6 étapes pour un onboarding à distance réussi - et les faux pas à éviter

Dans le contexte actuel, la formation et l'intégration de vos nouvelles recrues sont essentielles pour maintenir la productivité et les performances. Encore plus si vous recrutez de nouveaux collaborateurs pour pallier les difficultés liées à la crise actuelle.

L’onboarding est devenu un sujet particulièrement délicat. Beaucoup d’entreprises ont fait face au confinement en plein milieu d’une période d’embauche, et ce depuis l'an dernier. Et beaucoup d'autres ont du personnel en période de formation ou période d'essai.

Les processus d’onboarding se doivent d’être flexibles pour s'adapter aux interruptions et aux changements dans notre façon de travailler, tout en générant un ROI positif.

Pour vous aider, nous avons organisé un webinaire avec Spendesk pour partager quelques astuces de notre guide d'onboarding. Notre Head of Learning, Jonah Goldstein, a échangé avec Raphaël Moutard, Senior Engineer chez Spendesk, pour échanger autour du défi de l'intégration de nouvelles recrues à distance.

Dans cet article, nous vous présenterons six étapes clés pour un processus d’onboarding à distance optimal - et les erreurs à éviter. Vous pouvez suivre ici notre conversation dans son intégralité.

Étape 1 : Commencez sur les chapeaux de roues avec le pre-boarding

Que le processus d’onboarding se fasse en présentiel ou à distance, les principes de base restent les mêmes : le pre-boarding doit être préparé scrupuleusement. Cette période correspond au délai entre le moment où le candidat accepte l’offre d’emploi et son arrivée officielle dans l’entreprise, en présentiel, ou à distance. 

Vos nouvelles recrues doivent avoir accès à vos systèmes : la messagerie électronique, la plateforme de gestion de projet, les modules de formation et tout autre outil  qu'ils utiliseront ensuite au quotidien. Le B.a.-ba ? Figurez-vous que l’accessibilité est pourtant l'un des problèmes majeurs rencontrés au cours des premiers jours dans l’entreprise.

Avec l'onboarding à distance, cette communication est d’autant plus importante. Toute nouvelle recrue doit se sentir accueillie et connectée à votre entreprise dès que possible, même sans être physiquement présente au bureau.

Même si le pre-boarding ressemble à une série de tâches administratives, il n’en demeure pas moins que c’est ce travail effectué en amont qui va rendre la toute première journée de travail de votre collaborateur agréable. Le premier jour dans une nouvelle société est souvent stressant. Le démarrage d'un nouvel emploi à distance en plein milieu d'une pandémie l'est encore plus. Alors évitez à votre nouvelle recrue d’avoir à se battre pour obtenir son ordinateur ou accéder à son Gmail !

« Nous voulons que tout se déroule sans heurts au niveau logistique et que la communication soit claire afin que les nouveaux collaborateurs sachent d'entrée de jeu à quoi s'attendre. »

Une plateforme de formation en ligne collaborative accessible à tous permet aux nouvelles recrues de développer leur potentiel et d’assimiler la culture d'entreprise, même à distance.

Chez 360Learning, la plupart de nos échanges sont accessibles à tous dans un soucis de transparence et de partage de l'information clair et précis. La communication se fait 100% en anglais en interne.

Voici à quoi ressemble en pratique notre processus de pre-boarding chez 360Learning, avec les principales tâches à effectuer :

Nos modules de pre-boarding comprennent également des conseils et des informations détaillées sur des aspects clés de notre culture d'entreprise, comme nos préférences de communication par exemple.

Notre façon de communiquer donne le ton. Par exemple, nous croyons fermement au travail asynchrone et évitons les e-mails ou toute autre forme de communication similaire, qui limitent les échanges. Cette forme de communication peut surprendre les nouvelles recrues, il est donc important de l’expliquer dès le pre-boarding, en termes clairs et simples :

Étape 2 : Rendez votre processus d'onboarding collaboratif

Après un excellent pre-boarding, la deuxième étape la plus importante de l'onboarding à distance est la collaboration.

Comme l'explique Jonah, la collaboration se déroule en deux parties chez 360Learning. « La collaboration commence dès la création de contenu d'intégration, puis pendant l’onboarding. Ces deux aspects sont tout aussi importants. »

Partie 1 : Créez le contenu d'onboarding en collaborant à plusieurs

L'onboarding consiste à familiariser vos nouvelles recrues avec tous les éléments nécessaires pour accomplir ce pour quoi elles ont été embauchées.

Ce qui implique bon nombre d’outils et d’informations, parfois compliquées à anticiper pour les équipes RH ou les responsables formation.

Cela nous amène à la première partie de la coopération : permettre à vos experts métier de partager leurs connaissances, et ce, quelle que soit l'équipe dont ils font partie.

Avec une plateforme de formation en ligne, tous vos collaborateurs peuvent concevoir et créer des modules de formation, en se fiant aux avis et aux commentaires des autres au fur et à mesure qu’ils créent des parcours.

Créer un contenu d'onboarding motivant vous facilitera la vie autant qu’à l’ensemble de vos collaborateurs. Moins de pression pour les équipes RH ou L&D, plus d'intérêt de la part des autres départements de l'entreprise, plus d'interactions pour le nouvel arrivant : tout le monde y gagne !

Partie 2 : Collaborez pendant le processus d'onboarding

En plus de la création de contenu, le collaborative learning peut également se développer pendant le processus d’onboarding.

Chez 360Learning, nous utilisons les fonctionnalités collaboratives de notre plateforme de formation en ligne pour encourager les interactions et la coopération.

Cela inclut un forum de discussion sur lequel les nouveaux venus sont libres d’interagir spontanément au fur et à mesure des cours qu’ils suivent. Généralement, l'auteur du cours ou un des membres de son équipe répond instantanément aux questions posées dans les forums.

En encourageant une relation franche et directe entre auteur et apprenant, les formations et modules  deviennent un témoignage vivant et une compilation d’expertises des précédents apprenants.

Les formations deviennent alors plus digestes pour le nouveau venu et le sentiment de communauté qui naît de cet échange n’a pas de prix. Il permet d’éviter que l’apprenant ne se sente trop isolé durant le processus d'onboarding ou la formation à distance.

Grâce à cette interaction permanente, l'auteur de la formation peut à tout moment apporter des modifications aux parcours de formation et ne cesse d'améliorer la qualité du contenu qu'il propose. Un autre excellent moyen d'encourager la coopération est d'organiser des activités de cohésion d'équipe en ligne.

Étape 3 : Personnalisez l'expérience d’onboarding à chaque embauche

Pour être réussie, chaque procédure d’onboarding, qu’elle se fasse en présentiel ou à distance,  se doit d’être personnalisée, collaborative et en phase avec les attentes exprimées par la personne embauchée à travers sa lettre de motivation ou au cours de l’entretien d’embauche. 

Même si dans les grandes lignes, cette expérience d’onboarding est commune à toutes les nouvelles recrues, il est important de les accompagner et de les soutenir individuellement en leur fournissant des informations adaptées à leur poste, en respectant leurs besoins et leur rythme de formation.

« Pour montrer à un nouvel apprenant que vous vous souciez de lui, en particulier en télétravail, donnez-lui le temps d’absorber les informations et surtout, soyez flexible » déclare Raphaël. «La situation n'est pas la même pour tout le monde, et votre processus d'onboarding doit en tenir compte.»

En pratique, cela signifie adapter le contenu de formation à chaque nouvelle recrue et lui donner suffisamment de liberté et de flexibilité pour progresser à son propre rythme. Chez 360Learning, nous proposons à la fois un contenu standard et un contenu personnalisé pour chaque apprenant et offrons à nos nouvelles recrues de la flexibilité dans leur processus d'onboarding. Voilà à quoi cela ressemble :

Étape 4 : faites le point régulièrement et encouragez les nouvelles recrues pour les garder motivées.

Pour les aider à rester concentrés et engagés, mettez en place une procédure d’accueil et ne lésinez pas sur les encouragements réguliers.

Faites une liste exhaustive des étapes à considérer durant l'expérience d’onboarding avec l’outil de gestion de votre choix. Ces rendez-vous réguliers stimulent les apprenants et permettent de mesurer leurs progrès.

« Chez Spendesk, nous nous fixons des rendez-vous réguliers avec tous les nouveaux pour être sûr de les garder motivés », déclare Raphaël. « Sinon, ils peuvent vite se noyer dans la quantité colossale d’informations qu’ils doivent intégrer. »

Voici à quoi ressemblent ces rendez-vous de contrôle et de soutien chez 360Learning :

Et comme vous pouvez le constater, les progrès (ou l’absence de progrès !) sont bien visibles et suivis de près par notre responsable formation et mes responsables directs :

Lorsque les nouveaux apprennent à distance, un petit message personnalisé au bon moment fait toute la différence et aide les nouveaux à rester sur la bonne voie.

Étape 5 : Demandez du feedback pour vous adapter régulièrement

Un bon processus d’onboarding s'améliore au fil du temps, vos nouvelles recrues progressent et vous progressez avec elles.

Faites le point régulièrement avec chaque nouveau collaborateur pour distinguer ce qui leur semble complet et bien construit de ce qui a moins d'utilité.  

« Il est important de maintenir ce contact humain (même via Zoom, Hangout ou Skype) et de prendre la température régulièrement », explique Jonah. « Au cours de la première semaine, notre management fait le point quotidiennement. Après, les contacts s’espacent un peu mais restent tout de même fréquents »

En mélangeant questions ouvertes et questions ciblées, vous obtiendrez un retour détaillé de vos nouvelles recrues. Cette confrontation constructive vous aidera à identifier rapidement les problèmes et à garder vos collaborateurs motivés.

La façon dont vous traitez le feedback marque l’intérêt que vous portez aux nouvelles recrues et vous aide à améliorer votre processus d'intégration par itération, même à distance.

Sur la plateforme de formation 360Learning, nous avons ajouté des interactions sociales à la fin de chaque module, pour une validation rapide des informations. En traitant les commentaires régulièrement, le contenu s’améliore dans le temps.

Le feedback est l’un des piliers de notre culture chez 360Learning, à tel point que nous en avons même fait un module spécifique dans le cadre de notre processus d'onboarding :

Étape 6 : Déterminez des métriques d’onboarding claires pour mesurer la performance

Votre processus d'onboarding doit inclure des indicateurs clés de succès pour suivre les progrès de l'apprenant, en particulier dans le cadre d’une formation à distance.

Grâce aux métriques que vous aurez mis en place, les apprenants savent précisément ce que l'on attend d'eux, même s'ils travaillent depuis chez eux. Ce système fournit une vue d’ensemble de votre processus d’onboarding et vous permet de suivre la satisfaction des utilisateurs.

Nous utilisons un set d’indicateurs variés : du plus général au plus spécifique. Ils sont tous mesurables et limités dans le temps.

Par exemple, nous attendons des nouveaux Customer Success Managers (Responsables clients) qu'ils effectuent une démonstration de la plateforme (indicateur spécifique) avec un score global de quatre sur cinq (mesurable) après leur premier mois (limité dans le temps).

Nous définissons également des indicateurs pour mesurer la performance même du processus d'onboarding, incluant le niveau de satisfaction des nouvelles recrues. « Pour nous, un des indicateurs de performance clé est le degré de satisfaction de nos apprenants par rapport au niveau d'assistance qu'ils reçoivent », explique Jonah. « Cela a été particulièrement important pendant le confinement. »

Ces mesures de suivi nous permettent de mesurer l’efficacité du processus d’onboarding à chaque nouvelle embauche et de démontrer l’importance de cette procédure. 

Reconnaître la réussite des apprenants est également un excellent moyen de garder ses équipes engagées et motivées, c'est pourquoi nous envoyons des notes de complétion comme celle-ci :

Quelques écueils à éviter avec l'onboarding à distance

Maintenant que vous avez en tête les six étapes pour une intégration à distance optimale, voici les principales erreurs à éviter :

• La surcharge d'informations : la formation à distance a ses limites, et trouver le temps mais aussi l’espace nécessaires pour se concentrer sur son travail peut être difficile. Soyez toujours conscient de la quantité d'informations que vous donnez à vos collaborateurs et essayez de ne pas les submerger.
• Le flux constant de communication : laissez vos nouvelles recrues respirer, concentrez vos messages en allant à l'essentiel, et offrez à vos apprenants le temps dont ils ont besoin pour réussir leur intégration.
• La fatigue visuelle : la technologie peut être une excellente bouée de sauvetage en ces temps compliqués, mais attention à ne pas en faire une overdose. Évitez les outils digitaux un peu rouillés tout comme l’introduction de nouveaux outils complexes dans les premiers jours, à moins que ce ne soit absolument nécessaire

L'onboarding à distance est à prendre au sérieux

Le succès de l'intégration des nouvelles recrues est un élément clé pour garantir que votre entreprise atteint son potentiel maximal, en particulier en période de stress (ou de pandémie…).

Quoi qu’il se passe autour de vous, votre processus d'onboarding doit se poursuivre. C’est pourquoi une intégration flexible et à distance est déterminante.

Pour offrir à vos nouvelles recrues le meilleur onboarding possible, n’oubliez pas les 6 étapes clés :

1. Commencez sur les chapeaux de roue avec un excellent pre-boarding,
2. Rendez votre processus d'onboarding collaboratif,
3. Personnalisez l'expérience d'intégration à chaque embauche,
4. Faites le point régulièrement pour garder les apprenants motivés,
5. Demandez du feedback pour vous adapter régulièrement,
6. Déterminez des métriques d’onboarding claires pour mesurer la performance.

Si vous avez besoin d’une aide plus personnalisée, contactez-nous !