22 Vorlagen & Checklisten für Personalentwicklung und Schulungsprogramme

Beim Thema Personalentwicklung kann kein Unternehmen es sich leisten, zu warten.

Fast neun von zehn Millennials geben an, dass berufliche Entwicklung für sie eine Priorität ist. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern nicht die erhoffte Karriereentwicklung, werden sie über kurz oder lang zu einem anderen Unternehmen wechseln. Je länger Sie also mit der Entwicklung eines soliden Weiterbildungsprogramms warten, desto größer ist das Risiko einer teuren Mitarbeiterabwanderung.

Was aber hält Sie zurück? Möglicherweise sind Sie unschlüssig, wie sich strukturierte, effiziente Schulungsprozesse in Ihrem Unternehmen aufbauen können. Die gute Nachricht: Sie müssen das Rad nicht neu erfinden.

Auch wenn die Schulungsprogramme jedes Unternehmens auf seine Anforderungen und Ziele zugeschnitten sein müssen: Als Starthilfe können Sie auf vorgefertigte Vorlagen und Checklisten zurückgreifen, um ein skalierbares Schulungsprogramm aufzubauen.

Wir haben für Sie eine Auswahl praktischer Muster für Personalentwicklung und Mitarbeiterschulungen zusammengestellt – und diese mit unseren eigenen Best Practices ergänzt.

Sind Sie bereit?

Musterkonzepte für die Personalentwicklung

Die Einführung eines neuen Personalentwicklungsprogramms ist mit vielen Entscheidungen verbunden.

Sie wissen nicht, wo Sie anfangen sollen? Diese Konzeptvorlagen bringen Licht ins Dunkel! 

Bevor Sie mit der konkreten Planung von Mitarbeiterschulungen beginnen, sollte zunächst eine Richtlinie bereitstehen, in der die Haltung des Unternehmens zum Thema Personalentwicklung sowie die Pläne für das Schulungsprogramm festgehalten sind. Ihr Personalentwicklungsprogramm sollte dabei folgende wesentliche Bestandteile enthalten:

• Ziel oder Zweck des Programms. Um ein Schulungsprogramm zu entwickeln, das die Zustimmung der Unternehmensleitung findet, sollten Sie Ihre Ziele mit der übergreifenden Unternehmensstrategie abstimmen
• Zuständigkeiten. Halten Sie die beteiligten Rollen und die Erwartungen fest. Erläutern Sie die Aufgaben von Programmorganisatoren, Kursleiter:innen und Lernenden.
• Arten der Mitarbeiterschulung. Sie können sowohl Online- als auch Präsenzschulungen oder Blended-Learning-Programme anbieten. Diese können unabhängig voneinander von Mitarbeiter:innen oder in Gruppen absolviert werden. Schildern Sie jede Art von Schulung, ihren Umfang und ihre Zugänglichkeit für die Mitarbeiter:innen.
• Richtlinien für die Teilnahme. Umreißen Sie das Verfahren für die Einrichtung neuer Kurse oder Programme und die Richtlinien für die Beteiligung der Mitarbeiter:innen.

Darüber hinaus finden Sie in folgenden Musterkonzepten zur Personalentwicklung einige konkrete Beispiele dafür, wie Sie Ihre Richtlinie gestalten können:

• Musterkonzept zur Personalentwicklung: Aufbau und Inhalte (HR-Praxis)
• Personalentwicklungskonzept – Inhalte und Aufbau - Domeba (Domeba)
• Personalentwicklungskonzept: Maßnahmen, Aufbau und Ziele (Personalwissen)
• Leitfaden: Personalentwicklungskonzept erstellen. Planung von Maßnahmen der Personalentwicklung (Business-Wissen)

Muster für die Lernbedarfsanalyse

Im Kern besteht effiziente Personalentwicklung darin, den wichtigsten Schulungsbedarf zu ermitteln und diesen zügig durch Kurse, Seminare, Coaching oder andere Lernmaterialien zu decken. Aber wie finden Sie heraus, was Ihre Mitarbeiter:innen wirklich lernen müssen?

Traditionell sind Sie als HR-Manager:innen oder Personalentwickler:innen für die Analyse von Schulungsbedarf zuständig. Sie ermitteln die Bereiche, in denen die Mitarbeitenden Ihrer Einschätzung nach von einer Schulung profitieren würden, und leiten diesen Bedarf dann an die zuständigen Stellen weiter. Das Problem bei diesem Top-Down-Ansatz: Er ist zeitaufwändig – und nicht immer zielführend. Denn ohne den Input der Mitarbeitenden können Sie bestenfalls Vermutungen anstellen.

Wir empfehlen stattdessen einen Bottom-up-Ansatz für die Analyse des Schulungsbedarfs: Dabei wird der potenzielle Schulungsbedarf von den Angestellten selbst geäußert. Mitarbeiter:innen schlagen mögliche Schulungen auf der Grundlage ihrer bei der Arbeit wahrgenommenen Wissenslücken vor.

Mit den richtigen Tools (z. B. einer Lernplattform, die kollaborative Tools mit den Leistungen eines LMS kombiniert) können Sie Ihre Mitarbeiter:innen sogar über die Vorschläge der Kolleginnen und Kollegen abstimmen lassen. Dieses Bewertungssystem hilft Ihnen, den Umfang jedes potenziellen Schulungsbedarfs zu erfassen.

Nachdem Sie eine Liste der von den Mitarbeiter:innen gewünschten Schulungen erstellt haben, sollten Schulungsleiter:innen diese nach ihren potenziellen Auswirkungen auf die Leistung der Mitarbeitenden sowie nach den Kosten und dem Aufwand für die Umsetzung priorisieren. Diese Analyse des Qualifizierungsbedarfs hilft Ihnen bei der Entscheidung, welche Schulungen Sie zuerst durchführen sollten und welche Sie auf später verschieben können.

Diese Muster und Leitfäden helfen Ihnen dabei, den Schulungsbedarf zu bewerten und Prioritäten zu setzen:

• Leitfaden: Dank der Lernbedarfsanalyse richtig priorisieren (rissip)
• Ermitteln Sie Maßnahmen zur Weiterbildung durch regelmäßige Befragungen (easy feedback)
• Fragebogen zur Erfassung von Weiterbildungsbedarf zur Qualifizierung in der beruflichen Praxis (University of Applied Science Neubrandenburg)
• Wie Sie den Bedarf an betrieblicher Fortbildung und Weiterbildung ermittlen. (Business-Wissen)

Vorlagen für Personalentwicklungspläne 

Sie können die wirkungsvollsten Lerninhalte erstellen, die die Unternehmenswelt je gesehen hat – sie sind nutzlos, wenn Ihre Mitarbeitenden nicht wissen, wo sie sie finden und wie sie sie anwenden sollen. Hier kommt der Personalentwicklungsplan zum Einsatz. Er dient als Fahrplan für einzelne Mitarbeiter:innen, um ihre Kompetenzen auszubauen und innerhalb des Unternehmens voranzukommen.

Personalentwicklungspläne können Sie über den gesamten Employee Lifecycle hinweg umsetzen, etwa um:

• neue Mitarbeiter:innen durch das Onboarding zu begleiten, 
• Mitarbeiter:innen im Rahmen eines Performance Improvement Plans zu besseren Leistungen zu verhelfen,
• Umschulungen oder Quereinstiege zu organisieren,
• ehrgeizigen Mitarbeiter:innen zu helfen, das nächste Leistungsniveau zu erreichen.

Idealerweise sollte jede:r Mitarbeitende über einen aktiven Entwicklungsplan verfügen, der sie oder ihn auf dem Weg der Weiterbildung und Entwicklung begleitet. In der Regel obliegt es den Führungskräften, diese Lernpfade im Gespräch mit den Zielen und Wissenslücken ihrer Mitarbeitenden festzulegen.

Mitarbeitende sollten diese Lernziele dann auf Eigeninitiative verfolgen, indem sie relevante Schulungen und andere Lernmöglichkeiten für sich nutzen. Dieses selbstgesteuerte Lernen ist nicht nur effizienter. Es ermutigt die Mitarbeiter:innen auch, Verantwortung für ihre beruflichen Ziele zu übernehmen.

Ein Personalentwicklungsplan lässt sich auf vielfältige Weise organisieren und aufbereiten. Bei 360Learning verwenden wir Trello, um eine Makroansicht der wichtigsten Schulungsprozesse, wie z. B. Onboarding, zu erstellen.

Mithilfe dieser Vorlagen können Sie Ihren eigenen Personalentwicklungsplan erstellen:

• So erstellen Sie Schritt für Schritt einen Entwicklungsplan für Ihre Mitarbeiter (zavvy) 
• Entwicklungsplan für Mitarbeiter - kostenloses Muster (Perwiss)
• Personalentwicklung: Definition, Ziele und Strategien (Personio, siehe Vorlage Karriereplan)
• So erstellen Personaler einen Karriereplan für ihre Mitarbeiter (kenjo)
• Führung und Entwicklung: Individuelle Entwicklungspläne (io-business)

Lesen Sie auch: Ihr Einheitsplan zur Mitarbeiterentwicklung geht nicht auf? 5 Tipps, wie Sie es richtig zu machen

Vorlagen für die Nachverfolgung von Schulungen

Sind die Lernziele und Schulungspläne einmal festgelegt, sollten Sie die Fortschritte jedes Mitarbeiters und jeder Mitarbeiterin auf dem Weg zu diesen Zielen verfolgen.

Wir stellen Ihnen diese Schulungsvorlagen mit einem Vorbehalt vor: Die manuelle Nachverfolgung von Schulungsfortschritten wird zunehmend obsolet. Weitaus effizienter ist es, in eine Lernplattform zu investieren, die den Fortschritt und die Leistung der Mitarbeitenden automatisch verfolgt. Mit der richtigen Software können Sie die Nachverfolgung auf Autopilot stellen und so jede Menge kostbarer Zeit sparen.

• Qualifikationsmatrix für die Weiterbildung (So talentiert)
• Reflexion der Lernfortschritte - Microsoft templates (Office 365)
• Schulungsplan - Vorlagen, Muster & Checklisten (Vorlage, Muster, Checklisten)
• Tracker für Mitarbeiterschulungen (Excel Templates, auf Englisch)
• Kostenlose Vorlagen für die Leistungsprüfung von Mitarbeitern (smart sheet)

Vorlage: Schulungsrendite messen

Um die Wirksamkeit Ihrer Schulungsprogramme zu beweisen und mehr Unterstützung und Budget zu erhalten, ist die Messung ihres Return-on-investment (ROI) unerlässlich. Wir liefern Ihnen das Werkzeug, um die benötigten Daten zu sammeln.

Die Messung des ROI von Schulungen erscheint zunächst herausfordernd. Denn: Wie können Sie Fortschritten, die in erster Linie qualitativ sind, einen quantifizierbaren Wert zuweisen?

Wir haben ein paar Tipps:

• Beginnen Sie jedes Schulungsprogramm mit konkreten Zielen, die den Erfolg vorgeben. Wann immer möglich, sollten Sie diese Ziele mit Zahlen belegen. Beispiel: Anstelle von „Verbesserung des Kundendienstes“ setzen Sie das Ziel, „einen durchschnittlichen Net Promoter Score von 7 zu erreichen“. Diese Ziele sollten sich auch auf größere Unternehmensinitiativen beziehen, zum Beispiel: „Ein besseres Kundenerlebnis schaffen“.
• Führen Sie eine Ausgangsmessung durch, bevor Sie mit Schulungen beginnen. Anfängliche Messungen helfen Ihnen, Veränderungen im Laufe der Zeit zu messen.
• Verfolgen Sie die Kennzahlen im Laufe der Zeit. Sie sollten dabei mindestens die Abschlussquoten der Kurse verfolgen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter:innen ihre Schulungen abschließen. Je mehr Daten jedoch darüber vorliegen, wie Ihre Mitarbeiter:innen Ihre Kurse nutzen und mit ihnen interagieren, desto besser. Wählen Sie eine Schulungsplattform, mit der Sie so viele Analysedaten wie möglich sammeln können.
• Wann immer möglich, nutzen Sie Integrationen. Einige Online-Lernplattformen lassen sich mit anderen Tools verbinden, sodass Sie die Wirkung von Schulungen direkt messen können. So können Sie beispielsweise 360Learning mit Ihrem CRM verbinden, um die Auswirkungen der Schulung auf die Vertriebsleistung zu messen.
• Legen Sie stets Berichte über den ROI vor. Dieser Schritt kann leicht vergessen werden, aber eine sorgfältige Aufzeichnung der Auswirkungen Ihres Programms und des Gesamtnutzens für das Unternehmen ist entscheidend für die langfristige Stabilität und das Wachstum Ihres L&D-Programms.

Hier finden Sie einige praktische Vorlagen für die Berechnung des ROI von Schulungsprogrammen:

• Wie messen Personalmanager den ROI für Mitarbeiterschulungen? (kenjo)
• Return on Investment als Grundlage zur Berechnung & Beurteilung von Projekten (GRIN)
• ROI der Weiterbildung: Wie Sie die Trainingsrendite bestimmen können (meta HR)

Vereinfachen Sie Schulungsprozesse mit dem richtigen Schulungstool

Vorlagen eignen sich hervorragend, um Ihre Schulungsprogramme zu vervollständigen. Um jedoch ein wirklich skalierbares, professionelles Online-Schulungsprogramm zu erstellen, benötigen Sie die richtige Software.

Eine gute Lernplattform automatisiert viele der oben beschriebenen Prozesse, wodurch Papierarbeit und und Durcheinander vermieden werden können. 360Learning zum Beispiel macht es einfach, Schulungsbedarf zu ermitteln, individuelle Lernpfade zu erstellen und die Leistung der Mitarbeitenden, den Kursabschluss und letztlich den ROI zu verfolgen. Mitarbeiter:innen können sogar zusammenarbeiten und Kurse erstellen, um so voneinander zu lernen.

Die Automatisierung dieser Prozesse spart viel Zeit, vermeidet Doppelarbeit und ermöglicht es Personalentwickler:innen, sich auf die wichtigsten Aspekte eines guten Schulungsprogramms zu konzentrieren: solide Ziele, wirkungsvolle Inhalte und innovatives Denken. Denn wenn Sie sich nicht mit Verwaltungsarbeit aufhalten müssen, können Sie sich auf ihr eigentliches Ziel konzentrieren: ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem Mitarbeiter:innen lernen, sich entwickeln und Ergebnisse erzielen.

Möchten Sie 360Learning in der Praxis erleben? Buchen Sie eine Demo!