So schließen Sie den Skill-Gap: In 7 Schritten zu einem erfolgreichen Schulungsplan

Kein Zweifel: Klaffende Qualifikationslücken stellen Personalentwickler:innen weltweit vor eine Herausforderung. 

Und das hat globale Auswirkungen: Prognosen zufolge wird es bis 2030 auf den weltweiten Märkten enorme Skill-Gaps geben, die zu einem potenziellen Umsatzverlust von 8,5 Billionen US-Dollar führen könnten. Das Problem ist real. Um Kompetenzlücken zu schließen, hat das Reskilling der Belegschaft jetzt für 64 % der L&D-Expert:innen oberste Priorität.

Statistiken wie diese zeigen: Im vergangenen Jahrzehnt wurde es in vielen Unternehmen versäumt, die nötigen Kompetenzen der einzelnen Mitarbeitenden in den Organisationen aufzubauen.

Was tun? Die Zeit zurückdrehen können Sie nicht. Stattdessen können Sie aus der Vergangenheit lernen und heute bei der internen Weiterbildung auf kollaboratives Lernen setzen und gut durchdachte Schulungspläne erstellen.

In diesem Artikel betrachten wir Schulungspläne durch die Brille des Collaborative Learning, zeigen die konkreten Vorteile von Schulungsmaßnahmen für Organisationen auf und beschreiben die sieben Schritte hin zu einem erfolgreichen Schulungsplan.

Aber was genau versteht man unter einem einem sogenannten Training Plan?

Was macht einen guten Schulungsplan aus?

Ein Mitarbeiterschulungsplan, auch Mitarbeiterentwicklungsplan genannt, beschreibt den Weg, den die einzelnen Mitarbeitenden gehen müssen, um neue Kompetenzen aufzubauen und ihre Karriere innerhalb des Unternehmens voranzutreiben.

Individuelle Mitarbeiterschulungspläne berücksichtigen üblicherweise die kurz- und langfristigen Ziele der einzelnen Mitarbeitenden. Diese können von einer Zertifizierung neuer Skills (wie beispielsweise im Bereich Excel, Google Analytics, oder auch bestimmte Soft Skills) bis hin zu einer Beförderung reichen. Ein solcher Plan zur beruflichen Weiterentwicklung umfasst darüber hinaus Kennzahlen, um den Fortschritt hin zu den Entwicklungszielen zu messen, einen zeitlichen Rahmen mit Meilensteinen und einen Fahrplan zur Mitverfolgung der Entwicklung.

Ein durchdachtes Schulungsprogramm gibt den Schulungsteilnehmern eine klare Richtung vor, indem es Karriereziele und Möglichkeiten zur Höherqualifizierung aufzeigt.

Zu den gängigen Arten von Schulungsplänen für Mitarbeitende zählen:

• Der leistungsbasierte Schulungsplan: Konzentriert sich auf die individuelle Leistung einer Person, um ihre Skills und Kompetenzen zu verbessern und ihr den Aufstieg innerhalb des Unternehmens zu ermöglichen.
• Der zielbasierte Schulungsplan: Konzentriert sich auf die Karriereziele der Mitarbeitenden und soll die für eine berufliche Weiterentwicklung benötigten Skills und Kompetenzen vermitteln.
• Der nachfolgebasierte Schulungsplan: Dient der Nachfolgeplanung, um den Mitarbeitenden, die innerhalb des Unternehmens eine Führungsposition einnehmen könnten, Führungsqualitäten zu vermitteln.
• Der kompetenzbasierte Schulungsplan: Hilft den Mitarbeitenden, neue Skills zu erlernen, die den Qualifikationsanforderungen ihrer aktuellen Position entsprechen oder das Know how, das für einen neuen Tätigkeitsbereich benötigt wird. 

Bislang haben viele Unternehmen ihre Mitarbeiterschulungspläne anhand einer Reihe von Verpflichtungen oder Zielen in Zusammenhang mit einer bestimmten Stellenbeschreibung oder dazugehörigen Qualifikationsmatrix erstellt. Um allerdings mit dem aktuellen Fachkräftemangel zurechtzukommen, wechseln immer mehr Unternehmen in Deutschland von einem funktions- zu einem skill-basierten Modell. 

Wenn Sie sich bei der Erstellung Ihrer Schulungspläne auf die gefragtesten Kompetenzen konzentrieren und nicht nur allgemeine, aufgabenbasierte Schulungen abhalten, ist das ein effektiver Weg, um die Mitarbeitenden mit den Tools und Kenntnissen auszustatten, die sie für Erfolge in ihrem Job benötigen.

Dies wirkt sich wiederum positiv auf das Unternehmen aus. Um das zu erreichen, müssen L&D-Manager:innen und Organisationen die Art und Weise verändern, wie sie in ihre Talente investieren und die Mitarbeitenden dabei unterstützen, neue Kompetenzen aufzubauen.

Wie können Sie das skill-basierte Lernen in einfachen Schritten einführen? Lesen Sie unseren Mini-Guide. ⤵️

So kommen Schulungspläne Ihrem Unternehmen zugute

Die Einführung von Schulungsplänen bietet zahlreiche Vorteile für die Personalentwicklung: Sie ziehen unverbrauchte Talente an, fördern das Erreichen der Unternehmensziele und steigern die Rentabilität. 

Sehen wir uns die vier größten Vorteile für Organisationen mit Schulungsplänen gegenüber Unternehmen ohne solche Pläne an:

• Sie ziehen Spitzentalente an: Wenn ein Unternehmen Schulungspläne erstellt, zeigt das seine Bereitschaft, in die berufliche Weiterentwicklung der Mitarbeiter:innen zu investieren. Das macht das Unternehmen attraktiver für potenzielle Bewerber:innen – insbesondere für jene, die sich weiterentwickeln und ihre Karriere vorantreiben möchten.
• Sie motivieren die Mitarbeitenden: Die Einführung eines Schulungsplans kann die Zufriedenheit und das Selbstvertrauen der Mitarbeiter:innen verbessern, z. B. durch personalisierte und gezielte Upskilling-Möglichkeiten, die ihr Vertrauen in ihre berufliche Leistungsfähigkeit stärken.
• Sie steigern die Leistungen der Mitarbeiter:innen: Wenn Sie Ihre Mitarbeiter:innen unterstützen, ihre Skills zu verbessern und Entwicklungsmöglichkeiten zu nutzen, kann ihnen das helfen, in ihrer aktuellen Position erfolgreich zu sein und sie auf künftige Positionen vorbereiten – was schließlich zu einer verbesserten Leistung führt. 
• Sie erhöhen die Mitarbeiterbindung: Ein Training Plan ist ein klares Signal, dass eine Organisation Möglichkeiten für berufliche Weiterentwicklung bietet und dass Mitarbeiter:innen neue Kompetenzen erlernen können, ohne das Unternehmen zu wechseln.

7 Schritte zur Erstellung eines erfolgreichen Schulungsplans

1. Standardisieren Sie die Struktur Ihres Schulungsplans

Um zu zeigen, wie Schulungspläne üblicherweise aussehen, stellen wir Ihnen nun ein Beispiel für den Aufbau Ihres Plans vor. Bestimmen Sie zunächst die Ziele der Mitarbeiter:innen:

• Beschreiben Sie die Karriereziele der Mitarbeiter:innen.
• Ermitteln Sie drei langfristige berufliche Ziele.
• Ermitteln Sie drei kurzfristige berufliche Ziele.
• Bestimmen Sie zwei bis drei Maßnahmen, einschließlich Hilfsmitteln und Fristen, die den Mitarbeiter:innen helfen, diese Ziele zu erreichen.

Danach ermitteln Sie jene Aufgaben ihrer aktuellen Position, die ihre langfristigen Ziele unterstützen, und beschreiben die notwendigen Maßnahmen, damit sie mehr von diesen Aufgaben bekommen. Bei den Aufgaben, die nicht zu den langfristigen Zielen beitragen, sollte der Plan erläutern, wie die Mitarbeiter:innen diesen weniger Zeit widmen oder sie überhaupt abgeben können. 

Anschließend sollten ihre Mitarbeiter:innen alle weiteren Kompetenzen, Kenntnisse oder Erfahrungen notieren, für die sie sich interessieren, um ihre Leistungen in der aktuellen oder einer zukünftigen Position zu verbessern. Darüber hinaus ist es wichtig, die Fortschritte regelmäßig zu kontrollieren. Darauf werden wir im Folgenden gleich näher eingehen. 

Auf der Suche nach mehr Inspiration für die Strukturierung Ihrer Schulungspläne? Schauen Sie sich diese Schulungsplan Vorlage und Checklisten für Mitarbeiterschulungen an.

2. Analysieren Sie Qualifikationslücken

Damit Sie sich bei Ihren Upskilling-Initiativen und der Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter:innen auf die richtigen Kompetenzen konzentrieren, sollten Sie bestehende Qualifikationslücken analysieren.

Dadurch können Sie erkennen, über welche Skills Ihre Mitarbeiter:innen derzeit verfügen und welche sie benötigen, um in ihren Positionen die beste Leistung zu erbringen. Die Analyse der Qualifikationslücken ist besonders für schnell wachsende Organisationen von großem Wert: So lassen sich Schulungslösungen effektiv in größerem Umfang zur Verfügung stellen und Sie müssen nicht mit allen Mitarbeiter:innen einzeln über ihre Kompetenzen sprechen.

Wenn Sie hierfür eine Plattform für kollaboratives Lernen mit Bottom-up-Ansatz wie 360Learning nutzen, können Ihre Mitarbeiter:innen mit dem Learning Needs Tool genau die Skills anfragen und mit Upvotes unterstützen, die sie tatsächlich erlernen möchten. So können Sie Ihre Upskilling- und Reskillingpläne wirksam umsetzen, da Sie genau wissen, auf welche Kompetenzen Sie sich konzentrieren sollen.  

Ersatzweise können Sie auch Mitarbeiterbefragungen oder umfassende Leistungsbewertungen nutzen, um den aktuellen Kenntnisstand Ihrer Belegschaft zu beurteilen und Branchentrends, neue Technologien sowie Wettbewerbsanalysen im zu Auge behalten. 

3. Befragen Sie Mitarbeiter:innen, was berufliche Weiterentwicklung für sie bedeutet

Ein wesentlicher Punkt bei Schulungsplänen ist die individuelle Anpassung an jede und jeden.

Die Mitarbeiter:innen sollten unbedingt von Beginn an in den Prozess eingebunden werden, da die Karriereziele Ihrer Angestellten unterschiedlich sein können. Während manche in ihrer aktuellen Funktion erfolgreich sein möchten, streben andere nach einer Führungsposition.

Bei der Betrachtung von Entwicklungsmöglichkeiten ist es wichtig, ihre Karrierewünsche vor dem Hintergrund ihres persönlichen Lebens zu sehen: Während sich ein neuer Mitarbeiter möglicherweise erst über seinen beruflichen Werdegang klar werden muss, strebt eine erfahrene Mitarbeiterin bereits ihre nächste Beförderung an. Der Entwicklungsbedarf Ihrer einzelnen Mitarbeiter:innen kann also sehr unterschiedlich ausfallen! 

Sprechen Sie mit den einzelnen Mitarbeiter:innen darüber, wie sie sich ihre berufliche Laufbahn in den nächsten 6 bis 24 Monaten vorstellen. 

4. Stimmen Sie L&D-Initiativen auf die Unternehmensziele ab

Um erfolgreiche Schulungspläne zu erstellen und umzusetzen, ist es wichtig, die übergeordneten Ziele und Vorgaben Ihres Unternehmens im Blick zu behalten.

Folgende Punkte sollten L&D-Teams und Talentmanager:innen nicht vergessen:

• Ermitteln Sie die wichtigsten Geschäftsziele Ihrer Organisation. Sie können dabei mit der Vorstandsebene oder anderen Interessenvertreter:innen zusammenarbeiten.
• Die Ziele sollten nach der SMART-Methode gesetzt werden und Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant sowie Terminiert sein.
• Ermitteln Sie die Auswirkungen auf das Unternehmen und prüfen Sie, ob das Schließen von Qualifikationslücken zum Erreichen übergeordneter Unternehmensziele beiträgt. 

Analysieren und vergleichen Sie die Ergebnisse der Lernenden mit den Veränderungen der Arbeitsleistung, um die Auswirkungen der Schulungspläne auf das Unternehmen nachzuweisen. So kann z. B. eine effektive Vertriebsschulung, welche die Leistung des Verkaufsteams sichtbar verbessert, kurz darauf zu einer Steigerung des Unternehmensumsatzes führen.

Damit Sie sich die Zustimmung Ihrer Vorgesetzten zu Ihrer L&D-Strategie sichern können, gibt es verschiedene datenbasierte Modelle, die Ihnen bei der Berechnung des ROI Ihrer Schulungen helfen. Wenn Sie die Wirkung Ihrer Schulungspläne mit Zahlen und nicht nur mit Anekdoten belegen, kann das hilfreich sein, um auch in unsicheren Zeiten ein L&D-Budget zu erhalten oder sich künftig sogar mehr Mittel zu sichern. 

5. Zeigen Sie mit einem Aktionsplan, wie Mitarbeiter:innen ihre Karriereziele erreichen können

Als Nächstes sollten Sie die Mitarbeiter:innen darin bestärken, die Pläne für ihre berufliche Weiterentwicklung selbst in die Hand zu nehmen. Damit die Karriereentwicklung optimal läuft, sollten regelmäßige Treffen zwischen den Mitarbeiter:innen und ihren Vorgesetzten stattfinden. Diese Treffen können unterschiedlich oft erfolgen (z. B. monatlich, vierteljährlich etc.) und sollten auf Ihre Personalstruktur und den Fortschritt des Schulungsplans abgestimmt sein. 

Für einen reibungslosen Ablauf ist es darüber hinaus wichtig, die Erwartungen an Vorgesetzte und Mitarbeiter:innen klar zu formulieren. Die Aufgabe der Manager:innen besteht üblicherweise darin, persönliche Unterstützung in Form von Anleitungen, Feedback und Hilfsmitteln anzubieten und den Mitarbeitenden zu helfen, mit einem personalisierten Aktionsplan ihre Aufgaben zu erfüllen. 

Der Aktionsplan sollte Folgendes abdecken:

• Kurzfristige Ziele: Erreichbare Ziele, die in zwei Wochen bis sechs Monaten verwirklicht werden sollen, einschließlich der Dinge, welche die Mitarbeiter:innen für nötig halten, um ihren langfristigen Zielsetzungen zu entsprechen.
• Langfristige Ziele: Wo sehen sich die Mitarbeiter:innen im nächsten Jahr im Unternehmen und was brauchen sie, um dorthin zu gelangen? 

Für die Angestellten ist es hilfreich, wenn sie sich während ihrer Einzelgespräche auf den Aktionsplan beziehen können. So können sie sich ein deutlicheres Bild davon machen, wo sie sich auf ihrem Karriereweg befinden und wie die Vorgesetzten ihnen helfen können, ihre kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen.

6. Bieten Sie die Lernerfahrung, die Mitarbeiter:innen für ihren Erfolg benötigen

Wenn Sie Ihren Mitarbeiter:innen personalisierte Schulungsprogramme und leicht zugängliche Wissensquellen zur Verfügung stellen, unterstützt das ihren Erfolg in ihrer aktuellen Funktion, während sie gleichzeitig auf ihre Karriereziele hinarbeiten.

Um den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter:innen effektiv zu decken, müssen Sie herausfinden, mit welchen Lernangeboten und Schulungsmethoden sie ihre Ziele des Aktionsplans am besten erreichen können. 

Dazu können Sie folgende Lernlösungen nutzen:

• Collaborative Learning
• Mentoring oder Coaching
• Seminare und Webinare
• E-Learning, z. B. Videos, Podcasts oder Quizfragen

Die Collaborative Learning-Plattform von 360Learning ermöglicht L&D-Teams die Zusammenarbeit mit internen Expert:innen, um ansprechende, besonders relevante Schulungsmaterialien zu erstellen und gleichzeitig das institutionelle Wissen für eine vereinfachte interne Mobilität zu erfassen.

Neben interaktiven und ansprechenden Lernerfahrungen ist es auch wichtig, den Fortschritt ab dem Zeitpunkt der Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen mitzuverfolgen. Darauf werden wir im nächsten Punkt genauer eingehen.

7. Ermitteln Sie die Leistung der Mitarbeitenden und passen Sie ihren Aktionsplan an

Sobald sich Ihre Mitarbeiter:innen daran machen, die zuvor erfassten kurz- und langfristigen Ziele zu erreichen, sollten Sie ihre Fortschritte mitverfolgen. So können Sie sowohl ihre Leistung als auch die Wirksamkeit Ihrer Weiterbildungsinitiativen messen. 

Überprüfen Sie die berufliche Weiterentwicklung bei einem regelmäßigen monatlichen Austausch, um gemeinsam einzuschätzen, ob der Aktionsplan angepasst werden muss. Diese Treffen können Sie zudem nutzen, um die Erfolge der Mitarbeiter:innen anzuerkennen und Anreize zu setzen. Darüber hinaus können Sie Zukunftspläne und Entwicklungsmöglichkeiten besprechen.

Nutzen Sie kollaboratives Lernen, um Qualifikationslücken zu schließen

Social Learning spielt eine wichtige Rolle für ansprechende und wirksame Schulungspläne. 

Externe Schulungsleiter:innen anzufragen und gebrauchsfertige Lerninhalte zu nutzen, mag zwar am schnellsten und billigsten für die L&D-Abteilung erscheinen, aber 64 % der Mitarbeiter:innen glauben, dass es am effektivsten ist, von Kolleg:innen zu lernen. 

Kollaboratives Lernen unterstützt diese Tatsache, indem es den Mitarbeiter:innen ermöglicht, ihren Schulungsbedarf zu äußern, und Ihren internen Expert:innen die Gelegenheit bietet, relevante Kurse zu erstellen. Durch diese Bottom-up-Lernstrategie werden bereits vorhandenes und äußerst wertvolles aktuelles Fachwissen sowie Kompetenzen und Kenntnisse innerhalb der Organisation verbreitet. 

Die Collaborative Learning-Plattform von 360Learning ist eine All-in-one-Lösung: Sie ermöglicht es Ihrer Organisation, Spitzentalente zu stärken und an sich zu binden, indem ihre Karriereziele unterstützt werden und sie immer über die notwendigen Skills verfügen, um beste Leistungen und Produktivität zu erbringen.