Votre entreprise n’a pas encore mis en place de programme de formation pour vos collaborateurs ? C’est le moment où jamais de le faire.
La technologie évolue vite et les entreprises ont du mal à maintenir la cadence dans un environnement aussi concurrentiel. La transformation digitale rend définitivement obsolètes certaines compétences, quand d’autres sont de plus en plus recherchées. Cela veut dire que la formation de chaque collaborateur doit être d’autant plus efficace pour conserver son avantage concurrentiel.
Une étude réalisée auprès de dirigeants du monde entier a montré que 80% d’entre eux sont inquiets au sujet de la disponibilité de ces compétences clefs et plus de la moitié a du mal à recruter des profils intéressants. Les programmes de formation des employé.e.s et, de manière plus globale, l’équipe formation, sont des outils puissants pour le recrutement, pour garder les employé.e.s et les former en continu.
Essayez plutôt d’agir de manière posée et réfléchie. Instaurez un processus d'apprentissage collaboratif et démocratique
pour lancer rapidement un programme de formation utile pour les employé.e.s. Le fait que tous les membres de l'entreprise participent au processus d'apprentissage sera bénéfique pour tout le monde.
Voici ce que vous devez savoir avant de vous lancer.
Alignez la formation et les objectifs de votre entreprise
Pour être considéré comme réussi, un programme de formation des employé.e.s doit contribuer à la réalisation des objectifs généraux de l'entreprise. Apprendre pour le plaisir d'apprendre est une belle idée, mais il est peu probable que la direction y adhère ou que cela suffise à justifier votre budget.
La première chose à faire avant de lancer une formation est d’en discuter avec la direction. Déterminez les objectifs de l'entreprise à court et long terme et construisez un plan de formation en fonction de ces objectifs. Ensuite, mettez en place un système permettant d'identifier et de prioriser les besoins en formation qui vont dans le sens de ces objectifs, et utilisez les résultats pour orienter la production de votre contenu de formation.
La formation doit renforcer l’entreprise
La formation ne se limite pas à rendre vos employé.e.s plus performant.e.s. Un programme de formation correctement appliqué permet de renforcer l'entreprise dans son ensemble et de la rendre plus concurrentielle.
Voici quelques objectifs de formation qui peuvent être liés à ceux de l'entreprise :
1. Boostez la productivité et votre chiffre d’affaires
Donnez aux employé.e.s les ressources nécessaires pour devenir plus efficaces dans leur travail et améliorer les résultats de l'entreprise.
L'équipe commerciale est centrale pour augmenter les bénéfices de l'entreprise. Des études ont montré que les entreprises proposant une formation spécifique à la vente étaient plus performantes. On mesure assez facilement le retour sur investissement (ROI) de la formation à la vente pour en prouver l'impact direct.
Les effets de la formation ne s'arrêtent pas aux ventes : ils boostent aussi la productivité globale de l'entreprise. Selon une étude réalisée par trois chercheurs : Patrick Aubert, Bruno Crépon et Philippe Zamora, les entreprises qui effectuent une dépense de formation de 150 euros par salarié observent un gain de productivité par tête de l'ordre de 0,4 %. Selon ce même article, une augmentation de 10 % des programmes de développement entraîne une hausse de 6 % de la productivité dans l'ensemble de l'entreprise.
2. Améliorer l’onboarding
Un bon onboarding aide les employé.e.s à en apprendre plus sur l’entreprise et sur les compétences à développer pour leur poste. Un onboarding correctement effectué permet aux employé.e.s de monter en compétences plus rapidement et améliore la productivité. Les nouvelles recrues des entreprises ayant compris cela sont 70% plus productives.
Ce n'est pas tout. Une relation saine avec les employé.e.s se construit au cours des premières semaines. Un bon onboarding améliore le taux de rétention des nouveaux employé.e.s de 82 %, permettant à l'entreprise d’économiser des milliers d’euros.
3. Palier les écarts de compétences
La transformation digitale est un enjeu de taille. Plus la technologie évolue et plus les candidats qualifiés sont rares : c’est le constat de beaucoup d’entreprises qui peinent à recruter. En 2020, 79% des dirigeants craignaient que le manque de compétences ne menace la croissance de leur entreprise. Ils n'étaient que 63% en 2014.
Les programmes de perfectionnement qui s'appuient sur les compétences existantes des employés et les programmes de requalification qui forment les employés dans des domaines entièrement nouveaux vous aident à tirer parti de vos salariés déjà en place pour répondre aux exigences de l'ère numérique.
4. Recruter et fidéliser les meilleur.e.s employé.e.s
Les entreprises utilisent de plus en plus les programmes de formation pour attirer des candidats. De bons programmes de formation sont toujours attractifs pour les candidat.e.s voyant leur nouveau poste comme une opportunité d’apprendre et de développer leurs compétences. 59% des millenials déclarent que les possibilités d’évolution de carrière au sein de l’entreprise sont extrêmement importantes lorsqu'ils/elles postulent pour un nouveau travail.
Les programmes de développement contribuent aussi à retenir les employé.e.s expert.e.s dans leur domaine en leur permettant de s'épanouir et de développer leur potentiel dans l'entreprise. 94% d’entre eux/elles ont déclaré qu'ils/elles resteraient plus longtemps dans une entreprise qui investit dans leur développement professionnel.
Identifier les besoins en formation
Vous devez d’abord identifier les lacunes en termes de connaissances dans votre organisation avant de créer des programmes de formation allant dans le sens des objectifs décrits ci-dessus. Il faut alors procéder à une analyse des besoins en formation. Pour cela, deux approches distinctes sont possibles.
La première est l'approche traditionnelle et descendante, plutôt bien documentée sur Internet. C’est un processus très centralisé : les départements formation ou les responsables de la formation sont les seuls à faire des recherches et à choisir ce que les employé.e.s vont apprendre. Les besoins d'apprentissage sont définis unilatéralement en fonction de leur perception du manque de connaissances des employé.e.s. En découlent des recommandations de cours, souvent inadéquates.
Cela représente une grosse charge de travail pour les managers, en plus d’une approche finalement très floue. L'analyse descendante implique généralement beaucoup d’hypothèses : les managers essaient d'évaluer ce que les employé.e.s savent et ce qu'ils/elles doivent apprendre pour travailler plus efficacement. Les cours créés sans la collaboration des membres de l'équipe sont souvent à côté de la plaque.
La deuxième approche est une approche décentralisée et ascendante. N'importe qui dans l'entreprise peut alors faire part d’un besoin en formation. Les employé.e.s peuvent dire directement ce qu'ils veulent ou doivent apprendre. Au lieu d’imposer des formations, l’équipe formation s’occupe plutôt de la gestion de la structure, en hiérarchisant correctement les besoins et en assurant la réalisation des objectifs.
Cette approche donne aux employé.e.s un rôle actif dans la conception de la formation. L'analyse des besoins en formation n'est pas une activité ponctuelle mais un processus continu qui évolue avec l'entreprise et ses employé.e.s. En plus d’être plus rapide et plus efficace, cette approche est davantage en phase avec la réalité de l’entreprise au quotidien.
Priorisez les différents besoins de formation
Répondre à tous les besoins de formation potentiels en même temps serait mission impossible. Vous vous épuiseriez et n’auriez rapidement plus de budget formation. Donnez plutôt la priorité aux besoins de formation remplissant les objectifs de formation que vous vous êtes fixés au début de ce processus.
Notre approche d'analyse des besoins en compétences vous aidera à hiérarchiser vos besoins en formation. Il s’agit d’utiliser la matrice de partage de la croissance du Boston Consulting Group (BCG) pour classer les besoins en formation en fonction de leur coût et de leur impact sur l’entreprise.
Cela vous donnera une feuille de route pour savoir à quelle formation s’attaquer en premier. Donnez la priorité aux "vedettes", c'est-à-dire aux besoins dont le coût est plus faible mais à l'impact le plus élevé. Faites passer les formations coûteuses et qui ne remplissent pas vos objectifs globaux en dernier.
Choisissez la bonne méthode pour votre programme de formation
Lorsque vous réfléchissez à comment bien former votre équipe, il peut être difficile d'identifier quelle est la meilleure méthode de formation à employer. Passez en revue les cinq méthodes de formation ci-dessous, relativement courantes, pour déterminer celle qui vous convient le mieux.
1. La formation en présentiel
La formation en présentiel nécessite la présence physique des employé.e.s au bureau. Il peut s'agir d'une formation en groupe, de séminaires et d'ateliers, d'une formation pratique ou d'une formation lors de laquelle les employé.e.s doivent regarder des vidéos ou lire des manuels à leur bureau.
En général, les programmes de formation en présentiel sont plus coûteux et plus difficiles à organiser sur le plan logistique. Les entreprises doivent trouver des formateurs, du matériel de formation, et souvent engager des frais de déplacement et de location de salle. Cela peut aussi devenir un cauchemar en termes de planning, car tout le monde doit être disponible au même endroit au même moment. Si un.e employé.e est absent.e le jour de la formation, vous devrez lui faire refaire toute la formation ou risquer qu'il/elle prenne du retard. Lorsque la pandémie du Covid-19 a forcé les bureaux du monde entier à fermer, de nombreuses entreprises ont dû trouver des solutions d'apprentissage en ligne.
2. La formation en ligne
Au cours de ces dix dernières années, de plus en plus d'entreprises ont délaissé la formation en présentiel pour la formation en ligne. Ce changement est la conséquence des dysfonctionnements des méthodes traditionnelles. En effet, les formations en ligne viennent pallier ses défauts en proposant un apprentissage possible n’importe où n’importe quand.
La formation en ligne, aussi appelée e-learning, se déroule entièrement en ligne. Elle comprend des cours en ligne, des simulations, des webinaires, du Mobile Learning et des expériences de Collaborative Learning.
La formation en ligne est considérée comme beaucoup plus flexible que la formation en présentiel. Elle permet aux employé.e.s d’apprendre à leur rythme, sur ordinateur, quand cela leur convient.Plutôt qu’un réflexe ponctuel et peu régulier, l’apprentissage devient partie intégrante de la vie quotidienne et de la culture d'entreprise. La formation peut se faire de n'importe où, ce qui est plus pratique pour les entreprises fonctionnant en télétravail régulièrement ou même temporairement en raison de la récente crise par exemple.
Non seulement la formation en ligne est moins coûteuse et plus pratique, mais la majorité des employé.e.s la préfèrent. Une enquête réalisée par Vyond a même montré que 51 % des employé.e.s préfèrent les formations en ligne auto-guidées.
3. Le Blended Learning
Le Blended Learning, aussi appelé formation hybride, réunit méthodes de formation en ligne et en présentiel. Pour les entreprises ne pratiquant pas le télétravail, le Blended Learning peut servir de transition des programmes existants vers l'apprentissage 100 % en ligne.
Un programme de Blended Learning peut aider les départements formation à intensifier leurs efforts sans avoir à dépenser des sommes astronomiques pour des formations en présentiel. Par exemple, vous pouvez compléter un séminaire par un webinaire en ligne ou remplacer une session de formation en présentiel par une alternative virtuelle. Avec la généralisation du télétravail, les entreprises reconnaissent de plus en plus l'intérêt de venir compléter la formation physique par l’apprentissage en ligne.
4. Le Microlearning
De nombreux programmes de formation ont un faible taux de complétion des cours car ceux-ci sont tout simplement trop longs. Les employés ont du mal à consacrer une heure ou plus de leur journée, déjà chargée, à la formation. La solution ? Le Microlearning.
Le Microlearning correspond à de petites expériences d'apprentissage de 10 à 20 minutes. Elles couvrent des éléments moins conséquents et plus faciles à digérer qu'un cours classique d'apprentissage en ligne. Le Microlearning est plus facile à concevoir que les longs cours traditionnels et plus facile à intégrer dans la vie quotidienne des employé.e.s. Des études montrent que l’on obtient une meilleure rétention des connaissances via le Microlearning versus l'e-learning traditionnel.
5. La formation par les pairs
La formation par les pairs a lieu lorsque les employé.e.s apprennent ensemble, et les un.e.s des autres. L'apprentissage par les pairs, ou Collaborative Learning, est un style d'apprentissage plus actif et plus engageant que l'apprentissage passif individuel.
Il existe de nombreuses manières d'intégrer la formation par les pairs dans vos programmes. Chez 360Learning, nous l’encourageons par le biais du Collaborative Learning, tout en donnant priorité à la formation adaptée aux demandes des employé.e.s et en faisant de chaque membre de l'entreprise un.e expert.e sur un sujet spécifique. L'apprentissage par les pairs à l'échelle de l'entreprise nous aide à partager rapidement les connaissances institutionnelles et à diffuser les nouvelles idées facilement.
Pour en savoir plus :
Les outils pour votre programme de formation
Pour créer un programme d'apprentissage en ligne, vous aurez besoin des bons outils pour qu’il tienne la route. Bien qu'il existe déjà un large éventail de plateformes de formation sur le marché, nous vous recommandons d’opter pour un système de Collaborative Learning. Il sera plus facile et plus rapide à mettre en place et à entretenir qu'un Learning Management System (LMS) traditionnel.
Les plateformes d'apprentissage vous permettent de concevoir, publier et gérer vos cours en ligne. La plupart des outils existants se présentent comme des LMS. Bien que ce soit le type de plateforme de formation le plus populaire, il présente de sérieuses lacunes pour les départements formation d’aujourd”hui.
Les outils proposés dans les LMS sont centralisés : seuls les administrateurs peuvent créer et publier des cours. Le processus de création de cours est généralement long et coûteux, et nécessite de maîtriser des outils spéciaux et d’avoir de l’expérience dans le domaine. En plus de cela, les LMS ne prennent que très peu en compte les employé.e.s. Les managers ne peuvent pas définir de parcours d'apprentissage, les employés ne peuvent pas naviguer dans le catalogue des cours et les équipes ne peuvent pas travailler ensemble pour créer du contenu pédagogique collaboratif.
À l’inverse, un système basé sur le Collaborative Learning encourage tous les membres de l'entreprise à jouer un rôle dans l'apprentissage. Les employé.e.s identifient leurs besoins en formation et font des demandes de cours correspondants. D'autres employé.e.s créent des cours répondant à ces besoins. Le rôle des équipes formation est de hiérarchiser les besoins de formation et de vérifier la qualité des cours.
Cette approche plus démocratique de la création de cours permet de transmettre plus rapidement les informations aux employé.e.s. Elle recueille davantage de commentaires et facilite les changements : les cours sont alors toujours pertinents et maintenus à jour. Les employé.e.s apprennent plus rapidement et plus efficacement. L'engagement est plus fort et le taux de complétion des cours est presque cinq fois supérieur à celui d'un LMS traditionnel.
En savoir plus :
Comprendre les différents types de programme de formation
Chaque type de programme de formation possède ses propres exigences. Vous devrez adapter vos techniques de formation pour chacune d’entre elles afin de répondre aux besoins des apprenant.e.s.
La formation des nouvelles recrues
L’onboarding (intégration des recrues) englobe toutes les connaissances dont les nouveaux employés auront besoin pour comprendre l'entreprise, le bureau et les outils, ainsi que leur propre rôle. La première interaction de votre nouvel.le employé.e avec l'entreprise est déterminante, et il est alors essentiel que votre processus d'intégration soit fluide, bienveillant et utile. Faites en sorte que l’onboarding soit collaboratif afin que les nouveaux arrivants ne se contentent pas d'apprendre ce que l'on attend d'eux/elles, mais qu'ils/elles aient le sentiment de faire déjà partie intégrante de l'équipe.
Un onboarding accueillant commence dès lors que le candidat accepte un poste chez vous. Préparez un programme de pré-intégration (pre-boarding) pour le mettre dans le bain et l’impliquer avant même son premier jour. Il se sentira d’autant plus attendu dans votre équipe, et saura à quoi s'attendre en arrivant.
Adaptez le programme d'intégration à chaque rôle dans l'entreprise. Attribuez à chaque nouvel employé un coach ou “buddy” (tuteur, binôme d'intégration) qui le guidera tout au long du processus d'intégration et répondra à ses questions. Créez des parcours de formation spécifiques à chaque rôle pour aider le nouvel employé à s'acclimater aux outils dont il a besoin et à ses responsabilités professionnelles.
Tout au long du processus, continuez à recueillir les commentaires de votre nouvelle recrue afin de pouvoir continuer à perfectionner le processus d'intégration pour les futurs employés.
Pour aller plus loin :
La formation réglementaire
La formation réglementaire est une formation rendue obligatoire soit par la loi, soit par des organisations tierces, soit par l'entreprise elle-même. Elle peut concerner tous les sujets, de la sécurité des données à la diversité et l’inclusion. La formation réglementaire a malheureusement mauvaise presse, considérée comme ennuyeuse et contraignante, alors que les informations transmises sont souvent capitales.
Vous pouvez améliorer la popularité de cette catégorie de formation auprès de vos collaborateurs en y incorporant des techniques d'apprentissage actif et par les pairs.
Vous arriverez à captiver vos employé.e.s en les maintenant actif.ve.s grâce à des quiz, des jeux et des simulations. Faites participer vos employé.e.s pour les rendre acteurs de vos formations.
La formation réglementaire doit régulièrement être mise à jour. Récoltez les commentaires de vos employé.e.s en temps réel pour pouvoir améliorer les supports de cours.
La formation au service client
Les représentants du service client doivent se perfectionner en continu pour rester à jour et pouvoir répondre aux questions des utilisateurs. Les fonctionnalités de Collaborative Learning rendent ces formations plus agréables.
Les conseillers du service client doivent impérativement maîtriser les nouvelles fonctionnalités et les dernières mises à jour produits. Profitez des connaissances pointues de vos experts en interne : chefs de produits ou ingénieurs, et laissez-les créer et partager des cours dédiés aux produits.
L'apprentissage actif peut être facilement intégré à ces formations grâce à des jeux de rôle ou via des analyses qui permettent aux responsables du service client de mettre en pratique leurs compétences et leurs nouvelles connaissances.
La formation commerciale
La formation commerciale, ou formation à la vente, englobe toute la formation dont les représentants commerciaux ont besoin pour conclure et signer des contrats. Une bonne formation à la vente impacte directement les résultats de l'entreprise. Les commerciaux sont généralement très occupés à échanger avec leurs prospects, et c’est souvent la croix et la bannière pour les motiver à suivre des formations. C’est là que le microlearning a une carte à jouer : un moyen court et facile pour les commerciaux de glisser de courtes sessions d’apprentissage dans leur journée déjà chargée. L’utilisation du Collaborative Learning est propice pour créer rapidement une formation commerciale efficace.
Voici un exemple de formation commerciale sur un outil qui permet à nos commerciaux de montrer le retour sur investissement (ROI) de notre plateforme à leurs clients potentiels :
La formation des managers
Toute personne qui gère une équipe doit se former pour le faire correctement. C’est un aspect souvent négligé et pourtant essentiel pour que les managers soient plus efficaces et pour créer une meilleure culture d'entreprise. De plus en plus d'entreprises sont en partie ou totalement décentralisées, obligeant les managers à affiner leurs compétences en gestion.
Le principal défi de la formation des managers est de trouver un moyen d'enseigner les soft skills : les compétences en communication, la formation à l’inclusion, la gestion de conflits et la définition d'objectifs. Les managers en télétravail doivent avoir des compétences irréprochables en communication et en organisation pour bien garder le contrôle sur leurs chiffres.
Le Collaborative Learning est particulièrement adapté pour former les managers à ces soft skills. Profitez au maximum des fonctionnalités comme les jeux de rôle, le feedback entre pairs et les retours d’expériences d'autres managers.
Améliorez vos programmes de formation et mesurez votre ROI
Créer d'excellents programmes de formation n’est que la moitié du travail de l’équipe formation. L'autre moitié consiste à mesurer l'efficacité de ces programmes, à rassembler les commentaires et à mettre à jour les cours pour qu’ils restent toujours à jour. Ce suivi est indispensable pour obtenir des budgets plus importants et la validation de vos formations par la direction.
Revoyez vos cours fréquemment
Vos cours doivent être mis à jour régulièrement, cela va sans dire. La plupart des contenus de formation ont une durée de vie de cinq ans, voire moins pour les secteurs évoluant rapidement. C’est pourquoi il vous faut un système permettant d’actualiser rapidement les contenus plus anciens pour qu’ils restent pertinents à tout moment.
Les données analytiques vous permettent de mesurer l'engagement, la complétion des formations ou même les scores de pertinence pour vous montrer comment les employé.e.s interagissent avec vos cours. Vous verrez ainsi en un clin d’oeil quels cours doivent être revus : peut-être sont-ils difficiles à suivre, trop longs voire inintéressants ?
Avec une plateforme de Collaborative Learning, les utilisateurs donnent leur avis ou apportent des suggestions au fur et à mesure qu'ils suivent le cours. Le contenu est maintenu à jour en permanence !
Montrez le retour sur investissement
Le rapport LinkedIn Learning “2020 Workplace Learning” explique que l'évaluation de l'impact des programmes de formation est l'une des principales priorités stratégiques de la plupart des équipes formation. Il faut absolument pouvoir prouver le retour sur investissement de vos programmes de formation pour justifier votre budget et obtenir l'adhésion de votre hiérarchie. Vous devrez rappeler les objectifs définis au début du programme et démontrer l'impact de la formation sur la réalisation de ces objectifs.
Apprenez à utiliser le même langage que vos responsables. Il existe plusieurs méthodes pour mesurer le retour sur investissement d’une formation (dont notre propre calculateur). Certaines sont quantitatives, d'autres reposent sur des vécus et expériences personnelles. Nous pensons qu’il est judicieux de mélanger les deux.
Un programme de formation qui marche requiert l'adhésion de l’équipe dirigeante
Les programmes de formation fonctionnent mieux s'ils sont appuyés à tous les niveaux, de la direction à chaque employé.e. Pourtant, seuls 27 % des professionnels de la formation considèrent leurs PDG comme des pros de l'apprentissage. Sans le soutien de l’équipe dirigeante, difficile de développer votre département formation et d'obtenir les fonds dont vous avez besoin pour encourager pleinement l'apprentissage.
Une approche fondée sur le Collaborative Learning peut vous aider à obtenir cet appui en vous permettant de publier des cours rapidement, d'augmenter le taux d'engagement et d'encourager la collaboration dans toute l'entreprise. Vous pouvez prouver l'importance de vos programmes en les alignant sur les objectifs de l'entreprise, en impliquant les employé.e.s à tous les niveaux et en démontrant le retour sur investissement. Montrez l'impact positif de l’apprentissage pour l'ensemble de l'entreprise et vous les convaincrez !
Envie de remettre vos programmes de formation à jour ? Notre plateforme de Collaborative Learning vous facilite la vie :
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