Leitfaden zur Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden – so erstellen Sie Ihren Aktionsplan

Moderne Unternehmen wissen um den Wert hochqualifizierter Fachkräfte. Sie wissen auch, dass es sich mit den Kompetenzen der Mitarbeitenden genauso verhält wie mit dem allgemeinen Unternehmenswachstum: Wer sich nicht weiterentwickelt, fällt zurück.

Aus diesem Grund brauchen Sie einen Personalentwicklungsplan, der sicherstellt, dass Ihre Teammitglieder nicht nur heute ihre Aufgaben hervorragend erfüllen, sondern auch für künftige Herausforderungen gewappnet sind.

Ein effektives Programm zur Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeitenden geht weit über ein paar vereinzelte Schulungen hinaus. Dazu bedarf es eines durchdachten, sorgfältig entworfenen Plans, der sowohl mit den Unternehmenszielen als auch mit der individuellen Mitarbeiterentwicklung im Einklang steht.

In diesem Leitfaden erfahren Sie,

• warum die Skills Ihrer Mitarbeitenden von derartiger Bedeutung sind,
• in welche Kompetenzbereiche Sie investieren sollten und
• wie Sie den perfekten Aktionsplan erstellen.

Darüber hinaus sehen wir uns an, wie sich die Arbeitsweise dank moderner Technologien wesentlich einfacher und effektiver gestalten lässt.

Ganz gleich, ob Sie von Grund auf neu beginnen oder einen bestehenden Ansatz optimieren möchten – setzen Sie Ihr Vorhaben in die Tat um und führen Sie mit Ihrem Kompetenztraining echte Veränderungen herbei.

Warum ist die Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeitenden so wichtig?

Jede Branche unterliegt einem ständigen Wandel. In unserer heutigen Zeit hinken die meisten Unternehmen jedoch dem technologischen Fortschritt hinterher.

Um sich Ihre Wettbewerbsfähigkeit, Effizienz und Rentabilität zu erhalten, müssen Sie allerdings am Ball bleiben und die Neuerungen zu Ihrem Vorteil nutzen. 

Die Kompetenzorientierung bei der Mitarbeiterschulung bringt zahlreiche Vorzüge mit sich:

• Die Mitarbeiter:innen sind engagierter und erbringen höhere Leistungen. 93 % der CEOs sind davon überzeugt, dass Upskilling-Programme die Produktivität steigern.
• Die Mitarbeiterbindung steigt erheblich. Die Wahrscheinlichkeit, Spitzenkräfte zu halten steigt in Unternehmen mit skill-basiertem Lernansatz um 98 %.
• Ihre Mitarbeitenden sind für künftige Anstellungen höher qualifiziert, was sich extrem positiv auf Ihren Ruf als Arbeitgeber auswirken kann. Dies wiederum erhöht Ihre Attraktivität für neue Talente. 
• Das gesamte Unternehmen wird anpassungsfähiger, womit wir wieder beim ursprünglichen Thema des Artikels wären. Aus einer Studie von Gartner ging hervor, dass 58 % der Arbeitnehmer:innen neue Kompetenzen erwerben müssen, allein um ihre derzeitigen Aufgaben weiterhin erfüllen zu können. 
• Alle teilen dasselbe Verständnis der Ideen und Skills, die das Unternehmen ausmachen. Auf diese Weise können sich die Teammitglieder besser aufeinander einstellen – ein wichtiger Aspekt für den Onboarding-Prozess.

Mitarbeiterschulung und betriebliche Weiterbildung sind fast immer eine gute Idee. Und für die große Mehrheit an Unternehmen ist es sinnvoll, dabei ein besonderes Augenmerk auf die Entwicklung von Mitarbeiter-Skills zu richten.

Welche Skills gilt es zu entwickeln?

Viele Menschen verstehen unter beruflichen Kompetenzen ausschließlich jene Fertigkeiten, die es zur Ausübung eines bestimmten Jobs braucht. Also, wie man einen Gabelstapler fährt, eine Codezeile schreibt oder ein Omelett zubereitet.

Doch es gibt so viele Skills zu berücksichtigen, die möglicherweise verbesserungswürdig sind.

• Technische Kompetenzen: Bei diesen auch als „Hard Skills“ bezeichneten Kenntnissen handelt es sich um die spezifischen Fähigkeiten, die es zur Ausübung einer bestimmten Funktion braucht.
• Soft Skills: Hierzu zählen soziale Kompetenzen wie emotionale Intelligenz, Verhandlungsgeschick, Problemlösekompetenz, Kommunikations- und Kritikfähigkeit. Auch wenn sich Soft Skills mitunter schwerer definieren bzw. messen lassen als Hard Skills, sind sie doch nicht minder wichtig.
• Übertragbare Skills: Übertragbare Skills können sowohl Hard- als auch Soft Skills umfassen. Dabei handelt es sich um Kompetenzen, die sich auf verschiedene Tätigkeiten anwenden lassen. Da sie die Einsatzmöglichkeiten von Arbeitnehmer:innen in künftigen Positionen erhöhen, spielen sie eine Schlüsselrolle bei der beruflichen Weiterentwicklung.
• Firmeneigene Kompetenzen: Hierbei handelt es sich um spezifische Kenntnisse, die Ihrem Unternehmen eigen sind, und die Ihre Mitarbeitenden für ihren beruflichen Erfolg benötigen.

Warum sollten Sie in die Förderung der Kompetenzentwicklung investieren?

Die Unternehmenslandschaft wandelt sich ununterbrochen. So können Kompetenzen, die Sie noch vor zwei Jahren benötigten, heute schon wieder komplett überholt sein. Genau aus diesem Grund sind Weiterbildung und Umschulung so wichtig für ein zukunftsfähiges Unternehmensmodell.

Zu den wichtigsten Impulsgebern für die Entwicklung von Kompetenzen zählen:

• Technische Fortschritte und die Entwicklung neuer Software oder Tools in Ihrer Branche
• Änderungen der gesetzlichen Vorschriften bzw. der Compliance-Bedingungen auf sektoraler, nationaler oder internationaler Ebene
• Veränderte Verbrauchererwartungen und Geschäftspraktiken 
• Kulturelle Umbrüche und die zunehmende Bedeutung von Sensibilisierungs- und DEI-Schulungen sowie hybride Arbeitsumgebungen und sich wandelnde berufliche Standards.

All diese Faktoren können sich direkt auf Ihre Rentabilität und Zukunftsfähigkeit auswirken. Fehlen die nötigen Skills, um mit den genannten Veränderungen Schritt zu halten, dauert es höchstwahrscheinlich nicht lange bis Sie den Anschluss verlieren.

So erstellen Sie einen Aktionsplan zur Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeitenden

Im Folgenden finden Sie acht grundlegende Schritte bzw. Faktoren, die es bei der Erstellung Ihres Mitarbeiterentwicklungsplans zu beachten gilt.

1. Ermitteln Sie die Skills, die in Ihrem Unternehmen nicht fehlen dürfen

Die Versuchung ist groß, direkt eine umfassende Liste mit jeglichen nützlichen Skills zu erstellen – beschränken Sie sich dennoch zunächst nur auf das Wichtigste: die Kompetenzen, ohne die Ihr Unternehmen nicht läuft.

Orientieren Sie sich bei der Priorisierung der Skills an Ihren derzeitigen Tätigkeitsfeldern und den Wachstumsplänen des Unternehmens.

Notieren Sie alle Kompetenzen und ordnen Sie sie den verschiedenen Funktionen zu. Geben Sie auch an, welches Niveau in jeder Position und auf jeder Ebene erreicht werden muss.

Dieser Prozess wird auch als Analyse des Schulungsbedarfs bezeichnet. Daraus ergibt sich schließlich eine Übersicht, die sogenannte Kompetenz- oder Qualifikationsmatrix.

Ziel des Ganzen ist es, am Ende einen umfassenden, auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Kompetenzkatalog vorliegen zu haben. Dieser kann sowohl Skills enthalten, die bereits vorhanden sind, als auch jene, die erst noch erworben werden müssen.

Erfahren Sie mehr darüber, was eine Kompetenzmatrix ist und wozu Ihr Unternehmen sie braucht.

2. Analysieren Sie Markttrends und neu aufkommende Skills

Berücksichtigen Sie bei der Erstellung Ihres Kompetenzkatalogs die branchenweiten Schwerpunkte. Schließlich möchten Sie nicht nur auf Ihren aktuellen Lernbedarf eingehen, sondern Ihr Unternehmen darüber hinaus auch für die Zukunft wappnen.

Dazu gilt es, sorgfältige Beobachtungen anzustellen – von den Entwicklungen in der Branche über technische Innovationen bis hin zum Verbraucherverhalten und dem Angebot der direkten und indirekten Konkurrenz. Auch hier kann sich das Sammeln von Daten als hilfreich erweisen.

Suchen Sie gezielt nach
- Vergleichswerten,
- individuellen Leistungsanalysen und
- allgemeineren Branchendaten,
um sowohl bestehende als auch künftige Skill-Gaps zu erkennen.

Behalten Sie parallel die Entwicklung neuer (Hard- und Soft-) Skills im Auge, denen in der Zukunft eine hohe Bedeutung zukommen könnte. Aktuelle Beispiele hierfür sind digitale Kompetenzen wie die Nutzung von KI-Tools und Prompt Engineering.

3. Ermitteln Sie bestehende Kompetenzen & Skill-Gaps

Sobald Sie wissen, wo es hingehen soll, wird es Zeit zu schauen, von wo aus Sie starten. Inwieweit ist das Unternehmen bereits auf dem Weg zum angestrebten Ziel?

Diese Einschätzung kann sich als schwierig und zeitaufwändig erweisen. Und doch führt zur Ermittlung von Skill-Gaps und für den Entwurf einer erfolgreichen Mitarbeiterschulung kein Weg daran vorbei.

Zur Erstellung solcher Kompetenzmodelle werden Umfragen an alle Mitarbeiter:innen und ihre Vorgesetzten gesendet, in denen sie ihr eigenes Kompetenzniveau sowie das ihrer Teammitglieder bewerten.

Zweifellos eine subjektive Angelegenheit, bei der es auf Fingerspitzengefühl ankommt. Schließlich geht es nicht darum, durch die Bewertung von anderen Menschen einzelne Mitarbeitende bloßzustellen, sondern vielmehr um die Ermittlung der größten Schwachstellen auf Unternehmensebene.

An diesem Punkt sollten Sie bereits eine recht klare Vorstellung Ihres Lernbedarfs haben.

4. Erstellen Sie personalisierte Schulungspläne

Entwicklungsmaßnahmen sollten stets auf den individuellen Bedarf der Arbeitnehmer:innen zugeschnitten sein. Zumindest sollte ein Schulungsprogramm immer die jeweilige Funktion, die Betriebszugehörigkeit und die bestehenden Skill-Gaps der einzelnen Mitarbeitenden berücksichtigen.

So sollten Neuankömmlinge zunächst das Einmaleins der Produkte und Unternehmenskultur erlernen, während langjährige Mitarbeitende sich möglicherweise auf ihre Führungskompetenzen konzentrieren oder einen bevorstehenden Jobwechsel vorbereiten.

Natürlich bedeutet das viel Arbeit für Personalentwickler:innen. Doch Ihr Schulungskonzept muss nicht für jede Person neu ausgearbeitet werden.

Stellen Sie ganz einfach sicher, dass Ihre Lernenden stets die für sie geeigneten Weiterbildungsangebote auswählen können. Ideal hierfür sind modulare Kurse mit einer Mischung aus Pflichtveranstaltungen und Selbstlernangeboten.

Und auch wenn es naheliegend erscheint, noch einmal der wichtige Hinweis: Suchen Sie das Mitarbeitergespräch. Fragen Sie Ihre Angestellten nach ihren eigenen Stärken und danach, welche Skills sie gerne vertiefen würden, um ihre aktuelle Funktion erfüllen zu können und ihren künftigen beruflichen Erfolg zu sichern.

Eine transparente Kommunikation und erhöhtes Mitarbeiterengagement wirken einem möglichen Veränderungswiderstand entgegen. Darüber hinaus erhöht die Einbindung der Mitarbeitenden in die Planung ihrer betrieblichen Weiterbildungen nicht nur die Motivation, sondern auch die Loyalität für ein starkes Unternehmen.

5. Gehen Sie auf die unterschiedlichen Lernstile ein

Ein universelles Top-down-Management ist die beste Methode, um Ihre Angestellten am Kompetenzerwerb zu hindern! Jeder Mensch lernt anders. Berücksichtigen Sie dies in Ihrem Aktionsplan.

Zu einem guten skill-basierten Schulungsprogramm zählen:

• Eine Mischung aus verschiedenen Schulungsmethoden: Kompetenzen lassen sich über verschiedene Kanäle vermitteln, darunter Online-Schulungen, Präsenzveranstaltungen, Videos, Podcasts, Quiz und Gamification-Elemente, um das Interesse der Lernenden aufrecht zu erhalten.
• Kollaborative Elemente: Lassen Sie Ihre Mitarbeitenden voneinander lernen und ihre Erfolge miteinander teilen. Ein wenig freundschaftlicher Wettbewerb verleiht dem Ganzen etwas Würze.
• Simulationen und Rollenspiele: Für manche Menschen geht einfach nichts über praktische Anwendung. Bieten Sie Ihren Lernenden die Gelegenheit, ihre Skills in einer wohlwollenden, zwanglosen Umgebung zu erproben.
• Regelmäßige Auffrischungen: Nicht jeder Mensch behält jede Lektion gleichermaßen im Gedächtnis. Frischen Sie das Gelernte daher regelmäßig auf – am besten häppchenweise, damit Ihre Lernenden es nicht als Belastung empfinden.

Prinzipiell gilt: Die Mischung macht's. Schließlich wollen Sie Ihre Lernenden unter keinen Umständen langweilen oder ermüden.

6. Setzen Sie auf leistungsstarke Tools

Die Bereitstellung von Schulungsprogrammen in großem Umfang ist harte Arbeit und kann sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Moderne Tools können L&D-Manager:innen jedoch einen Großteil der mühsamen Aufgaben abnehmen.

Mithilfe von Learning Management Systemen (LMS) lässt sich heute so gut wie alles automatisieren – von der Kursgestaltung über Erinnerungen und höfliche Aufforderungen bis hin zur Erstellung von Übersichten und Analysen.

Diese Tools versorgen Ihre Lernenden mit flexiblen und personalisierten Inhalten, sodass sie jederzeit für sie relevante Kompetenzen in ihrem eigenen Tempo erwerben können.

Ohne eine zuverlässige LMS-Plattform ist ein solches Maß an individueller, personalisierter Kompetenzentwicklung schlichtweg nicht möglich. Mit einem solchen Tool an Ihrer Seite wird die Erstellung erstklassiger Schulungsprogramme jedoch zum Kinderspiel. Ihre Teams werden es lieben!

7. Fördern Sie selbstgesteuertes Lernen und persönliche Weiterbildung

Lassen Sie Ihre Mitarbeiter:innen neben dem herkömmlichen Schulungsprogramm ihre Fortschritte mithilfe von selbstgesteuertem Lernen selbst in die Hand nehmen. Zwar bringen nicht alle die erforderliche Motivation dafür mit, doch sollten Sie jene, die es tun, unbedingt darin bestärken und ihnen die entsprechende Anerkennung entgegenbringen.

Hierzu bieten sich verschiedene Möglichkeiten an:

• Digitale Kurssammlungen, auf die die Lernenden jederzeit zugreifen können,
• Mentoring-Programme, die entweder externe Expert:innen oder erfahrene Teammitglieder (Nicht-Manager) involvieren,
• Einzel-Coachings für Angestellte mit speziellen Karrierezielen,
• Zertifizierungen und Initiativen zur beruflichen Weiterentwicklung, die für die aktuellen Tätigkeiten der Lernenden nicht unbedingt erforderlich sind,
• Präsentationen und Wissensvermittlung durch Spitzentalente innerhalb des Unternehmens zur Weiterqualifizierung ihrer Kolleg:innen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Führungskräfte Mitarbeiter:innen anerkennen, die sich für ihre persönliche und berufliche Weiterentwicklung engagieren. Machen Sie diese Anerkennung zu einem zentralen Unternehmenswert.

8. Sammeln Sie Feedback und passen Sie Ihre Strategie entsprechend an

Regelmäßiges Feedback der Mitarbeitenden im Rahmen von Gesprächen oder Zufriedenheitsumfragen ist die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit und mehr Flexibilität. Anhand dieses Feedbacks lassen sich Ihre skill-basierten Mitarbeiterentwicklungspläne auf den tatsächlichen Bedarf Ihrer Angestellten abstimmen.

Mithilfe eines kollaborativen Ansatzes lässt sich Ihr Skill-Management flexibler gestalten. Auf diese Weise steht Ihr Handeln stets im Einklang mit den individuellen Ambitionen Ihrer Belegschaft und auch Sie selbst gelangen schneller ans Ziel.

Tatsächlich kann Kompetenzentwicklung nur dann gelingen, wenn die Mitarbeitenden selbst Freude an ihrem Schulungsplan haben und daran wachsen. Sorgen Sie also dafür, dass sie sich eingebunden fühlen, und verleihen Sie ihnen ein gewisses Mitspracherecht.

Technologie als Hilfsmittel zur Kompetenzentwicklung

Kompetenzerwerb und -management sind keine leichte Aufgabe – insbesondere, wenn Ihr Unternehmen wächst und viele verschiedene Tätigkeiten und Erfahrungsniveaus umfasst. Glücklicherweise stehen Ihnen innovative technische Hilfsmittel zur Koordination und Mitverfolgung der Schulung und Weiterqualifizierung Ihrer Mitarbeitenden zur Verfügung.

Automatisieren Sie so viele Prozesse wie möglich

Die Nutzung von Online-Lernplattformen und digitalen Tools macht es Ihren Mitarbeiter:innen wesentlich einfacher, auf Schulungen zuzugreifen. Dank solcher Hilfsmittel lässt sich Ihr Skill-Management zentralisieren und mit anderen grundlegenden Unternehmenstools von Drittanbietern wie Zoom, Salesforce, Google Drive, Google Analytics usw. verknüpfen.

So können Sie beispielsweise die Verwaltung von Entwicklungsplänen automatisieren, neue Kurse in Minutenschnelle erstellen und asynchrone Umfragen versenden, um relevantes Feedback von den Teilnehmer:innen zu sammeln.

Gehen Sie mit KI noch einen Schritt weiter

Künstliche Intelligenz (KI) ist ein leistungsstarkes Hilfsmittel, das Sie bei der Verwaltung Ihrer Skills und Schulungen unterstützen kann. Mittlerweile zählt KI zu den wichtigsten Features von Top-LMS-Tools wie 360Learning. Mithilfe von KI-gestützten Plattformen lassen sich hochrelevante, auf den Bedarf der Lernenden zugeschnittene Kurse erstellen, Schulungsmaterial blitzschnell formatieren, Umfragen versenden und sogar Videos aufzeichnen.

Und das Beste: KI erledigt langwierige, sich wiederholende L&D-Aufgaben quasi mit einem Klick. So können Sie Ihre knapp bemessene Zeit in wichtigere Aspekte Ihres Jobs investieren.

Verfolgen Sie die Effizienz Ihrer Schulungsprogramme kontinuierlich mit

Die Mitverfolgung der Kursabschlussquoten, Leistung und Zufriedenheit mit Ihren Schulungsprogrammen kann sich ebenfalls als schwierig erweisen. Doch auch wenn diese Aufgaben zeitaufwändig sind, müssen Sie die Kompetenzentwicklung, das Engagement Ihrer Mitarbeitenden und den ROI systematisch messen. Denn dieses regelmäßige Monitoring liefert handfeste Daten, anhand derer sich Ihre Programme an den tatsächlichen Lernbedarf anpassen lassen.

Glücklicherweise können Sie auch hier auf gute Tools setzen, die den Großteil der mühsamen Arbeit übernehmen. Die besten L&D-Tools überwachen KPIs, verfolgen den Kompetenzerwerb sowohl auf individueller als auch auf Teamebene mit und holen automatisch das Feedback der Mitarbeitenden ein.

Die Analyse Ihrer Programme mag oft technisch und komplex erscheinen – doch das muss sie heute wirklich nicht mehr sein.

Holen Sie sich die richtigen Tools zur effizienten Kompetenzentwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen

Die beiden wichtigsten Informationen, die Sie aus diesem Artikel mitnehmen sollten, sind folgende:

• Durch die Weiterentwicklung der Mitarbeiterkompetenzen können Sie sich auf dem heutigen Arbeitsmarkt hervorheben und einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Wir verfügen über Tools, mit denen sich die Entwicklung großartiger Programme zur Mitarbeiterweiterbildung zielführender und effizienter gestalten lässt.

Kompetenzen werden also in Zukunft eine Schlüsselrolle in der modernen Arbeitswelt spielen.

Was zählt, sind vor allem
- ein besseres Verständnis der Veränderungsimpulse,
- die frühzeitige Erkennung des künftigen Bedarfs,
- die Schaffung einer Kultur des kontinuierlichen Lernens,
- der Einsatz neuer Technologien und
- die Einbeziehung Ihrer Belegschaft.

Das ist eine ganze Menge – selbst für talentierte und erfahrene Schulungsverantwortliche. Also holen Sie sich Unterstützung!

360Learning bietet eine innovative, effiziente und benutzerfreundliche Lösung für die individuelle Kompetenzentwicklung von Arbeitnehmer:innen. Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen oder eine personalisierte Produktdemo.