Comment construire un référentiel de compétences efficace ?
Apprentissage et formation

Comment construire un référentiel de compétences efficace ?

C’est décidé : pour mieux gérer le vivier de talents dans votre entreprise, vous allez structurer vos processus de gestion des compétences. Et pour ce faire, quoi de mieux qu’un référentiel de compétences métiers, qui recense précisément toutes les aptitudes dont a besoin votre entreprise pour fonctionner au mieux ?

Seulement, si vous vous êtes déjà penché sur le sujet, vous le savez : construire un référentiel de compétences demande du temps, et une véritable méthode. 

C’est ce que vous trouverez dans cet article : tout ce qu’il vous faut pour créer votre propre référentiel de compétences, à utiliser pour proposer des formations et des évolutions de carrière optimales à vos collaborateurs. 

C’est parti !

Qu'est-ce qu'un référentiel de compétences ? 

On appelle référentiel de compétences (et parfois “référentiel de compétences métiers”) un outil de management qui permet de faire l’inventaire de l’ensemble des compétences d’une entreprise.

Dans ce document sont listées et détaillées les compétences qui sont nécessaires pour bien pratiquer un ou plusieurs métiers dans votre organisation. 

Ainsi, un référentiel de compétences va rassembler à la fois… 

  • Les savoirs, soit les connaissances théoriques, qui sont souvent acquises par les talents lors de leur formation initiale ou formation continue
  • Les savoir-faire, soit la maîtrise des techniques et des outils, liée à la pratique d’un métier
  • Les savoir-être, soit les postures et comportements relationnels

Pourquoi construire un référentiel de compétences dans votre entreprise ? 

Voyez le référentiel de compétences de votre entreprise comme un outil qui vous permet de connaître son patrimoine, son capital humain. Grâce à cet outil, vous savez à tout moment quelles compétences sont à disposition dans votre entreprise.

Par conséquent, le fait d’élaborer un référentiel métier bien structuré présente d’autres avantages. Grâce à lui, vous pouvez…

  • Vous mettez en place une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences (GPEC). L’idée ? Vérifier que vos collaborateurs en poste sont aptes à bien effectuer leur métier.
  • Vous fluidifiez les décisions stratégiques en termes de recrutement, de formation en entreprise ou de mobilité interne. Un bon référentiel vous permet de repérer les besoins de l’entreprise en matière de compétences, en prévoyant à l’avance celles qu’il est nécessaire de développer pour rester compétitif sur le marché.
    Vous gérez les besoins en formation de manière structurée. Votre référentiel de compétences vous aide à repérer ces besoins, et à créer un plan de développement des compétences associé.
  • Vous boostez la satisfaction collaborateur. Grâce à cet outil, vos collaborateurs voient précisément quelles compétences professionnelles sont attendues d’eux, ce qui les motive à se lancer dans les formations que vous leur proposez. Ainsi, votre référentiel vient rendre vos dispositifs de formation plus attractifs, et permet aux collaborateurs de se projeter dans leur employabilité et leur évolution de carrière.

De quoi vous motiver à faire le point sur les compétences-clés à l'œuvre dans votre entreprise, n’est-ce pas ?

Qui peut accéder à ce référentiel de compétences ?

Les référentiels de compétences des entreprises sont souvent conçus à l’initiative du service des Ressources Humaines, qui le créent et le mettent à jour au fil de l’eau. 

Cependant, les RH ne sont pas les seuls en charge de la gestion des talents au quotidien ! C’est pourquoi votre référentiel doit être accessible et utilisable par d’autres acteurs-clés de l’entreprise, tels que… 

  • Les responsables formation, qui s’en servent pour concevoir un plan de formation qui permet de développer les compétences attendues
  • Les managers de chaque pôle de l’entreprise, qui peuvent l’utiliser pour un bilan de compétences ou encore un entretien d’évaluation annuel
  • Les partenaires sociaux, qui peuvent y accéder pour débattre du parcours professionnel des collaborateurs, au besoin

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A quels points faire attention quand vous construisez votre référentiel de compétences métiers ?

Faire le point sur les métiers et compétences de l’entreprise est crucial, tant pour vous assurer de la bonne gestion des compétences des salariés que pour concevoir une offre de formation adaptée. Cependant, ce processus présente des points d’attention auxquels vous devez veiller. 

Tout d’abord, sachez que la refonte ou la conception d’un nouveau référentiel de compétences vous demandera un grand investissement de temps et de ressources humaines. 

C’est pourquoi vous ne devez pas hésiter à commencer “petit”, et à élargir le périmètre de votre référentiel au fil de l’eau.

Vous pouvez par exemple commencer par cartographier les fonctions “essentielles” pour votre entreprise, pour ensuite identifier les compétences de postes moins stratégiques à son développement.

Veillez également à garder à l’esprit qu’un référentiel de compétences n’est pas un document fixe dans le temps ! Il doit être mis à jour régulièrement pour garder une vision holistique et réelle des compétences dans l’entreprise. Et ce, surtout dans un monde où l’évolution des métiers va vite !

Comment bâtir le référentiel de compétences de votre entreprise ? 

Prêt à concevoir votre propre référentiel, pour mener une évaluation des compétences et repérer précisément les besoins de formation de votre entreprise ? Voici les 7 étapes-clés par lesquelles il vous faudra passer pour créer cette précieuse ressource pour les RH

Fixer l'objectif de votre référentiel de compétences

Première étape, et non des moindres : le fait de déterminer l’objectif final lié à la création de votre référentiel de compétences. En effet, pour concevoir un document qui sera bien utilisé au quotidien, vous devez déterminer comment vous allez l’utiliser

Prenez donc le temps de vous poser les questions suivantes : 

  • Qui va pouvoir utiliser ce document au quotidien ?
  • A quelles fins va-t-il être utilisé ?
  • Comment allez-vous vous en servir, concrètement ?

Selon les réponses à ces questions, vous aurez une idée précise de la structure que doit adopter votre document, ainsi que des éléments qui doivent y apparaître. 

Baliser le périmètre de votre référentiel

Dans un deuxième temps, il vous faut sélectionner le périmètre de votre référentiel de compétences. Ce périmètre peut être un métier, un poste, ou bien un pôle entier de votre entreprise, selon les objectifs que vous avez fixés à l’étape précédente.

Un conseil ? Évitez de vous focaliser sur un périmètre trop large pour commencer.

En effet, la conception de votre référentiel va vous demander d’étudier chacun des métiers qu’il contient, ce qui peut être très chronophage !

Monter un groupe de travail pluridisciplinaire

Vos objectifs et votre périmètre sont bien fixés ? Il est désormais nécessaire de vous entourer des bonnes personnes pour identifier les compétences-clés de(s) poste(s) étudié(s). 

Pour bien travailler, vous aurez besoin d’inviter des experts métiers qui connaissent la réalité du terrain dans l’entreprise. 

Regroupez donc dans votre groupe de travail… 

  • Des responsables RH : responsables de la gestion des Ressources Humaines, de la gestion des carrières, de la formation professionnelle… 
  • Des managers opérationnels du pôle concerné par votre étude
  • Des collaborateurs, experts des métiers sur lesquels vous vous focalisez

Ce faisant, vous concevez une forme d’observatoire des métiers de votre entreprise.

Faire l'inventaire de toutes les compétences de votre périmètre

Il est désormais temps de vous pencher sur le cœur du sujet : le fait de répertorier les aptitudes et compétences de votre organisation.

Commencez d’abord par lister les connaissances et compétences existantes dans votre entreprise. Prenez bien en compte le fait qu’il vous faut identifier les savoirs, savoir-faire et savoir-être. Vous pouvez également, par la suite, faire une prospective des compétences dont vous pourriez avoir besoin dans les années à venir. 

Un conseil : Lorsque vous lisez ces compétences, utilisez des verbes à l’infinitif. Cela vous permet de les inscrire dans des situations professionnelles réelles, et d’identifier des actions concrètes. Par exemple, pour un poste de responsable commercial, une compétence peut être “Développer un argumentaire commercial convaincant face à un prospect”.

Établir des niveaux de maîtrise des compétences 

Identifier les compétences-clés de votre entreprise ne suffit pas à créer un bon référentiel !

Il vous faut désormais associer à chaque compétence un niveau de maîtrise. Il s’agit, en somme, d’une forme de baromètre, qui vous permet de déterminer à quel point un collaborateur a acquis cette compétence. 

Par exemple, vous pouvez déterminer 4 niveaux, tels que :

  • Niveau 1 : Le collaborateur possède des notions de la compétence
  • Niveau 2 : Le collaborateur est autonome dans cette compétence
  • Niveau 3 : Le collaborateur maîtrise cette compétence
  • Niveau 4 : Le collaborateur est expert de cette compétence

Ainsi, en fonction des aptitudes requises pour un poste, un certain niveau de compétences peut être jugé suffisant. Autre bénéfice : cela vous permet également de déterminer si une personne est “junior” ou “senior” à son poste.

Formaliser votre référentiel de compétences métiers

Il est désormais temps de construire votre référentiel de compétences à proprement parler. 

Le processus est simple : 

  • Listez d’abord toutes les compétences recensées au préalable
  • Ajoutez-leur une description qui permet de bien comprendre de quoi il s’agit
  • Associez à chaque métier une compétence, ainsi que le niveau de maîtrise requis

Pensez bien au fait que le support sur lequel vous le créez doit être clair, bien structuré, simple à lire. Un format tableur Excel peut tout à fait faire l’affaire. Vous pouvez également choisir de présenter votre référentiel de manière visuelle, en faisant une cartographie des compétences par métiers ou pôle de l’entreprise.

Enfin, n’hésitez pas à faire valider ce référentiel par des collaborateurs et managers issus du terrain, qui sont au plus près de chaque métier.

Mettre le document à disposition des acteurs concernés 

Dernière étape : faire en sorte que votre référentiel de compétences métiers puisse être utilisé par toutes les parties prenantes qui pourraient en avoir besoin. Par exemple, vous pouvez décider de l’inclure dans chaque fiche de poste, ou grille d’entretien d’évaluation annuel. 

Ce faisant, vous vous assurez que chaque partie prenante puisse y avoir accès, à tout moment, et consulter les compétences requises pour chaque poste.

Un exemple de stratégie de formation utilisant un référentiel de compétences

En tant que responsable formation, votre référentiel de compétences métiers peut rapidement devenir un outil incontournable dans votre quotidien. Rien de tel pour identifier les besoins en compétences de vos collaborateurs, sur différents métiers de l’entreprise, pour ensuite leur proposer des parcours de formation personnalisés.

Admettons par exemple que, lors d’un entretien d’évaluation annuel, un collaborateur exprime ses ambitions en termes d’évolution professionnelle au cours des 6 prochains mois. Son objectif : passer d’un poste opérationnel à un poste de management. 

Face à cette situation, vous pouvez vous pencher sur votre référentiel des métiers, et identifier les besoins en compétences du poste visé par votre collaborateur. Si vous constatez qu’il ne dispose pas des compétences requises pour le poste, vous pourrez alors lui proposer un programme de formation, déployé via une approche par compétences. De quoi vous assurer d’aligner l’organisation du travail au sein de votre entreprise et votre plan de formation !

Et voici un dernier conseil, avant de vous laisser créer votre référentiel de compétences, pour vous aider à booster l’engagement de vos apprenants face à vos formations. N’hésitez pas à avoir recours au collaborative learning, soit à l’apprentissage par les pairs : cette méthode de formation suppose que chaque collaborateur, quel que soit son poste, a des compétences à partager avec les autres. 

En mettant vos apprenants au coeur de la conception de leurs parcours de formation, et grâce à une plateforme de collaborative learning, vous êtes certain de réussir à créer l’émulation !

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