L’analyse des besoins de formation : choisir la bonne méthode

L’analyse des besoins de formation semble être une procédure compliquée nécessitant l’aide d’analystes et d’ingénieurs pédagogiques. En fait, rien de plus simple si vous sollicitez les bonnes personnes : vos employés. 

Le processus consiste à identifier les compétences que vos employés doivent acquérir pour être performants. Pour que cela fonctionne, oubliez l’ancienne méthode et attaquez le problème dans l’autre sens. Au lieu de l’approche descendante traditionnelle selon laquelle les managers évaluent les besoins et créent des supports de formation, adoptez plutôt l’approche ascendante. Cette fois, ce sont les employés qui choisissent ce qu'ils veulent apprendre.

Une approche ascendante (ou collaborative) ne simplifie pas seulement votre vie, elle encourage également l’ensemble des collaborateurs de votre entreprise à œuvrer main dans la main à l’élaboration de supports de formation les plus pertinents et qualitatifs possible. Autre avantage, vous réalisez des économies sur tous les coûts liés à l’intervention d’experts pour former vos apprenants ainsi qu’à la location d’une salle et du matériel (si votre entreprise pratique le travail en présentiel ou hybride). Enfin, vous gagnez du temps sur l’organisation d’une formation à une date et heure fixes. 

L’approche ascendante transforme non seulement vos méthodes de formation, mais aussi votre culture d’entreprise. Découvrez comment dans cet article.

Démocratisez le processus d’analyse des besoins

La démocratisation de votre processus d’analyse passe par sa décentralisation : le choix revient désormais aux employés. 

Avec une analyse descendante, "traditionnelle", les responsables Formation décident seuls de ce que les employés doivent apprendre. Pour chaque service, ils définissent des objectifs de formation, identifient les manques et formulent des recommandations. Les membres d’équipes sont parfois consultés, mais ce sont toujours les employés les plus haut placés dans l’organisation qui finissent par décider pour les autres. 

À l’inverse, l’approche ascendante démocratise le processus d’analyse des besoins. Elle met à disposition des employés une plateforme pour qu’ils puissent indiquer aux responsables ce qu’ils souhaitent apprendre pour s'améliorer. Après tout, si vous avez embauché le bon candidat, lui seul sait ce dont il a besoin pour bien faire son travail. 

Responsabiliser les employés et leur permettre de contribuer à l’analyse de leurs besoins est essentiel pour développer une culture d’entreprise centrée sur l’apprentissage et l’innovation. C’est également pratique. Avec le crowdsourcing, plus besoin de jouer aux devinettes : vous évitez ainsi de créer des supports de formation inutiles en mettant à disposition des employés uniquement ce qu’ils ont demandé. Les supports pourront d’ailleurs être réutilisés par d'autres employés confrontés à des problématiques similaires et qui souhaitent suivre la même formation. 

Grâce à une plateforme d’apprentissage collaboratif, tout le monde peut déclarer un besoin de formation, à tout moment. Les employés valident ensuite les propositions, et c’est le besoin de formation le plus pertinent et urgent qui est choisi. C’est ça, la démocratie !

Décentralisez la création des contenus de formation

Lorsque les membres d’une équipe ne participent pas à la création d’un module, celui-ci risque de passer à côté de l’objectif souhaité. C’est de cette manière que la plupart des besoins de formations sont estimés : le manager identifie un manque, il émet des hypothèses sur les raisons de ce manque puis teste son hypothèse avec des supports de formation. La méthode semble scientifique, mais à moins que votre hypothèse ne soit juste du premier coup, vous perdez votre temps et gâchez des ressources précieuses. 

Comment savoir à coup sûr de quelle formation vos employés ont réellement besoin ? Demandez-leur ! Vous gagnerez du temps et produirez des supports adéquats permettant d’acquérir les compétences visées.

Pour aller plus loin : Déclarer un besoin de formation : Créez des formations pertinentes avec le Collaborative Learning

Par exemple, si l’équipe commerciale exprime le besoin de se former sur une fonctionnalité produit en particulier, un commercial peut se charger de recentrer le sujet sur les points qui posent le plus problème à l’équipe. Plutôt que de proposer une formation générale sur le produit dans son ensemble, vous pouvez créer un module plus court, répondant plus précisément au besoin de formation en question. 

Ce type de microlearning est plus particulièrement adapté aux employés d'aujourd'hui qui préfèrent se former sur des temps très courts plutôt que d’assister à des présentations d’une heure et d’être submergés d’informations. Moins il y a de contenu et plus les apprenants retiennent ce qu'ils apprennent et peuvent rapidement mettre en pratique la théorie. Cela leur permet de consolider leurs connaissances et d’obtenir immédiatement les résultats escomptés. 

Au vu des différents styles d’apprentissage et de la digitalisation rapide des méthodes de formation, il serait également bénéfique d’employer une solution de Mobile Learning pour réaliser l’analyse des besoins de formation en ligne. Les apprenants peuvent ainsi se connecter au learning management system de l’entreprise pour suivre le module à leur rythme. Grâce au Mobile Learning, relisez les chiffres dont vous avez besoin juste avant une présentation commerciale ou révisez un cours pendant votre pause déjeuner.

Déchargez l’équipe managériale de la responsabilité de définir les objectifs d'apprentissage et passez le relais aux membres d’équipe. Demandez-leur quelles sont les compétences qui leur manquent et ce dont ils ont besoin pour être plus performants au travail. Menez un projet de formation à bien uniquement lorsque les objectifs visés ont été clairement énoncés. 

Quand les responsables Formation deviennent des médiateurs

L’analyse des besoins de formation ascendante est un processus continu qui requiert un effort minimal de la part des managers. Les employés peuvent faire une demande de formation dès lors qu’un besoin émerge. Vous devez donc vous tenir toujours prêt.

L’approche ascendante n’empêche pas de désigner des responsables dédiés aux besoins de formation. C’est leur rôle qui évolue : il ne s’agit plus de créer du contenu, mais de développer des stratégies pour aider les employés à se former de façon plus efficace. Le résultat de ce changement ? Des programmes de meilleure qualité et des employés mieux informés. 

Lorsque le processus de formation est réellement collaboratif, les employés ne formulent pas uniquement des demandes, mais jouent un rôle actif dans la création de nouveaux contenus. Par exemple, chez 360Learning, tous les collaborateurs de l’entreprise peuvent réagir à un besoin de formation qui a été exprimé et se porter volontaire pour devenir créateur de cours. 

Nous avons récemment fait la découverte suivante : au sein des entreprises qui utilisent notre logiciel, 2% des cours sont créés par les équipes Formation et 85 % sont créés par les employés qui ne sont pas des formateurs. 

Flexport, une société d’expédition, adopte une approche similaire de la décentralisation de son programme de formation en accordant aux équipes fonctionnelles la responsabilité de définir leurs propres priorités et solutions de formation.

« Au sein de chaque équipe fonctionnelle, un expert métier détermine les besoins de formation de l’équipe. Nous faisons office de conseillers, mais ce sont eux qui sont au plus proche de leurs activités et qui ont connaissance des objectifs sur le long terme », explique Lauren Fernandez, responsable Formation senior chez Flexport. 

Idem chez Safran, qui compte pas moins de 300 experts co-auteurs pour créer des cours sur la plateforme en ligne.

Les avantages de ce système sont nombreux : il est plus efficace et rentable, les formations sont mises à disposition plus rapidement et sont plus pertinentes que lorsqu'elles sont produites en externe. De plus, vous préservez ainsi les connaissances institutionnelles précieuses qui ne pourraient pas être partagées si cette méthode n’était pas employée. Selon le rapport Panopto sur les connaissances et la productivité sur le lieu de travail, un employé passe en moyenne 5,3 heures par semaine à rechercher des informations qu’un de ses pairs pourrait lui transmettre. Imaginez si ce tout ce temps était employé à stimuler la productivité ! 

En permettant à vos employés de devenir experts métier, vous préservez leurs compétences, boostez leur engagement et ainsi, favorisez la rétention au sein de l’entreprise.

Réalisez des analyses des besoins tout au long de la formation

Vous n’avez sûrement pas beaucoup de temps pour réaliser des analyses des besoins de formation de façon régulière. 

Votre entreprise ne cesse d’évoluer : arrivée de nouvelles technologies, mise à jour des fonctionnalités produit, évolution des politiques organisationnelles, etc. Vos anciens supports de formation, dont la production était sûrement onéreuse, seront bientôt dépassés. 

Sollicitez vos employés pour vous aider à actualiser les modules. Plutôt que de les remanier dans leur intégralité, effectuez des mises à jour en vous faisant conseiller par votre équipe. Pour placer les besoins de formation actuels au cœur de votre programme et vous assurer que vos employés sont toujours informés, plus besoin de reprendre le processus d’évaluation des besoins depuis le début. 

L’adoption d’une plateforme d’apprentissage collaboratif vous permet d’intégrer facilement le feedback de votre équipe afin d’optimiser les cours. Les améliorations sont ainsi dictées par les employés qui identifient les contenus n’étant plus à la page, puis formulent des propositions d’amélioration.

Mettez à leur disposition les outils nécessaires pour vous transmettre leur feedback et ils seront ravis de pouvoir vous aider à actualiser les supports. Récemment, nous nous sommes aperçus que 25 % des pairs donnent leur avis sur les formations qu’ils suivent.

Hiérarchisez les besoins de formation en fonction de leur impact sur l’entreprise

Habituellement, le processus de création d’un cours est long. Quant aux évaluations des besoins de formation, elles peuvent prendre plusieurs semaines, voire plusieurs mois. L’équipe Formation n’étant pas spécialisée dans chaque service ou poste de l’entreprise, elle externalise souvent la création de contenu ou l’achat de modules. Cela l'oblige à privilégier des facteurs tels que l’efficacité et le prix, plutôt que la demande. 

L’analyse des besoins de formation traditionnelle est centrée sur les livrables. Le produit fini est constitué d’une liste de compétences à développer et mettre en œuvre. La réussite est mesurée par le nombre de supports de formation créés, et pas nécessairement par leur qualité ni leur impact sur le niveau de compétences des employés. 

Désormais, les responsables n’ont plus besoin de passer du temps à réaliser une évaluation et à rédiger des rapports. Ils peuvent donc se concentrer sur la mise en place d’un meilleur environnement d’apprentissage et aider les employés à tirer pleinement parti des ressources mises à disposition pour atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. 

Chez 360Learning, ce sont les coachs Formation qui jouent ce rôle et accompagnent chaque membre d’équipe durant son apprentissage. Ils œuvrent également à la création de programmes de formation plus efficaces en s’assurant que chaque cours est lié à un objectif et en mesurant le retour sur investissement qu’il génère. 

Simplifier l’analyse des besoins de formation grâce à une plateforme d’apprentissage collaboratif

L’analyse des besoins de formation traditionnelle est aussi chronophage que complexe car elle est basée sur l’idée que seuls les managers sont en mesure de déterminer les besoins des employés. Cette façon de voir les choses date d’une époque où les entreprises étaient de taille plus petite et les connaissances cloisonnées. 

Aujourd’hui, il n’est plus du tout envisageable qu’une seule personne soit garante des besoins de tous, ceux-ci étant en constante évolution, même au sein des entreprises les plus petites. Nous devons adopter une nouvelle approche qui soit le reflet d’une réalité dynamique et changeante. 

360Learning simplifie ce processus. Chaque membre d’équipe peut déclarer un besoin de formation, donner son accord ou son avis. Vous pouvez également classer ces besoins en fonction de leur popularité et de leur impact sur l’entreprise. En travaillant avec des experts internes, la création de modules devient un jeu d’enfant. Vous pouvez gérer les cours, les projets et même analyser le retour sur investissement généré. En bref, vous créez des formations de qualité sans effort. 

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