Travail à distance : comment permettre à vos équipes d’apprendre et travailler de n'importe où ?

Le travail à distance est un véritable changement de paradigme. 

52 % des individus récemment interrogés par Microsoft envisagent de passer au travail à distance ou hybride en 2022. Cela n’a rien de nouveau : il y a deux ans, la pandémie de COVID-19 a accéléré l’adoption du télétravail pour de nombreux employés du monde entier. Les entreprises ont dû s'adapter à cette nouvelle façon de fonctionner en l’espace de quelques jours seulement. 

Cela s’est fait par nécessité, sans élaborer de plan stratégique préalable. En 2022, le monde du travail s’en trouve changé. 

Aujourd’hui, à quoi correspond le travail à distance ? Dans quelle mesure va-t-il perdurer et comment assurer un équilibre entre la productivité des employés et les objectifs commerciaux de l’entreprise ? Enfin, comment une organisation peut-elle instaurer une politique de télétravail durable ? 

Le travail à distance, en quoi ça consiste ?

Il existe de nombreux modèles de travail hybrides et à distance. Il est donc important de clarifier à quelle méthode vous faites référence.

5 types de modèles de travail hybrides et à distance pour s’adapter à votre politique

Les quatre premiers modèles sont des modèles hybrides car ils incluent la possibilité de travailler au bureau. Le dernier modèle est une option 100 % à distance.

• 1. Modèle hybride centralisé / basé sur le présentiel : avec ce modèle, il est nécessaire de se rendre au bureau la plupart du temps, mais les salariés ont la possibilité de travailler d’un autre endroit sur une petite partie de leur temps, au rythme d’une journée par semaine par exemple. Les entreprises qui appliquent ce modèle sont convaincues que les employés échangent et coordonnent leurs activités plus efficacement lorsqu’aucune distance physique ne les sépare. Dans ce cas de figure, la flexibilité du télétravail est un bonus. 

• 2. Modèle hybride en partie basé sur le distanciel : il s’agit d’un modèle partagé, suivant lequel toutes les équipes ne se conforment pas nécessairement au même dispositif : certaines travaillent entièrement à distance, tandis que d’autres sont au bureau à temps plein. La principale difficulté de ce modèle consiste à assurer le bon niveau d’échange entre les équipes en présentiel et celles en distanciel. Il est donc idéal pour les organisations qui disposent déjà de bureaux et qui souhaitent étendre leurs activités à d’autres secteurs géographiques. 

3. Le modèle hybride flexible : tous les employés peuvent choisir quand travailler au bureau et quand travailler ailleurs, à distance. Les entreprises qui fonctionnent sur ce modèle sont convaincues qu’en laissant leurs employés libres de décider d’où ils souhaitent travailler, ceux-ci seront plus heureux et donc plus efficaces. Dans ce cas de figure, les entreprises n’ont pas de préférence particulière et laissent l’employé choisir.

4. Le modèle hybride basé sur le distanciel : avec ce modèle, le télétravail est encouragé et adopté par défaut, quelle que soit l’équipe dans laquelle se trouvent les employés. Cela signifie que l’entreprise a adapté l’ensemble de ses processus (opérations, politiques) au distanciel mais conserve ses bureaux pour que les employés puissent s’y rendre occasionnellement. C’est de cette manière que nous fonctionnons chez 360Learning.

5. Le modèle à distance : avec ce modèle, les entreprises ne possèdent pas de siège social et tout le monde est invité à travailler à distance. Le département RH fournit à tous les employés le matériel nécessaire pour travailler depuis chez eux. Ce modèle est particulièrement adapté aux entreprises qui communiquent efficacement de manière asynchrone.

Quels sont les avantages du télétravail ? 

Tous les modèles de travail hybrides mentionnés ci-dessus permettent aux employés : 

• De rester à la maison et de pouvoir gérer leur vie personnelle si besoin (livraisons importantes, enfants malades par exemple), sans avoir à poser de congés. 
• D’éviter de perdre du temps dans les transports et ainsi passer plus de temps avec en famille ou entre amis, ou encore entreprendre des activités pour s'épanouir personnellement. 
• D’obtenir un équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui leur convienne vraiment et leur fasse gagner en productivité lorsqu’ils travaillent. 

Ces modèles permettent également aux organisations : 

• D’éliminer les préjugés à l’encontre des employés qui travaillent à distance. 
• D’accéder à un vivier de talents le plus large possible, car elles peuvent embaucher des salariés partout dans le monde. 
• D’économiser de l’argent sur l’achat de bureaux, qui reviennent souvent cher. 

Voilà à quoi ressemblent les différents types de modèles hybrides et à distance, ainsi que les avantages de chacun d’entre eux. À présent, comment opérer le changement ? 

6 manières de développer et de préserver une culture d’entreprise harmonieuse, quel que soit le modèle choisi

Selon l’étude sur le travail à distance aux États-Unis menée par PwC (janvier 2021), 83 % des employeurs déclarent désormais que le passage au télétravail a été une réussite pour leur entreprise. Six mois plus tôt, au milieu de l’année 2020, ce chiffre était de 73 %. Les organisations continuent de se familiariser avec l’idée. Cependant, si vous souhaitez vraiment développer un système de travail à distance, quel que soit le modèle choisi, vous devez aligner votre culture d’entreprise sur cette volonté. Dans la pratique, voilà ce que cela signifie : 

1. Créez un onboarding à distance de qualité 

L’onboarding à distance consiste à accueillir les nouveaux arrivants par le biais des nouvelles technologies, sans avoir besoin d'interagir en personne. Un onboarding à distance de qualité est le principal moteur de la capacité opérationnelle et doit représenter la culture unique de l’entreprise. 

Idéalement, l’onboarding à distance doit refléter votre modèle commercial, vos connaissances, votre expertise, vos préférences de communications et bien sûr, vos informations produits et vos valeurs. Mesurez régulièrement la performance de votre processus à l’aide d’objectifs et d’indicateurs clairs. Encouragez la collaboration entre les membres d’équipe afin qu’ils mettent à disposition leurs connaissances et expertise, non seulement pour l’élaboration de l’onboarding à distance, mais aussi durant l’onboarding en lui-même, afin que chaque nouvel arrivant puisse en bénéficier. 

Pour ce faire, vous pouvez utiliser une plateforme d’apprentissage par les pairs pour que l’onboarding puisse se réaliser de façon majoritairement asynchrone et pour que les nouveaux employés puissent également rencontrer d’autres membres d’équipe à l’occasion de réunions de présentation synchrones.

2. Accompagnez vos recrues dans l’installation de leurs bureaux à domicile 

Assurez-vous que vos employés disposent du matériel nécessaire pour travailler de manière confortable et productive depuis chez eux. Fournissez-leur un ordinateur portable de qualité et allouez un budget mensuel pour les dépenses liées au télétravail : un abonnement à un espace de coworking ou encore le remboursement de leurs déplacements pour assister aux réunions d’équipe importantes. 

Adaptez vos bureaux à ce modèle : pour mieux gérer l’occupation des bureaux, mettez en place un système de réservations pour les “hot desks” (bureaux partagés).

3. Développez des habitudes de travail à distance

Encouragez les habitudes suivantes : 

• Incitez les responsables à développer des relations basées sur la confiance et le travail en autonomie avec leurs équipes : utilisez une méthode permettant de mesurer les objectifs, comme le système OKR, mis à jour chaque trimestre et partagé publiquement afin de bénéficier d’un maximum de transparence sur la réalisation des projets. Organisez des réunions hebdomadaires avec l’équipe et chacun des membres, ainsi que des réunions trimestrielles pour renforcer la cohésion, la confiance et générer du feedback en continu. 
• Limitez les réunions synchrones et pensez à consigner et partager vos notes à l’écrit dans un souci de transparence. Les fuseaux horaires différents et les distances physiques feront ainsi moins obstacle à une communication efficace.
• Favorisez le travail asynchrone plutôt que synchrone, pour que tout le monde ait accès aux mêmes informations. Employez un système de gestion des connaissances pour stocker les informations et les rendre accessibles à l’ensemble des employés. Privilégiez la communication écrite entre les équipes. 
• Définissez un champ d'actions précis dès le premier jour, pour que chacun sache quels sont les projets qui lui sont assignés.

Vous souhaitez en savoir plus sur la politique de travail à distance 360Learning ? Découvrez le replay de notre webinar organisé avec Swile : Travail hybride et engagement des collaborateurs : le match 360Learning vs Swile

4. Invitez tous les employés à partager régulièrement leurs connaissances 

Si vous souhaitez établir une politique de télétravail sur le long terme, n’imposez pas de formation en présentiel. Cela signifie que vous devez accompagner vos collaborateurs pour les aider à rester motivés et impliqués durant leur formation digitale. Une méthode efficace pour s’assurer qu’ils se forment à distance ? Mettez en place un environnement d’apprentissage par les pairs qui favorise la montée en compétences. Pour ce faire : 

• Adoptez l’approche de formation ascendante. Proposez des sessions de formation en ligne qui peuvent être découpées en plusieurs micro-sessions tout au long de la semaine, de façon à décentraliser l’apprentissage. 
• Aidez les membres d’équipe à participer au processus de formation en identifiant leurs besoins, en leur proposant du feedback sur les cours existants et en les incitant à créer eux-mêmes des cours.

Développez un système de parrainage

Au cours de notre vie, nous passons en moyenne neuf années entières au travail. Il est donc plus probable de se faire des amis dans le monde professionnel qu’ailleurs selon le Survey Center on American Life. Si vous aviez un doute, la réponse est oui : il est possible de rencontrer du monde tout en travaillant à distance ! D’après Gallup, l’échange social et la collaboration, même à distance, améliorent les résultats d’entreprise et la rétention des employés. 

En arrivant dans une nouvelle entreprise, il est plus rassurant pour les employés d’être accompagnés d’un parrain, ou “buddy” pour bénéficier de conseils, rencontrer les membres d’autres équipes et s’imprégner plus rapidement de la culture d’entreprise. Le parrain peut être un employé qui travaille dans l’entreprise depuis au moins un an, par exemple. Pour que ce système de parrainage soit efficace, les échanges doivent être réguliers. Selon une étude menée par Microsoft, 97 % des nouveaux arrivants qui se sont entretenus avec leur “buddy” plus de huit fois au cours des 90 premiers jours passés dans l’entreprise ont déclaré que cela les avait aidés à être rapidement productifs

6. Organisez des rencontres informelles

En télétravail, les employés n’ont pas toujours l’occasion de se rencontrer en personne, surtout lorsqu’ils ne partagent pas les mêmes bureaux et ne peuvent pas se retrouver lors de la pause café. Pour encourager ces rencontres informelles qui ont lieu habituellement en présentiel, organisez des pauses café virtuelles ou encore des activités permettant de briser la glace, au début des réunions d’équipe. 

Certains employés souhaitent rencontrer leurs collègues en personne, sans que cela ne se fasse nécessairement dans le cadre professionnel. N’oublions pas l’importance des activités de teambuilding : il est essentiel d’allouer un budget à vos équipes pour qu’elles puissent se retrouver (prendre un cours de cuisine, aller boire un verre, faire une activité ludique, etc.). Vos employés doivent pouvoir socialiser, échanger et apprendre à se connaître de façon plus informelle, quel que soit le modèle adopté par votre entreprise. 

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