants font preuve d'un engagement et d'une responsabilité accrus. Les cours sont créés plus rapidement car la majorité du travail est effectuée en interne. Les cours sont constamment renouvelés en fonction des commentaires des apprenants, ils restent à jour et pertinents sur un laps de temps bien plus long.

Un LMS vous aidera à former vos collaborateurs. Une plateforme de Collaborative Learning vous aidera à créer une culture de la formation globale dans votre entreprise.

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