Comment réinventer la journée type de travail et laisser vos collaborateurs choisir leurs horaires

Qu’est ce que le travail asynchrone ? 

Reprenons depuis le début : que veut-on dire quand on parle de travail asynchrone ? 

Travailler de manière asynchrone signifie que l’on attend aucune réponse immédiate lorsque l’on communique avec ses collègues. Chez 360Learning, cela implique souvent de taguer un.e collègue dans un commentaire Trello le matin, et de recevoir la réponse en fin de journée, le jour suivant ou au moment qui convient le mieux au destinataire. Pour d’autres entreprises, cela peut consister à envoyer un e-mail, taguer quelqu’un dans un document Google ou encore sur une plateforme de gestion de projet.

La communication asynchrone est l’opposé de la communication synchrone, c’est-à-dire en temps réel, via des appels Zoom (ou Skype, ou encore Google Hangout), des réunions en présentiel ou des conversations sur Google Chat par exemple. 

L’approche asynchrone consiste à se libérer de la croyance selon laquelle il n’est possible de travailler que si l’on peut échanger immédiatement avec ses collègues. Elle prône l’écrit comme étant le meilleur moyen de communiquer et implique que si une réunion s'impose, elle devra être mûrement réfléchie. Les salariés peuvent ainsi travailler au moment où cela leur convient le mieux. 

Le passage à la communication asynchrone permet, à terme, d’aider tout le monde à améliorer la qualité de son travail, ainsi que son bien-être. Ceci est particulièrement pertinent pour les entreprises dont les employés se situent sur plusieurs fuseaux horaires et qui doivent jongler entre les réunions prévues à des horaires inhabituels, ce qui empiète sur leur vie personnelle. Ce modèle repose sur la confiance. Pour que cette approche fonctionne, les responsables doivent être convaincus que leurs équipes sont en mesure d’être opérationnelles, même sans réunions et interactions en personne. Cette idée représente parfois un défi de taille pour les organisations, mais le jeu en vaut la chandelle.  

Comme Steve Glaveski l’écrit dans la Harvard Business Review, « [...] la communication asynchrone prédispose les individus à une meilleure prise de décision, car elle augmente le temps de réponse aux demandes. Lorsque vous êtes au téléphone ou en visio, vous devez prendre des décisions en temps réel, alors que si vous communiquez par e-mail, vous avez plus de temps pour réfléchir à votre réponse. »

Nous n’aurions pas dit mieux. Comme nous allons le voir ci-dessous, les avantages du travail asynchrone vont bien au-delà de l’amélioration de la prise de décision.

Pourquoi le travail asynchrone engendre-t-il de meilleurs résultats ?

Il existe trois raisons principales qui expliquent qu’une approche asynchrone est bénéfique pour la plupart des entreprises : elle permet de travailler de manière approfondie plus facilement, elle rend le travail plus équitable pour les employés (notamment grâce à un meilleur équilibre vie professionnelle/vie privée) et elle permet d’octroyer plus de temps à l’apprentissage. Penchons-nous maintenant sur ces différents points. 

L’approche asynchrone permet de travailler de manière plus approfondie

Chez 360Learning, notre philosophie est la suivante : les salariés qui passent d’une tâche à l’autre en très peu de temps n’ont pas la possibilité de réfléchir de manière approfondie. Un environnement asynchrone (et peu chargé en réunions) limite les interruptions et favorise une plus grande concentration. 

Si vous ne pensez pas que les distractions sur le lieu de travail peuvent représenter un problème de taille, jetez un oeil aux observations faites dans la Harvard Business Review : 

« En moyenne, un collaborateur est interrompu 50 à 60 fois par jour, et environ 80 % de ces interruptions ne sont pas réellement importantes. En conséquence, il passe peu de temps dans un état de flow, terme utilisé en psychologie positive pour désigner un état maximal de concentration. Pendant cet état, et selon une étude menée par McKinsey, il est possible d’être jusqu’à cinq fois plus productif. Les distractions constantes diminuent non seulement la productivité des employés, mais augmentent également leur stress. Selon l’American Institute of Stress, la perte de contrôle sur ses tâches est une des causes majeures du stress au travail ». 

Si vous n’êtes toujours pas convaincu que les réunions sont une distraction, une récente étude menée par la plateforme d’apprentissage en ligne Udemy vous le prouve : 

« Les dirigeants qui pensent que leurs employés sont pleinement impliqués durant les réunions se trompent lourdement. En effet, 60 % des personnes interrogées déclarent que les réunions sont aussi une source de distraction. À ce problème s’ajoute le fait que des interruptions et distractions peuvent également survenir lors de ces mêmes réunions ». 

Les employés qui sont particulièrement sujets aux distractions, et donc au stress, peuvent alors rester concentrés et maîtres de leur emploi du temps dans une approche asynchrone. Les projets complexes avancent plus facilement, le moral des troupes s’améliore et tout le monde en sort gagnant. Au final, le bien-être de l’employé comme la productivité de l’entreprise augmentent. 

Les avantages du travail asynchrone profitent d’autant plus à certains groupes d’employés : les jeunes parents qui travaillent par exemple. 

Le travail asynchrone est plus équitable

En plus de favoriser le temps de concentration, le travail asychrone offre aux employés un niveau de flexibilité sans précédent. Cette flexibilité est d’ailleurs essentielle à certains collaborateurs, comme les parents. Les mères qui travaillent ont été particulièrement touchées par le fait de devoir s’occuper de leurs enfants tout en restant professionnellement actives durant la pandémie de COVID-19. Nombreuses sont celles qui ont été forcées de démissionner lorsqu’elles se sont retrouvées sans mode de garde. Entre mai et juin 2020, une femme sur quatre a perdu son emploi en pleine pandémie, ce qui est un chiffre deux fois plus élevé que pour les hommes, selon une enquête publiée dans le Washington Post.

Aujourd’hui, même si la pandémie ralentit, les mères qui travaillent portent toujours le fardeau de jongler entre leur emploi et l’éducation de leurs enfants. Lorsque les employés passent leur journée entière au bureau, sans mode de garde possible, ce sont souvent les mères qui doivent faire un choix. Grâce aux travail à distance et asynchrone, c’est un autre monde des possibles qui s’offre à elles ! « Garantir des horaires de travail flexibles » a été identifié en mai 2022 par McKinsey comme un moyen d’alléger la charge des employés, plus particulièrement les mères célibataires, les femmes de couleur et les femmes dont le conjoint travaille également.

Si les mères ont la possibilité de récupérer leurs enfants à la crèche à 17h, de s’en occuper plutôt que de participer à une visioconférence, puis de répondre à leurs e-mails à partir de 20h, une fois les enfants couchés, leur équilibre vie professionnelle/vie personnelle serait plus simple à trouver, sans avoir à sacrifier leur vie de famille pour réussir leur carrière, et inversement.

Reshma Saujani, fondatrice de l’organisation Girls Who Code explique : « Nous avons l’opportunité, à l’époque de la Grande Démission, de repenser le monde du travail. Cela commence par les choses les plus simples, comme se questionner sur les horaires de bureau typiques, qui s’étendent de 9h à 18h, alors que l’école commence à 8h30 et termine à 16h30. Modifier les horaires de bureau pourrait vraiment changer la donne pour de nombreuses familles ». 

Le travail asynchrone et à distance va plus loin : il offre une flexibilité supplémentaire à tous les employés, et plus particulièrement aux mères qui travaillent. 

Il est essentiel d’envisager ce qui peut se passer pour les entreprises qui ne sont pas disposées à faire preuve de flexibilité : 

« Lorsque les mères qui travaillent quittent leur emploi, elles s’en vont avec leurs connaissances institutionnelles, ainsi que les compétences managériales qu’elles mettaient à disposition des nouveles recrues». 

Au bout du compte, les familles comme les employeurs sont perdants. 

Le travail asynchrone permet d’octroyer plus de temps à l’apprentissage

Si les employés sont en mesure de travailler de façon flexible et à leur rythme, cela libère un temps considérable pour l’apprentissage. En effet, une étude que nous avons menée récemment à mis en avant que le manque de temps était l’obstacle le plus important à la formation des employés : plus de la moitié des personnes interrogées aux États-Unis ont déclaré que si elles avaient la possibilité de suivre une formation sur leur temps de travail ou si leur manager allégeait leur charge, cela les motiverait davantage.

Lorsque les employés ont suffisamment de temps pour monter en compétences, ils sont d’autant plus motivés et impliqués, et cela permet aux entreprises d’avoir une longueur d’avance.

Maintenant que nous avons détaillé les bénéfices de l’approche asynchrone, voyons comment la mettre en pratique.  

6 étapes pour instaurer une culture asynchrone qui s’adapte à votre entreprise

Vous l’aurez compris, la méthode asynchrone offre de la flexibilité, une meilleure qualité de travail et permet d’améliorer l’équilibre vie professionnelle/vie privée. Cependant, sa mise en pratique n’est pas toujours aisée, surtout pour les organisations qui sont habituées aux modes traditionnels synchrones. Les employeurs doivent donc adopter cet état d’esprit et préparer le terrain pour cette nouvelle culture d’entreprise. Concrètement, voilà ce que cela signifie : 

1. Proposer des heures de travail flexibles

Finies les horaires rigides. Si les salariés peuvent accomplir leur travail par petits blocs, de 6h du matin à 20h, ou même entre 16h et 22h, cela ne doit pas poser de problème. Du moment qu’ils sont impliqués, le travail asynchrone doit leur permettre de travailler quand bon leur semble. 

2. Limiter le nombre de réunions

Pour que ce mode asynchrone puisse fonctionner, il est nécessaire de réduire le nombre de réunions. Les différents fuseaux horaires et distances physiques ne sont donc plus un obstacle à la communication. 

Cependant, nous en avons conscience, il est parfois nécessaire d’organiser une réunion : si vous avez besoin de résoudre un problème ou de parvenir à un consensus par le biais de rapides itérations. Pour ces réunions synchrones indispensables, n’oubliez pas de définir quelques règles de base : 

• Dans l’invitation, indiquez l’objectif de la réunion. 
• Assurez-vous que la réunion commence et se termine à l’heure. 
• Consignez par écrit les points principaux abordés pendant la réunion et refusez d’assister aux réunions qui ne suivent pas cette règle. 
• Prévoyez de raccourcir les réunions d’un tiers (ou plus !).

3. Opter pour la communication écrite

Dès que possible, encouragez les employés à faire usage de la communication écrite plutôt que verbale et appliquez cette règle aux processus d’entreprise. Assurez-vous que la communication est claire et succincte et employez des techniques comme la communication pyramidale. 

4. Mettre à disposition des outils adaptés 

Votre équipe doit avoir accès aux outils nécessaires pour communiquer de manière asychrone : des outils collaboratifs comme Google Docs, Figma ou Miro, des solutions d’enregistrement vidéo comme Loom, Iorad ou Claap, ainsi que des plateformes de gestion de projet comme Trello ou Asana facilitent grandement la mise en place d’une culture d’entreprise asynchrone et limitée en réunions.

5. Définir des périmètres clairs et un haut niveau de responsabilités 

Pour que le travail asynchrone et à distance prospère, chaque employé doit avoir une vision claire de ses missions ainsi qu’un véritable sens des responsabilités. Nombreux sont les échanges et les réunions qui peuvent être évités lorsque les rôles de chacun sont clairement définis. Chez 360Learning, nous utilisons le système OKR, mis à jour trimestriellement et partagé de manière transparente pour que tout le monde ait le même niveau d’informations.

6. Instaurer un environnement qui repose sur des métriques

Comment savoir si vous êtes performant dans les missions qui vous sont confiées ? Lorsque les objectifs et les résultats clés que vous avez définis, s’ils sont mesurés de façon adaptée, sont atteints. L’utilisation de métriques quantifiables, à la place d’indicateurs subjectifs, permet à tout le monde de rester sur la bonne voie, que ce soit au bureau ou à distance. 

7. Insister sur l’importance de la transparence et de la communication

Pas de commérages ni de réunions confidentielles. La communication, qu’elle soit ascendante ou descendante, doit se faire à l’écrit, mais également être transparente et régulière. Chez 360Learning, nous préférons faire usage d’outils de communication ouverts comme Trello plutôt que d’envoyer des e-mails. En plus de cela, nous organisons des réunions avec l’ensemble des salariés deux fois par mois au cours desquelles notre PDG et l’équipe dirigeante répondent aux questions posées de façon anonyme. 

Ce système fonctionne-t-il réellement pour tout le monde ? Quelques mises en garde :

Il existe une exception de taille à cette règle de la communication asynchrone et elle s’applique aux équipes chargées des relations client, comme l’équipe commerciale. Puisqu’elles travaillent fréquemment avec des personnes en dehors de l’organisation, il est particulièrement complexe pour elles de travailler de manière asynchrone, comme le font les équipes techniques, financières ou marketing. 

Il est important que les descriptifs de poste mentionnent clairement cette exception, ainsi que de bien l’expliquer aux nouveaux arrivants. Ceci étant dit, les équipes chargées de la relation client et travaillant au sein d’une entreprise qui suit un modèle asynchrone auront toujours moins de réunions et plus de flexibilité que les entreprises qui reposent sur le modèle traditionnel, puisque la plupart des missions internes peuvent suivre le modèle asynchrone. 

Voilà nos recommandations sur le travail asynchrone et la manière dont il fonctionne chez 360Learning. Un autre élément clé de notre culture d’entreprise “Your Life, Your Way” ? L’autonomie. 

Vous souhaitez mettre en place une culture de travail flexible ? Téléchargez notre mini-guide stratégique et découvrez comment surmonter les sept objections les plus courantes à la mise en place du travail flexible.