So gestalten Sie eine Compliance-Schulung mit Leichtigkeit – und ohne zu langweilen

Ob Mitarbeitende oder die Personalentwickler:innen selbst: Viele halten Compliance-Schulungen für die langweiligsten Kurse überhaupt. Sie gelten als öde und monoton – und sind noch dazu verpflichtend. Aber es gibt eine Möglichkeit, das Verwalten und Veranstalten von Compliance-Schulungen weniger mühsam und zeitaufwändig zu machen.

Der schlechte Ruf von Compliance-Schulungen rührt daher, dass sich bei ihnen alles um Regeln und Vorschriften dreht. Niemand möchte seine produktiven Stunden damit verbringen, zu lernen, was getan werden darf und was nicht, um das Unternehmen nicht in Schwierigkeiten zu bringen.

Compliance-Schulungen sind allerdings oft unverzichtbar und wenn sie übersehen werden, kann das erhebliche rechtliche, sicherheitsbezogene und unternehmenskulturelle Folgen für Ihren Betrieb haben. Schulungen zu sexueller Belästigung oder Sicherheit am Arbeitsplatz sowie Antidiskriminierungs- und Diversity-Schulungen sind notwendig, um einen gefahrlosen Arbeitsplatz für alle zu schaffen.

Wie sollte ein Compliance-Schulungsplan aussehen, bei dem wichtige Informationen vermittelt werden, ohne Ihre Teams zu langweilen? Eine sorgfältige Planung und die richtigen Tools sorgen dafür, dass ihre Schulungen über die Do's and Dont’s mühelos vonstattengehen. Machen Sie sich einen einfachen Ansatz zunutze und erstellen Sie ansprechendere Schulungen, an denen Ihre Mitarbeiter:innen gerne teilnehmen. So verbringen Sie weniger Zeit damit, die Abschlussquoten zu prüfen, und haben mehr Zeit, spannende Kursprogramme zu entwickeln.

Lieber gleich zur Sache? Steigen Sie mit unserer Compliance-Checkliste direkt in die Praxis ein:

Was ist eine Compliance-Schulung?

Unter Compliance-Schulung versteht sich jede Art von Mitarbeiterschulung, die durch Gesetze, Richtlinien oder Vorschriften vorgeschrieben wird. Es handelt sich um ein offizielles Programm, um Mitarbeiter:innen in Bezug auf Sicherheits-, Rechts- oder Unternehmensvorschriften und -verfahren weiterzubilden.

Arten von Compliance-Schulungen

‚Compliance-Schulung‘ ist ein Oberbegriff, der ein breites Spektrum von Schulungsprogrammen abdeckt. Zu den Compliance-Themen zählen:

• Sicherheit. Eine solche Schulung zielt darauf ab, die Arbeitskultur und die psychologische Sicherheit der Mitarbeiter:innen zu verbessern (und möglicherweise Klagen zu verhindern). Schulungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz umfassen Themen wie Vielfalt und Integration, Anti-Belästigung, Erste Hilfe und Gefahrenvermeidung am Arbeitsplatz. Manche Sicherheitsschulungen sind von der Arbeitsschutzbehörde gesetzlich vorgeschrieben, während andere einfach eine Frage der Unternehmenspolitik sind.
• Recht. Diese Schulungen sorgen dafür, dass Mitarbeiter:innen nicht gegen Gesetze verstoßen. Das Themengebiet Recht umfasst u. a. Datenschutz und Privatsphäre (DSGVO), HIPAA-Compliance im Gesundheitswesen, bewährte Einstellungsverfahren, Corporate Compliance und Schulungen zu Interessenkonflikten.
• Arbeitsplatzbezogene Themen. Diese Schulungen stellen sicher, dass die Mitarbeiter:innen über alle Informationen verfügen, die sie für ihre Arbeit brauchen und die Vorteile ihrer Beschäftigung nutzen können. Zum arbeitsplatzbezogenen Wissen gehören Unternehmensrichtlinien, Schulungen zu den Sozialleistungen und sogar verpflichtende Schulungen zur Verwendung von Arbeitsgeräten. Bestimmte Mitarbeiter:innen, etwa jene im Beratungs- oder Gesundheitswesen, müssen unter Umständen ihre Kenntnisse auffrischen, um die Zertifizierungen Dritter zu erhalten.

Deshalb sind Compliance-Schulungen nötig

Compliance-Schulungen zählen mit zu den wichtigsten Aufgaben der Personalentwicklung. Ein Unternehmen muss aus einer Reihe von Gründen rechtzeitig aktuelle Compliance-Schulungen bereitstellen.

• Rechtliche Anforderungen. Gleich zu Beginn einer der wichtigsten Gründe: Manchmal werden Compliance-Schulungen von lokalen oder staatlichen Behörden oder Branchenverbänden gesetzlich vorgeschrieben. So kann eine Arbeitsschutzbehörde z. B. verlangen, dass eine Produktionsstätte bescheinigt, dass sie ihre Mitarbeiter:innen für die sichere Bedienung und Instandhaltung bestimmter Ausrüstung geschult hat. Das Unternehmen muss diese Schulungen für den Fall einer externen Prüfung sorgfältig dokumentieren. Sind die Unterlagen veraltet, drohen Geldstrafen oder sogar der Verlust der Betriebsbewilligung.
• Finanzielle Haftung. Auch wenn Compliance-Schulungen nicht gesetzlich vorgeschrieben sind, schützen sie das Unternehmen vor rechtlichen Folgen oder möglichen Klagen, falls sich Mitarbeiter:innen falsch verhalten. Unterläuft ihnen ein Fehler, der jemanden finanziell oder körperlich schädigt, kann das Unternehmen haftbar sein, wenn es nicht die richtige Schulung angeboten hat.
• Unternehmenserfolg. Schulungen zur Sicherheit am Arbeitsplatz verringern das Risiko von Arbeitsunfällen – was wiederum im Interesse des Unternehmens ist. Denn wenn Mitarbeiter:innen sich bei der Arbeit verletzen, kann das Entschädigungszahlungen und Produktivitätsverluste für das Unternehmen nach sich ziehen.
• Wohlbefinden der Mitarbeiter:innen. Das Unternehmen ist dafür verantwortlich, einen körperlich und psychisch gefahrlosen Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter:innen zu schaffen. Somit müssen auch Schulungen angeboten werden, die eine bessere Arbeitsplatzkultur fördern und den Mitarbeiter:innen das nötige Rüstzeug geben, um erfolgreich zu sein. Solche Schulungen sparen den Mitarbeiter:innen auch viel Zeit. Sie helfen ihnen, effektiv und produktiv zu arbeiten, sodass sich übervolle Terminkalender und unnötige Überstunden vermeiden lassen.

So gestalten Sie ein Compliance-Schulungsprogramm

Auch wenn einige Themen von Compliance-Schulungen kompliziert sein mögen, muss das Kursprogramm deshalb noch lange nicht so sein. Halten Sie die Compliance-Kurse einfach. Legen Sie den Schulungsbedarf fest und nutzen Sie Schnellstart-Inhalte, um die Schulungsmaterialien zu verteilen.

1. Legen Sie Ihren Schulungsbedarf fest

Das Ermitteln des Schulungsbedarfs hat wenig mit der typischen Bottom-up-Analyse des Lernbedarfs zu tun. Sie können sich hier nicht darauf verlassen, dass Ihre Mitarbeiter:innen Ihnen mitteilen, welche Compliance-Schulung sie benötigen. Stattdessen ist es Aufgabe der Personal- oder L&D-Abteilung, den Schulungsbedarf im Unternehmen zu ermitteln. Wenden Sie sich an die Rechtsabteilung Ihres Unternehmens, welche Vorschriften für die Schulungen gelten.

Abseits der rechtlichen Anforderungen müssen bei der Ermittlung des Schulungsbedarfs Risiken und potenzielle Bereiche erkannt werden, in denen das Unternehmen haftbar sein könnte, wenn die Mitarbeiter:innen nicht richtig geschult sind. Beschäftigen Sie sich mit Branchentrends, Expert:innen auf dem Gebiet und Branchenvorschriften, um eine Liste möglicher Risikobereiche für jede Abteilung oder Funktion im Unternehmen zu erstellen. So gibt es für die Personalabteilung besondere potenzielle Risikobereiche im Zusammenhang mit fairen Einstellungsverfahren, Datensicherheit und der Ausgestaltung der Mitarbeiterverträge. Erstellen Sie Schulungsmaterialien, die den Angestellten der Personalabteilung alle Informationen liefern, die sie benötigen, um sich gesetzes- und unternehmenskonform zu verhalten.

Gesetzlich geforderte Schulungen haben oberste Priorität, erst danach folgen die Sicherheit der Mitarbeiter:innen und die Unternehmensziele.

2. Erstellen Sie Schulungsmaterialien

Es gibt zwei Möglichkeiten bei der Erstellung von Kursmaterialien für Compliance-Schulungen: Sie können ein standardisiertes Kursprogramm kaufen oder die Inhalte selbst gestalten.

Standardisierte Inhalte nutzen
Die Nutzung von Standardinhalten von Anbietern wie Udemy, SHRM oder NAVEX ist die einfachere Lösung. Zwar gibt es einen finanziellen Aufwand, aber es wird ein schnellerer Schulungsstart ermöglicht. Darüber hinaus kann es bei der Erstellung von sehr technischem oder rechtlich komplexem Schulungsmaterial einfacher und sicherer sein, sich für ein vorgefertigtes Kursprogramm zu entscheiden, das den Mitarbeiter:innen garantiert alles vermittelt, was sie wissen müssen. 360Learning macht Ihnen die Übernahme gekaufter Kurse in unser Lernsystem ganz leicht.


Kurse intern erstellen
Wenn Sie sich auf das institutionelle Wissen Ihres Unternehmens verlassen können, lassen sich Kurse auch intern erstellen. Diese Lösung ist nicht nur kostengünstiger, sie bietet noch weitere Vorteile: Die von Ihren Teammitgliedern erstellten Inhalte sind nämlich weniger generisch und besser auf den Lernbedarf Ihres Unternehmens zugeschnitten. Solche Kurse lassen sich zudem leichter aktualisieren und bei Feedback von Mitarbeiter:innen oder Richtlinienänderungen überarbeiten.

Eine Collaborative Learning-Plattform hilft dabei, das interne Know-how des Unternehmens zu nutzen, um maßgeschneiderte Kurse zu erstellen. Ihre Rechtsabteilung könnte z. B. Kurse zu Datenschutz und Privatsphäre erstellen oder die technische Abteilung könnte einen Kurs über E-Mail-Sicherheit gestalten, in dem die Verwendung des tatsächlich im Unternehmen genutzten E-Mail-Programms erläutert wird.

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3. Bereitstellen, Feedback einholen, überarbeiten

Schließlich ist es so weit: Sie stellen den Mitarbeiter:innen die Schulungsmaterialien zur Verfügung und warten auf die Absolvierung des Kurses. Nutzen Sie Ihr Learning Management System, um die Mitarbeiter:innen für die nötigen Schulungen einzuteilen. Verwenden Sie Back-End-Analysen, um die Abschlussquoten, das Engagement der Mitarbeiter:innen und die Kursdauer mitzuverfolgen. Holen Sie Feedback von Mitarbeiter:innen ein und nutzen Sie es zur Aktualisierung und Überarbeitung von Kursen, damit diese noch ansprechender und präziser werden.

So wird Compliance zum Kinderspiel

Eine der wichtigsten Aufgaben der Personalentwicklung ist es, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter:innen eine aktuelle Compliance-Schulung absolviert haben. Der Umgang mit Compliance scheint zunächst kompliziert, aber sorgfältige Dokumentation und Automatisierung machen die Verwaltungsaufgaben kinderleicht.

• Automatisieren Sie den Compliance-Schulungsprozess so weit wie möglich. Entscheiden Sie sich für eine Schulungssoftware, mit der sich die mühsamsten und undankbarsten Aufgaben automatisieren lassen, wie etwa die Anmeldung der Mitarbeiter:innen zu passenden Compliance-Lernprogrammen. Bei Tools wie 360Learning können Sie Nutzer:innen automatisch anhand ihrer Funktion im Unternehmen für Kurse anmelden. So laufen Sie nicht Gefahr, eine Schulung oder eine Person zu vergessen. Sie können auch automatische E-Mail-Erinnerungen einrichten und nach Kursabschluss automatisch Zertifizierungen erstellen lassen.

• Binden Sie Compliance-Schulungen in das Onboarding ein, damit die neuen Mitarbeiter:innen alle relevanten Informationen zu Rechten und Sicherheit kennen, bevor sie ihre Tätigkeit aufnehmen. Untersuchungen haben gezeigt, dass frühzeitige Compliance-Schulungen sich stärker auf den Wissenserhalt und die Einstellung der Mitarbeiter:innen auswirken.
• Überwachen Sie den Prozess, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen ihre Schulungen absolvieren. Verwenden Sie eine Schulungssoftware, um Kursabschlüsse zu verfolgen und Erinnerungen an jene Mitarbeiter:innen zu verschicken, die die Kurse noch absolvieren müssen. Dank der Automatisierung müssen Sie die Mitarbeiter:innen nicht persönlich damit behelligen. Außerdem wird ein elektronischer Nachweis über den Kursabschluss erstellt, der im Fall einer Prüfung oder eines Rechtsstreits entscheidend sein kann.
• Stellen Sie aktuelle Kurse bereit. Die Aktualisierung von Kursen kann viel Zeit verschlingen. Überlassen Sie es Ihren Mitarbeiter:innen, die Kurse zu überprüfen, anstatt sich regelmäßig persönlich darum zu kümmern. Mit der Collaborative Learning-Plattform von 360Learning können Lernende z. B. über Buttons oder in die Module integrierte Foren sofort Feedback geben. So teilen Ihre Mitarbeiter:innen Ihnen mit, falls Inhalte veraltet oder unklar sind.

So verbessern Sie die Abschlussquoten von Compliance-Schulungen

Wenn Sie die Compliance-Schulungen ansprechender machen, müssen Sie weniger Zeit dafür aufwenden, Ihre Mitarbeiter:innen zum Kursabschluss zu bewegen. Nutzen Sie Ihr LMS, um kürzere, zweckmäßigere Schulungen zu erstellen und entwickeln Sie ansprechendere, aktive Lernerfahrungen.

Gestalten Sie das Lernen angenehmer

Ihre Mitarbeiter:innen sind nicht faul – sie sind bloß beschäftigt. Machen Sie es so einfach wie möglich, die Anforderungen für den Abschluss der Compliance-Schulungen zu erfüllen, indem Sie die Kurse kurz und flexibel gestalten.

Verzichten Sie auf trockene Seminare in Präsenz und setzen Sie stattdessen auf Online-Schulungen, die überall und jederzeit absolviert werden können. Mobiles Lernen ermöglicht den Mitarbeiter:innen, eine Schulung zu absolvieren, wann immer sie die Zeit finden.

Statt auf umfassende Kursriesen sollten Sie auf mehrere kürzere E-Learning-Einheiten setzen. Unter Microlearning versteht man Kurse, bei denen der Lernstoff in kleine Häppchen unterteilt wird. Es führt zu einem höheren Engagement der Lernenden, einem besseren Wissenserhalt und einer schnelleren Abschlussquote.

Gestalten Sie die Kurse interessanter

Ansprechende Kurse, die aktive Lerntechniken einsetzen, sind eher dazu geeignet, das Interesse der Teilnehmer:innen zu wecken. Beim aktiven Lernen müssen die Lernenden mehr tun, als nur auf ihrem Platz zu sitzen und passiv Informationen aufzunehmen. Gestalten Sie das E-Learning durch Quizaufgaben, Spiele oder Simulationen interaktiv.

Eine weitere Möglichkeit, aktives Lernen zu fördern, ist die Zusammenarbeit mit anderen. Einsam und allein zu lernen, macht keinen Spaß und ist weniger effektiv als zusammen mit Kolleg:innen. Fördern Sie die Interaktivität mit online Gruppendiskussionen, in denen die Teammitglieder ihre Meinungen und Erfahrungen austauschen können.

Halten Sie Compliance-Schulungen einfach – und behalten Sie den Kopf für andere Dinge

Compliance-Schulungen fühlen sich wie eine undankbare Aufgabe an: Die Personal- oder L&D-Abteilung muss sich darum kümmern, bekommt aber nur wenig Anerkennung, wenn sie ihren Job gut macht. Wenn man sich nicht darum kümmert, können solche Schulungen auch zu einem monströsen Haufen Papierkram und mühsamen Seminaren verkommen.

Das lässt sich verhindern! Gestalten Sie die Prozesse so einfach wie möglich und erstellen Sie ansprechende Schulungen, die Ihre Mitarbeiter:innen gerne absolvieren. Bauen Sie diese Systeme frühzeitig auf, damit Ihre Compliance-Schulung ganz einfach mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann.

Dann können Sie all Ihre Energie in die spannenderen Aspekte der Personalentwicklung stecken.