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Onboarding

Qu’est ce qu’un onboarding RH réussi en 2021 ?

Chez 360Learning, nous nous donnons pour mission de réimaginer la formation et la montée en compétences grâce au Collaborative Learning. Pour y parvenir, nous recrutons des profils variés : un mix d’individus passionnés, qui aiment prendre des risques et surtout, qui croient en notre mission. La crème de la crème, en somme ! 

Pour attirer ces talents, nous avons mis au point un plan d’intégration solide et précis, pour que nos nouvelles recrues se sentent investies dès le début.

Qu’est ce que l’onboarding RH ?

Le plan d’intégration, ou onboarding RH, regroupe l’ensemble des activités pour accueillir vos nouveaux collaborateurs. Pour certaines entreprises, il s’agit de faire monter en compétences le plus vite possible, alors que pour d’autres, c’est justement un ensemble d’étapes prédéfinies pour entrer progressivement dans le vif du sujet (comme chez 360Learning).

L’onboarding RH doit être au coeur de la stratégie du service des Ressources Humaines ou du service formation. Il commence parfois avant même le premier jour du salarié. Il dure le temps d’une simple journée d’accueil, à plusieurs mois, comme chez 360Learning.

Le processus d’intégration est essentiel pour fidéliser vos nouvelles recrues dès l’embauche et les convaincre qu’elles ont fait le bon choix en vous rejoignant ! C’est aussi un premier contact privilégié pour partager vos valeurs d’entreprise et tous vos processus de communication et de gestion de projet internes.

Les 5 avantages d'un onboarding RH efficace

L'impact d’un onboarding - positif ou négatif - se fera sentir tout au long de l’expérience de votre collaborateur au sein de votre entreprise. Prenez le temps de réfléchir à un processus d’intégration complet, apprécié de vos nouvelles recrues. Votre entreprise n’en sera que plus valorisée !

1. L'onboarding RH fidélise

Le manque d'investissement dans l’accueil et la formation des nouveaux collaborateurs constitue le principal motif de démission. Eh oui Jamy ! Sans un soutien suffisant, les nouveaux arrivants ne se sentent pas à l’aise dans leurs nouvelles fonctions. Cela pousserait même 20% d'entre eux à quitter leur nouvel employeur dans les 45 premiers jours.

Ne manquez pas votre première (et plus grande !) occasion de montrer votre intérêt pour le développement personnel de vos nouvelles recrues, grâce à un onboarding complet. 

2. L'onboarding aide vos collaborateurs à s'acquitter de tâches ennuyeuses

Un processus d'onboarding solide utilise à bon escient des outils digitaux pour effectuer rapidement les tâches administratives inhérentes à l’embauche (sans crêpage de chignon).

Une prise de poste s’accompagne souvent d’un processus administratif lourd. Un programme d'onboarding moyen comporterait à lui seul environ 50 tâches administratives, un sacré programme n’est-ce pas ? Parmi elles, la création des comptes entreprise, la signature du contrat de travail et de ses éventuelles annexes. Toute cette paperasse du début risque d’atténuer l'enthousiasme de la nouvelle recrue si un processus efficace n’est pas mis en place.

3. L'onboarding améliore la productivité

Pour que tout le monde ressorte gagnant d’un processus d’onboarding, aidez les nouvelles recrues à devenir productives le plus vite possible.

Cette période de formation doit être l’occasion d’offrir le plus d’informations possibles sans pour autant imposer d’enjeux trop importants. Ainsi, vos nouvelles recrues gagnent en compétences et se familiarisent avec leurs outils de travail en douceur.

4. L'onboarding RH renforce la confiance et le sentiment de communauté

L'onboarding est un moment charnière de cohésion entre vos collaborateurs et vos nouveaux talents. C’est aussi un moment déterminant où s'initient des relations professionnelles et personnelles permettant une collaboration productive et épanouissante. Ce qu’il faut éviter à tout prix ? Que certains  nouveaux salariés se sentent isolés !

5. L'onboarding RH renforce la culture d'entreprise

Nous touchons là au nerf de la guerre. C’est exactement durant cette période d'intégration qu’il faut promouvoir  clairement une culture d’entreprise qui, bien assimilée, aura des répercussions positives sur l’ensemble de l’organisation. De plus, de nos jours, les individus sont plus sensibles aux valeurs de l'entreprise qu'à la rémunération ou aux titres.

Si grâce à votre programme d'intégration, vos nouveaux collaborateurs sentent qu’ils font partie de l'équipe, le reste se mettra en place beaucoup plus facilement. Chez 360Learning, par exemple, notre culture est construite autour du Collaborative Learning. En recrutant puis formant nos nouvelles recrues avec une approche collaborative, les défis futurs sont bien plus faciles à relever. Nous les responsabilisons d’entrée de jeu et favorisons l’apprentissage par les pairs.

Comment planifier l'onboarding bien avant l’embauche ?

Quel est votre objectif ? Intégrer efficacement ! Quand ? Dès le premier jour !

Voici un guide d'intégration étape par étape pour vous aider à créer un programme d'onboarding qui fonctionne. Ces étapes doivent vous servir de feuille de route pour vous assurer que vous allez dans la bonne direction.

  1. Le préboarding

Si vous attendez le premier jour de votre collaborateur pour commencer son intégration, il est déjà trop tard ! Le préboarding est une phase déterminante dans l’expérience d’une nouvelle recrue : c’est le laps de temps entre le moment où elle a signé son contrat mais qu’elle n’a pas encore rejoint l’entreprise physiquement.
Cette préparation à l'onboarding est le moment idéal pour motiver les nouvelles recrues, probablement un peu nerveuses quelques jours avant leur prise de poste. C’est une opportunité pour les aider à donner le meilleur d'elles-mêmes avant de mettre un pied dans le bureau (ou de se connecter !) pour la première fois. 

Nous détaillons pas moins de neuf étapes clés pour une expérience de préboarding réussie :

  1. Envoyez un colis de bienvenue ou“Welcome Pack”. Envoyé par la poste quelques jours avant la prise de poste officielle, il contient du “sérieux” et du “moins sérieux”. Pendant le préboarding, Buffer envoie des kits de bienvenue à ses nouveaux collaborateurs, pour générer de l’engagement avant même le premier jour !
  2. Soyez très attentifs à la collecte de feedback sur votre processus de recrutement et d'embauche. Faites-le avec chaque nouvelle recrue et permettez-leur de partager des commentaires anonymes, comme des sondages ou des formulaires. Soyez prêt à recevoir des critiques et à agir en conséquence !
  3. Attention aux tâches administratives ! Certains documents peuvent être finalisés avant même le premier jour :  contrat de travail, mutuelle, carte de transport etc.
  4. Partagez des FAQ et d'autres informations importantes. Au fil du temps, vous remarquerez que les nouvelles recrues sont souvent nerveuses pour les mêmes choses. Simplifiez-leur la vie en fournissant des informations sur le stationnement, le code vestimentaire, les pauses déjeuner. Sans non plus entrer trop dans les détails pour les laisser découvrir le reste le jour J !
  5. Envoyez des invitations onboarding sur le calendrier de vos nouvelles recrues pour les aider à se préparer à la fois mentalement et logistiquement pour les réunions, les sessions de formation, les visites et tout autre rendez-vous nécessaire. 
  6. Organisez des réunions informelles, plus décontractées. L’onboarding n’est pas seulement formel, c’est aussi un excellent moment pour créer des liens. Organisez par exemple des apéritifs d'équipe virtuels si certains de vos collaborateurs sont à distance. 
  7. Invitez les nouvelles recrues à explorer votre plateforme de formation. Envoyez les informations de connexion afin qu'ils puissent s'habituer rapidement à l'interface de la plateforme.
  8. Demandez à vos nouvelles recrues de faire une introduction personnalisée ! Proposez-leur de créer des vidéos ou des sondages pour apprendre à vous connaître mutuellement et rendre les relations plus transparentes.
  9. Faites en sorte que les nouvelles recrues se sentent accueillies par l’ensemble des membres de l'équipe déjà existante.

À découvrir également : 9 stratégies de préboarding pour garder les nouvelles recrues motivées  avant la prise de poste. 

2. Le premier jour d'onboarding RH

Si le préboarding correspond à une première rencontre, le jour de la prise de poste représente le premier rendez-vous. C’est l’occasion de faire plus ample connaissance en toute transparence, et de jeter les bases pour une longue collaboration. 

  1. Familiarisez vos nouveaux collaborateurs avec vos bureaux, pour qu’ils soient à l'aise pour s’y déplacer. 
  2. Présentez-les officiellement à des collègues clés et trouvez-leur un “buddy”, ou un nouveau collaborateur qui démarre le même jour qu’eux. 
  3. Assurez-vous qu’ils complètent les formations prévues pour le premier jour. Les documents de présentation ou les réunions incluent souvent les valeurs et l'organisation de l'entreprise.
  4. Assurez-vous qu'ils puissent accéder à votre plateforme de formation. Les nouveaux collaborateurs sont souvent curieux durant cette période de mise en route et il faut qu’ils puissent accéder à un maximum d'informations pendant leur temps libre.  
  5. N'oubliez pas : un accueil chaleureux et enthousiaste atténuera toujours le stress des premiers jours, et fidéliser votre nouvelle recrue d’entrée de jeu !

3. La première semaine d'onboarding RH

La première étape est passée. À partir de maintenant vous aurez des rendez-vous réguliers avec votre nouvelle recrue. Vous souhaitez la garder motivée, ne la traquez pas pour autant !

  1. Offrez une formation spécifique à chaque nouvel employé. Une fois les premières sessions d'onboarding effectuées, passez des informations générales à une formation plus spécifique.
  2. Planifiez des réunions “découverte des métiers” pour initier les nouvelles recrues à différents départements pour agrandir la communauté et offrir une vue d'ensemble de l'organisation.
  3. Proposez une formation asynchrone. Ne traînez pas votre nouvelle recrue dans de multiples réunions d’information ; laissez-la plutôt se former avec des modules en ligne et à son propre rythme.
  4. Même si personne n’aime un encadrement trop serré, planifiez des rendez-vous quotidiens la première semaine. Cela permettra de resserrer les liens et d’éviter de laisser des questions en suspens.

4. Le premier mois d'onboarding

Le premier mois correspond à une phase où collaborateur et employeur font  connaissance et commencent à travailler ensemble.  

  1. Un temps pour combler les lacunes. En mettant en avant les connaissances institutionnelles par le Collaborative Learning, les nouvelles recrues comprennent mieux comment procèdent leurs pairs. 
  2. Définissez des OKR personnels (Objective & Key Results). Les nouvelles recrues doivent établir des OKR à long terme avec leur responsable et mettre en place un plan de progression régulière. 
  3. Instaurez des rendez-vous hebdomadaires. Chaque semaine, les responsables doivent vérifier que les nouveaux se sentent à l'aise, confiants dans leur poste et soutenus en cas d’interrogations.
  4. Donnez-leur plus de responsabilités. Le premier mois, les nouvelles recrues passent de l’étape  « comment faire ceci ? » à « comment bien faire cela ? » Donnez-leur de nouvelles responsabilités en conséquence !

Les trois premiers mois d'onboarding RH

Passés les 90 jours, le stress de chaque nouvelle collaboration a été, en principe, surmonté ! Vous n’êtes pas pour autant mariés à vie avec votre nouvelle recrue. De fait, vos chances de la retenir augmenteront si vous poursuivez vos efforts d'intégration tout au long de la première année. Mais passée l’étape fatidique des 3 mois, les bases d’une relation saine et durable sont bel et bien jetées. 

  1. Mesurez le niveau de maîtrise du nouveau collaborateur. À l’aide d’une évaluation des compétences, de la progression sur une plateforme de formation, effectuez un examen formel de ses capacités.
  2. Maintenez des points individuels chaque semaine ou mois. Tout au long des trois premiers mois, l’onboarding s’efface au profit d’une relation directe manager-collaborateur. 
  3. Une période d’essai de 6 semaines est un excellent moyen d’évaluer les compétences de la nouvelle recrue. 
  4. Proposez des moments de team building avec l'équipe : activité en dehors du bureau, déjeuner d'équipe ou même happy hour ! De plus, c’est un excellent moyen de nouer des liens.

Découvrez nos exemples de plan d’intégration : 38 modèles d'onboarding et checklists pour un parcours d'intégration réussi

Pour aller plus loin : les 6 principes directeurs de l’onboarding

Les critères précis d’une intégration réussie seront différents suivant l’entreprise concernée, mais ces stratégies plus pointues donneront une toute autre allure à votre programme d'intégration.

1. Gardez en tête que l'onboarding doit s'adapter à votre croissance !

Une intégration qui évolue avec le temps résiste à l'erreur humaine et s’adapte aux changements imprévisibles (tels que la COVID-19 !). Un onboarding adapté se développe de concert avec la croissance de votre entreprise.

Voici ce que nous avons appris du processus d'intégration de Better.com pour passer de 350 à 3000 collaborateurs :

  1. Missionnez des "facilitateurs d'intégration". Aussi efficace que soit la technologie, rien ne remplace le contact humain. Qu'il s'agisse d'une équipe dédiée au L&D, d'un assistant de formation ou d'un compagnon d'intégration (un “buddy”), ces personnes doivent être toujours présentes, offrant conseils et assistance en cas de besoin.
  2. Préparez-vous à gérer des imprévus. Quelle que soit la solidité de vos projets, tout peut arriver, aussi est-il important d’avoir un plan B pour parer à toute éventualité et envisager l’avenir sereinement.
  3. Encouragez la formation sur le terrain. Selon Emma Schain, responsable L&D chez Better.com, 70% de l'apprentissage se fait sur le terrain. Cela donne aux nouveaux collaborateurs une expérience pratique que la formation seule ne peut égaler.

2. Faites la part belle aux suggestions

Créer un programme d'intégration solide à partir de zéro nécessite beaucoup de planification. Vous aurez forcément des ajustements à faire en cours de route. 

Le management pyramidal est aujourd’hui beaucoup remis en question. Lors du processus d’onboarding, les collaborateurs cherchent du sens derrière chacune de leurs actions. Encouragez vos nouvelles recrues à :

  • Dédier du temps pour compléter les modules de formation de manière asynchrone (et à leur rythme !),
  • Participer à l’apprentissage par les pairs,
  • Exprimer d’éventuelles inquiétudes ou poser des questions,
  • Partager ouvertement des commentaires sur leur expérience d'intégration,
  • Demander de nouveaux outils de formation.

Vous cherchez une marche à suivre concrète ? Suivez notre guide de l'onboarding pas à pas !

Guide de l'onboarding

3. Personnalisez l'onboarding pour chaque nouvelle recrue

Imaginez le scénario suivant : c’est votre premier jour de travail, vous découvrez un manuel d'instructions sur votre bureau avec un sticker “Vos instructions pour les 3 mois à venir".  Énorme sentiment de solitude n’est-ce pas ? Voilà pourquoi un onboarding personnalisé est indispensable. 

On ne le répétera jamais assez : l'intégration n'est pas universelle. Un bon accompagnement individuel favorise l’engagement et la motivation mais aussi la rétention d’information, car l'apprenant est sensible à des outils et à un contenu adaptés à ses besoins.

4. Communiquez à chaque étape

A l’instar d’ une nouvelle relation, une bonne intégration dépend d'une communication honnête et cohérente. Établir des rendez-vous réguliers est essentiel pour instaurer une confiance durable, stimuler l'engagement et la performance des collaborateurs et générer du feedback

Chez 360Learning, nous défendons l'idée que tout ne doit pas forcément faire l’objet d'une réunion. Nous favorisons la communication asynchrone autant que possible pour garantir une communication fluide, directe et ne pas surcharger les agendas de nos équipes.

5. Variez les contenus

Assurez-vous que votre programme d'intégration propose un mix de contenus et de modalités accessibles pour garder les nouvelles recrues engagées.

Voici la recette secrète chez 360Learning :

  • Une plateforme de Collaborative Learning transforme la formation habituelle en un échange asynchrone de connaissances entre pairs.
  • La formation en continu permet aux nouveaux de mettre leur apprentissage à l'épreuve de la réalité du terrain.
  • Les réunions individuelles avec le management peuvent réaligner les nouvelles recrues sur leurs objectifs personnels, d'équipe et d'entreprise, les rendant plus motivées et productives.

6. Mesurez et optimisez

Il existe deux façon concrètes de mesurer l'onboarding :

  1. Des évaluations et des quiz qui mesurent les objectifs de formation
  2. Des enquêtes ou sondages qui mesurent la satisfaction des nouvelles recrues et des données qualitatives sur leur feedback

Les évaluations et les quiz reflètent les objectifs de formation en vérifiant la compréhension à la fin de chaque module. Les enquêtes mettent en lumière la satisfaction des collaborateurs.

Pour vérifier que notre onboarding est adapté, nous utilisons ces deux types de mesure et nous formons même les nouvelles recrues au feedback pour qu'ils se familiarisent avec nos valeurs. 

Module de formation autour du feedback

3 conseils pour réussir l'onboarding à distance

Dans un monde de plus en plus digital, la COVID-19 a transformé l’essai. Heureusement, les innovations dans le domaine du numérique permettent désormais une excellente expérience d'intégration à distance. 

En règle générale, vous pouvez utiliser les mêmes stratégies et feuilles de route pour l'intégration en présentiel ou à distance. Cependant, l'intégration à distance peut nécessiter des outils ou des tactiques supplémentaires. Voici quelques conseils pour vous assurer que l'intégration à distance offre les mêmes avantages que le présentiel.

Adoptez la collaboration en ligne

Même dans un environnement numérique, la collaboration est essentielle.  Sans contact physique, les nouvelles recrues ont besoin d'un soutien supplémentaire pour apprendre de leurs collègues, travailler avec eux et créer des liens.

Les applications de réunions comme Zoom et Google Hangouts sont parfaites pour les équipes dispersées, à condition de les utiliser avec parcimonie. Nous croyons fermement (et recommandons !) un modèle asynchrone pour favoriser la collaboration pour éviter les réunions Zoom en masse.

Des outils de communication et de productivité asynchrones tels que Trello, Asana et une plateforme de Collaborative Learning vous aident à attirer de nouvelles recrues sans imposer des heures et des heures de réunions virtuelles inutiles.

Faites signe, même en ligne !

Démarrer un nouvel emploi en restant toute la journée derrière un écran d'ordinateur peut vous faire vous sentir invisible. Rares sont les moment où vous rencontrez vos collègues en face à face. Les nouveaux collaborateurs qui prennent leur poste à distance peuvent vite se sentir isolés, ne pas savoir très bien comment utiliser leur temps et craindre de demander des éclaircissements.

Il ne vous faudra qu’un petit effort supplémentaire pour personnaliser votre accueil et offrir le plus de transparence possible. Chez 360Learning, par exemple, nous utilisons Trello pour donner à chaque nouvelle recrue des recommandations de cours, des objectifs et leur rappeler les points de contrôle spécifiques. Cela les aide à ne pas décrocher et leur procure un sentiment de sécurité supplémentaire.

Prise de contact pendant l'onboarding à distance

Établissez des métriques claires

Une autre façon d'aider les nouveaux à rester concentrés -et particulièrement si vous n'êtes pas assis dans le même bureau - consiste à vérifier la compréhension au fur et à mesure de l’onboarding.

Chez 360Learning, en plus de définir des OKR trimestriels, notre programme d'intégration inclut des contrôles de connaissances et des enquêtes de satisfaction envoyées régulièrement aux recrues. Le but est de nous assurer que les sessions de formation sont parfaitement assimilées.

Les nouveaux collaborateurs peuvent suivre leurs progrès tout au long de l'intégration avec l’obtention de badges et la progression de leur score moyen.

badges obtenus pendant la formation

De plus, nous recueillons des retours tout au long des modules pour nous assurer que la formation était claire, intéressante et à jour. En posant des questions et en faisant des commentaires, l'apprenant aide non seulement l’auteur du cours mais aussi et surtout tous ceux qui le suivent également !

Réactions sur la plateforme 360Learning

L’onboarding pour développer le réflexe formation

Ne vous attendez pas à ce que vos nouvelles recrues maîtrisent leur sujet à 100% dès la fin de l’onboarding. Le but est de les mettre à l'aise avec le travail d'équipe et la collaboration afin que la formation continue au-delà des 90 premiers jours. Vous pourrez affirmer que votre programme d’onboarding est suffisamment efficace, si les nouveaux se tournent naturellement vers les ressources proposées ou leurs pairs en cas de difficulté, sans systématiquement demander de l’aide à leur manager.

C’est pourquoi chez 360Learning nous nous appuyons sur la formation décentralisée autour de l’apprentissage par les pairs. Tant que nos collaborateurs ont les outils et la motivation nécessaires pour continuer à se former sans cesse, l’entreprise sera gagnante. 

Vous souhaitez lancer un processus d'intégration concret en 2021 ? Téléchargez notre Guide de l'onboarding !

Guide de l'onboarding