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Choisir le LMS qui nous correspond le mieux : ce n'est pas une tâche aisée !
D’après une étude menée par le Brandon Hall Group, c’est probablement la raison pour laquelle 42 % des organisations qui utilisent un LMS envisagent de le remplacer.
Un Learning Management System est un outil qui vous permet de créer, de gérer et de mettre à disposition de vos employés du contenu de formation. La pandémie a accentué le recours à ce type de solution de formation à distance, notamment en raison des nombreux avantages qu’il présente : consolidation des supports pédagogiques, renforcement de la rétention des connaissances et de l’implication des employés, et augmentation du retour sur investissement des programmes de formation.
Il existe des centaines de LMS, chacun doté de fonctionnalités, interfaces et tarifs différents. Il est donc d’autant plus difficile d’identifier celui qui peut correspondre le mieux à vos besoins sur le long terme. C’est pourquoi, nous avons créé cette liste de questions pour aider les professionnels de la formation comme vous à choisir le LMS le plus adapté.
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Avant de décider lequel choisir, prenez le temps de vous assurer que vous avez réellement besoin d’un LMS.
Les méthodes d’apprentissage traditionnelles avec un instructeur et sous forme de cours magistraux sont de plus en plus démodées, surtout depuis la transition vers le travail hybride et à distance. Avant même cette transition, seuls 12 % des employés parvenaient à appliquer à leur travail les compétences acquises au cours de programmes de formation. C’est pourquoi, un grand nombre d’entreprises ont recours à un LMS pour créer des programmes de formation évolutifs et de qualité.
Le LMS est un outil clé pour se former de façon ponctuelle. C’est la méthode que les employés préfèrent car elle leur permet d’accéder aux connaissances nécessaires au moment où ils en ont besoin. Ils peuvent ainsi trouver des informations spécifiques en suivant une formation rapide ou en posant une question aux experts métier internes, puis mettre immédiatement en pratique ce qu’ils ont appris dans leur travail.
Un LMS peut vous aider à résoudre les problématiques suivantes :
Vous n’avez peut-être pas besoin d’un LMS si vous êtes une entreprise récemment créée et composée de peu d’employés. Dans ce cas, vous pouvez proposer des formations via un micro-site, jusqu’au moment où vous aurez besoin de davantage de supports pédagogiques. Ceci étant dit, même les entreprises de petite taille pourraient tirer pleinement parti d’un LMS pour stocker et sécuriser les données, créer des formations personnalisées et réaliser des économies.
À chaque organisation sa philosophie d’apprentissage. Les types de formation peuvent cependant être classés en deux groupes principaux : la formation ascendante et descendante.
La formation descendante place le pouvoir décisionnel entre les mains de quelques hauts dirigeants. Ce sont eux qui décident des formations à créer et mettre en place. Cette méthode peut fonctionner pour certaines entreprises au sein desquelles les processus et les tâches sont toujours les mêmes, comme dans le commerce de détail et le secteur manufacturier. Un LMS qui facilite la mise en place de formations obligatoires, comme celles relatives à la conformité, serait l’idéal pour les entreprises qui adoptent cette philosophie d’apprentissage.
La formation ascendante est quant à elle menée par les pairs et réalisée de façon autonome. Les employés collaborent par le biais d’activités de partage des connaissances comme des sessions de brainstorming, du coaching et la revue par les pairs. Lorsqu’ils sont autonomes, les employés identifient leurs propres besoins de formation, établissent leurs objectifs, conçoivent leur parcours et évaluent leurs acquis, le tout avec l’aide d’un facilitateur.
Ce type de formation a le vent en poupe chez les entreprises qui placent l’innovation et le développement individuel au centre de leurs préoccupations. C’est l’idéal pour les startups, les entreprises de grande taille et l’industrie du savoir. Un LMS axé sur la collaboration pourrait donc particulièrement plaire aux employés qui adoptent cette philosophie d’apprentissage.
À chaque LMS son modèle d’apprentissage. Vous devez donc déterminer si vous préférez mettre à disposition des supports pédagogiques dans le cadre d’une formation virtuelle dispensée par un instructeur, d’une formation hors ligne, de cours interactifs ou via la nouvelle approche de Blended Learning qui combine cours en ligne synchrones et asynchrones.
Les formations virtuelles dispensées par des instructeurs sont des interactions en direct sous forme de webinaires, d’ateliers en groupe ou de cours magistraux. Cette méthode peut augmenter les résultats d’apprentissage de 600 %. Un LMS permet aux formateurs d’évaluer leurs cours via les réponses et les réactions des apprenants, qui sont stockées dans le système backend de façon à regrouper les feedbacks. Avec certains LMS, les formations virtuelles sont plus faciles à organiser car elles fonctionnent avec des outils d’hébergement de webinaires comme Zoom ou Google Meet (nous approfondirons le sujet des fonctionnalités d’intégration plus loin dans cet article). Si la majorité de vos formations ont lieu en direct avec un instructeur, optez pour un LMS qui facilite cette méthode (mise à disposition pratique des ressources ou existence d’un forum pour pouvoir échanger par exemple).
Il est possible que vous préfériez la formation hors-ligne, ce qui signifie que les apprenants ont la possibilité de télécharger du contenu et d’y accéder ultérieurement, même s’ils n’ont pas de connexion Internet. Un LMS avec un accès hors-ligne permettra de réaliser le suivi de la complétion des cours et de synchroniser automatiquement la progression des apprenants lorsqu’ils se connecteront de nouveau. C’est l’idéal pour les employés qui se trouvent à distance et qui ne peuvent pas tous être en ligne au même moment, ou pour ceux qui se trouvent en milieu rural et qui rencontrent des problèmes de connexion.
L’approche Blended Learning ne correspond plus à une combinaison de formation digitale et physique. Elle associe plutôt la collaboration asynchrone et synchrone pour que la formation soit rapide, stimulante et digeste. Si votre organisation privilégie les interactions sociales et la collaboration, optez pour un LMS qui favorise le Blended Learning.
La plupart des LMS ne bénéficient pas de fonctionnalités intégrées permettant de réaliser une analyse des besoins de formation. Donc, si vous avez déjà choisi les contenus dont vous aurez besoin au cours des cinq prochaines années, vous n’avez pas besoin de comparer les LMS en fonction de ce facteur.
Il existe cependant une nouvelle méthode d’analyse des besoins de formation guidée par les employés qui pourrait vous intéresser. Prenons l’exemple d’une journée de travail type : un employé rencontre un problème et cherche une solution. Via le LMS, il cherche un cours récemment créé par un autre membre de l’équipe qui a rencontré (et résolu) un problème similaire. S’il n’existe pas, il peut faire une demande de cours qui sera validée par les autres membres de l’équipe. Les pairs qui disposent des connaissances nécessaires peuvent se porter volontaires pour créer un cours sur le sujet et jouer ainsi un rôle actif dans la création de contenu de formation.
Le LMS facilite l’identification des besoins de formation et privilégie les supports pédagogiques les plus utiles et pertinents pour les employés. Si cela vous semble être un moyen plus efficace de trouver des idées de contenus, alors vous pouvez envisager de travailler avec un LMS doté de fonctionnalités d’évaluation des besoins :
Il est possible que les employés de votre entreprise ne soient pas tous à l’aise avec les nouvelles technologies. Avant de leur proposer un nouvel outil, analysez leurs compétences digitales via une enquête ou lors d’une réunion avec les groupes (formateurs et employés) qui seront amenés à utiliser le LMS.
En 2020, la génération Y comptait pour plus de 50 % de la force de travail au Royaume-Uni. Si les employés de votre entreprise sont de plusieurs générations, il faut que votre LMS soit facile à utiliser, quelle que soit la tranche d’âge concernée. Une mauvaise expérience utilisateur est d’ailleurs l’un des éléments qui bloque la satisfaction. Trouvez un outil avec une interface utilisateur intuitive, une assistance client disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, des fonctionnalités d’automatisation et de recherche.
Si vos employés sont à l’aise avec les nouvelles technologies, un LMS doté de fonctionnalités avancées comme la personnalisation et la formation mobile intéressera les apprenants des temps modernes.
La plupart des entreprises sous-estiment le coût d’un LMS de 60 %. Les fournisseurs de LMS proposent habituellement différents niveaux de tarification, mais les coûts imprévisibles comme ceux des services d’assistance supplémentaires peuvent vite faire exploser les compteurs.
Voici les tarifications les plus courantes que vous pourrez trouver :
Pour estimer de façon réaliste votre budget, il est préférable d’utiliser un outil de comparaison comme Capterra pour obtenir une meilleure vue d’ensemble des modèles de tarification et des solutions proposées.
Il est facile d’être attiré par le LMS qui possède le plus de fonctionnalités. Mais ce qui est primordial, c’est de disposer des fonctionnalités les plus adaptées à votre organisation.
Par exemple, si vous souhaitez créer et mettre à disposition des formations en continu, un outil d’autorat est LA fonctionnalité la plus importante pour vous. Tous les LMS disposent d’un outil d’autorat basique, mais attention : un tel outil peut être autonome, c’est-à-dire que vous devez vous assurer de la compatibilité lorsque vous importez ou exportez des fichiers. Vous pouvez vite vous retrouver bloqué.e si vous prévoyez de créer des formations de façon continue. Dans ce cas, optez pour un LMS doté d’un outil d’autorat intégré afin que les apprenants puissent créer, télécharger et modifier les supports pédagogiques en seulement quelques minutes, sans se soucier de la compatibilité.
Idéalement, votre processus de sélection ne doit pas s’arrêter à une seule fonctionnalité, aussi fantastique soit-elle. Établissez une liste des fonctionnalités indispensables, utiles et non nécessaires. Vous pouvez ensuite évaluer les fonctionnalités dont vous avez absolument besoin, celles dont vous pouvez vous passer si l’outil est trop onéreux et celles qui n’ont pas d’importance pour votre utilisation.
Si vous souhaitez mettre l’accent sur l’aspect collaboratif, voici des fonctionnalités qui pourraient être indispensables :
Toutes les plateformes LMS ne sont pas en mesure de gérer différents types de format. Étudiez votre contenu de formation pour identifier s’il est composé principalement de documents et slides ou de divers formats comme les quizz, vidéos et webinaires.
Les équipes Formation estiment qu’un employé oublie en moyenne 65 % des supports que vous partagez en une semaine et 90 % au bout de six mois. De plus, une enquête menée auprès de 1 200 employés a révélé que 69 % d’entre eux préféraient le format vidéo plutôt que les supports écrits.
En plus des vidéos, vous pouvez proposer des formations sous forme de podcasts, jeux et sessions en direct enregistrées. Si vous avez pour projet de tester différents types de supports pour améliorer la rétention des connaissances, optez pour un LMS compatible avec ces formats.
52 % des professionnels de la formation évoquent l’incapacité du LMS à s’intégrer à d’autres logiciels, ce qui constitue un obstacle à la satisfaction. Les apprenants d’aujourd’hui travaillent avec une large gamme d’outils, et le manque de fonctionnalités d’intégration peut entraîner la perte d’informations essentielles ainsi que d’un temps précieux sur la gestion des données.
Observez les outils que vos apprenants utilisent déjà au travail, pour des besoins RH ou pour accéder à du contenu de formation. Les entreprises se servent généralement de Slack, Zoom, Salesforce, BambooHR, Coursera, Google Drive et Genially. Si vous disposez déjà d’un grand nombre d’outils, choisissez un LMS avec des fonctionnalités d’intégration , de façon à ce que le nouveau système ne bouleverse pas la manière de fonctionner actuelle.
Imaginons que vous utilisez Salesforce comme outil de gestion des relations client. Lorsque vous intégrez votre LMS à cet outil existant, vous devez pouvoir être en mesure de proposer des formations à vos clients et partenaires. Votre équipe commerciale ne devrait pas non plus avoir à quitter le CRM pour accéder à ses formations. Une intégration fluide est avantageuse pour les entreprises de taille moyenne composées de plusieurs équipes et en relations avec plusieurs partenaires externes.
70 % des apprenants expliquent qu’ils sont motivés à suivre une formation lorsqu’ils utilisent un appareil mobile plutôt qu’un ordinateur de bureau. 72 % déclarent s’impliquer davantage lorsqu’ils accèdent aux modules via un appareil mobile. La raison ? Le mobile learning est synonyme de flexibilité car il permet aux employés d’accéder au contenu de formation partout, et à tout moment.
Il existe encore plusieurs plateformes LMS qui sont optimisées uniquement pour les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables. Si vos employés préfèrent apprendre sur leur appareil mobile ou sur une tablette, ces plateformes seront vite limitées. Le mobile learning s’adapte particulièrement bien aux formations très courtes. Les apprenants peuvent suivre un cours d’une minute ou deux sur une thématique liée à une de leurs tâches actuelles. Il est possible que les employés qui travaillent à distance ou sur le terrain aient besoin de se rafraîchir la mémoire ou d’obtenir la réponse à une question juste avant un RDV client. Ils peuvent alors se connecter au LMS et accéder aux supports pédagogiques concernés sur leur téléphone sans avoir besoin de s'asseoir devant un ordinateur de bureau.
Un LMS qui fonctionne sur les appareils mobiles peut bénéficier aux organisations de toutes tailles, mais sera particulièrement utile pour les grandes entreprises qui disposent de nombreux contenus de formation ainsi que d’employés qui travaillent sur le terrain. Vérifiez que l’application mobile du LMS est disponible sur iOS et Android.
66 % des utilisateurs de LMS recherchent des programmes qui proposent une meilleure assistance technique et client. C’est lorsque le processus d’intégration et de formation est complet que vos apprenants optimisent leur utilisation du produit et sont en mesure de s’en servir seuls.
Pour les moyennes et grandes entreprises, l’intégration est essentielle, surtout si le LMS est utilisé par plusieurs services. Pour évaluer le processus d’intégration de chaque fournisseur, posez des questions concernant les délais, le périmètre d’action et la disponibilité de leurs équipes. Certains fournisseurs assurent une assistance 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, tandis que d’autres proposent un service client asynchrone.
Vérifiez également la composition de l’équipe d’assistance client du fournisseur. L’idéal serait qu’elle soit constituée de spécialistes de l’intégration, de responsables dédiés à la réussite client et de représentants de l’assistance technique. Consultez les avis en ligne d’autres clients ayant reçu le même type d’assistance afin de voir si vous pouvez compter sur le fournisseur choisi.
Avant d’investir dans un LMS, pensez à le tester. Il serait dommage d’acheter une solution inadaptée à vos apprenants.
Un essai en surface ne suffit pas. Cherchez des fournisseurs qui vous proposent de réaliser un essai pleinement fonctionnel et de bénéficier de l’assistance pour que vous ayez un aperçu en temps réel du processus de formation. C’est l’idéal pour les petites et moyennes entreprises qui peuvent ensuite prendre une décision en fonction de leur expérience collective du LMS.
Un essai sans condition est particulièrement utile pour les entreprises de grande taille. Intégrez les responsables de divers départements à l’essai afin d’obtenir leur feedback sur leur expérience utilisateur avant de prendre une décision.
L’achat d’un LMS est un partenariat de long terme et vous espérez qu'il puisse répondre à vos besoins de formation, même lorsque ceux-ci évolueront. Un LMS peut être une solution complètement adaptée à vos besoins d’aujourd’hui, mais beaucoup moins à vos besoins de demain.
Gardez en tête vos objectifs sur le long terme. Renseignez-vous sur les mises à niveau à venir, les fonctionnalités supplémentaires et l'investissement global du fournisseur dans la recherche et le développement pour savoir s’il sera en mesure d’accompagner vos besoins de formation grandissants.
En tant que petite startup, votre LMS ne joue peut-être pas un rôle central dans votre offre de contenu. Mais, plus vous vous développerez, plus vos utilisateurs, certifications et supports pédagogiques se développeront eux-aussi. De la même manière, si vous êtes une moyenne ou grande entreprise et que vous prévoyez de mettre à disposition des formations personnalisées à l’avenir, sélectionnez un LMS qui fonctionnera avec l’IA pour répondre aux besoins de formation individuels.
Le retour sur investissement de votre LMS dépend de vos utilisateurs finaux, vos apprenants. En choisissant un outil complexe que les apprenants n’apprécient pas, vous gaspillez des ressources précieuses. Pensez bien à renforcer votre processus de sélection en examinant l’argument clé de vente de chaque LMS.
Avec un peu de chance, votre essai vous donnera un avant-goût des possibilités offertes par le LMS. Il reste tout de même important d’identifier un objectif. Si vous souhaitez améliorer la rétention des employés, alors optez pour un LMS qui rend la formation accessible et attractive.
Si vous souhaitez booster les taux de complétion des formations, optez pour un LMS qui favorise les interactions sociales et la collaboration. Gardez cette information en tête : en moyenne, les taux de complétion des formations sont de 20 à 30 %. Les données collectées par 360Learning, LMS d’apprentissage collaboratif, indiquent un taux de complétion moyen de 91 % sur les 1 500 entreprises qui utilisent cette plateforme.
Une fois que vous vous serez posé toutes les questions ci-dessus et que vous y aurez répondu, vous pourrez sélectionner le grand gagnant. Ce processus de réflexion devrait vous guider vers le LMS le plus adapté à vos besoins.
La décision de faire l’acquisition d’un LMS n’est que le début. Vous devez devez suivre un processus d’implémentation soigneusement pensé en définissant des objectifs et en planifiant une stratégie, de telle manière que votre LMS accomplisse sa mission première : remporter l’adhésion de vos apprenants.
La marché des LMS devrait atteindre 28,1 milliard d’euros d’ici 2025. Parmi la multitude d’options qui s'offrent à vous, les plateformes LMS les plus à même de relever le défi sont celles qui ont fait des vagues dans les domaines de l’apprentissage collaboratif et de l’engagement social. Tant que vous y êtes, pourquoi ne pas en apprendre davantage sur la façon dont l’apprentissage collaboratif pourrait vous aider à obtenir de meilleurs résultats ?
Pour aller plus loin :
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