Intégration d’un LMS à votre écosystème : le guide indispensable

La montée en compétences (upskilling) est devenue une priorité absolue pour rester compétitif sur un marché en rapide évolution. Les avancées technologiques et l'évolution des préférences des consommateurs mettent en danger les entreprises qui ne misent pas sur la formation de leurs employés. 

Pour rester à la pointe, les entreprises doivent choyer leurs employés et continuellement leur proposer des formations. C’est de cette façon qu’elles seront en mesure de rester à la page, booster la productivité et retenir les talents, tout autant d'éléments essentiels à sa croissance.

Les LMS jouent un rôle crucial pour la montée en compétences. Ils ont gagné en popularité au cours de ces dernières années, et offrent aux employés une plateforme de formation centralisée qui permet de créer et mettre à disposition du contenu de formation facilement. 

Un LMS offre la possibilité aux employés d’accéder à du contenu de formation attrayant afin de combler les écarts de compétences et aux experts internes de partager leurs connaissances avec leurs pairs. Il peut également aider les entreprises à réaliser un suivi des cours eLearning et à créer des parcours personnalisés pour les collaborateurs. 

Mais attention : un LMS peut également devenir un fléau pour l’entreprise s’il ne s’intègre pas correctement à l’infrastructure technologique de celle-ci.  Pour pouvoir en tirer pleinement parti, vous devez donc être en mesure d'effectuer cette intégration. 

Penchons-nous sur le sujet : pourquoi vous devez vous y intéresser et comment intégrer facilement votre LMS pour répondre aux besoins de votre organisation. 

L’intégration LMS : qu’est-ce que c’est ? Pourquoi est-ce important ?

Il s’agit ici de connecter votre LMS aux autres outils et plateformes de votre infrastructure technologique (la fameuse tech stack, ou ensemble d’applications technologiques), afin de pouvoir transférer des données entre les différents systèmes. Les meilleures plateformes LMS proposent des intégrations conçues pour fonctionner avec vos systèmes HCM (gestion du capital humain), outils de création de contenu, outils de visioconférence, outils d’apprentissage et bien d’autres applications logicielles. 

L’objectif de ces intégrations est de proposer une expérience d’apprentissage fluide pour les employés en associant différents outils sur la plateforme centralisée, ce qui leur évite ainsi de passer d’une application à une autre et de perdre des données en chemin. L’intégration LMS aide les organisations à simplifier leur processus de formation et améliore l’expérience des collaborateurs. 

Ainsi, les données et les processus sont uniformisés. Selon le type d’intégration, il est possible de transférer les données liées aux apprenants et aux compétences dans le LMS à partir d'un système HCM/HRIS, ce qui permet de proposer des formations plus personnalisées. 

D’autres types d’intégrations, comme Training Orchestra, centralisent toutes vos formations de type blended learning, ce qui vous évite de saisir les données deux fois. 

Les avantages de l’intégration LMS ne s’arrêtent pas à la formation

Les avantages sont considérables. L’un des plus notables est l’augmentation de l’efficacité. 

Les organisations peuvent réduire la charge de travail requise pour développer et mettre à disposition des ressources pédagogiques en automatisant les processus et en les centralisant toutes sur une seule plateforme. 

Un exemple courant est l’élimination du besoin de saisir les mêmes données sur différents outils. Les équipes Formation économisent du temps en évitant la double saisie et la vérification manuelle. 

La réduction des efforts requis permet aux employés de créer et d’utiliser des ressources pédagogiques, tout en ayant le temps de se concentrer sur les tâches qui sont essentielles pour l’entreprise. C’est cela qui améliore la productivité. 

L’intégration LMS augmente également l’engagement apprenant. Lorsqu’une organisation est en mesure de proposer du contenu de formation pertinent et personnalisé, les apprenants ont plus de chance de rester motivés. Vous pouvez même intégrer des fonctionnalités de gamification pour augmenter l’engagement et ainsi la rétention des connaissances. 

L’intégration LMS peut également aider votre organisation à gérer les demandes de formation. Les responsables Formation ont l’habitude de recevoir un flot continu de demandes de la part des managers qui identifient les écarts de compétences au sein de leurs équipes. Ces demandes de requalification peuvent vite s’avérer chronophages. 

Avec une plateforme centralisée dédiée à la gestion des contenus et des demandes de formation, vous pouvez simplifier la demande, l’élaboration et la mise à disposition des programmes. Vous répondrez ainsi aux besoins des employés plus rapidement, ce qui leur permet d’accéder aux formations nécessaires au moment opportun et donc, d’améliorer leur performance globale. 

L’intégration LMS permet également de ne pas avoir à créer ces ressources pédagogiques en partant de rien. En effet, elle donne la possibilité d’accéder à des formations sur étagère, ce qui réduit le temps et les coûts nécessaires à l’élaboration des cours et permet aux employés de suivre les meilleures formations possibles depuis leur plateforme centralisée. 

Les intégrations LMS sont essentielles à la motivation des employés, et vous aident à mettre rapidement à disposition ces contenus dans l’ensemble de l’entreprise ainsi qu’à gérer le flux constant de demandes de formation. Vous obtenez ainsi une main d'œuvre compétente et efficace. 

Les défis de l’intégration d’un LMS : chaque détail compte

L’intégration d’un LMS comporte beaucoup d'avantages, mais elle a aussi son lot de défis. Si vous n’utilisez pas un système LMS conçu à cet effet dans votre infrastructure technologique actuelle, l’intégration peut s’avérer particulièrement coûteuse. Son coût varie considérablement selon la taille de votre organisation et la complexité des systèmes et des données que vous devez intégrer. 

La complexité technique doit également être prise en considération, et les problèmes de compatibilité ne sont pas rares. L’intégration de différents systèmes peut nécessiter des solutions personnalisées, ce qui peut être chronophage et onéreux si vous devez payer une expertise technique. 

La compatibilité peut également devenir problématique à mesure que les applications et plateformes évoluent. Lorsqu’un logiciel reçoit une mise à jour, l’intégration peut aussi nécessiter une mise à jour. Cela oblige alors une équipe dédiée à assurer une maintenance continue pour que le LMS fonctionne correctement. 

Vous devez également penser à la sécurité des données car l’intégration permet le transfert des données entre différents systèmes. Certains d’entre eux peuvent contenir des données à caractères sensibles. Vous devez donc vous assurer que l’intégration ne présente pas une violation des réglementations en matière de sécurité des données et que des mesures appropriées sont prises pour protéger ces informations. 

L’adoption utilisateur est également un problème qui risque de se poser. Les employés doivent être formés à l’utilisation d’un LMS, ainsi qu’à toutes les intégrations à l’infrastructure technologique de votre entreprise. Ces derniers ont besoin d’un peu de temps pour s’adapter aux nouveaux processus, surtout si l’interface n’est pas suffisamment intuitive. Une adoption plus lente peut limiter les avantages du LMS, même si l’intégration se passe à merveille. 

Malgré ces défis, l’intégration LMS peut être extrêmement profitable aux organisations qui souhaitent optimiser leur processus de formation et les compétences de leurs employés. Vous pouvez relever bon nombre de ces défis en optant pour un LMS déjà doté d’intégrations compatibles avec votre infrastructure technologique. Les solutions “plug-and-play” permettent par exemple de profiter pleinement de tout ce qu’un LMS a à vous offrir, sans les inconvénients !

Les types d’intégration LMS selon les organisations

Il existe d’excellentes possibilités d’intégration LMS qui présentent chacune différents avantages et cas d’utilisation. C’est en ayant connaissance des différents types d’intégration LMS disponibles que vous pouvez choisir celles qui répondent au mieux à vos objectifs et aux besoins de votre organisation. 

En optant pour des intégrations LMS adaptées, vous optimisez vos stratégies eLearning tout en réduisant le flux de travail. Cela peut aussi vous permettre d’augmenter l’efficacité des formations et de rendre possible la montée en compétences au sein de votre entreprise. 

Penchons-nous sur les intégrations LMS les plus courantes et sur des exemples d’applications et de plateformes qui pourraient déjà se trouver dans votre infrastructure technologique. Nous prenons en charge bon nombre de ces intégrations via notre plateforme de formation 360Learning. Vous avez une question sur une intégration en particulier ? N’hésitez pas à contacter l’un de nos experts.

Formations sur étagère

Ces intégrations permettent aux organisations d’enrichir leur catalogue de formation avec du contenu de grande qualité et prêt à l’emploi. En quelques clics, vous pouvez connecter votre LMS à du contenu créé par des leaders du secteur, ce qui offre à vos apprenants l’accès à un vaste choix de ressources pédagogiques et à davantage d’expertise métier. 

Découvrez : Edflex, Kokoroe, OpenSesame, Skillsday, LinkedIn Learning, Coursera

Intégrations HCM

Synchronisez les données liées aux collaborateurs et aux formations sans avoir besoin de saisir celles-ci manuellement. Lorsqu’une organisation connecte son LMS et son système RH, l’historique de formation des employés est toujours à jour, ce qui offre une visibilité précieuse sur leur progression et vous aide à identifier rapidement leurs compétences et leurs lacunes. 

Découvrez : Workday, Lucca, Cornerstone OnDemand, SAP SuccessFactors, HiBob

Création de cours

L’intégration LMS avec des outils de création ou des outils auteur permet aux experts internes d’élaborer des formations stimulantes en quelques clics seulement. Cette fonctionnalité offre la possibilité à n’importe quel employé de partager ses connaissances par le biais de contenu attrayant et pertinent. Cela réduit le temps et l’effort requis pour produire d’excellentes ressources pédagogiques. 

Découvrez : Google Drive, Genially, Loom, Canva, SCORM

Outils de gestion des tâches

Formez-vous sur votre lieu de travail tout en améliorant les processus pour les auteurs de cours. Vous pouvez gérer les programmes de formation en moins de temps grâce à l’automatisation des tâches comme la création de cours, l’affectation des formations et la remise des notes. 

Découvrez : Slack, Zoom, Salesforce

Gestion des formations 

L’intégration combine la puissance d’un LMS à un TMS, ce qui permet d’obtenir une gestion automatisée des besoins de blended learning. Les fonctionnalités comme la planification, le suivi et le reporting sont gérées efficacement à tous les niveaux des programmes de formation. 

Découvrez : Training Orchestra

Outils de visioconférence

Les employés à distance et les intervenants extérieurs pourront tirer parti de cette intégration. Les organisations peuvent planifier des sessions de formation en direct au sein de leur LMS, à l’aide d’outils de visioconférence. Vous êtes en mesure de proposer des sessions de formation et webinaires intéressants et interactifs, quel que soit l’endroit où vos instructeurs et vos apprenants se trouvent. 

Découvrez : Zoom, Microsoft Teams, Google Meet

Gamification 

La gamification permet de booster l’engagement apprenant via l’ajout d’éléments ludiques sur les plateformes de formation. L’intégration peut inclure des tableaux de classement, badges et récompenses, ce qui encourage les apprenants à terminer leur formation et à atteindre leurs objectifs. 

Découvrez : Kahoot!, Quizlet 

Social learning

Le social learning permettent aux apprenants de collaborer et de partager des connaissances, ce qui crée une expérience d’apprentissage plus stimulante et dynamique. Vous pouvez inclure des forums de discussion, du partage sur les réseaux sociaux et le feedback par les pairs pour aider les apprenants à communiquer entre eux et à développer une communauté au sein de l’organisation. 

Découvrez : Slack, Yammer, Microsoft Teams

Chatbots

Les chatbots alimentés par les modèles de langage naturel peuvent donner du feedback instantané aux apprenants au cours de leur formation. Ils peuvent également personnaliser l’expérience des apprenants et leur venir en aide sans mobiliser les ressources de votre équipe Formation. 

Découvrez : MobileMonkey, BotStar

Mobile learning

Aujourd’hui, les employés ne travaillent pas uniquement qu’à leur bureau et leur plateforme de formation devrait pouvoir les suivre où qu’ils soient. Intégrez des applications mobiles eLearning pour que vos collaborateurs puissent accéder aux cours sur n’importe quel appareil doté d’une connexion Internet. La possibilité d’accéder aux ressources et formations en ligne où et quand ils le souhaitent est essentielle, surtout pour les employés qui se trouvent sur le terrain. 

Découvrez : Moodle, Canvas

Gestion de la relation client

Les intégrations CRM permettent d’améliorer la façon dont une organisation gère les relations client et les ventes. L’intégration d’une plateforme CRM peut améliorer les performances de votre équipe commerciale et offrir un meilleur service client. Vous pouvez également réaliser le suivi de l’efficacité de vos programmes de formations en ventes en fonction de la croissance du revenu. 

Découvrez : Salesforce, HubSpot, Zoho CRM

Authentification unique (single sign-on)

L’authentification unique permet aux utilisateurs de se connecter au LMS avec leurs identifiants existants sans avoir à se rappeler différentes informations de connexion. L’authentification unique simplifie grandement l’expérience utilisateur et le processus d’authentification, ce qui réduit le risque de failles de sécurité causées par des mots de passe trop simples.

Découvrez : Okta, OneLogin

Comment intégrer un LMS en 5 étapes simples

Vous avez envie que votre organisation bénéficie des avantages d’un LMS ? Commencez par identifier vos objectifs, y compris les fonctions dont vous souhaitez disposer, les données que vous devez partager et les tâches à automatiser. 

Vous pouvez ensuite : 

• Sélectionner votre LMS. Vous devez trouver un LMS qui respecte vos exigences d’intégration. Optez pour un LMS avec une API ouverte qui s'intègre facilement à d’autres applications. 
• Choisir vos outils d’intégration. Si votre LMS ne s’intègre pas à votre infrastructure technologique automatiquement, vous devez trouver un outil d’intégration qui s’en charge pour vous. Il est possible que Microsoft Power Automate fonctionne. Vous devrez peut-être développer un outil personnalisé. 
• Planifier l’intégration. Créez un plan d’intégration, en identifiant les ressources nécessaires et les mesures de sécurité dont vous aurez besoin pour protéger les données. Instaurez ensuite un calendrier pour que toutes les parties prenantes sachent quand elles pourront commencer à utiliser le nouveau système. 
• Tester l’intégration. Vous devez vous assurer que tout fonctionne comme prévu. Testez l’échange des données, les tâches et les mesures de sécurité pour éviter les mauvaises surprises. 
• Former votre équipe. Une fois que tout est bien intégré, formez votre équipe à l’utilisation du système. Assurez-vous de mettre l’accent sur les tâches qui sont désormais automatisées pour que vos collaborateurs se rendent compte immédiatement de la plus value qu’offre ce nouveau système. Mettez à disposition des ressources pédagogiques en ligne pour que la transition soit plus facile. 

Si vous optez pour un LMS compatible avec l’intégration et doté d’une API ouverte, vous pouvez facilement réaliser des intégrations prêtes à l’emploi. La plateforme met à disposition des outils intuitifs pour utiliser votre infrastructure technologique existante, ce qui facilite le passage à la centralisation de vos formations. 

Faites grandir votre équipe avec les intégrations LMS

L’intégration d’un LMS à d’autres systèmes au sein de votre organisation peut apporter des avantages énormes, notamment l’amélioration du flux de travail, l’augmentation de l’engagement et la centralisation de la gestion des formations. 

Bien que les défis rencontrés puissent être nombreux, les avantages prennent largement le dessus sur les inconvénients. En optant pour un LMS conçu pour, comme 360Learning, vous aurez accès à tous ces avantages, sans programmation manuelle ou expertise technique requise. 

360Learning est une plateforme d’apprentissage complète qui offre un grand nombre de possibilités d’intégrations ainsi qu’une interface intuitive permettant de créer et de mettre à disposition du contenu attrayant. 

Vous pouvez intégrer du contenu de formation facilement, même si celui-ci provient d’autres plateformes comme LinkedIn Learning et Coursera, afin d’enrichir votre propre bibliothèque. Vous pouvez également intégrer des systèmes HCM comme SAP SuccessFactors et Workday afin de synchroniser les données concernant vos collaborateurs et vos formations, sans vous rajouter du travail supplémentaire. 

Envie de proposer une expérience d’apprentissage positive à l’ensemble de vos collaborateurs ? Apprenez à vos équipes à se former de manière collaborative !

Demandez votre démo 360Learning personnalisée pour découvrir comment redonner toute son importance à la formation :