Parcours d'intégration : 38 modèles pour construire un onboarding complet

Un début difficile dans un nouveau poste peut avoir des répercussions coûteuses. En effet, 22 % du turnover surviendrait dans les 45 premiers jours après l'embauche. Le coût de ces démissions varie de 50% à 200% du montant du salaire annuel de la personne embauchée, selon le poste.

Ces pertes peuvent paraître colossales, mais elles ne sont pas si surprenantes si on considère que seulement 12% des employés pensent que leur entreprise accueille bien les nouvelles recrues. Que faut-il en déduire sinon qu’un processus d’onboarding solide – et le programme que vous utilisez pour le mettre en place – valent leur pesant d’or ? Il en va de même pour l'intégration de nouveaux utilisateurs sur une plateforme.

Comment réussir l'intégration d’un nouveau collaborateur ? L’onboarding est littéralement l’action de recevoir quelqu’un à bord, le tirer d’un “océan” d'ambiguïté pour l’embarquer sur votre navire ! Il/elle rencontrera le capitaine et l'équipage, et apprendra les ficelles du métier pour suivre le cap indiqué.

Aucune organisation ne peut se passer d’un processus d’onboarding, pour autant il n’existe pas de solution universelle, c’est pourquoi nous vous offrons ici 38 modèles et checklists possibles. Chaque entreprise doit d’abord définir sa culture d’entreprise, son processus d'évaluation des performances, et le workflow pour chaque poste.

Les meilleurs programmes d’onboarding sont ceux qui ont le double avantage d'à la fois ressembler à l'entreprise et de parler aux nouvelles recrues. Ce ne sont pas forcément des programmes créés de toutes pièces.

Les modèles d’onboarding présentés ci-dessous offrent une structure et vous donnent des pistes : ils constituent un excellent point de départ et peuvent aussi être modifiés à tout moment. Nous avons rassemblé ici une série de modèles et de checklists que nous avons croisés avec nos meilleurs conseils pour vous aider à construire un onboarding de qualité.

Pour commencer : des modèles d’onboarding standards

Même si le processus d’onboarding doit s’adapter à chaque nouvelle recrue, il y a des étapes incontournables :

• Commencez par un processus de pre-boarding qui va attiser la curiosité des nouvelles recrues
• Présentez les nouvelles recrues aux collaborateurs clés avec qui ils devront collaborer
• Familiarisez-les avec la culture et les outils de l’entreprise
• Fournissez-leur la formation nécessaire à la bonne exécution de leurs missions
• Organisez des points réguliers entre la nouvelle recrue et son/sa coach
• Établissez des objectifs personnels et des OKRs
• Guidez de près les nouvelles recrues pendant leurs 3 premiers mois, au minimum.

Chez 360Learning, chaque nouvelle recrue reçoit des objectifs spécifiques et bénéficie d’un suivi individuel. Cette façon de procéder garantit que chaque nouveau membre de l’équipe reçoit la formation adéquate, et laisse aux managers une marge de manœuvre pour s’adapter à chaque employé.

Voici un aperçu de notre modèle d’onboarding pour chaque nouveau collaborateur. Il nous permet d'assurer une introduction exhaustive aux principes clés de 360Learning, tout en laissant la flexibilité au manager pour la personnaliser :

Que vous construisiez un programme d’onboarding pour la première fois ou que vous soyez en train de l’actualiser, utilisez ces modèles génériques pour avoir une ébauche de la structure et des éléments essentiels pour une intégration réussie.

• 10 points essentiels pour réussir votre processus di'ntégration (MyRHLine)
• Modèle d’accueil des nouveaux employés (Asana)
• 5 idées pour vous aider à faire beaucoup mieux en matière d’onboarding (Welcome to the Jungle)
• Conseils pour bien intégrer vos nouveaux employés (Michael Page)
• Modèle de plan pour les nouveaux salariés - 30 60 90 jours (Prezi)
• Guide d'intégration pour l'accueil d'un nouvel employé dans l'entreprise (Trello)
• Kit d’intégration (LinkedIn Talent Solutions)
• Check-list d’onboarding des nouveaux employés (Capterra)
• Checklist : Comment Lucca intègre ses nouvelles recrues ? (Lucca)
• Onboarding : Exemple de processus (Talent Program)

Modèles d’onboarding pour les managers

D’après une étude de Manpower, 6 % des 20-34 ans souhaitent gérer une équipe et 15 % ambitionnent d’occuper un poste de direction. La formation au management est sous-estimée, et l'intégration des manageurs ne fait (malheureusement) pas exception.

Intégrer les manageurs est primordial pour deux raisons majeures : 

Premièrement, la direction doit maîtriser un ensemble de compétences générales qui n’ont pas forcément été développées lors du poste occupé précédemment. Deuxièmement, la performance des managers qui dirigent des projets et des équipes et établissent des normes de communication impacte la motivation du reste des collaborateurs.

Nous attachons par exemple une grande importance au feedback et évaluons régulièrement la performance de chaque collaborateur. Tout est ensuite documenté sur Trello afin que les nouvelles recrues, en particulier les coachs (managers), comprennent la façon dont ces évaluations sont effectuées chez 360Learning :

Consultez les modèles et checklists d’onboarding suivants pour obtenir un aperçu des concepts essentiels à intégrer pour intégrer de nouveaux managers.

• 5 conseils pour intégrer une nouvelle équipe (FocusRH)
• Comment reprendre et manager une équipe existante ? (Welcome to the Jungle)
• Le parcours d’intégration idéal en 8 étapes (Robert Half)
• Checklist pour l'intégration des nouveaux managers (Asana)
• Onboarding : le B.A BA du processus d’intégration (Monster)
• Checklist et modèles d'intégration gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous “Onboarding Checklists for Managers” et “Executive Onboarding Template”]
• Plan à 30-60-90 jours pour les managers[Modèle] (HubSpot) [en anglais, sous “30-60-90 Day Plan for Managers”]

Modèles d’onboarding pour les équipes commerciales

Les équipes commerciales (les “Sales”) ont une culture unique et, par conséquent, des besoins en formation particuliers.

L'un des plus grands défis de l'intégration des commerciaux est de fournir une vue à 360° de l'entreprise. Les commerciaux, des nouveaux responsables aux chargés de compte (KAM), doivent être formés aux produits (fonctionnalités et cas d'utilisation), au marketing (argumentaires et messages clef), au leadership (mission et stratégie de l'entreprise) et, bien sûr, à la vente (e-mails, appels, prospection etc).

Même si les procédures d'embauche d’un commercial à l’autre diffèrent, nous proposons une trame standard pour que tous nos commerciaux soient au même niveau :

Nous comptons sur l'apprentissage par les pairs pour valoriser les connaissances institutionnelles de l’ensemble de l'entreprise. Durant toute l’intégration (et même au-delà !) les nouvelles recrues échangent de façon transparente avec les collaborateurs en place. Ainsi, nous pouvons identifier les éventuelles lacunes et mettre à jour les formations en continu.

Pour les équipes commerciales, l'intégration de nouvelles recrues est un processus souvent long et répétitif. C’est pourquoi chez 360Learning nous préférons combiner des activités de formation asynchrones avec un coaching individuel pour offrir aux nouveaux une expérience d'intégration équilibrée et efficiente. Utilisez ces modèles et ces listes pour vous aider à concevoir votre propre processus d'intégration des nouveaux commerciaux :

• Guide complet pour réussir l'onboarding de vos commerciaux (Uptoo)
• 4 règles pour réussir l'intégration de vos commerciaux (Uptoo)
• Guide de l’onboarding en 3 étapes (Incenteev)
• 8 étapes pour intégrer votre nouveau commercial (Vector Développement)
• Conseils, astuces et process pour onboarder ses sales (Make the Grade)
• 9 bonnes pratiques pour l’onboarding de nouveaux commerciaux (Salesdorado)

Modèles d'onboarding pour les développeurs

Pendant l'intégration, les développeurs doivent comprendre les architectures, les stacks, les langages de programmation, les outils utilisés - tâche parfois compliquée si les processus ont été mal documentés. Tout cela s’ajoute aux défis inhérents à une nouvelle prise de poste !

L'intégration des développeurs, en particulier dans les entreprises spécialisées dans le SaaS ou plus généralement dans le milieu des startups, consiste à accélérer le temps de performance. En d’autres termes, il s’agit ici de réduire le temps nécessaire à l'acquisition des compétences. Pour certains, la meilleure solution est une montée en puissance régulière de la technologie, tandis que d'autres préfèrent plutôt les mettre dans le bain à 100% dès le début. Quel que soit le rythme de votre processus d'intégration, gardez les développeurs sur les rails en vous concentrant sur l'équipe et pas uniquement sur la technologie.

Chez 360Learning, la collaboration est au cœur même de nos rôles les plus techniques. Selon une étude de Learning Solutions Magazine, 50 à 80% de la formation au travail se fait par le biais d'échanges informels entre pairs. C'est pourquoi dans notre entreprise nous encourageons l'apprentissage collaboratif, le “Collaborative Learning”. Les développeurs, comme les autres employés, ont des rendez-vous réguliers et un retour de leur management pour identifier leurs objectifs personnels (OKRs). En plus des cours spécifiques à sa fonction, chaque nouvelle recrue se voit attribuer un “buddy”, un collègue qui le/la suivra pendant son intégration et qui ne fait pas partie de son équipe. L’objectif ? Assurer à la personne embauchée un accueil solidaire et collaboratif !

Inspirez-vous de ces autres entreprises qui abordent l'intégration des développeurs :

• Checklists et modèles d'intégration gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous «Developer Onboarding Checklist»]
• Comment gérer l’onboarding de ses développeurs ? (Welcome to the Jungle)
• Réussir l’onboarding d’un développeur en télétravail (Bluecoders)

Modèles pour gérer l'IT lors de l'intégration

Pour éviter que les nouvelles recrues se démènent avec des outils informatiques qui ne leur sont pas familiers et perdent du temps, préparez un support technologique régulier pendant toute la période d’onboarding.  

Réduisez le volume de nouveaux outils à prendre en main en configurant à l'avance des profils d'utilisateurs (emails, outils de communication et de productivité, plateformes de formation et autres logiciels). L'organisation est vraiment la clé :  envoyez des invitations calendrier pour soutenir l'ensemble du processus d'onboarding. Utilisez un outil organisationnel comme Trello pour aider les managers et leurs nouvelles recrues tout au long du processus d'intégration.

Trello facilite l'onboarding en découpant un processus complexe en courtes tâches plus faciles à gérer. Cela permet de mieux répartir le travail à différents membres de l'équipe, tout en les responsabilisant !

Voici quelques modèles et checklists d'intégration pour aider vos recrues à se familiariser avec l'informatique :

• Checklists et modèles d'intégration gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous « IT Onboarding Checklist »]
• IT onboarding checklist (Workable)
• IT onboarding checklist (Breezy) 
• Modèle d'intégration IT (Pipefy)

Modèles d’onboarding pour les collaborateurs en télétravail 

Développer un excellent processus d'onboarding en présentiel est un vrai défi en soi, réussir ce même processus à distance est une tâche encore plus difficile à laquelle nous sommes tous confrontés depuis la crise de la COVID-19.

À distance, les objectifs restent les mêmes, mais une autre organisation doit être déployée. Les nouvelles recrues doivent être immergées dans la culture d’entreprise même depuis chez elles, et ce dès l'embauche grâce aux différents canaux de formation. La principale différence ? Il y aura moins d'opportunités spontanées : pour combler le manque de socialisation, l’entreprise doit encourager la collaboration virtuelle.

• Les 4 étapes incontournables d’un onboarding digital réussi (Payfit)
• Nos 3 conseils pour réussir un onboarding à distance (Lucca)
• Onboarding à distance : 5 conseils pour accueillir et intégrer les nouveaux collaborateurs (Digital Recruiters)
• 5 conseils pour bien accueillir (en télétravail) les nouveaux employés (Spendesk)
• Checklist des 8 étapes créer une bonne expérience d’onboarding en télétravail (Lumapps)
• Checklist pour l’intégration des nouvelles recrues à distance (Robert Half)

Modèles d'onboarding pour favoriser la culture de l’apprentissage

L’intégration est un moment précieux pour montrer concrètement aux nouvelles recrues comment sont vécues la culture et les valeurs de votre entreprise.

Chez 360Learning nous partageons notre culture du Collaborative Learning dès l’embauche. Nous encourageons les nouvelles recrues à adopter l’apprentissage par les pairs et le travail asynchrone, car c’est grâce à ces pratiques que nous sommes les plus performants. Cette initiation n’est pas toujours simple : chaque organisation possède des valeurs différentes. Il n’est donc pas rare que certains nouveaux collaborateurs soient un peu déstabilisés au début, nécessitant une période d’adaptation. C’est pourquoi nous nous efforçons d'être clairs sur les objectifs dès le début pour les aider à être performants sur le long terme.

Il y a aussi, bien sûr, un cours spécifique sur notre culture, Convexity, à visionner dès le premier jour de l’onboarding : 

Prenez le temps d’aligner votre processus d'onboarding avec la culture de votre entreprise. Voici des ressources pour vous accompagner :

• Checklist d’onboarding pour promouvoir la culture d’entreprise (Glassdoor)
• Checklist et modèles d’onboarding gratuits (Smartsheet) [en anglais, sous “HR Onboarding Checklist”]

Validez un budget et assurez l’adhésion à votre processus d'onboarding

Pour de nombreuses entreprises, les principaux obstacles pour concevoir un onboarding restent le budget et l'adhésion des dirigeants.

Embarquez un leadership initialement sceptique et validez un budget précis en développant un plan d'onboarding solide et en mettant en évidence son retour sur investissement. Avec ces modèles d'intégration, vous pouvez maintenant construire un plan d'onboarding complet et solide.