9 conseils d'experts L&D pour développer les compétences en interne

Les contraintes budgétaires et les évolutions rapides du secteur ont poussé les dirigeants à changer leur approche de la formation : elle n’est plus basée sur l'apprentissage mais sur la performance. En d'autres termes, elle répond directement aux besoins économiques de l'entreprise.

L'idée de "faire plus avec moins" ne s’applique pas seulement aux budgets, mais aussi à vos formations pour faire monter en compétences vos salariés. Ces formations doivent être menées dans un temps court, en respectant à la fois des contraintes budgétaires et des besoins d’apprentissage concrets. Les compétences internes sont indispensables à la survie de l'entreprise en période de récession économique. Pour vous aider à renforcer vos efforts, nous avons réuni des experts du L&D Collective pour vous donner leurs précieux conseils sur la mise en œuvre de cette approche.

1. Mettez en place une marketplace des compétences

D’habitude, les équipes formation ont tendance à se tourner vers des prestataires externes  pour enseigner de nouvelles compétences aux employés, qu’il s’agisse de fournisseurs de contenus sur étagère ou d’ingénieurs pédagogiques. Mais cette approche n'est plus économiquement viable. Même sans contraintes budgétaires, l’apprentissage par les pairs s'avère être une stratégie de formation et de développement bien plus efficace.

Pour encourager le partage des connaissances au sein de votre organisation, misez sur l'expertise disponible en interne. Les programmes de formation internes favorisent la collaboration, améliorent la productivité et permettent de réaliser des économies.

Simon Brown, responsable de la formation chez Jellysmack, propose la création d'une plateforme interne au sein de l'entreprise. Son but est de documenter les compétences et les talents des employés, puis de les mettre en relation avec les collaborateurs qui souhaitent acquérir ces compétences.

Pour implémenter cette initiative, Brown recommande de commencer petit à petit. Vous pouvez par exemple inviter vos employés à remplir un Google Sheet partagé décrivant leurs compétences actuelles et celles qu'ils aimeraient acquérir. Ensuite, un professionnel de la formation pourrait gérer la logistique, le format de la formation (à distance ou en présentiel) et récolter des retours d’expérience des apprenants.

2. Intégrez le microlearning pour une formation optimale

Lee Savage, formateur en entreprise chez ConnectWise, a choisi d'adopter le microlearning pour permettre aux techniciens de son service d'assistance de continuer à se former tout en travaillant. Son raisonnement est le suivant : Le microlearning peut être effectué pendant la pause déjeuner ou entre deux tâches, lorsque les membres de l'équipe ont un moment pour se reposer physiquement.

Comme le souligne Savage, "le principal avantage du microlearning est sa capacité à maintenir les mêmes résultats". En résumé, cette méthode de formation demande peu de temps et d'argent, et s'avère très efficace.

Les techniciens de ConnectWise suivent des "minicours très brefs qui fournissent beaucoup d'informations en moins de deux minutes", dans le flux de travail. De plus, le microlearning peut être ludique, ce qui le rend divertissant et engageant pour les employés. "Si vous venez d'introduire une nouvelle compétence ou un nouveau processus, l'utilisation de jeux en microlearning peut avoir un impact significatif sur la rétention, contrairement à un simple quiz sur les connaissances", explique Savage.

Au lieu d'envoyer des mises à jour massives par e-mail, Savage a choisi d'opter pour des "formations de rappel" sous forme d'activités "click and flip" ou d'organigrammes qui prennent moins de trois minutes à compléter. "Les techniciens se connectent, obtiennent quelques informations, puis retournent à leur travail. Ils peuvent le faire entre deux tickets sans que cela n’affecte leur productivité".

3. Utilisez l’évolution de carrière comme moteur de la montée en compétences

Lee Savage souligne également que le moyen le plus efficace d'obtenir un ROI significatif pour les programmes de perfectionnement est de les lier à des opportunités de carrière. Les employés sont naturellement plus motivés à monter en compétences lorsqu'il y a un lien direct entre leur apprentissage et des possibilités de promotion ou de reconnaissance. Cette approche renforce l'engagement des employés et favorise leur fidélisation.

Même si votre entreprise a mis en pause les promotions pour des raisons économiques, Savage souligne que cela ne signifie pas pour autant que tous les programmes de formation doivent être suspendus. "L'amélioration des compétences ne vise pas uniquement à obtenir une promotion. Il s'agit aussi de renforcer les compétences pour le poste actuel et de considérer des transitions internes pour combler des besoins en compétences."

Les employés ont besoin d’avoir une trajectoire de carrière claire et une progression qui a du sens. Cela leur permet de s'épanouir dans leur poste actuel et de se positionner en tant que candidats potentiels lorsque des opportunités se présentent. De plus, comme le souligne Savage, "si les employeurs et employés reconnaissent la valeur de cet investissement, le ROI sera bien plus significatif. Si l'une des parties ne voit pas l'intérêt, ces efforts peuvent échouer ou ne pas donner les résultats escomptés."

4. Créez une communauté de partage des connaissances

Les communautés de partage des connaissances facilitent l'interaction entre les différents services, permettant aux employés de comprendre comment leurs postes se complètent. En partageant leurs expériences, les employés peuvent résoudre des problèmes entre pairs, ce qui réduit les besoins en formation externe et les coûts associés.

Rachel Wood, associée et responsable L&D chez Burendo, supervise six “communautés de pratique” où les employés de divers métiers partagent leurs meilleures pratiques et ressources. Ces communautés représentent un espace bienveillant où les membres d'équipe peuvent échanger des idées, trouver des solutions et établir des relations de mentorat, tout ça en parallèle de leurs responsabilités quotidiennes.

Ces communautés encouragent le partage de connaissances internes par le biais du social learning. Les employés peuvent organiser des sessions de formation, coordonner des événements sociaux ou devenir mentors. Comme l'explique Rachel Woods, il s'agit d'un moyen efficace de cultiver les connaissances internes et de renforcer la culture d’entreprise "dans un environnement qui connaît d'importantes migrations de main-d'œuvre". 

Les membres les plus actifs sont récompensés, ce qui crée un cercle vertueux de partage et motive les talents à rester dans l'entreprise. 

5. Sélectionnez vos collaborateurs les plus performants et vos experts métiers

Diego Herrera, responsable des opérations et chef de projet chez Nub7/8, souligne l'importance d'obtenir des renseignements tacites auprès des employés les plus performants. Il recommande également de leur demander de partager leurs méthodes et pratiques avec le reste de l'équipe.

Nub7/8 a initié cette démarche en plusieurs étapes, sous la direction de Silvia Juliana Gómez González, responsable du Knowledge Management (gestion des connaissances). L'équipe a d'abord organisé des sessions avec les responsables d'opérations et les chefs d'équipe pour identifier les écarts de compétences des employés. Ils ont également identifié les employés les plus performants dans les domaines où des améliorations étaient nécessaires pour le reste de l'équipe.

Ensuite, des groupes de discussion ont été organisés, impliquant les collaborateurs les plus performants et les experts métiers pour aborder des besoins spécifiques. Ces informations ont été stockées dans une banque de connaissances. "Pour les sujets spécifiques, nous avons organisé différents panels dirigés par des experts pour partager des informations et répondre aux questions", explique Herrera.

Pour les sujets plus généraux, l'équipe de gestion des connaissances a mis en place des "tables rondes autour d’un café". Chaque responsable ou expert s'installe à une table et les participants les rejoignent. Après un temps donné, les participants changent de table pour discuter avec un autre expert sur un autre sujet. Bien que cette initiative ait été menée sur place, les équipes de formation peuvent l'adapter pour des interactions à distance en utilisant des salles de réunion virtuelles et en permettant aux participants de passer de l’une à l’autre pour favoriser l'apprentissage en ligne.

6. Associez les postes à des parcours de formation personnalisés

Les plans d’évolution de carrière personnalisés sont plus efficaces car ils prennent en considération les intérêts et les compétences des employés. GroupM met actuellement en place une nouvelle organisation du travail où chaque poste a son parcours de formation spécifique.

Sophie Berner, responsable L&D chez GroupM, a conçu un plan de perfectionnement en utilisant un document Excel : "Learning Landscapes". Cette ressource centralisée permet aux individus et aux responsables RH de planifier leur montée en compétences de manière claire et accessible, en tenant compte de la complexité et de la dynamique du secteur de l’investissement dans les médias et de la structure organisationnelle de l'entreprise.

Pour faire simple, la feuille de calcul regroupe des opportunités d'apprentissage que chacun peut utiliser pour concevoir son propre parcours de développement. Le premier onglet contient des instructions simples (telles que le filtrage par catégorie ou la recherche par mot-clé avec Ctrl+F), tandis que le deuxième onglet propose une liste détaillée des possibilités de formation. Chaque ligne représente une formation potentielle et chaque colonne peut être filtrée selon la pertinence.

"Chaque formation est répertoriée avec plusieurs catégories : nom du cours, description, plateforme/fournisseur, lien, disponibilité à la demande ou sur calendrier, domaine d'activité, compétence visée, niveau actuel de compétence, coût et durée", explique Sophie Berner. Cela permet aux utilisateurs de filtrer les résultats en fonction de leurs besoins, d'accéder à des informations détaillées sur chaque cours et d'évaluer leur pertinence avant de s'inscrire. Le document est facilement accessible sur la page SharePoint de l'entreprise, devenue leur point de référence pour les sessions de formation.

7. Passez à l'apprentissage et à la performance autogérés

Tom Palmer, fondateur et PDG de The Continuous Learning Company, préconise de passer du "L&D direct" au "L&D indirect" pour s'adapter aux demandes de compétences en constante évolution. Au lieu de contrôler le processus d'amélioration des compétences, les entreprises devraient responsabiliser les apprenants. Palmer suggère d'appliquer les 3 C du livre de Carol Sanford "Indirect Work: A Regenerative Change Theory for Businesses, Communities, Institutions and Humans: ": 

• Capacité : Encourager les employés à gérer leurs propres opportunités d'apprentissage, indépendamment des directives hiérarchiques.
• Culture : Mettre en lumière la relation entre le travail individuel et les objectifs organisationnels.
• Conscience : Identifier et changer les attitudes ou habitudes néfastes pour l'organisation.

Plutôt que de suivre une approche descendante dans la création de cours de formation, où les besoins sont décidés et les cours conçus sans l'avis des apprenants, impliquez-les dans le processus. Donnez-leur la liberté de déclarer leurs besoins et de fournir des retours sur les cours proposés.

8. Utilisez le social learning pour rendre l'apprentissage amusant et interactif

Gabe Gloege, directeur principal de la formation chez ETS, adopte le social learning comme une méthode douce pour renforcer les compétences en interne. L'idée est que les employés d'ETS possèdent souvent les réponses ou compétences recherchées par d'autres collègues.

Pour ce faire, Gloege organise des réunions axées sur des besoins d'apprentissage communs, invitant des employés de tous niveaux à y participer. Ces événements sont structurés comme des séances de questions-réponses informelles où les participants posent leurs questions à l'avance et s'entraident pour y répondre pendant la réunion.

En parallèle, des groupes d'équipes thématiques sont créés pour des sujets spécifiques comme la formation des managers, la maîtrise des outils numériques ou les OKRs. Dans ces groupes, les employés peuvent poser des questions, partager leurs expériences et recevoir des conseils et des ressources de la part d'experts, favorisant ainsi la création d'une communauté auto-régulée d'apprentissage.

Les deux initiatives ont reçu de bons retours. "Nous recevons régulièrement des retours positifs après les réunions. Certaines personnes se sont même rencontrées lors de ces événements et ont formé des groupes d'étude pour explorer ensemble Power Automate", explique Gloege. Les experts des groupes sont souvent sollicités pour répondre à d'autres questions ou offrir leur aide une fois que les membres de l'équipe ont testé les solutions proposées. En fin de compte, au-delà de la montée en compétences, ces initiatives renforcent la collaboration et le sentiment de solidarité et d’entraide. 

9. Investissez dans vos futurs leaders

Investissez dans le développement de vos futurs dirigeants et de leurs équipes, recommande Andres Peters, Chief Learning Officer chez Maestro. L'effet Pelz stipule que l'influence des cadres intermédiaires sur leurs supérieurs peut impacter positivement leurs subordonnés directs. 

Pour le mettre en œuvre, Peters propose d'établir des programmes de formation au leadership qui donnent un accès direct aux décideurs. Cela peut se traduire par des discussions de groupe avec la direction et une plateforme centralisée de collecte de feedback dans laquelle chacun des employés, des membres de l'équipe à la direction, peut s'exprimer. 

Des "heures de bureau" virtuelles peuvent aussi être instaurées pour permettre aux cadres et à leur équipe de poser des questions, de clarifier des points ou de soumettre des suggestions. En permettant aux cadres de transmettre directement les retours et les idées de leur équipe à la direction, une culture de responsabilité et d'écoute peut être instaurée, contribuant ainsi à créer un environnement de confiance et de transparence au sein de l'entreprise.

Renforcez vos programmes de perfectionnement grâce au collaborative learning

Après avoir écouté ces neuf experts en L&D, il est clair que la montée en compétences est plus efficace lorsqu'elle est réalisée de manière collaborative. En travaillant en harmonie avec les autres équipes de l'entreprise et en encourageant un retour d'information constructif de la part des pairs dans le cadre de votre processus de L&D, vous pourrez identifier et éliminer les obstacles à la croissance de votre organisation, sans puiser dans vos ressources.

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