LMS-Migration: So gelingt der Umstieg auf ein neues Learning Management System

Die Migration von einem Learning Management System (LMS) zu einem anderen ist keine leichte Aufgabe – vor allem nicht für größere Unternehmen mit umfangreichen Content-Bibliotheken und etablierten Prozessen.
Allein der Gedanke daran, laufende Lernprogramme zu unterbrechen, große Datenmengen zu übertragen und Mitarbeitende auf der neuen Plattform einzuschulen, lässt selbst erfahrene Teams zögern.

Doch so herausfordernd die Umstellung auch sein mag – bringt sie echte Chancen mit sich.
LMS-gestützte Trainingsprozesse können die Mitarbeiterproduktivität um 20–30 % steigern. Und die Flexibilität, die sie mit sich bringen wirkt sich positiv auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, während veraltete Technologien Wachstum und Innovationsfähigkeit Ihres Unternehmens stark einschränken können.

Wenn Sie auf diesen Artikel gestoßen sind, wissen Sie vermutlich schon, dass Ihr aktuelles System nicht mehr den Anforderungen genügt. Lassen Sie sich von der Challenge nicht abschrecken und wagen Sie den Wechsel.

Denn mit dem richtigen Vorgehen wird die LMS-Migration vom Hindernis zum Sprungbrett für modernes Lernen.

In diesem Beitrag teilen wir neun praxisnahe Tipps, die Ihnen dabei helfen, den Prozess zu vereinfachen, typische Stolperfallen zu umgehen und Ihr Unternehmen langfristig auf Erfolgskurs zu bringen.

Ganz gleich, ob Sie auf ein modernes System umsteigen oder mehrere Plattformen zusammenführen – mit diesen Strategien meistern Sie den Wechsel souverän und zielgerichtet.

Warum ein neues LMS?

Die Gründe für den Wechsel von einem alten LMS auf ein neues System sind verschieden. Darunter:

• Das aktuelle Lernmanagementsystem sorgt nicht für genug Engagement bei den Lernenden.
• Es fehlen wichtige Funktionen, wie zum Beispiel: die Möglichkeit zur Content-Lokalisierung für internationale Teams, die einfache Einbindung von internen Fachexpert:innen oder schnellere Kurserstellung dank KI. Gerade für wachsende Unternehmen sind Skalierungs­probleme ein akutes Thema.
• Das LMS ist nicht mit anderen Tools kompatibel – z. B. funktioniert die Integration mit CRM-Systemen nicht.
• Der ROI der Lernplattform stimmt einfach nicht mehr.

Doch egal aus welchem Grund Sie den Wechsel anstreben – eine LMS-Migration bringt große Herausforderungen mit sich. Denn die Datenkonvertierung muss möglichst schnell und effizient ablaufen, ohne dabei die Lernprozesse zu stark zu beeinträchtigen.

Gleichzeitig ist ein möglichst reibungsloses Onboarding auf die neue Plattform wichtig, damit alle Mitarbeitenden schnell wieder produktiv arbeiten können.

Für eine gelungene LMS-Migration braucht also es vor allem eines: eine gute Vorbereitung. Hier hilft ein durchdachter Migrationsplan – und genau dabei helfen wir Ihnen in diesem Artikel.

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Die wichtigsten Schritte für eine reibungslose LMS-Migration

Hier finden Sie eine einfache und effektive Checkliste für eine reibungslose LMS-Migration in 9 Schritten.

1. Stimmen Sie Ihre L&D-Strategie auf die Unternehmensprioritäten ab

Die Umstellung auf ein neues LMS ist ein strategischer Schritt, der im Einklang mit der langfristigen Unternehmensvision stehen muss. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt, Ihre L&D-Strategie zu überdenken und gegebenenfalls neu auszurichten.

Wenn Sie gerade schon dabei sind, Ihre Lerninfrastruktur neu zu gestalten, macht es Sinn, gleichzeitig auch eine ganzheitliche, zukunftssichere Strategie auszuarbeiten.

Schauen Sie sich den Fünf-Jahres-Plan Ihres Unternehmens an und fragen Sie sich: Ist Ihre Talentmanagement-Strategie darauf abgestimmt? Wie kann Weiterbildung dabei helfen, die Unternehmensziele zu erreichen?

Die erfolgreichsten L&D-Programme stehen in direktem Zusammenhang mit den Unternehmensprioritäten. Wenn Ihr Training sich positiv auf die Geschäftszahlen auswirkt, wird der Mehrwert Ihrer Arbeit für alle sichtbar.

Kurz gesagt: Eine durchdachte Strategie zu Beginn legt den Grundstein für eine erfolgreiche und nachhaltige LMS-Migration.

2. Analysieren Sie Migrationsziele und -bedarf genau

Neben den strategischen Zielen ist es wichtig, den genauen Bedarf für die Migration zu erfassen. Dieser Schritt ist entscheidend, um den passenden LMS-Anbieter auszuwählen und den weiteren Ablauf vorzubereiten.

Bedenken Sie dabei folgende Aspekte:

• Funktionen und Features: Was fehlt in Ihrem aktuellen LMS? Große Unternehmen benötigen oft detaillierte Analyse- und Berichtstools, Internationalisierung und automatisierte Prozesse für die Mitarbeiterentwicklung.
• Lernerfahrung: Welche Benutzererfahrung soll das neue LMS bieten? Viele Lernende profitieren von Social-Learning-Elementen (wie Diskussionsforen) und Gamification (z. B. Quizz). Wir selbst setzen stark auf Collaborative Learning.
• Integration mit anderen Tools: Passt das LMS zu Ihren aktuellen Systemen wie CRM, HRIS, ERP oder Tools zur Content-Erstellung?
• Compliance: Werden branchenübliche Standards wie SCORM oder Datenschutzrichtlinien eingehalten?
• Timing: Wann soll das neue LMS einsatzbereit sein? Wie viel Ausfallzeit bei Ihren E-Learning-Angeboten ist für Sie vertretbar? Davon hängt ab, ob die Migration am Stück oder besser schrittweise erfolgt.
• Kosten: Welches Budget steht Ihnen zur Verfügung?

Wichtig ist: Lassen Sie Bedarf und Budget frühzeitig von Ihren wichtigsten Stakeholdern absegnen, bevor Sie sich ans Werk machen.

3. Wählen Sie Ihre neue LMS-Plattform

Dieser Schritt klingt einfacher als er tatsächlich ist. Treffen Sie keine vorschnelle Entscheidung. Schließlich soll Ihr neues LMS perfekt zu Ihrem Unternehmen, der bestehenden IT-Infrastruktur und den Lernenden passen. Vergleichen Sie Ihre Prioritäten aus Schritt 2 mit den Angeboten der verschiedenen Plattformen.

Ein technisches Thema, dem Sie unbedingt Beachtung schenken sollten, ist die Migration der Daten. Sie müssen alle bestehenden Ressourcen, Lerninhalte und Nutzungsdaten mitnehmen können. Dabei spielen sowohl das alte als auch das neue System eine Rolle.

Schauen Sie sich genau an, wie Ihr aktueller Anbieter den Content-Export unterstützt:

• Können Lerninhalte automatisch exportiert werden, ohne dass sie verändert werden?
• Wie sieht es mit Nutzungsdaten aus (Beteiligung, Abschlussraten, bisherige Kursbelegungen der Mitarbeiter:innen usw.)?
• In welchen Formaten werden Daten bereitgestellt?

Falls sich der Export nicht automatisieren lässt, müssen Sie zusätzliche Zeit für eine manuelle Datenübertragung einplanen.

Und so gehen Sie das Ganze konkret an: Holen Sie Angebote verschiedener LMS-Anbieter auf der Grundlage Ihrer Anforderungen ein und vergleichen Sie die Lösungen miteinander. Treffen Sie Ihre Entscheidung anschließend bewusst auf Basis dieser Informationen.

4. Definieren Sie die Aufgaben der wichtigsten Akteure

An einer LMS-Migration sind in der Regel die verschiedensten Parteien beteiligt:

• Schulungsverantwortliche, die für die Lernstrategie zuständig sind.
• Projektmanager:innen, die den gesamten Ablauf steuern und Aufgaben verteilen.
• IT-Spezialist:innen, die das LMS technisch integrieren. Da sich dieser Schritt häufig als ziemlich komplex erweist, sollten Sie die IT möglichst früh mit ins Boot holen.
• Kursautor:innen, die vorhandene Inhalte migrieren und neue Lerninhalte erstellen.
• Team- und Linienmanager:innen von Schlüsselbereichen, die die Benutzererfahrung testen und ihre Teams zur Teilnahme motivieren (z. B. Manager:innen von Vertriebsteams mit hohem Schulungsbedarf).

Klären Sie frühzeitig, wer welche Aufgaben in den einzelnen Phasen übernimmt. So lassen sich Ausfallzeiten der Plattform und Fehler deutlich reduzieren. Eine starke Teamdynamik ist der Schlüssel für eine reibungslose Migration.

5. Informieren Sie intern über den Wechsel

Eine LMS-Migration stellt eine große Veränderung im Unternehmensalltag dar – vor allem für Mitarbeitende, die das bisherige System wie ihre eigene Westentasche kennen. Umso wichtiger ist eine klare und transparente Kommunikation.

Gehen Sie daher offen auf folgende Fragen ein:

• Warum wird die Migration durchgeführt? Welche Vorteile ergeben sich daraus für die Mitarbeitenden?
• Wie lange wird die Umstellung dauern?
• Wie wirkt sich der Wechsel auf die Zugänglichkeit der Plattform, Abläufe oder die Einsicht in bisherige Kursabschlüsse aus?

Nutzen Sie für die Kommunikation Ihre gewohnten Kanäle – etwa All-Hands-Meetings, den HR-Newsletter, das Intranet oder Tools wie Slack und Teams.

6. Migrieren Sie bestehende Daten und Inhalte

Nach der Wahl der passenden Online-Lernplattform stellt die Migration der Daten den wichtigsten Schritt Ihres LMS-Projekts dar.

Beginnen Sie damit, Ihre Daten in verschiedene Kategorien zu unterteilen:

• Nutzerdaten (z. B. Profile der Lernenden)
• Kursbezogene Daten (z. B. Teilnahmequoten)
• Analysedaten (Nutzungsverlauf, Beteiligung und andere Kennzahlen aus dem alten LMS)
• Zertifikate

Befolgen Sie im Anschluss diese 4 Schritte:

1. Sichern Sie alle aktuellen Daten auf einem separaten Server. So haben Sie ein Backup in der Hinterhand, falls etwas schiefgeht.
2. Exportieren Sie die Daten aus dem alten LMS. Viele Systeme bieten automatische Exportfunktionen. Trotzdem lohnt sich ein genauer Blick, um sicherzustellen, dass nichts verloren geht.
3. Bereiten Sie die Daten so auf, dass sie mit dem neuen LMS kompatibel sind. Nutzen Sie die Gelegenheit, um unnötige Daten zu löschen und gegebenenfalls Kursformate zu aktualisieren. Wandeln Sie z. B. PowerPoint-Präsentationen in Videos oder interaktive E-Learning-Module um.
4. Speisen Sie schließlich die aufbereiteten Daten in das neue LMS ein.

An dieser Stelle kommen vermutlich SCORM-Dateien ins Spiel, die ebenfalls migriert werden müssen. Dabei handelt es sich um ein Standardformat für E-Learning-Kurse. Einige wenige Tools wie 360Learning bieten die Möglichkeit, Inhalte, die mit ihrem eigenen Autorentool erstellt wurden, in SCORM zu konvertieren.

Denken Sie außerdem daran, alle Medien (Dokumente, Videos usw.) herunterzuladen, falls das alte LMS dies ermöglicht.

7. Überprüfen und validieren Sie die LMS-Migration

Sobald die Migration abgeschlossen ist, überprüfen Sie sorgfältig, ob alle Daten vollständig im neuen LMS angekommen sind. Falls etwas fehlt, tragen Sie diese Inhalte manuell aus dem Backup nach.

Führen Sie Tests mit verschiedenen Nutzerprofilen durch, um zu prüfen, ob alles einwandfrei funktioniert. Beteiligen Sie verschiedene Personen aus dem Unternehmen an dieser Testphase: Projektmanager:innen, Kursautor:innen, IT-Verantwortliche sowie freiwillige Lernende.

Stellen Sie zudem sicher, dass Sie alle Features des neuen LMS nutzen können – Autorentool, Analyse-Funktion, Bearbeitung der Benutzerdaten usw.

Laufen alle Tests glatt, steht dem offiziellen Wechsel nichts mehr im Weg.

8. Machen Sie Ihre Nutzer:innen fit für die neue Plattform

Damit das neue LMS seine volle Wirkung entfalten kann, müssen Ihre Lernenden wissen, wie sie es optimal nutzen.

Dafür sollten Sie:

• Schulungssitzungen bzw. Demos organisieren, die idealerweise von den Schulungsverantwortlichen angeleitet werden.
• Tutorial-Videos bereitstellen, die zeigen, wie man sich einloggt, die Plattform nutzt und ihr volles Potenzial ausschöpft.
• Einen eigenen Kommunikationskanal einrichten, auf dem Nutzer:innen Fragen stellen können.

Vergessen Sie neben den Lernendenschulungen Ihre Backoffice-User nicht – also all jene, die Inhalte erstellen oder Berichte generieren. Um die Plattform effektiv nutzen zu können, müssen sie sie mindestens genauso gut beherrschen wie die Lernenden.

9. Messen Sie Leistung und Ergebnisse nach der Migration

Am Ende zählt: Passt das neue LMS tatsächlich zum Bedarf des Unternehmens und der Lernenden?

Verfolgen Sie dazu wichtige Kennzahlen wie:

• Nutzung der Plattform: Wie viele Anmeldungen gibt es? Welche Funktionen werden besonders genutzt?
• Mitarbeiterengagement: Wie hoch sind die Kursabschlussraten? Wie aktiv nehmen Nutzer:innen soziale Lernangebote wie Foren oder Kommentare wahr?
• Lernergebnisse: Wie schneiden Mitarbeitende bei Quiz oder Zertifizierungen ab? Wie trägt die neue Lerninfrastruktur insgesamt zu wichtigen Unternehmenszielen bei? Stellen sich positive Effekte bei der Mitarbeiterbindung oder den Geschäftszahlen ein?

Sammeln Sie außerdem Feedback zur Benutzerfreundlichkeit der Plattform. Führen Sie dazu (gegebenenfalls anonyme) Umfragen durch.

Diese Daten helfen Ihnen dabei, das LMS kontinuierlich anzupassen und zu verbessern.

Fallstudie: So lief die LMS-Migration bei Mangopay

Das globale Fintech-Unternehmen Mangopay beschäftigt über 500 Mitarbeitende an verschiedenen Standorten. Für Compliance-Schulungen und Onboarding-Prozesse stützte sich das Team zuvor auf das Tool Looop. Vor dem Hintergrund eines steigenden Up- und Reskilling-Bedarfs, stieß das System jedoch an seine Grenzen. Deshalb entschieden sich die Schulungsverantwortlichen bei Mangopay für einen Wechsel zu 360Learning.

Kurz gesagt: Die Migration war ein voller Erfolg. Schon nach kurzer Zeit stellten sich die ersten positiven Effekte ein. So befanden 99 % der Belegschaft die Schulungen für relevant. Darüber hinaus stiegen Engagement und Flexibilität der Mitarbeitenden angesichts der sich verändernden Geschäftsprioritäten.

Mangopay richtete für jede Abteilung eigene Lerngruppen ein, ernannte Autor:innen und Gruppen-Admins und etablierte einen Prozess zur Verwaltung des internen Lernbedarfs.

Diese neuen Gruppen und Rollen verschafften den Führungskräften mehr Transparenz über die Lernaktivitäten ihrer Teams. Gleichzeitig behielten L&D-Führungskräfte die Zügel in der Hand.

Insgesamt entstanden bei Mangopay eine bessere Lerninfrastruktur und eine Unternehmenskultur, die auf Collaborative Learning aufbaut.

Erfolgsfaktoren der LMS-Migration bei Mangopay

Neben den neun beschriebenen Schritten aus diesem Artikel haben einige weitere Faktoren maßgeblich zum Erfolg der LMS-Migration bei Mangopay beigetragen:

• Offene Kommunikation: Regelmäßige Meetings zwischen 360Learning und Mangopay sorgten während des gesamten Prozesses für eine klare Abstimmung. So wussten alle Beteiligten jederzeit, was zu tun war, und das Projekt bleib auf Kurs.
• Ein internes Migrationsteam: Die Schulungsverantwortlichen bei Mangopay gründeten eine eigene Gruppe auf 360Learning. Über das Online-Forum tauschte sich das Team in Echtzeit zu Themen wie Content-Migration und Launch-Initiativen aus.
• Überarbeitete L&D-Strategie: Ein Projekt dieser Größenordnung bietet den idealen Anlass, Altbewährtes zu hinterfragen und gezielt zu optimieren. Mangopay nutzte die einmalige Gelegenheit, um die gesamte L&D-Strategie des Unternehmens auf den Prüfstand zu stellen und neu auszurichten.

Lesen Sie die vollständige Erfolgsgeschichte der LMS-Migration von Mangopay.

Bereit für den Umstieg auf ein neues LMS?

Der Wechsel eines so zentralen Tools bringt spürbare Veränderungen im Arbeitsalltag mit sich. Doch wenn die Entscheidung gut begründet ist, zahlt sie sich langfristig aus.

Bevor Sie loslegen, werfen Sie noch einmal einen Blick auf die vorgestellten Schritte und Tipps. Denn nur mit einem strukturierten Plan und der richtigen Plattform gelingt die Migration reibungslos.

Ihnen schwebt ein leistungsstarkes, kollaboratives LMS vor? Dann ist 360Learning genau die richtige Wahl für Ihr Unternehmen.

Unsere Lernplattform steigert nicht nur das Engagement der Lernenden, sondern macht Wissensvermittlung auch deutlich effizienter. Und das Beste: Die Migration gelingt mühelos – dank praktischer Funktionen wie dem Massenimport all Ihrer Inhalte, inklusive SCORM.

Der Umstieg auf 360Learning ist unkompliziert und stressfrei – und unser Team steht Ihnen bei jedem Schritt unterstützend zur Seite.

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