Déployer une plateforme de formation en ligne en 8 étapes

71% des salariés se forment en toute autonomie, via des contenus disponibles en ligne (Edflex). Une statistique qui fait réfléchir plus d’un responsable de formation au fait de créer une plateforme de formation en ligne interne à leur entreprise elle-même. 

Car après tout, qui de mieux que vous pour gérer les besoins de montée en compétences de vos collaborateurs ?

Pour vous assister dans ce projet d’envergure, nous avons créé pour vous un guide complet. Ici, vous trouverez tout ce dont vous avez besoin pour créer votre formation en ligne : étapes-clés, outils, bonnes pratiques, et exemples inspirants.

Qu'est-ce qu'une formation en ligne ?

On appelle “formation en ligne” une formation que les apprenants peuvent suivre à distance, n’importe où, n’importe quand.

Ce type de formation peut inclure des formats pédagogiques variés, tels que : 

• Des modules 100% textuels
• Du e-learning
• Des vidéos d’apprentissage
• Des tutoriels
• Des contenus qui demandent aux utilisateurs d’interagir avec la page qui s’affiche
• Des QCM
• Des challenges à mener seuls ou à plusieurs… 

Le tout est hébergé sur une plateforme de formation en ligne.

Vous avez déjà un besoin de plateforme de formation en ligne ? Contactez nos équipes pour une démo :

Pourquoi déployer une formation en ligne dans votre entreprise ?

Si bon nombre d’entreprises décident de lancer créer une plateforme de formation en ligne, c’est parce que cette modalité d’apprentissage recèle de bénéfices.

La formation en ligne permet notamment de : 

• Rendre la formation accessible à tout moment et en tout endroit. Les modules en ligne donnent une flexibilité aux apprenants, idéale pour les audiences professionnelles qui n’ont pas un planning adapté à une formation en présentiel traditionnelle - par exemple, les commerciaux itinérants, ou les vendeurs qui sont tout le temps au contact du client.
• Déployer des formations dynamiques. En variant les formats pédagogiques en ligne, vous créez l’engagement de vos apprenants tout au long de leur parcours d’apprentissage.
• Personnaliser les parcours pédagogiques de manière fine. Plutôt que de faire appel à un formateur en présentiel, qui dispense les mêmes cours à tout le monde, vous pouvez créer des parcours adaptés aux besoins de chaque apprenant, en termes de contenu ou de rythme. Une personnalisation qui augmente encore plus l’engagement apprenant, car vos formations deviennent plus pertinentes pour eux.

Et pour bénéficier de ces avantages, vous devez créer une plateforme de formation en ligne qui corresponde à vos besoins : vous allez découvrir ici comment faire !

Comment créer l’engagement de vos apprenants grâce à une plateforme d’apprentissage en ligne ?

Avant de découvrir comment créer votre plateforme de formation en ligne, vous devez prendre en compte les deux prérequis suivants, clés de l’efficacité de votre dispositif.

Tout d’abord, vous devez avoir une idée claire des besoins de vos apprenants en matière de montée en compétences. Veillez à analyser les besoins de montée en compétences de votre entreprise, tant en termes d’enjeux business de votre organisation, que d’attentes de vos collaborateurs eux-mêmes.

Puis veillez à étudier de près votre population d’apprenants. 

Analysez : 

• Les usages du digital de vos audiences : sont-elles habituées à travailler avec des outils en ligne ? 
• Leur appétence pour des formats pédagogiques spécifiques : préfèrent-elles consulter des vidéos, des modules de micro learning, des modules textuels ?
• Leurs plannings : à quelle fréquence doivent-elles ou peuvent-elles se former ?  Un élément important pour savoir quels types de modules vous pouvez leur proposer. Par exemple, moins vos apprenants auront de temps, plus vous tendrez vers la création de contenu d’apprentissage court, qu’ils pourront consulter “sur le pouce”, rapidement.

Vous avez bien pris en compte ces pré-requis ? Il est temps de passer à la création de votre plateforme de formation en ligne.

8 étapes clés pour créer une plateforme de formation en ligne efficace

Suivez chaque étape du processus suivant pour réussir à créer une plateforme de formation en ligne qui fasse réellement monter vos collaborateurs en compétences.

1. Analyser les besoins en formation en ligne de votre entreprise

Tout d’abord, observez votre plan de formation, et posez-vous les questions suivantes : 

• Quels contenus de formation doivent rester en présentiel ? Il s’agira de ceux dans lesquels l’interaction entre les apprenants ou avec le formateur booste la montée en compétences : cas pratiques en groupes, retour d’expérience, manipulations d’outils professionnels…
• Lesquels doivent passer en ligne ? Il s’agira plutôt de ceux où les collaborateurs peuvent apprendre des notions seuls, sans l’assistance d’un formateur en présentiel ou bien via des échanges avec le groupe. Typiquement, l’apprentissage de notions simples à comprendre ou les révisions de connaissances déjà acquises sont idéales pour la formation autonome en ligne.

Notez qu’il est possible de créer des parcours de formation hybride (aussi appelé “blended learning”). Dans ce type de modalité, certains modules sont donnés en présentiel, et d’autres à distance, pour tirer parti de tous les formats de formation disponibles.

2. Déterminer les objectifs de votre formation en ligne 

Dans un deuxième temps, demandez-vous quelles compétences vous voulez développer chez les personnes qui vont suivre vos formations en ligne.

Pensez à repérer les hard skills et soft skills dont vos collaborateurs ont besoin pour être productifs et compétitifs.

Déterminez également le timing de votre formation. Devez-vous avoir formé tel ou tel collaborateur après telle échéance - par exemple, en fonction des certifications que détient votre entreprise ? Ce timing aura une incidence sur les étapes suivantes de la conception de votre formation.

3. Créer le fil conducteur de vos différents parcours de formation

Au vu des objectifs pédagogiques que vous avez repérés, il est temps de créer un parcours segmenté en différents modules pédagogiques.

Veillez à varier les formats dans vos parcours. E-learning, vidéos pédagogiques, classes virtuelles, MOOC, SPOC, COOC… chaque format demande plus ou moins de temps aux collaborateurs pour se former, et sollicite plus ou moins leur engagement. Il s’agit de créer un savant mélange, qui les aidera à acquérir leurs nouvelles connaissances et compétences de manière efficace.

Mêlez également dans vos parcours des moments de théorie et d’autres où les collaborateurs doivent mettre en pratique leurs connaissances. Pour la mise en pratique, les formats tels que les quizz, les QCM, ou les modules d’apprentissage interactif sont idéaux. 

4. Intégrer des évaluations à vos parcours

Intégrez à votre stratégie des moments d’évaluation des compétences.

Pensez à en intégrer : 

• en début de parcours pour mesurer le niveau initial des utilisateurs
• au cours de la formation pour tester les nouvelles connaissances
• à l’issue de la formation pour une évaluation à chaud

5. Choisir vos outils pour créer une formation en ligne

Pour passer à la création de vos modules , vous devez choisir votre plateforme de formation en ligne.

Il est possible de créer une plateforme de formation en ligne sur WordPress, Podia ou tout autre CMS. Seulement, ces outils ne sont pas conçus spécifiquement pour cet usage.

D’autres outils, comme Learnybox, Thinkific ou Kajabi, peuvent vous permettre de créer une plateforme d’apprentissage en ligne. Mais ils sont plutôt dédiés à des entrepreneurs qui veulent créer des parcours de formation payants, et non à des responsables formation.

Dans votre cas, il est recommandé de déployer un LMS : un Learning Management System. Cette plateforme devient le centre névralgique de votre formation en ligne, où vous créez vos modules et les diffusez à vos groupes d’apprenants. Les plateformes de gestion de la formation en ligne dédiées aux services RH disposent de nombreuses fonctionnalités différentes. 

Mais les meilleures plateformes LMS disposent des critères suivants : 

• Une interface simple à manier, pour vous comme pour vos apprenants.
• Une simplicité d’accès à votre plateforme en ligne : hébergement dans le cloud, et accès via tous les types d’appareils (mobile, tablette et ordinateur de bureau).
• Une intégration des formats pédagogiques dont vous avez besoin : modules e-learning, vidéos, webinars, PowerPoints, textes, visuels, formats gamifiés (comme des quiz et QCM ou du contenu interactif)...
• Des fonctionnalités collaboratives : elles permettent aux apprenants de communiquer entre eux ou avec leurs formateurs, par exemple via des forums de discussion.
• Des fonctionnalités de collaborative learning qui permettent aux apprenants de partager leur expertise en créant eux-mêmes des cours.
• Des fonctionnalités de feedback : votre LMS doit vous aider à récolter l’avis de vos audiences après qu’elles aient finalisé leur module ou leur parcours.
• Des outils d’analyse et de reporting, pour mesurer l’efficacité de votre formation en ligne.
• Des intégrations à vos autres outils RH si besoin - par exemple, pour suivre votre plan de formation ou vos onboardings via votre SIRH.
• Un service client réactif : un support en français pour créer votre formation en ligne vous permet d’obtenir l’aide dont vous avez besoin en cours de projet.
• Des fonctionnalités d’Intelligence Artificielle : l’IA peut vous assister dans la création de cours et de parcours pédagogiques personnalisés, grâce à l’automatisation.

Pensez également à vous doter d’autres outils e-learning qui pourraient vous servir : solution de création de contenu interactif, outil de création de formulaires pour poser des questions de manière interactive, outil de création vidéo et de visuels…

Communiquer autour de votre offre de formation en ligne

Pour attirer vos apprenants vers la plateforme, vous devez leur faire savoir que vous avez bien fini de créer votre plateforme de formation en ligne.

Communiquez sur le sujet en leur envoyant leurs codes de connexion à la plateforme, et en leur assignant à chacun un parcours de formation adapté à leurs besoins.

Puis, régulièrement, continuer à animer votre communauté d’apprenants : 

• Partagez les nouvelles formations en ligne que vous proposez via vos supports de communication internes (votre newsletter, par exemple).
• Utilisez les entretiens professionnels (entretien d’évaluation annuel, ou entretiens en one-to-one) pour inciter les collaborateurs à se former.
• Impliquez les managers dans la promotion et le suivi de la formation en ligne de leurs collaborateurs.

Mesurer la performance de votre plateforme de formation en ligne

Pour vous assurer que vos objectifs pédagogiques sont bien atteints par votre formation en ligne, suivez ses métriques de performance via votre LMS.

Focalisez-vous sur des KPIs comme : 

• Le nombre de connexions à la plateforme
• Le taux de complétion de vos modules
• Le taux d’interaction dans vos modules sociaux… 

Récolter le feedback de vos utilisateurs sur votre dispositif

Dernière étape : veillez à accueillir le feedback qualitatif de vos apprenants sur votre contenu et votre plateforme de formation en ligne elle-même.

Ces insights vous permettent de connaître l’intérêt de vos apprenants pour vos parcours de formation, savoir s’ils sont assez engageants, et s’ils correspondent à leurs besoins professionnels réels. Il vous aide aussi à savoir si certains modules sont incomplets ou doivent être mis à jour.

Grâce à cette dernière étape, vous évaluez en continu la qualité des formations proposées à votre audience d’apprenants.

3 exemples d'entreprises ayant déployés des formations en ligne inspirantes

Rien de tel que des exemples pour vous inspirer à créer votre plateforme de formation en ligne à vous. En voici trois à émuler sans modération.

Zadig&Voltaire : des formations en ligne pour transmettre la passion de ses métiers

L’entreprise Zadig&Voltaire déploie sa plateforme de formation en ligne Rock&Learn auprès de ses 2000 conseillers en vente, appelés “Zadig Stylers”.

Il s’agit d’une population d’apprenants qui n’est pas devant un ordinateur de bureau tout le temps : ils sont auprès des clients, en magasin, et ont donc besoin d’accéder à leur LMS via leur mobile.

Il n’ont également pas beaucoup de temps à accorder à leur formation, pour pouvoir toujours rester au contact du client. Les responsables formation leur proposent donc des modules de formation dans des formats courts et impactants comme la vidéo.

La mise en place de parcours de formation personnalisés, mais aussi de contenu pédagogique sur étagère, permet aux apprenants de monter en compétences de manière efficace, selon leurs plannings.

Les responsables formation ont également créé des groupes d’apprenants par zone, pays et région, pour adapter les modules mis en place, et lancer des challenges de groupe qui créent l’engagement des utilisateurs. Grâce à ces défis, la plateforme Rock&Learn agit comme un réseau social, où les apprenants échangent entre eux à propos des contenus pédagogiques proposés.

En somme, cette plateforme vise à transmettre la connaissance des produits des différentes collections de vêtements, les compétences-clés pour bien les vendre, mais aussi la passion de l’univers de la mode et du luxe.

Pour en savoir plus : Comment Zadig&Voltaire fait monter en compétences 2000 employés sur le terrain avec sa Rock&Learn ?

Michelin : la co-création de formation au coeur du succès

Le leader mondial des pneumatiques présente des enjeux de formation complexes pour ses 120 000 collaborateurs : d’une part, répondre rapidement aux besoins de formation ; d’autre part, mettre en place du contenu créé par les experts internes (soit les collaborateurs eux-mêmes).

L’objectif final : que ce contenu colle au plus près aux problématiques rencontrées par les apprenants sur le terrain.

Michelin s’attèle donc à créer une plateforme de formation en ligne dès 2016, et choisit de le faire de manière collaborative. Rapidement, plus de 100 “champions du Learning” participent à la création des cours.

Les modules créés sont liés au référentiel de compétences interne de Michelin, pour s’assurer que l’entreprise reste compétitive.

Résultat ? Plus de 22 000 utilisateurs actifs, 40 000 heures de formation en ligne, 9000 cours créés, et 86% de taux de complétion des formations.

Pour en savoir plus : Comment Michelin anime une communauté de champions du Learning

Safran : l’université d’entreprise augmentée

Entreprise apprenante, Safran qui a déployé sa propre université d’entreprise en ligne. Grâce à Safran University, “Safran enseigne à Safran”, et ce, aux quatre coins du monde auprès de 90 000 collaborateurs.

Son objectif ? Mettre en place une plateforme LMS qui propose une expérience fluide aux apprenants, et qui agrège le contenu d’une vingtaine de systèmes différents. Les équipes veillez à aligner les parcours de montée en compétences avec les besoins business de l’entreprise, pour assurer l’employabilité des collaborateurs et la compétitivité de l’organisation.

Comme Michelin, Safran mise sur la création du contenu pédagogique par les collaborateurs eux-mêmes. Une technique qui génère leur engagement, et permet de s’assurer que les modules collent bien à la réalité des besoins de compétences des salariés.

Et les résultats sont là : 70% des modules sont créés en interne par les salariés de Safran, par 700 contributeurs internes, et accueillent en moyenne 80% de taux de complétion/

À terme, l’entreprise compte utiliser l’Intelligence Artificielle pour améliorer son évaluation des compétences, et relier le système de formation en ligne à la stratégie de mobilité interne de l’entreprise.

Pour en savoir plus : Safran met à profit son « université augmentée » pour soutenir la transformation du Groupe

Le point commun de ces entreprises à succès ? Elles utilisent toutes 360Learning !

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