"Your Life, Your Way" : Guide pour créer une culture de travail flexible

Comment instaurer une culture d’entreprise avec un faible niveau d’autorité et un haut niveau de responsabilité ?

Depuis la pandémie de COVID-19, les attentes des employés ont évolué. Ils souhaitent pouvoir travailler de manière flexible et sont prêts à changer d’emploi lorsque ce n’est pas le cas. Notre rapport sur la Grande Démission a révélé que l’une des trois raisons principales qui poussent les employés Américains à partir est de ne plus avoir l’opportunité de télétravailler depuis la fin de la pandémie.

Si les employés demandent de la flexibilité, certaines organisations font quant à elles preuve de réticence car elles craignent que cela engendre une baisse de la productivité. Il y a d’ailleurs eu une augmentation de la surveillance sur le lieu de travail, notamment via des logiciels qui vérifient ce que font les employés afin de mesurer leur productivité. Bien qu’ils soient 80 % à déclarer être au moins aussi productifs lorsqu’ils travaillent à distance, de nombreuses entreprises hésitent encore à instaurer le travail flexible. 

Ce n’est pas le pire : les managers eux, se retrouvent coincés entre les attentes de l’équipe dirigeante et celles de leurs employés, et se sentent parfois démunis. Ils sont 74 % à déclarer qu’ils n’ont ni l’influence ni les ressources nécessaires pour opérer un changement, et 54 % à penser que l’équipe dirigeante est en décalage avec les employés et leurs revendications. 

La sonnette d’alarme étant tirée, tout dirigeant qui se respecte devrait en être conscient. Le suivi de la productivité est souvent mal vécu par les employés et place leurs managers dans une position délicate. Le temps est venu de remplacer le management descendant et de promouvoir l’autonomie pour améliorer la prise de décisions et permettre de meilleurs résultats, tout en augmentant la motivation et l’implication des employés. 

Chez 360Learning, nous accordons beaucoup d’importance à l’autonomie des collaborateurs. Dans ce chapitre, nous partageons notre stratégie sur le sujet : les règles de base que les responsables doivent définir pour favoriser le travail autonome dans un environnement à distance, les liens étroits entre autonomie et motivation, ou encore nos astuces pour octroyer de la liberté aux employés, tout en s’assurant que les priorités imposées par la direction sont respectées. 

Le suivi de la productivité est souvent mal vécu par les employés et place leurs managers dans une position délicate. Le temps est venu de remplacer le management descendant et de promouvoir plus d’autonomie sur le lieu de travail.

L’autonomie au travail, en quoi ça consiste ?

Le travail autonome correspond au degré de liberté et d’indépendance dont disposent les employés pour accomplir leurs tâches. Ils sont non seulement en mesure de décider quand et où travailler, mais ils ont également la possibilité de prendre des décisions pour contribuer à l’amélioration globale de leurs performances.

Comment s’assurer que tout le monde garde le cap ?

Tout responsable est alors en droit de se demander : mais comment cela fonctionne-t-il vraiment ? Comment s’assurer qu’en supprimant le management descendant, on ne prend pas le risque que les salariés n’en fassent qu’à leur tête et aient leur mot à dire sur tout ? »

Ces questions sont légitimes. Fort heureusement, il existe des moyens de s’assurer que les employés disposent de suffisamment de libertés pour s’épanouir, tout en respectant les priorités qui leurs sont données. Pour que le travail autonome fonctionne, il suffit de mettre en place trois piliers principaux : la transparence, la responsabilisation et l’impact.

Transparence 

La transparence consiste à tenir l’ensemble des employés informés. Les organisations doivent s’efforcer de communiquer les informations auprès de tous, pour que chacun puisse prendre les meilleures décisions possibles, dans l’intérêt de l’entreprise. 

Chez 360Learning, l’ensemble des communications sont consignées dans Trello. Nous évitons les e-mails, favorisons le travail asynchrone, prenons des notes écrites que nous rendons publiques une fois les réunions terminées. Nous organisons une réunion avec toute l’entreprise une ou deux fois par mois. Chaque trimestre, notre PDG et l’équipe dirigeante utilisent cette réunion pour répondre à toutes les questions qui ont été posées de façon anonyme. De la fourchette des salaires aux revues de performance, tout est écrit, communiqué et rendu public. 

Missions définies, faible niveau d’autorité et haut niveau de responsabilités 

Pour que le travail en autonomie fonctionne, chacun des employés doit avoir une bonne compréhension de ses missions et un sens des responsabilités élevé. Chez 360Learning, nous associons un haut niveau de responsabilités à un faible niveau d’autorité pour que tout le monde sache qui fait quoi et de quel projet chacun est responsable. Nos champs d’action sont très clairement définis.

Nous utilisons le système OKR, mis à jour chaque trimestre et partagé en toute transparence, pour que l’ensemble des employés restent sur la bonne voie. Ce niveau de responsabilisation permet aux individus de travailler en toute autonomie : nous sommes maîtres de nos réussites mais aussi de nos échecs. Puisque nous définissons nous-mêmes nos propres OKRs, il est nécessaire d’en avoir une bonne compréhension et de les consigner dans le cadre du processus d’onboarding des employés

Un cours pour apprendre à bien rédiger ses OKRs dans le cadre de notre processus d'intégration

3. Impact 

Une méthode claire permettant de mesurer l’impact est l’un des fondements les plus importants pour les organisations qui souhaitent mettre en place un environnement de travail autonome. C’est ce qui donne aux employés de la liberté, tout en s’assurant que les priorités données par la direction sont respectées. Chez 360Learning, les OKR sont basés sur des métriques quantifiables plutôt que sur des indicateurs subjectifs, ce qui permet à tout le monde de garder ses objectifs en tête, que ce soit au bureau ou à distance. 

Une fois les trois piliers fondamentaux établis, les organisations doivent également s’assurer que les collaborateurs savent se motiver de manière autonome. On vous en dit plus juste après 👇🏼 

Comment encourager les employés à rester motivés en télétravail ? 

En adoptant une culture qui prône l’autonomie, les organisations encouragent les employés à donner continuellement le meilleur d’eux-mêmes, où qu’ils soient. 

La motivation autonome, un concept qui s’inscrit dans le cadre de la théorie de l’autodétermination, développée en 1970 par les psychologues Richard Ryan et Edward Deci, est basée sur trois besoins psychologiques humains essentiels : l’autonomie, la filiation et l’aptitude. Selon Ryan et Deci, l’autonomie est le facteur le plus important de la motivation intrinsèque.  

Les motivations intrinsèques les plus communes de l’environnement professionnel incluent notamment : 

  • La formation personnelle
  • Le sentiment de satisfaction
  • Le sentiment de fierté
  • Le respect et la confiance
  • Le choix des projets professionnels 
  • Le sentiment d’appartenance à une équipe

Les piliers fondateurs de l’autonomie : transparence, définition des périmètres, faible niveau d’autorité, haut niveau de responsabilité et impact. Tout autant d’éléments qui aident à activer ces motivations intrinsèques. Quelles sont les approches pratiques à promouvoir dans votre organisation pour encourager ces motivations en télétravail ? Chez 360Learning, nous en avons six.

6 bonnes pratiques pour que vos salariés s’auto-motivent

  1. Encouragez la reconnaissance par les pairs. Le sentiment de reconnaissance incite les employés à chercher la performance, tout en se tenant au courant des changements dans leur domaine d’expertise. Les outils comme Lattice ou Mo permettent aux organisations de reconnaître publiquement les réussites de leurs employés, ce qui augmente leur motivation et leur implication. 
  2. Axez vos efforts sur le développement professionnel et les besoins de formation déclarés. Élaborez des parcours de formation clairement définis pour tout le monde. Assurez-vous que vous disposez d’un support suffisant pour aider les employés à atteindre leurs objectifs. Il est important que tous vos collaborateurs aient le sentiment que leurs besoins de formation sont pris en compte. Une approche démocratisée, par laquelle les apprenants contrôlent leur propre apprentissage est impérative pour maintenir leur motivation. Pour cela, vous avez besoin d’un outil de gestion des besoins de formation
  3. Laissez les employés définir leurs propres OKRs. Chez 360Learning, l’autonomie repose sur la capacité à définir ses propres objectifs et à décider par quel moyen les atteindre. Les coachs sont là pour mesurer les performances et proposer leur aide. Les mots d’ordre ? Décentralisation, démocratisation de la prise de décisions et maîtrise. Il est important de noter que cela fonctionne seulement si tout le monde est aligné sur la même stratégie globale. 
  4. Mettez à disposition des employés des options de travail flexible. Chez 360Learning, nous avons opté pour un environnement basé sur le distanciel. Cela signifie que tous nos processus sont adaptés à ce modèle. Nous fournissons également aux employés un budget mensuel qui peut être utilisé pour un abonnement à un espace de coworking par exemple. Les employés peuvent également travailler dans notre siège parisien de temps en temps. 
  5. Encouragez les employés à créer des rituels quotidiens. Il est important, surtout quand on travaille chez soi, de structurer sa journée. Invitez vos employés à instaurer des habitudes quotidiennes, comme se promener le matin ou faire une balade avec son chien le soir. Avec le temps, les rituels deviennent des automatismes, ils agissent comme des sas de décompression qui nous libèrent une part de charge mentale pour pouvoir se concentrer sur d’autres points qui nécessitent plus d’attention. 
  6. Aménagez du temps dédié à la concentration, le "deep work". Le passage au télétravail a entraîné une augmentation des réunions en ligne et ainsi, une fatigue liée à l’utilisation de Zoom. Chez 360Learning, nous favorisons la réduction des réunions plutôt que d’opter pour le travail asynchrone. Nous aménageons des temps de concentration qui permettent aux employés de réaliser leurs tâches et ainsi de générer un sentiment de satisfaction, ce qui est une motivation intrinsèque clé. 

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Les 7 principaux obstacles pour créer une culture d’entreprise flexible, et comment les surmonter

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