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L’apprentissage en ligne, c’est l’avenir. Le rapport Linkedln 2020 sur le Collaborative Learning a révélé que 57% des départements L&D (formation et développement) prévoyaient de consacrer plus de temps et d’argent à l’apprentissage en ligne dans les mois à venir.
Avoir recours à une formation en ligne est plus important que jamais car depuis le début de la crise sanitaire, de plus en plus d’entreprises passent au travail à distance ou au travail hybride (moitié télétravail, moitié présence au bureau). Mais ce ne sont pas seulement les entreprises adeptes du télétravail qui adoptent le e-learning. La plupart des entreprises ont intérêt à proposer un apprentissage asynchrone.
Se lancer dans l’apprentissage en ligne n’est pas aussi simple que de donner des cours en ligne. Comment créer des parcours à distance ? Quelle plateforme choisir ? Comment juger de leur efficacité ?
Les plateformes d’apprentissage, ou Learning Management Systems sont la base de la formation à distance. Il vous faudra un LMS pour créer et diffuser des cours et gérer votre catalogue de cours. Mais qu'est-ce qu'un LMS ? Et comment bien le choisir pour l'apprentissage dans votre entreprise ?
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Un Learning Management System, ou système de gestion de l’apprentissage, est un logiciel permettant de créer, gérer, et diffuser du contenu de formation en ligne. Les organisations les utilisent avec des logiciels associés pour gérer leurs programmes de formation en ligne.
Les Learning Management Systems sont apparus pour la première fois dans les années 90 dans le secteur de l’enseignement supérieur. Les premiers tels que Blackboard et Moodle, étaient au départ de simples outils qui facilitaient l’organisation de cours en ligne par un instructeur. Ce type de logiciel était plutôt basique : il se composait principalement de modules de cours et la possibilité de soumettre un devoir. La plupart des cours comprenaient des cours magistraux préenregistrés en classe et des cours écrits.
Au début des années 2000, le monde de l’entreprise a commencé à adopter puis à adapter les LMS pour répondre à ses besoins de formation et de développement. Le Learning Management System est passé de système d’apprentissage en ligne bancal à une plateforme de formation en ligne complète avec des fonctionnalités de création de cours, d’administration et d’analyse. Aujourd’hui, ces plateformes d'apprentissage dédiées aux entreprises représentent une activité de 2 milliards d’euros alors même que 79% des utilisateurs ne font pas partie du secteur de l’éducation.
Il aide les responsables formation à gérer l’ensemble du cycle d'apprentissage au sein d’une entreprise. Il s’agit d’un outil essentiel pour toute entreprise souhaitant mettre en place un programme complet d’apprentissage en ligne.
Les entreprises les mettent en place pour créer des cours en ligne pour former leurs employés. Certains nécessitent un outil de création (système auteur) distinct pour la création de cours, tandis que d’autres vous permettent de créer directement les cours sur leur plateforme.
Les équipes L&D utilisent ces plateformes d'apprentissage en ligne pour stocker, organiser et distribuer des cours aux employés selon les besoins. De leur côté, les collaborateurs peuvent suivre des cours et soumettre leurs commentaires à l’aide de l’interface. Une bonne plateforme LMS permet aux administrateurs de suivre les progrès des employés, d’afficher des analyses et de modifier leurs programmes pour un impact optimal.
Les responsables formation utilisent également les LMS pour gérer les programmes de formation au sein de l’entreprise. Ils attribuent les rôles et les autorisations aux différents utilisateurs, afin de gérer les instructeurs et les apprenants. Les administrateurs organisent les cours par sujet ou bien créent des sections spécifiques auxquelles les employés peuvent s’inscrire (par exemple, une formation produit pour les chefs de produits ou une formation à la vente). Ils peuvent ensuite suivre individuellement l’évolution de chaque employé et avoir un retour de leur part.
Un LMS peut sembler onéreux au départ si vous commencez tout juste à organiser votre formation à distance, mais c’est un investissement qui a du sens : pas besoin d’un département formation spécialisé pour le valoriser. Un bon LMS, en particulier un outil d’apprentissage collaboratif, ou Collaborative Learning, permet à chacun au sein de l’entreprise de créer et de partager des cours.
Un Learning Management System est de loin le moyen le plus efficace pour gérer la formation à distance, autant en amont pour les administrateurs qu’en aval pour les apprenants. Aujourd’hui, les solutions ad hoc telles que les didacticiels vidéo sur YouTube, les documents pédagogiques et les webinars ont leurs limites. Bien que vous puissiez partager certaines informations de cette manière, sans les outils fournis par ces plateformes, vous ne pourrez jamais créer un programme de formation exhaustif et structuré. Passer de simples formations en ligne à un parcours complet de formation à distance vous fera gagner en crédibilité.
Grâce à un LMS, les responsables formation peuvent créer rapidement des cours complets, sans l’aide d’un développeur. Toutes les informations importantes sont stockées ensemble au même endroit afin que les collaborateurs trouvent facilement ce dont ils ont besoin. Les modules de formation étant modifiables et réutilisables à l’infini, ce système s’adapte aisément à la croissance de votre entreprise.
Ce type de plateforme d'apprentissage rend les cours plus percutants et simplifie leur utilisation. Vos équipes accèdent au catalogue de formation partout et à tout moment pour apprendre à leur propre rythme. Plus vous faciliterez l’accès aux cours en ligne, plus vos équipes les suivront aisément.
Dans le même temps, les administrateurs peuvent vérifier l’intérêt que ces cours suscitent et voir si les collaborateurs tirent réellement parti des ressources dont ils disposent. Les analyses back-end et les commentaires laissés par ces mêmes collaborateurs permettent de garantir la qualité et l’utilité des cours, et de les retravailler si besoin.
L’apprentissage en ligne permet également de préserver le savoir-faire : si les collaborateurs partagent leur expertise dans un cours en ligne, elle restera même après leur départ.
Un bon LMS, en particulier un outil de Collaborative Learning, permet à chacun au sein de l’entreprise de créer et de partager des cours.
L'utilisation d’un LMS pour créer des programmes d’apprentissage en ligne améliore la formation des collaborateurs, elle permet aussi :
Adopter un programme d’apprentissage en ligne ne signifie pas nécessairement qu’il faut stopper tous vos programmes de formation en présentiel. De nombreuses entreprises font du Blended Learning : elles mixent la formation en présentiel avec un catalogue de formation en ligne.
94% des employés déclarent qu'ils travailleraient plus longtemps dans une entreprise si elle investissait dans leur développement de carrière (source : LinkedIn)
La plupart des entreprises utilisent une plateforme d'apprentissage en ligne pour créer des formations standard pour les employés, mais les possibilités vont bien au-delà. Voici d’autres manières d’utiliser la formation en ligne pour améliorer les programmes d'apprentissage de votre entreprise :
Plus de 120 millions d’actifs tous secteurs confondus devront être requalifiés au cours des trois prochaines années (Source : IBM)
En parallèle, des solutions d'apprentissage similaires ont vu le jour. Certaines présentent les mêmes bénéfices que les LMS et d’autres servent un objectif entièrement différent. Les acronymes utilisés prêtent souvent à confusion : LMS, TMS, LXP, etc. Il faut comprendre ce qui les distingue pour choisir le système qui répond le mieux à vos besoins.
Comme indiqué ci-dessus, un Learning Management System est un logiciel de gestion de programmes d'apprentissage en ligne. Ces plateformes constituent une solution de haut niveau pour créer, gérer et dispenser des cours. Moodle, Coursera, Blackboard et Adobe Captivate sont des exemples de LMS traditionnel.
Les LMS sont à l'origine de toutes les autres solutions d'apprentissage en ligne. Au fur et à mesure que la science et la technologie autour de l'apprentissage en ligne ont évolué, plusieurs autres types de systèmes sont apparus.
Une plateforme d'expérience d'apprentissage (LXP, ou parfois LEP), permet de diffuser des cours aux employés de manière engageante et interactive. Les LXP ont beaucoup de points communs avec les LMS (et de nombreux nouveaux LMS ont des solutions LXP intégrées), mais vous aurez souvent besoin des deux pour une expérience d'apprentissage optimale. LinkedIn Learning, Degreed et Docebo sont des exemples de solutions LXP.
Une LXP personnalise l'expérience d'apprentissage du collaborateur. Ce n’est pas l’administrateur qui impose un cours, c’est l’employé qui explore et sélectionne les cours qui l’intéressent. Ce sont des cours à la demande, ils seraient aux modules de formation ce qu’est Netflix aux séries.
Les systèmes de gestion de l'apprentissage traditionnels n'ont pas été conçus pour être centrés sur les employés. Ils ont été créés pour faciliter la gestion et la distribution des cours pour les départements L&D. Les LXP, en revanche, offrent une meilleure expérience à l'apprenant. Ce sont des portails autonomes permettant de visualiser et d'interagir avec le contenu. Ils offrent une conception intuitive, des fonctionnalités interactives et un accès à la demande au contenu d'apprentissage en ligne.
Pour simplifier : d’un côté les sociétés utilisent un LMS pour créer et partager du contenu et de l’autre côté, les collaborateurs utilisent un LXP pour découvrir ce contenu.
Ces plateformes sont un nouveau type de logiciel de formation en ligne qui décentralise le parcours et favorise un environnement d’apprentissage plus égalitaire. 360Learning est une plateforme de Collaborative Learning.
Une plateforme de Collaborative Learning va donc encore plus loin : elle décentralise le processus d’apprentissage, allège la pression exercée sur les responsables formation et permet aux collaborateurs d’exprimer leurs besoins et de créer des cours. Ainsi, il est beaucoup plus facile d’identifier et de procurer des ressources adaptées aux collaborateurs.
Alors que les LMS et LXP traditionnels n’impliquent que les départements formation pour la création de cours, les plateformes de Collaborative Learning permettent à n’importe quel employé de créer des modules. Certains identifient des besoins spécifiques de formations et en font la demande, d’autres se portent volontaires pour répondre à ces besoins et créer les cours adéquats. Les administrateurs aident alors à prioriser les besoins et supervisent la qualité des cours tandis que les coachs créent des parcours individuels.
Alors que les LMS et LXP offrent des approches pyramidales traditionnelles (descendantes), du manager à l'employé, une plateforme de Collaborative Learning est ascendante, plus rapide, plus pertinente et plus efficace. Le concept d'itération continue est intégré dans le processus d'apprentissage collaboratif. Les collaborateurs formulent des demandes, créent de nouveaux cours et laissent des commentaires sur les cours. Cela se traduit par des taux d'engagement et de complétion nettement plus élevés, oscillant autour de 90%. Dans l'ensemble, l'entreprise apprend plus rapidement et plus efficacement.
Les LMS modernes ne servent pas seulement à créer et à dispenser des cours, ils facilitent surtout le processus de création de modules en ligne et offrent une expérience unique d’apprentissage. Voici quelques-unes des caractéristiques à rechercher :
Ce choix peut être complexe. Comment affiner vos recherches pour bien choisir votre LMS alors qu'il existe des centaines d'options différentes sur le marché ?
Nous avons déterminé les éléments principaux à prendre en compte avant de diriger votre choix. Concentrez-vous sur les fonctionnalités qui correspondent le mieux aux besoins de formation de votre entreprise. Voici comment chercher :
Chaque type de plateforme offre une sélection unique de fonctionnalités. Voici quelques-unes des fonctionnalités LMS les plus courantes à rechercher :
La différence entre un LMS et un système de gestion de la formation (TMS) traditionnel est subtile et pourtant déterminante.
Les TMS ne sont pas utilisés pour organiser des programmes de formation en ligne mais plutôt pour optimiser les pratiques en back-office pour le présentiel ou la formation en ligne dirigée par un instructeur. Ce type de logiciel est utilisé pour planifier des cours, gérer la logistique (inscriptions, confirmations, etc.) ou des données e-commerce. Si vous organisez des webinars pour des clients, un TMS vous aidera à les gérer. GoToTraining, SkyPrep et LearningCart sont des TMS.
Les TMS sont en cela très différents des LMS, qui permettent de gérer des programmes d'apprentissage en ligne asynchrones. La frontière est mince mais à moins que vous ne prévoyez d'organiser des sessions en présentiel avec un instructeur, vous n'aurez probablement pas besoin d'un TMS.
La plupart des fournisseurs suivent un modèle SaaS (“Software As A Service” - logiciel en tant que service), pour lequel les entreprises paient mensuellement, en fonction de leur utilisation. Dans ce modèle, les entreprises peuvent définir leurs niveaux de tarification de différentes manières :
Une plateforme de Collaborative Learning fait passer la formation dans une autre dimension, en alliant les avantages de l'apprentissage individuel à ceux de la collaboration en ligne. Une plateforme de Collaborative Learning décentralise véritablement le processus de formation.
Les entreprises ont souvent des difficultés à maintenir leurs programmes à jour, compte tenu des changements technologiques rapides et des besoins fréquents de développement de nouvelles compétences. En conséquence, de plus en plus d'entreprises se détournent des LMS existants pour se tourner vers des solutions de formation intégrées qui offrent des expériences d'apprentissage plus collaboratives.
Les avantages du Collaborative Learning sont considérables. En externalisant les besoins de formation, vous pouvez créer des cours plus adaptés et plus pertinents. Parce qu'ils endossent à la fois les rôles d’étudiants et d’instructeurs, les apprenants font preuve d'un engagement et d'une responsabilité accrus. Les cours sont créés plus rapidement car la majorité du travail est effectuée en interne. Les cours sont constamment renouvelés en fonction des commentaires des apprenants, ils restent à jour et pertinents sur un laps de temps bien plus long.
Un LMS vous aidera à former vos collaborateurs. Une plateforme de Collaborative Learning vous aidera à créer une culture de la formation globale dans votre entreprise.
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