TMS ou LMS : bien choisir votre outil de formation en ligne

Avec la digitalisation croissante de l’apprentissage, les responsables formation et L&D se retrouvent souvent à devoir choisir parmi des outils numériques dédiés au pilotage des compétences. Parmi eux, deux ressortent souvent, et sont parfois confondus : le TMS (Training Management System) et le LMS (Learning Management System).

Besoin de choisir entre ces deux types de plateformes de formation en ligne ?

Découvrez ici les fonctionnalités, les différences de fond et les critères de décision entre TMS et LMS, afin de retenir le logiciel de formation adapté à votre plan de développement des compétences.

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Quelles sont les fonctionnalités spécifiques d’un TMS pour la gestion de la formation en ligne ?

Pour répondre à la question essentielle “TMS ou LMS ?”, il faut commencer par bien comprendre les spécificités de ces deux logiciels de formation. Commençons par observer ce qu’est un TMS.

Qu’est-ce qu’un TMS ?

Un TMS, acronyme de Training Management System, est une plateforme dédiée à la gestion administrative, logistique et financière d’un plan de développement des compétences, de bout en bout. Depuis la  gestion des budgets, jusqu’au suivi global des sessions et au reporting financier, un TMS vous assiste dans la gestion administrative de votre programme pédagogique.

Parmi les fonctionnalités clés d’un Training Management System : 

• La planification des créneaux et de la durée des cours, en présentiel comme en distanciel
• La gestion de la disponibilité des ressources (formateurs, salles, équipements…)
• Le contrôle du budget et des coûts de formation, avec suivi des prises en charge OPCO
• L’alignement des objectifs de formation avec les plans de carrière et entretiens annuels des collaborateurs
• L’analyse et le reporting des données liées aux résultats de vos actions de formation
• La gestion documentaire et la conformité Qualiopi : conventions, programmes détaillés, feuilles d’émargement, attestations de présence, certificats de réalisation
• La facturation automatisée et l’intégration avec votre SIRH et vos outils financiers

Grâce à un TMS, vous gagnez du temps, centralisez la gestion de vos sessions de formation et automatisez les tâches administratives à faible valeur ajoutée.

De fait, un Training Management System reste un logiciel orienté gestion administrative et financière. Il ne couvre ni la conception des contenus pédagogiques, ni la diffusion des cours en ligne, ni l’évaluation directe des compétences. Son impact business reste indirect, davantage centré sur l’optimisation des coûts et la conformité réglementaire que sur la montée en compétences elle-même.

Qui utilise un TMS ?

Il peut être intéressant d’utiliser un TMS dès lors que votre entreprise dispose d’un nombre d’apprenants élevé, répartis en différents groupes, ou bien que vous devez gérer un assez grand nombre de formations distinctes.

Ce type de plateforme allège votre charge de gestion administrative de la formation, avec une visibilité fine sur les disponibilités des ressources, et automatise bon nombre de tâches propres à cette gestion.

Ainsi, un TMS vous sera particulièrement utile si : 

• Vous accueillez souvent de nouveaux collaborateurs, dans un véritable process d’onboarding
• Vous devez régulièrement former vos collaborateurs à de nouvelles réglementations ou processus métier
• Vous disposez d’une université d’entreprise interne 
• Vous êtes un organisme de formation qui gère de nombreux apprenants et des parcours pédagogiques variés.

Quelles sont les fonctionnalités spécifiques d’un LMS pour la formation en ligne ?

Maintenant, penchons-nous sur ce qu’est un LMS, et ses bénéfices pour votre entreprise. Vous allez ainsi rapidement comprendre la différence entre LMS et TMS.

A quoi sert un LMS ?

Un LMS, acronyme de Learning Management System, désigne un logiciel de formation dédié à la création, à la diffusion et au suivi des contenus pédagogiques en ligne, ainsi qu’à l’évaluation des compétences des apprenants. Il vous permet de créer vos cours et de les diffuser auprès de vos apprenants, tout en suivant finement la manière dont ils se forment concrètement au quotidien, depuis un ordinateur comme depuis un mobile.

Les fonctionnalités-clés d’un Learning Management System sont généralement : 

• L’outil-auteur intégré qui permet de créer vos cours, sous plusieurs formats : e-learning, vidéos pédagogiques, MOOC, SPOC, COOC, classes virtuelles, webinars… le tout en restant adapté à des usages mobiles (mobile learning)
• La gamification, avec des formats comme les quiz, les QCM ou les systèmes de récompenses, pour soutenir l’engagement apprenant
• La création personnalisée de parcours de formation, en utilisant les cours comme des “briques” que vous pouvez organisez sur des parcours différents
• L’analyse et le reporting de la performance des cours, grâce au suivi du taux de complétion, du temps passé, du nombre d’apprenants formés et du NPS apprenant
• L’évaluation des compétences des collaborateurs formés, à chaud et à froid
• La compatibilité avec les standards techniques du marché : SCORM, xAPI, AICC, cmi5, pour garantir l’interopérabilité de vos contenus pédagogiques
• Les intégrations natives avec votre SIRH et votre annuaire SSO, pour synchroniser la donnée RH en temps réel
• L’intelligence artificielle au service de la création de contenus, des recommandations personnalisées et de l’adaptive learning

Les avantages d’un LMS sont multiples. Ce type de plateforme de formation vous permet de gérer la formation continue des apprenants de manière performante, avec un fort taux d’engagement dans leurs parcours pédagogiques, et une optimisation continue du dispositif de formation.

En quoi un LMS favorise-il l’engagement ?

Tous les LMS ne disposent pas des mêmes fonctionnalités. Certains proposent aux responsables de formation des fonctionnalités collaboratives et sociales : on appelle alors cela une Learning Experience Platform (LXP).

Une LXP inclut des fonctionnalités comme : 

• Les interactions avec le formateur ou le responsable de formation, par exemple, via la remontée de feedbacks des apprenants  
• Les interactions entre les apprenants eux-mêmes, via des modules de Social Learning où les apprenants échangent entre eux à propos de leur montée en compétences
• Le collaborative learning, qui permet à chaque apprenant de partager son expertise, en participant à la conception et à la mise à jour des cours
• L’identification des experts métiers au sein de l’organisation, dont le savoir-faire terrain se transforme en cours diffusés à l’ensemble des équipes
• La curation de contenus externes (articles, vidéos, podcasts) directement intégrée aux parcours d’apprentissage

Pour aller plus loin : Faut-il choisir un LMS, une LXP, une plateforme de gestion des talents ou une plateforme de formation ?

Notre plateforme LMS 360Learning,  basée sur l'apprentissage collaboratif, inclut ce type de fonctionnalités, afin d’accroître l’engagement des apprenants vis-à-vis de leur montée en compétences. Un véritable essentiel pour assurer l’efficacité de votre plan de formation !

Quelles sont les différences entre un TMS et un LMS ?

Le TMS et le LMS répondent à deux logiques distinctes. Le premier administre la formation : planification, ressources, budget, conformité. Le second forme : création de contenus pédagogiques, diffusion en ligne, suivi des apprenants, évaluation des compétences. Le TMS optimise la gestion, le LMS développe les compétences.

Pour visualiser ces différences d’un coup d’œil, voici une infographie comparative sur les principaux critères opérationnels :

De fait, un LMS apporte une valeur ajoutée business directe sur plusieurs axes stratégiques : accélération de l’onboarding, engagement collaborateur, rétention des talents, différenciation employeur. Là où le TMS optimise vos coûts administratifs, le LMS développe votre capital humain.

Toutefois, les deux outils ne s’opposent pas. La majorité des organisations matures combinent désormais TMS et LMS au sein d’une architecture intégrée, reliée via API, SSO et connecteurs natifs. 

La donnée circule alors en temps réel entre les deux systèmes : un collaborateur inscrit dans le TMS apparaît automatiquement dans le LMS, et les résultats pédagogiques du LMS remontent dans le reporting du TMS.

Comment choisir entre un TMS et un LMS ? Les critères de décision

Aucun outil ne convient à toutes les organisations. Le bon choix dépend de votre contexte, de votre maturité L&D et de votre stratégie de formation. Voici les critères-clés à passer en revue avant tout investissement.

• Votre objectif prioritaire : si vos équipes saturent sur la planification, le suivi des présences et la conformité, le besoin pointe vers un TMS. Si la création de cours et l’engagement des apprenants restent vos enjeux majeurs, l’arbitrage bascule vers un LMS.
• La taille et la dispersion de vos effectifs : au-delà de 200 apprenants répartis sur plusieurs sites, l’industrialisation devient un sujet. Au-delà de 500 collaborateurs, les deux outils trouvent généralement leur place.
• La maturité L&D de votre organisation : une direction formation qui démarre sa transformation digitale gagne à investir d’abord dans un LMS. Une organisation déjà mature sur le pédagogique mais saturée par la logistique trouve dans un TMS un soulagement opérationnel immédiat.
• Votre statut : un organisme de formation externe, soumis à de fortes exigences réglementaires et multi-clients, ne peut pas se passer d’un TMS. Une entreprise qui forme uniquement ses propres collaborateurs trouve davantage de valeur dans un LMS bien intégré au SIRH.
• Votre stratégie d’engagement collaborateur : si la formation reste un outil de conformité, un TMS suffit. Si vous l’envisagez comme un levier de rétention des talents et de transformation culturelle, un LMS collaboratif change la donne.

En définitive, le TMS répond à un besoin d’efficacité administrative. Le LMS répond à un besoin de transformation des compétences. La plupart des organisations de plus de 500 collaborateurs combinent désormais les deux.

4 cas d’utilisation concrets d’utilisation d’un TMS et d’un LMS

Besoin de vous plonger dans des exemples concrets pour choisir entre LMS ou TMS ? Voici quatre cas d’usage inspirants.

1 - L’utilisation d’un TMS pour la gestion administrative d’un plan de formation continue

Imaginons une entreprise qui doit gérer un plan de développement des compétences à destination de plus de 100 collaborateurs. Ce plan se déploie sur l’année entière, en fonction des plannings et des besoins individuels de chaque apprenant.

Pour simplifier sa gestion administrative, l’entreprise décide de mettre en place un Training Management System, qui lui permet de : 

• Repérer les besoins de formation individuels en fonction des plans de carrière des collaborateurs (notamment à partir des entretiens annuels et des people reviews)
• Construire les plannings de formation, avec attribution du formateur selon son expertise, de la salle selon sa capacité d’accueil et son équipement
• Comptabiliser les présences et absences des collaborateurs aux sessions de formation en présentiel
• Suivre l’avancée du plan de développement des compétences en adéquation avec le plan stratégique de l’entreprise

2 - L’utilisation d’un TMS pour la gestion d’un organisme de formation

Autre cas d’usage d’un TMS : celui de l’organisme de formation qui dispose de plusieurs parcours pédagogiques, à déployer chez plusieurs clients tout au long de l’année. L’enjeu : répondre rapidement à la demande de ses clients, garantir la qualité des formations délivrées, sécuriser la gestion comptable.

Pour ce faire, l’organisme déploie un TMS, pour :

• Construire ses plannings selon le nombre d’apprenants et les disponibilités des formateurs
• Remplacer aisément un formateur absent, en fonction des compétences requises
• Facturer automatiquement les clients à l’issue de leur formation, avec un outil de gestion comptable intégré à même la plateforme

3 - L’utilisation d’un LMS pour créer un parcours d’onboarding complet

Passons maintenant à un cas d’usage du Learning Management System : l’intégration des nouveaux collaborateurs. Dans une entreprise, un process d’onboarding structuré doit se déployer dès lors qu’une nouvelle recrue arrive, et s’actualiser au fil des évolutions de processus ou de culture interne.

Le LMS prend ici tout son sens. Il permet de créer un parcours d’onboarding complet. Celui-ci peut par exemple être composé de la manière suivante : 

• Une introduction du parcours par une vidéo générale de présentation de l’entreprise et de sa culture par le dirigeant
• Des modules de formation e-learning sur les process à connaître et à maîtriser, personnalisés en fonction du pôle de la nouvelle recrue à former
• Des vidéos tutoriels sur les logiciels de base de l’entreprise (par exemple, logiciel de notes de frais ou de demande de congés)
• Des quiz et QCM réguliers tout au long du parcours, pour évaluer l’intégration de la culture d’entreprise, de ses valeurs, et de ses process
• La récolte du feedback des apprenants pour mesurer leur satisfaction vis-à-vis des formats pédagogiques et du contenu
• Le suivi du mentorat entre collaborateurs à même la plateforme, pour parfaire l’intégration des nouvelles recrues sur les semaines suivantes

4 - L’utilisation d’un LMS pour créer et mettre à jour une formation réglementaire

Dans des domaines professionnels où la réglementation change fréquemment, le travail des responsables de formation gagne en complexité. Leur défi : tenir à jour leurs parcours pédagogiques, pour que les collaborateurs restent au fait des évolutions législatives et réglementaires.

Dans ce cas de figure, un Learning Management System basé sur le principe du collaborative learning est particulièrement intéressant. Il permet aux collaborateurs de devenir eux-mêmes auteurs des cours, et de mobiliser leur expertise terrain directement dans le contenu pédagogique.

Bravo : vous voilà prêt à répondre à la question-clé “LMS ou TMS ?”, en optant pour le logiciel de formation dont vous avez réellement besoin. Pour autant, retenez qu’un choix n’exclut pas l’autre : TMS et LMS se complètent au sein d’une stratégie L&D mature, et leur intégration via API ou SSO démultiplie la valeur de chaque outil.

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