8 étapes clés pour la mise en place d'un LMS, sans faire de vagues

Le lancement d’un nouveau Learning Management System (LMS) dans votre entreprise peut être à la fois motivant et déstabilisant. Si un LMS peut s’avérer une source intarissable de connaissances pour vos collaborateurs, il peut aussi devenir un outil qu’ils fuiront. Lorsqu’on sait que 75% des projets de formation échouent à cause d’une mauvaise mise en place, on mesure l’importance des enjeux de l'apprentissage en ligne !

Lancer un LMS ne se limite pas à choisir une plateforme et à la remplir avec des cours. Cela implique aussi et surtout la définition d’objectifs clairs, une planification minutieuse, des évaluations et réévaluations régulières, et beaucoup de décisions stratégiques. Même si chaque mise en place d’un LMS est différente,  un schéma clair du processus vous aide à respecter un plan élaboré à partir des meilleures pratiques du marché et adapté aux spécificités de votre entreprise.

Voici ci-dessous les étapes qui contribueront au succès de l'implémentation de votre LMS. Nous les avons regroupées en deux phases : la phase de construction et celle du lancement. Voici comment réussir ces deux phases en 8 étapes simples.

Phase de construction : définissez vos projets et alignez vos plans avec vos objectifs de formation

C’est lors de la phase de construction que se concentre l’essentiel de la réflexion et de la planification. On fixe alors des objectifs et des délais, on définit les rôles et on pense au contenu. Plus on est clair dès le départ, et plus la mise en œuvre sera transparente et facile à suivre.

1ère étape : Déterminer les objectifs de formation et expliquer les objectifs commerciaux

Comme pour tout projet, la première étape (la plus importante) consiste à se fixer des objectifs clairs en termes d'apprentissage et d’organisation afin de maintenir le cap à l'heure de la mise en place. 

Par exemple, si votre objectif est d’augmenter votre volume de ventes, votre programme de formation devra entraîner vos commerciaux plus souvent et plus rapidement. Vous devrez mesurer l’impact de cet apprentissage sur le taux de réussite. Vous avez besoin d’un Learning Management System qui vous permettra de les former aux nouveaux produits et aux nouveaux argumentaires de vente dès qu’ils en ressentiront le besoin !

Voici comment fixer des objectifs et les mesurer :

• Réfléchissez et définissez les objectifs commerciaux spécifiques que vous visez à travers le LMS, que ce soit la réduction des coûts de formation ou un plus fort taux d’engagement de la part de vos collaborateurs par exemple.
• Vos objectifs de formation doivent s'aligner sur vos objectifs commerciaux. Si vous vous êtes donné comme but de réduire le coût de l'apprentissage et d’augmenter l’engagement de vos collaborateurs, proposez alors une formation à la demande ou bien un enseignement par les pairs.
• Mettez en place des indicateurs de performance pour chaque objectif de formation pour garder le cap.

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2ème étape : choisissez un LMS dont les fonctionnalités répondent à vos besoins spécifiques

44% des entreprises disposant déjà d’une technologie d’apprentissage envisagent de la remplacer dans les 2 ans. C’est un gâchis financier monumental. Choisir un LMS, c’est presque comme choisir une tenue. Vous devez tenir compte de votre style de formation préféré, et choisir la taille la plus adaptée à votre entreprise. Mais au contraire d’une tenue, vous débarrasser de votre LMS peut avoir de lourdes conséquences.

Lors du choix d’un LMS, il est important de prendre en compte certains facteurs : l'expérience utilisateur tant pour les apprenants que pour les auteurs, le coût de l’outil par rapport au nombre de fonctionnalités qu’il offre, et la capacité à évoluer en fonction des objectifs de l’entreprise.

Voici comment choisir le bon LMS :

• Commencez par faire une présélection. Faites des recherches sur les avantages et les inconvénients de chaque LMS et sélectionnez-en deux qui offrent des fonctionnalités répondant à vos besoins. Par exemple, si vous souhaitez que vos apprenants aient beaucoup d’interactions et bénéficient d’un apprentissage par les pairs, optez pour un LMS qui prend en charge le Collaborative Learning. 
• Considérez également le budget, les périodes d’essai, le service client et l’interface utilisateur. Si 87% des entreprises cherchent à changer de LMS, c’est souvent à cause d’une mauvaise expérience utilisateur. Lisez les retours d’expérience et les commentaires produits pour connaître les points forts et les points faibles décrits par d’autres utilisateurs.
• Créez une request for information (RFI), une technique utilisée par la direction des achats dans le cadre de la sélection de fournisseurs de solution. Cette RFI permettra de réduire le nombre de fournisseurs qui devraient recevoir votre appel d'offres et leur donnera un aperçu de votre entreprise, de ses ressources, de ses objectifs, de ses défis et de ses besoins.
• Nous avons mis en place un modèle de cahier des charges qui vous aidera à sélectionner la bonne solution selon vos exigences :

3ème étape : montez l'équipe qui mettra en place votre LMS

Identifier et sélectionner ceux qui travailleront au bon déroulement du LMS constitue une étape cruciale. Visez les meilleurs résultats possibles en mettant en place une équipe bien rodée parée à toute éventualité avec des rôles et des responsabilités clairs.  

Voici les profils dont vous aurez besoin pour mettre en place votre LMS :

• Un chef de projet qui aura une vue d’ensemble et se coordonnera avec les autres membres de l’équipe
• Un expert dans chaque département ou des auteurs qualifiés pour créer du contenu spécifique
• Un spécialiste des LMS pour gérer l’infrastructure et assurer une expérience utilisateur de bonne qualité
• Un responsable communication pour fédérer vos collaborateurs autour du lancement du LMS (et même après !)
• Un responsable IT qui puisse faire face aux problèmes techniques éventuels avant et après le lancement.
• Un directeur commercial convaincu de l'utilité du LMS pour promouvoir l’outil en interne et suivre son impact sur les performances de l'équipe.

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4ème étape : fixez un délai raisonnable pour la mise en œuvre de votre LMS

Ce délai va dépendre de l’ampleur du projet, de l'expérience de l'équipe et du LMS choisi. Pour un LMS sur site hébergé sur votre propre serveur, la mise en application peut prendre entre 6 et 12 mois, tandis que si vous choisissez une solution hébergée en externe par un fournisseur, également appelée SaaS ou LMS dans le cloud, cela peut prendre entre 3 et 9 mois.

Pour éviter de perdre du temps et de l’argent, concevez un calendrier clair (et réaliste !) avec les étapes du déploiement, basées sur les ressources que vous souhaitez allouer au projet. N’hésitez pas à rester flexible pour faire face aux éventuels obstacles qui se présenteront en cours de route. 

En plus d’indiquer les tâches à effectuer en temps et en heure, ce calendrier peut représenter de façon très visuelle la façon dont vous déléguez les tâches à l’équipe de mise en œuvre.

5ème étape : faites évoluer le contenu existant ou créez un nouveau contenu (ou combinez les 2 !)

Il se peut que vous ayez déjà du contenu de formation, comme des modules sauvegardés ou des cours interactifs par exemple. Avant de déployer votre LMS, vous devez décider de ce que vous ferez de ce contenu : l'intégrer et le faire évoluer, repartir de zéro, ou fusionner d’anciens contenus avec de nouveaux cours.

Une décision qui oblige à comparer les coûts entre repartir de zéro ou réutiliser d’anciens contenus potentiellement peu qualitatifs. 

Voici quelques idées à garder en tête :

• Faites l’inventaire du contenu existant qui reste utile. Cela vous aidera à déterminer les besoins en cours, à identifier les sujets en évitant les doublons.
• Vérifiez la compatibilité de votre contenu avec le nouvel outil choisi et soyez conscient des ajustements nécessaires. N'hésitez pas à élargir votre création de cours pour tirer le meilleur parti de votre nouveau LMS. Si vous ne téléchargez que du contenu conforme à SCORM sur un outil technologiquement plus avancé comme 360Learning, vous n’utiliserez pas l’outil à 100% de son potentiel.
• Créez de nouveaux cours personnalisés, intéressants, interactifs, pour immédiatement susciter l'intérêt des apprenants et les garder engagés.

6ème étape : créez un groupe pilote

Il n’y a qu’une seule façon d'améliorer l'expérience utilisateur, c’est de tester votre LMS. Créez un petit groupe pilote diversifié pour vous assurer que vous êtes prêt pour le lancement de votre LMS. 

L’objectif de ce bêta-test est de faire émerger les éventuels problèmes du projet pour les rectifier avant lancement. Il est impératif d'impliquer la direction dans ce plan de communication, afin qu’ils relayent ensuite les informations pertinentes à leurs équipes.

Comment créer un groupe pilote :

• Sélectionnez entre 20 et 50 apprenants représentatifs de l’ensemble de vos collaborateurs ; assurez-vous d’inclure des managers et des responsables formation. Leur feedback est important.
• Réunissez les apprenants pour tester la nouvelle plateforme et mesurez le temps qu’il faut aux auteurs pour créer un cours, les ressources dont ils ont besoin et enfin comment le public auquel ils s’adressent réagit à ces cours.

Le lancement du LMS : analysez et évaluez votre nouveau LMS pour que son utilisation soit fluide.

Votre plateforme LMS a été testée et approuvée, c’est le moment de passer à l'action.

7ème étape : mettez à profit le bêta-test

À partir du bêta-test, choisissez ce qui a marché et laissez de côté ce qui ne fonctionne pas.

Voici comment lancer votre LMS :

• Annoncez le passage de la phase test à la phase de lancement pour susciter l’enthousiasme et la curiosité de vos collaborateurs.
• Fort des enseignements de la phase test, l'équipe de mise en œuvre et les apprenants sont maintenant totalement immergés dans le système et fin prêts au lancement !

8ème étape : rassemblez du feedback en temps réel pour garder votre LMS au top de ses performances

Une fois lancé,  votre LMS n’aura du succès que s’il répond aux besoins des utilisateurs. C’est pourquoi il est essentiel de mettre en place un système de feedback qui permettra de comprendre ce qui marche, ce qui ne marche pas et fera de votre LMS un outil performant qui répond à la particularité de votre équipe. Le feedback apporte des éléments de réponse pour connaître les apprenants, leur engagement, et le taux de complétion des cours.

Comment collecter du feedback et comment l’utiliser ?

• Idéalement, votre LMS rend la démarche immédiate et facile. Chez 360Learning le feedback et les Réactions sont intégrés au programme afin que les cours soient vivants et constamment remis à jour.
• Comparez le feedback aux objectifs. Collectez des données qualitatives aussi bien que quantitatives pour avoir une meilleure idée de l'expérience que vivent les apprenants et voir si votre LMS sert bien vos objectifs.

La mise en œuvre facile et fluide de votre LMS ne marque que le début de votre projet !

Et non pas l’objectif ! Vous faites ainsi vos premiers pas vers une entreprise apprenante. C’est seulement en établissant des règles, en fixant des objectifs et en suivant de près les résultats que vous maintiendrez les performances de votre LMS et profiterez pleinement de son potentiel.

Pour aller plus loin :

• Guide pratique pour bien choisir son LMS
• Optez pour une plateforme LMS adaptée à la formation en entreprise
• Comment construire un module de formation en béton ?

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