Comment réussir votre plan de développement des compétences ?

En échangeant avec d’autres responsables de formation, vous vous rendez compte que vos pairs ont recours à un outil-phare pour planifier et suivre les actions de formation qu’ils proposent à leurs collaborateurs : le plan de développement des compétences. 

Seulement, la création d’un tel plan vous semble fastidieuse, complexe et chronophage. 

Pas de panique : vous trouverez dans cet article tout ce qu’il vous faut pour concevoir de A à Z un plan de développement des compétences sur-mesure, qui prend en compte les besoins de votre entreprise et de vos collaborateurs. 

Qu'est-ce qu'un plan de développement des compétences ? 

Il désigne un document qui recense toutes les actions de formation qu’une entreprise prévoit de mettre en place pour ses collaborateurs. 

Ce plan contient non seulement des formations obligatoires au vu de lois ou de décrets réglementaires prévus par le Code du Travail, mais aussi certaines qui ne le sont pas. Ces dernières servent alors plutôt à la performance de l’entreprise, et au plan de carrière des collaborateurs. 

Véritable outil de gestion des Ressources Humaines, votre plan de développement des compétences vous aide à orienter votre stratégie de formation. En ce sens, il s’agit de l’une des étapes-clés de votre Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC). 

Quelles différences entre plan de formation et plan de développement des compétences ?

Le terme de “plan de formation” est l’ancienne expression utilisée dans le Code du Travail, avant le 1er janvier 2019, pour désigner ce qui est désormais le plan de développement des compétences. 

Ce changement de dénomination a cependant engendré une mutation importante pour vous, responsable Formation. Auparavant, le plan de formation distinguait d’un côté, les “actions d’adaptation au poste de travail liées à l’évolution ou au maintien de l’emploi dans l’entreprise”, et les “actions de développement des compétences”. 

Désormais, le plan de développement des compétences fait la différence entre… 

• Les actions qui conditionnent l’exercice de l’activité des collaborateurs, en application de dispositions légales nationales ou internationales 
• Les autres actions de formation

Qui est concerné ?

C’est bien simple : tous les acteurs de la formation professionnelle dans votre entreprise sont concernés.

Côté employeur, sachez qu’il n’y aucune obligation à mettre en place ce plan. Cependant, il est fortement recommandé pour vous assurer que vos salariés sont bien opérationnels à leur poste de travail, et satisfaits de leur expérience collaborateur.

Dans l’entreprise elle-même, la mise en place d’un plan de développement des compétences va concerner et impliquer plusieurs parties prenantes : 

• Votre pôle Formation, évidemment, qui va être en charge de la conception et de la mise en oeuvre de ce plan
• Le Top Management, qui doit s’impliquer pour vous aider à anticiper les besoins de montée en compétences des équipes
• Les collaborateurs eux-mêmes : à ce sujet, prenez bien conscience que tous les employés peuvent être inclus dans ce plan, quelle que soit leur ancienneté dans l’entreprise ou leur type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, de professionnalisation…) 
• Le Comité Social et Économique (CSE) : la loi prévoit que, dans les entreprises de 50 salariés au moins, le CSE soit consulté sur les orientations stratégiques de l’organisation… et donc, a fortiori, sur le développement des compétences des collaborateurs !

Quels sont les objectifs ?

Vous l’aurez compris : légalement, le plan de développement des compétences vise à s’assurer que les collaborateurs sont opérationnels à leur poste de travail, et puissent maintenir leur emploi tout au long de leur carrière dans l’entreprise. En ce sens, il s’agit d’un outil-clé pour faire face à des changements juridiques, technologiques, environnementaux ou organisationnels.

Il vous permet également d’organiser vos actions de formation de manière structurée, en fonction des priorités de l’entreprise, mais aussi de celles de vos collaborateurs. 

Mais un plan de développement des compétences bien huilé présente également d’autres bénéfices pour votre organisation ! Grâce à lui… 

• Vous rendez vos collaborateurs plus productifs. Qui dit collaborateurs bien formés, dit collaborateurs plus efficaces dans leurs missions professionnelles !
• Vous retenez vos talents dans l’entreprise. Le fait d’adapter votre plan de développement des compétences aux besoins et attentes de vos collaborateurs vous aide à les fidéliser. Un élément crucial, à l’heure où ils attendent de votre entreprise qu’elle les accompagne dans leur évolution professionnelle !
• Vous soignez votre marque employeur. Avec un tel plan, vous développez l’image d’une entreprise qui prend soin de la montée en compétences de ses collaborateurs, pour favoriser leur performance, mais aussi leur employabilité et leur mobilité professionnelle.

Quelles sont les étapes à suivre ?

Concevoir un plan de développement des compétences demande une véritable stratégie pédagogique et organisationnelle. Préparez-vous à cela, grâce à ces différentes étapes par lesquelles il vous faudra passer.

Définir les objectifs et priorités de formation avec le Top Management

Comme bien souvent dans la conception de dispositifs de formation, il faut commencer par une analyse des besoins de l’entreprise. 

L’idée est simple : il s’agit d’échanger avec le Top Management sur sa vision business, et en déduire les besoins de montée en compétences des collaborateurs. 

Lors de ces échanges, des besoins de mise à niveau différents peuvent surgir. Peut-être votre entreprise doit-elle affronter la digitalisation croissante de votre secteur d’activité ? Ou bien des changements réglementaires sur différents métiers vont-ils intervenir dans les mois et années à venir ?

A l’issue de ces échanges, vous aurez déjà une idée des priorités pédagogiques que votre plan doit suivre.

Récolter les besoins, actuels et à venir, des équipes

Dans un second temps, il s’agit de vous tourner vers les collaborateurs eux-mêmes, pour identifier leurs propres besoins en formation. 

Pour ce faire, vous pouvez bien entendu vous appuyer sur les entretiens d’évaluation, qui s’avèrent de précieux outils où les collaborateurs vous ont parlé de leurs attentes en matière de montée en compétences. 

Mais n’hésitez pas non plus à interroger directement les collaborateurs, en dehors de ces entretiens, ainsi que leurs managers, sur le sujet. Vous pouvez prévoir d’envoyer un court questionnaire à l’ensemble de l’entreprise, pour récolter leurs attentes. 

Définir les actions de formation à inclure dans votre plan

A cette étape, vous avez face à vous les objectifs pédagogiques que votre plan de formation doit suivre. Il est alors temps de définir les différentes actions de formation spécifiques que vous allez mener dans le cadre de ce plan. 

Pensez à bien séparer les actions obligatoires (au vu de la loi et de la réglementation) de celles qui ne le sont pas. Pour ce faire, vous pouvez vous demander si ces actions visent au maintien de l’emploi de vos collaborateurs, ou si elles permettent uniquement une montée en compétences “à valeur ajoutée” à leur carrière.

Vous découvrirez plus loin dans l’article des astuces complémentaires pour bien sélectionner les actions de formation à déployer à cette étape. 

Chiffrer vos coûts de formation

Qui dit plan de développement des compétences, dit budget prévisionnel de l’ensemble des actions à mener. 

Pour chiffrer les coûts de la formation, veillez notamment à y inclure… 

• Les salaires de vos collaborateurs : en effet, lors des formations obligatoires, qui se déroulent nécessairement sur leur temps de travail, leur salaire habituel est conservé
• Les coûts de location de salle, de déplacement et d’hébergement lors des formations en présentiel
• Les coûts liés à la rémunération des formateurs et coachs qui interviendront éventuellement dans les différents modules pédagogiques
• Les coûts liés à l’acquisition d’outils de formation, comme une plateforme LMS

Trouver des financements pour vos formations

Maintenant que vous savez combien le déploiement de ce plan pédagogique va vous coûter, vous pouvez vous pencher sur les modes de financement de la formation à votre disposition.

Sachez que les entreprises de moins de 50 salariés peuvent bénéficier d’un financement des opérateurs de compétences (OPCO) pour la mise en œuvre de leur plan de développement de compétences. Avant 2019, seules les entreprises de moins de 300 salariés pouvaient y prétendre. 

Mais, si vous n’exercez pas dans une TPE ou une PME, vous pouvez tout de même vous tourner vers votre OPCO, ou vers d’autres organismes (comme le Fonds Social Européen, l’Etat, les conseils régionaux…) pour envisager des financements externes. 

Autre clé pour financer votre plan de développement des compétences : proposer à vos collaborateurs de dépenser le budget disponible sur leur Compte Personnel de Formation (CPF). Ils doivent évidemment être volontaires pour que vous puissiez vous appuyer sur leur CPF. 

Consulter les représentants du personnel pour valider votre plan

Dernière étape, et non des moindres : la consultation des représentants du personnel, qu’il s’agisse d’un CSE, d’un CE ou juste de représentants individuels. Ceux-ci doivent intervenir en validation de votre plan de développement des compétences.

Leur objectif : s’assurer que les actions de formation que vous prévoyez répondent à la fois aux exigences de l’entreprise, mais sont également alignées avec les attentes des collaborateurs. 

Cette étape pourra vous demander, par la suite, d’apporter des modifications à votre plan, jusqu’à ce que toutes les parties prenantes de l’entreprise trouvent un accord sur le dispositif pédagogique à mettre en place.

Quels sont les différents moyens de développement des compétences ?

Pour faire monter en compétences vos collaborateurs, vous avez à votre disposition différents moyens, qu’il vous faut inclure dans votre plan. 

Pensez notamment à y inscrire… 

• Les formations obligatoires, qui conditionnent l’exercice de l’activité ou de la fonction des collaborateurs, au regard de la législation.
• Les formations non obligatoires, dont le besoin émane bien souvent des collaborateurs eux-mêmes et de leurs attentes vis-à-vis de leur avenir professionnel.
• Les bilans de compétences et validations des acquis de l’expérience (VAE), à prévoir notamment si certains collaborateurs comptent se reconvertir, ou bien évoluer vers un autre poste dans l’entreprise.
• Votre parcours d’intégration (onboarding) : il s’agit en effet de l’un des leviers de montées en compétences-phares de votre plan ! Il vous permet notamment de vous assurer que vos nouvelles recrues sont bien outillées pour prendre leur poste, mais aussi pour véhiculer auprès d’elles votre culture d’entreprise et vos valeurs.

Comment élaborer un plan de développement des compétences ? 

Plus concrètement, et d’un point de vue pédagogique, comment l'élaborer ? Voici quelques clés pour réussir ce projet en tant que responsable de la formation de votre entreprise. 

Définir vos objectifs en fonction des besoins récoltés

Votre but est bien d’aligner les formations que vous proposez aux besoins de l’entreprise et de vos collaborateurs. Ainsi, vous devez prévoir ces besoins en fonction des évolutions des métiers, de l’écosystème de l’entreprise, mais également des attentes de vos collaborateurs. 

Une fois les objectifs business liés à la formation posés, vous allez devoir les décliner pour chacun de vos collaborateurs, en les adaptant à leur niveau actuel de compétences, mais aussi à leurs attentes. 

Pour ce faire, n’hésitez pas à partir du référentiel des emplois de l’entreprise. Dans ce document sont décrites les missions, les activités et les capacités nécessaires à chaque poste : celles-ci vous orientent dans votre choix d’objectifs spécifiques pour chaque salarié. 

Puis mettez ce référentiel en parallèle avec les besoins individuels récoltés en amont. Vous obtiendrez ainsi des objectifs précis, atteignables et adaptés à toutes les parties prenantes de votre organisation. 

Déterminer les indicateurs de performance à suivre

Une fois ces objectifs posés, il est temps de définir les indicateurs de performance qui permettront d’évaluer le succès du plan de formation. 

Vous pouvez notamment penser à suivre… 

• Les taux de complétion de vos formations
• Le taux d’engagement de vos apprenants
• Le nombre d’apprenants formés
• Leur réussite aux évaluations… 

Ces KPIs vous aideront également à calculer le ROI de votre plan de développement des compétences, et donc, à le justifier a posteriori auprès de votre hiérarchie. 

Varier les modalités de formation dans votre plan

Pour que votre plan de développement de compétences soit un succès, il doit pouvoir créer l’engagement chez vos apprenants. Et pour ce faire, rien de tel que de varier les modalités de formation dans les différents parcours pédagogiques que vous leur proposez !

Prenez le temps de déterminer, dans chaque parcours, quelles sont les modalités les plus adaptées pour faire acquérir à vos apprenants les hard skills et soft skills dont ils ont besoin. 

Vous pouvez notamment déployer dans vos parcours… 

• Des formations présentielles, idéales pour créer l’émulation en face-à-face avec un formateur aguerri
• Des formations à distance, via le digital learning, qui comprend bon nombre de formats pédagogiques efficaces pour susciter l’engagement collaborateur : video learning, micro-learning, mobile learning, social learning… 
• Du mentorat ou coaching d’employés, pour stimuler la motivation des collaborateurs via l’apprentissage par les pairs
• Des actions de formation en situation de travail (AFEST), pour plonger directement les apprenants dans la mise en application de leurs compétences

Chaque modalité présente des bénéfices, et tout l’art de la conception d’un plan de développement des compétences repose dans le fait de choisir celle qui permettra d’atteindre chaque objectif de manière efficace et engageante !

Prévoir des évaluations dans vos parcours pédagogiques

Vous avez désormais une idée solide de la manière dont vont se présenter vos différentes formations. A ce stade, vous ne devez pas oublier d’inclure dans vos parcours de formation des méthodes d’évaluation appropriées ! Ce sont elles qui vont vous aider à suivre le succès de votre plan de montée en compétences. 

Prenez notamment soin d’inclure… 

• Des évaluations de mi-parcours, pour vous assurer que les collaborateurs entérinent bien les savoirs, savoir-faire et savoir-être au cours de leur parcours de formation
• Des évaluations à chaud, pour tester la satisfaction collaborateur face aux parcours qu’ils ont suivi
• Des évaluations à froid, pour évaluer l’acquisition des compétences et la capacité des collaborateurs à les déployer dans une situation réelle, à leur poste de travail

Communiquer autour de votre plan de développement des compétences

Une fois finalisé et validé avec toutes les parties prenantes de la formation professionnelle continue dans votre entreprise, il est désormais temps de le faire connaître au plus grand nombre. 

L’idée est bien de susciter l’engagement des apprenants, de les motiver avant même qu’ils n’entament leurs parcours de formation. 

Pour ce faire, vous pouvez bien sûr utiliser vos moyens de communication interne traditionnels : newsletter, affiches dans vos locaux, Intranet… Mais n’hésitez pas non plus à organiser un entretien individuel avec les collaborateurs concernés, en y associant leur manager. Vous pourrez ainsi leur expliquer comment va se dérouler leur plan de formation personnel et leurs objectifs, afin de vous assurer de leur engagement.

A quoi ressemble un tableau de plan de développement de compétences ?  

Bon nombre de responsables Formation le mettent en place pour formaliser leur réflexion, et suivre l’avancement des apprenants. 

Ce type de tableur Excel inclut généralement : 

• Les besoins et risques identifiés en termes de montée en compétences, soit les éléments qui doivent être travaillés pour faire en sorte que les collaborateurs restent adaptés à leur poste de travail
• La priorité des compétences à développer pour chaque collaborateur concerné 
• Les techniques pédagogiques à mettre en oeuvre pour leur faire acquérir ces compétences
• Les objectifs et résultats à atteindre 
• Les évaluations et résultats de la montée en compétences 

A partir d’un modèle de tableau de plan de développement de compétences sur Excel, que vous personnalisez en fonction de la situation de votre entreprise, vous suivez ainsi l’évolution de votre plan.

Pourquoi utiliser un LMS pour construire son plan de développement des compétences ? 

Vous doter d’un Learning Management System (LMS) pour le concevoir peut s’avérer extrêmement bénéfique. 

Cet outil, s’il est choisi minutieusement en fonction des besoins de votre entreprise, peut vous aider à plusieurs niveaux. Il vous permet notamment de… 

• Récolter les besoins de vos collaborateurs, dans une plateforme où tous leurs besoins de formation sont centralisés 
• Recenser toutes vos formations disponibles dans une même plateforme : vous attribuez ainsi à chaque collaborateur, en quelques clics, les parcours qui concernent son parcours pédagogique personnalisé
• Développer l’engagement collaborateur, grâce à des parcours de formation hybrides et dynamiques, qui vous aident à atteindre les objectifs posés en amont 
• Suivre vos métriques-clés, comme le taux de complétion de vos formations ou le taux d’engagement : non seulement votre équipe Formation peut suivre ces KPI, mais les managers également, afin de motiver leurs équipes à monter en compétences 

Le véritable plus ? Un LMS qui met au cœur de son système le principe du collaborative learning. Si ce terme ne vous dit rien, sachez qu’il s’agit d’une méthodologie où chaque collaborateur devient acteur de la montée en compétences de l’ensemble de l’entreprise, où chaque expertise est valorisée. 

L’idée est bien de doter les collaborateurs d’un outil auteur, où ils peuvent modifier et créer des cours sous la supervision de votre équipe Formation, afin de répondre à un besoin de formation spécifique. 

Ce type de plateforme LMS contient souvent des fonctionnalités sociales, qui permettent aux apprenants d’échanger entre eux et de se stimuler, pour favoriser l’apprentissage par les pairs. De quoi booster vos taux de complétion de manière significative !

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