En quoi la collaboration avec les experts internes est gage de réussite pour la formation ? 

Pour les équipes Formation, la création de modules implique généralement l'un des deux extrêmes : d'un côté, on trouve d'énormes bibliothèques de contenus. Elles sont prêtes à être déployées, mais souvent trop génériques pour être vraiment pertinentes ou booster l’efficacité de votre organisation. 

De l’autre, l'approche traditionnelle, selon laquelle les ingénieurs pédagogiques passent des mois (voire des années) à élaborer des programmes en partant de zéro. Ces deux approches ont leur place, mais aucune ne permet un apprentissage organisationnel de qualité.

Une formation d’exception ne peut voir le jour que si les experts internes y participent. Ces derniers possèdent déjà ce qui fait défaut à la plupart des bibliothèques de contenus : une expérience approfondie et concrète. Ce sont les personnes en lesquelles vos employés ont le plus confiance pour répondre à leurs questions, surmonter leurs difficultés et leur montrer l’exemple. 

Le problème ? La plupart des organisations ne disposent pas d'un système permettant de collaborer efficacement avec les experts internes. Les modèles traditionnels d’ingénierie pédagogique partent du principe que le service Formation est seul responsable de l'ensemble du processus, de l'analyse des besoins à la conception, en passant par la mise en œuvre. 

Ce guide vous aidera à remédier à cela et à impliquer plus rapidement vos meilleurs collaborateurs dans le processus de création des modules de cours.

Points clés

1. Les experts internes renforcent la pertinence et l'impact des formations. Ils contribuent à créer des expériences d'apprentissage qui reflètent l'expertise du terrain et permettent de relever les défis auxquels les employés sont confrontés au quotidien.
2. La collaboration est essentielle dans le monde moderne de la formation. Les équipes doivent co-créer du contenu avec des experts, plutôt que d'essayer de tout faire à distance.
3. L'IA et l'automatisation facilitent les partenariats avec les experts internes. Grâce à des outils adaptés, ces derniers peuvent partager leurs connaissances rapidement, tandis que les équipes Formation garantissent la qualité et la cohérence de l'apprentissage.

Qui sont les experts internes ? 

Un expert interne est un collaborateur qui possède des connaissances approfondies et spécialisées sur une thématique, un processus ou un domaine de compétences particulier. Ce sont ces personnes qui savent comment les choses se passent réellement, qu'il s'agisse de conclure une vente complexe, de gérer une remontée client ou de s'y retrouver dans les procédures de conformité.

Dans le monde de la formation, les experts internes jouent un rôle essentiel pour faire le lien entre la théorie et la pratique. Ils apportent de la crédibilité, un contexte et des subtilités qu'aucun fournisseur de contenu externe ni aucun programme standardisé ne peut reproduire. 

Et surtout, vos experts internes sont les seuls à pouvoir dispenser une formation sur vos compétences institutionnelles. 

Et le meilleur dans tout ça ? Les experts internes sont présents dans tous les services et à tous les niveaux de votre organisation. Ce sont souvent les collègues vers qui tout le monde se tourne pour demander conseil : les personnes de référence qui solutionnent systématiquement les problèmes et définissent les critères d'excellence.

Les connaissances terrain d'un expert interne  (les principales difficultés rencontrées par les utilisateurs, les astuces utiles, les pièges à éviter) donnent immédiatement une autre ampleur à votre formation.

Pourquoi il peut être difficile d’impliquer les experts internes 

Si les experts internes constituent une ressource aussi précieuse pour la formation, pourquoi tant d'entreprises rencontrent-elles des difficultés à les impliquer ? Cela dépend de la manière dont la plupart des stratégies de formation sont conçues, et du fait qu'elles ne parviennent pas souvent à rendre la collaboration facile ou gratifiante.

Les experts internes sont nombreux et sont généralement désireux de partager leurs connaissances, mais des obstacles récurrents se dressent sur leur chemin.

1. Ils sont difficiles à identifier

Cela ne veut pas dire qu’ils sont rares. Mais dans de nombreuses organisations, l’expertise est informelle et décentralisée. Les experts ne détiennent pas toujours de titres officiels ou de certifications, et leurs contributions passent souvent inaperçues.

Sans processus structuré (ni volonté) visant à identifier et à mettre en valeur ces experts, les équipes Formation risquent de passer à côté de connaissances précieuses, ou tout simplement de supposer qu'elles n'existent pas.

2. L'investissement en temps est décourageant

Les experts internes sont généralement très performants et ont un emploi du temps très chargé. Leur demander de participer à la création de modules de cours peut leur donner l’impression de se voir confier un emploi à temps plein supplémentaire, ou même d’être sanctionnées pour leur propre excellence.

Heureusement, c’est sans doute l’obstacle le plus facile à surmonter, comme nous le verrons dans un instant.

3. Les processus actuels de formation ne sont pas collaboratifs

L’ingénierie pédagogique traditionnelle part du principe que le service Formation gère toutes les étapes, de l'analyse à la conception, en passant par la mise en œuvre. Ce modèle descendant laisse peu de place à la participation active. On peut demander aux experts de « donner leur avis », mais ils voient rarement comment leurs contributions influencent le produit final.

Au fil du temps, ce manque de visibilité peut engendrer de la frustration, et les collaborateurs finissent par ne plus se porter volontaires.

4. La reconnaissance ou les récompenses sont minimes

Dans la plupart des organisations, la participation des experts n'est pas officiellement reconnue. Lorsque ces experts prennent le temps d'apporter leur contribution, ils le font souvent par bonne volonté, et non parce que cela fait partie de leurs fonctions ou de leurs objectifs de performance.

En l'absence de reconnaissance (qu'elle soit publique, professionnelle ou financière), la motivation peut rapidement faiblir.

5. Le processus semble lent et décousu

Les délais liés à la formation sont souvent en décalage avec la réalité de l'entreprise. Lorsque plusieurs semaines sont nécessaires pour transformer les connaissances des experts en une formation exploitable, les équipes perdent leur élan. Les résultats doivent être rapides et l’impact concret. Il faut éviter les longs cycles de validation ou les boucles de révision complexes.

Ces défis sont bien réels, mais ils ne sont pas inévitables. Impliquer les experts ne signifie pas leur demander de consacrer davantage de temps à cette tâche, mais plutôt mettre en place des processus et des outils pour rendre leur contribution facile, visible et valorisée.

Où trouver les experts au sein de votre organisation

Lorsque l’on parle d’experts, la plupart des gens imaginent des cadres supérieurs ou des chefs de service. Des personnes dotées de nombreuses années d’expérience et d’intitulés de postes trop longs.

En réalité, les meilleurs experts ne se trouvent pas toujours au sommet de l’organigramme. Ce sont souvent les collaborateurs les plus performants et les collègues de confiance vers lesquels les autres se tournent naturellement lorsque des difficultés surgissent. Ces derniers passent généralement inaperçus, alors qu’ils ont le mérite d’exister !

Comment identifier les experts ?

La recherche d’experts internes ne doit pas nécessairement être un obstacle majeur. Il suffit simplement de se lancer.

• Commencez par définir l'objectif commercial. Quel défi ce programme de formation vise-t-il à relever ? Quelles sont les équipes ou postes les plus concernés ?
• Demandez aux équipes vers qui elles se tournent pour obtenir de l'aide. Les recommandations des pairs constituent l'un des signes les plus évidents d'expertise. Les personnes vers lesquelles les autres collaborateurs se tournent lorsqu'ils sont bloqués sont probablement vos meilleurs candidats.
• Ciblez les employés qui affichent régulièrement des performances exceptionnelles. Les données issues des évaluations de performance, des retours clients ou des résultats de projets peuvent vous aider à identifier les employés qui excellent à l’échelle individuelle, mais aussi qui font progresser ceux qui les entourent.
• Demandez aux managers. Les responsables peuvent vous indiquer quels membres de leur équipe maîtrisent le mieux les processus et les systèmes, et qui résout les problèmes de manière pragmatique.
• Soyez attentif aux leaders informels. Tous les experts ne portent pas un titre officiel de responsable. La personne à qui tout le monde demande conseil pour un processus ou un outil complexe est votre source de connaissances la plus précieuse.
• Observez ceux qui partagent et documentent naturellement. Les employés qui rédigent déjà des guides, répondent aux questions sur les forums ou créent des tutoriels internes se portent déjà volontaires.

Exemples de talents cachés 

• Un chargé du service client qui a mis au point des solutions créatives permettant de réduire le nombre de tickets
• Un commercial qui remporte régulièrement des contrats complexes grâce à une approche unique
• Un ingénieur qui forme de manière informelle les nouvelles recrues pendant leur onboarding
• Un analyste en conformité qui a trouvé des méthodes plus rapides et plus précises pour gérer les audits

Ce sont ces collaborateurs-là qui connaissent les « coulisses » du travail. Ils sont souvent très respectés par leurs collègues et ont envie de partager leur savoir… à condition qu’on leur offre la tribune et le soutien nécessaires.

Les experts les plus compétents ne sont pas toujours les plus anciens : ce sont ceux qui inspirent le plus confiance. Identifiez les collaborateurs sur lesquels les autres comptent pour mener à bien leurs projets et vous découvrirez un réseau d'expertise inexploitée, prêt à façonner votre stratégie de formation.

Comment transformer des experts internes en auteur de cours

Une fois que vous avez identifié vos experts internes et obtenu leur adhésion, le plus passionnant peut commencer : la co-création de contenus de formation. 

La co-création avec les experts se distingue nettement du modèle traditionnel, de type descendant. Elle est plus rapide, plus collaborative et repose sur une responsabilité partagée entre le service Formation et les experts.

Voici comment faire en sorte que cette collaboration porte ses fruits.

1. Commencez par définir votre objectif

Avant de demander à un expert interne de contribuer, assurez-vous qu'il comprenne pourquoi son expertise est importante. Trop souvent, les équipes Formation s'adressent à eux avec une demande vague : « Pouvez-vous nous aider à créer une formation sur ce sujet ? ». Sans lien avec un objectif commercial, cela ressemble simplement à une corvée.

Les experts internes sont plus motivés et plus impliqués lorsqu'ils constatent l'impact direct de leur contribution. Montrez-leur :

• Le besoin de formation : À quel défi spécifique les apprenants sont-ils confrontés ?
• L'impact sur l'entreprise : En quoi cette formation améliorera-t-elle les performances, la productivité ou les résultats pour les clients ?
• Le lien stratégique : En quoi s'aligne-t-elle sur les priorités de l'équipe ou de l'entreprise ?

Lorsque vous parvenez à expliquer clairement le « pourquoi », les experts deviennent des partenaires dans la résolution d'un problème, et non plus de simples auteurs de contenu.

Bonus : si vous utilisez un outil tel que la fonctionnalité « Besoins de formation » de 360Learning, exploitez ces données pour montrer aux experts les compétences exactes que les apprenants recherchent.

2. Encouragez le collaborative learning 

Les cultures d'apprentissage les plus efficaces reposent sur la participation, et non sur la perfection. Au lieu de compter uniquement sur les services Formation pour créer des cours soignés et standardisés, donnez aux experts internes les moyens de partager directement leurs connaissances.

• Utilisez des plateformes d'apprentissage collaboratif (comme 360Learning) qui permettent à tout un chacun d’acquérir et de transmettre des compétences.
• Créez des modules courts, animés par des pairs (petits guides pratiques, vidéos explicatives ou études de cas) qui peuvent être affinés au fil du temps.
• Encouragez le feedback et les réactions rapides des apprenants, afin que les experts puissent améliorer continuellement leur contenu.

Lorsque l'apprentissage devient un échange bidirectionnel entre experts et apprenants, la base de connaissances de votre organisation se développe de manière exponentielle.

3. Décentralisez l'analyse des besoins

Traditionnellement, les équipes Formation définissent les besoins en formation en fonction des objectifs fixés par la direction ou des exigences réglementaires. Mais la meilleure façon de savoir ce que les employés souhaitent et doivent apprendre est de leur poser la question.

Il est d’ailleurs tout aussi important de leur demander auprès de qui ils souhaitent apprendre.

• Utilisez des sondages, des fils de discussion ou des plateformes de formation internes pour permettre aux apprenants d’indiquer les sujets qu'ils souhaitent aborder.
• Mettez ces besoins en relation avec des experts disposant d'une expérience pratique dans ces domaines. Demandez-leur des suggestions dans les sondages ci-dessus.
• Favorisez la visibilité entre les équipes : lorsque des apprenants font des demandes de contenu, d'autres équipes peuvent bénéficier de cette même expertise.

Cette approche permet de garantir la pertinence de vos programmes et de renforcer l'engagement des employés en donnant aux apprenants la possibilité de choisir ce qu'ils apprennent et la manière dont ils l'apprennent.

4. Utilisez des outils de création basés sur l'IA pour vous faciliter la vie 

La plupart des experts internes ne sont pas des ingénieurs pédagogiques qualifiés, et cela ne pose pas de problème. Grâce aux outils de création assistés par l’IA, vos experts peuvent se concentrer sur ce qu’ils connaissent, tandis que la technologie s’occupe de la manière dont ces connaissances sont transmises.

L'IA peut vous aider en :

• Transformant des notes, des transcriptions ou des enregistrements en ébauches de cours structurées
• Suggérant automatiquement des quiz, des résumés et des supports visuels
• Transformant des contenus complexes en contenus clairs et adaptés aux apprenants
• Réutilisant des supports existants (tels que des présentations ou des FAQ) pour en faire des modules prêts à être publiés

Les experts internes peuvent ensuite relire et améliorer le contenu, tandis que les équipes Formation vérifient le ton, la structure et l'adéquation avec les objectifs d'apprentissage. Il en résulte un contenu rapide à produire, très crédible et facile à adapter à grande échelle.

(Nous y reviendrons plus en détails dans la section suivante.)

5. Valoriser et récompenser la participation

La reconnaissance est l'un des moyens les plus efficaces pour maintenir l'engagement des experts. Lorsque ces derniers constatent que leur travail fait la différence, ils sont plus enclins à continuer.

Essayez :

• De mettre en avant les formations animées par des experts dans les newsletters d'entreprise ou lors des réunions générales
• D'intégrer les contributions des experts dans les évaluations de performance ou les plans de développement professionnel
• D'offrir des badges, des certifications ou de petites récompenses aux meilleurs contributeurs
• De partager les commentaires des apprenants et les exemples de réussite directement avec les experts

La reconnaissance entraîne un cercle vertueux. Plus les experts perçoivent de valeur, plus ils en créent.

6. Continuez à itérer

La collaboration avec les experts n'implique pas nécessairement de longs projets formels. En réalité, c'est souvent l'inverse qui fonctionne le mieux. Commencez modestement, avec un cours, un sujet et un expert, puis tirez parti de cette dynamique pour aller de l'avant.

• N'attendez pas la perfection. Publiez rapidement et améliorez continuellement vos contenus en tenant compte du feedback des apprenants.
• Encouragez les experts à mettre à jour leurs cours à mesure que les process évoluent.
• Considérez l'apprentissage comme un système vivant et évolutif plutôt que comme un projet ponctuel.

Cette approche permet aux experts de rester impliqués sans se sentir submergés, et garantit que vos contenus de formation restent à jour et pertinents.

Travailler avec des experts nécessite un véritable partenariat. Lorsque les équipes Formation facilitent la collaboration, donnent aux experts les moyens d'agir grâce à des outils IA et reconnaissent leurs efforts, elles transforment l'expertise de l'organisation en un moteur de croissance durable.

Comment les outils IA et l'automatisation aident les experts internes

Le principal obstacle à l'implication des experts internes dans la formation est sans doute le manque de temps. Même l'expert métier le plus enthousiaste ne peut pas consacrer des heures à la rédaction, à la conception ou à l'enregistrement de supports de formation en plus de sa charge de travail quotidienne.

Mais l'IA a changé la donne.

Les outils de création basés sur l'IA d'aujourd'hui vous permettent de recueillir, structurer et améliorer les connaissances spécialisées en quelques minutes au lieu de plusieurs semaines. Ils se chargent du gros du travail, ce qui permet aux experts de se concentrer sur le partage de leurs idées, du contexte et de leur expertise, plutôt que sur la saisie de texte.

Voici comment l'IA et l'automatisation accélèrent, simplifient et optimisent l’ingénierie pédagogique.

1. L'IA transforme les connaissances brutes en contenu pédagogique prêt à l'emploi

Plus besoin de partir de zéro : les plateformes IA peuvent transformer des enregistrements d'appels, des transcriptions de réunions, des notes ou des diapositives en plans de cours structurés. Vous pouvez désormais créer un cours complet à partir d'un simple prompt.

Imaginons qu'un expert enregistre une courte vidéo présentant un nouveau processus. L'IA peut :

• Générer un résumé du cours et définir les objectifs d'apprentissage
• Proposer un enchaînement logique des leçons
• Rédiger des ébauches de texte pour les descriptions ou les quiz
• Ajouter automatiquement des calls to action et des points récapitulatif

L'expert peut alors examiner, améliorer et valider la version finale en un clin d'œil.

2. Amélioration continue grâce au feedback des apprenants

L'IA ne s'arrête pas une fois le cours publié. Elle permet d'analyser l'engagement des apprenants, les taux de complétion et le feedback afin de mettre en évidence les points forts des cours ou les aspects à améliorer.

Les experts internes peuvent utiliser ces informations pour :

• Identifier les parties de leur contenu qui suscitent le plus d'intérêt
• Déterminer les points sur lesquels les apprenants rencontrent des difficultés
• Mettre à jour ou enrichir le contenu à mesure que les besoins évoluent

Grâce à l'automatisation des données et des analyses, l'apprentissage piloté par les experts internes devient un processus continu, et non plus une contribution ponctuelle.

3. Recueil et réutilisation des connaissances

Les outils IA permettent également de recueillir l'expertise de manière passive, en transformant les connaissances existantes en nouvelles opportunités d'apprentissage. Par exemple :

• Une session de formation enregistrée peut devenir un micro-cours consultable.
• Les discussions internes sur Slack ou Teams peuvent être synthétisées en guides de référence rapide.
• Les tickets d'assistance courants peuvent devenir des modules d'apprentissage basés sur des cas concrets.

Cela permet aux experts de « transmettre leur savoir » sans même s'en rendre compte. L'IA transforme leur résolution quotidienne de problèmes en ressources d'apprentissage évolutives.

4. Les académies spécialisées comme centres d'apprentissage

L'un des moyens les plus efficaces de développer à grande échelle des programmes de formation animés par des experts consiste à organiser le contenu en « Académies ». Il s'agit d'espaces de formation dédiés, structurés autour de missions, de thèmes ou d'objectifs commerciaux spécifiques.

Chaque Académie devient un lieu propice au développement continu, où les experts peuvent apporter leur contribution, où les apprenants peuvent parcourir un contenu soigneusement sélectionné et où les connaissances évoluent au fil du temps.

Le plateformes qui intègrent la gestion d'académies (telles que 360Learning) vous permettent de :

• Regrouper les contenus créés par les experts internes en parcours thématiques structurés
• Faciliter la recherche, par les apprenants, d'expertises pertinentes pour leurs missions
• Donner aux experts les moyens de mettre à jour en permanence les supports à mesure que les pratiques évoluent

Les académies transforment les connaissances des experts internes en un système évolutif et dynamique, favorisant à la fois le développement individuel et la performance organisationnelle.

Davantage de temps pour ce qui compte vraiment

L'IA offre un gain de temps précieux. Au lieu de passer des heures à mettre en forme du contenu ou à rédiger des scripts de cours, les experts peuvent se concentrer sur l'accompagnement, le coaching et la validation des connaissances.

L'IA se charge de la structure et de la mise au point, tandis que les experts veillent à ce que le fond soit correct. Ensemble, cet équilibre permet de créer des expériences d'apprentissage rapides, de grande qualité et profondément authentiques.

Placez les experts internes au coeur de votre stratégie de formation

Le secret d'un apprentissage efficace ne réside pas dans les bibliothèques de contenus statiques ni dans de longs cycles de production. Tout repose sur la collaboration. Les experts internes constituent l’atout le plus précieux de votre organisation et termes de formation, et lorsqu'ils ont les moyens de partager leurs connaissances, l'apprentissage gagne en valeur et en qualité.

En intégrant les experts internes à votre stratégie de formation, l'apprentissage prend tout son sens, car il est ancré dans la réalité. Il reflète la manière dont vos équipes travaillent réellement, les défis auxquels elles sont confrontées et les bonnes pratiques qui mènent au succès.

Grâce à des outils adaptés basés sur l'IA, vous pouvez efficacement :

• Recueillir les connaissances au fur et à mesure, directement auprès de vos experts internes
• Transformer des connaissances brutes en formations structurées et captivantes en quelques minutes ou quelques heures seulement
• Instaurer une culture où le partage des connaissances est la responsabilité de chacun

En plaçant la collaboration avec les experts internes au cœur de votre stratégie, vous ne vous contentez pas de créer de meilleures formations : vous construisez une organisation plus soudée et plus performante.

Prêt.e à exploiter l'expertise qui se cache au sein de votre organisation ? Commencez dès aujourd'hui à élaborer votre stratégie de formation axée sur les experts internes grâce à la plateforme d'apprentissage collaboratif de 360Learning.