Laut Gallup halten 70 % der Beschäftigten, die ein tolles strukturiertes Onboarding durchlaufen haben, ihre Stelle für "einen Traumjob". Diese Mitarbeitende sind auch 2,6-mal so häufig mit ihrem Arbeitsplatz sehr zufrieden - und bleiben ihrem Unternehmen länger treu.
Ein schwacher Onboarding-Prozess hingegen rächt sich in jedem Unternehmen. Bei neuen Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit doppelt so hoch, dass sie sich bald wieder nach einem neuen Job umsehen, wenn das Onboarding mangelhaft war. In Zeiten von Fachkräftemangel kann sich das kein Unternehmen leisten. Ganz zu schweigen davon, dass jedes Kündigungsschreiben sie zwischen 50 und 200 % des Gehalts des Mitarbeitenden kostet.
Ein gutes Onboarding ist essentiell. Die Entscheidungen, die Sie bei der Gestaltung des Onboardings treffen, wirken sich auf die Mitarbeiterbindung, das Lernen, die Leistung und - im weiteren Sinne - auf die Geschäftsleistung Ihres Unternehmens aus. Deshalb haben wir diesen umfassenden Leitfaden für das Onboarding zusammengestellt. Was Sie brauchen, um einen hervorragenden ersten Eindruck zu hinterlassen und neue Mitarbeiter zu wertvollen, bestens integrierten Teammitgliedern zu machen? Hier erfahren Sie es!
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Bei neuen Mitarbeitern ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich nach einer neuen Stelle umsehen, doppelt so hoch, wenn sie ein schlechtes Onboarding erlebt haben.
Onboarding ist die Art und Weise, wie Sie einen neuen Mitarbeitenden in Ihr Unternehmen einführen - durch eine Reihe von standardisierten Abläufen und Meilensteinen. Onboarding sollte neuen Mitarbeitenden helfen, ihr neues Unternehmen, ihre Kollegen und ihre individuellen Aufgaben und Verantwortlichkeiten kennenzulernen.
Onboarding ist nicht mit dem ersten Arbeitstag gleichzusetzen, denn es verläuft über Wochen oder Monate hinweg. Beim Onboarding werden neue Mitarbeiter zwar auch mit grundlegenden Informationen über das Unternehmen versorgt, z. B. mit Sicherheitsausweisen und Informationsmaterial. Jedoch erstreckt sich das Onboarding von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zu mehreren Monaten in der neuen Position und vermittelt ihnen die Fähigkeiten, die sie benötigen, um in ihrer neuen Rolle erfolgreich zu sein.
Das Onboarding wird häufig von der Personalabteilung oder dem Schulungsteam durchgeführt. Ein gut definierter und organisierter Einarbeitungsprozess ist wichtig, damit sich neue Mitarbeiter sowohl in ihrer Rolle als auch im Unternehmen sicher fühlen.
Fehlendes Engagement beim Empfang und der Einarbeitung neuer Angestellter ist der vorrangige Grund für eine Kündigung. Ohne eine angemessene Unterstützung in der Einführungsphase fühlen sich die neuen Mitarbeiter:innen in ihrer neuen Funktion nicht wohl. Bis zu 20 % von ihnen würden deshalb ihren neuen Arbeitgeber innerhalb der ersten 45 Tage wieder verlassen.
Nutzen Sie diese erste (und größte!) Chance, Ihr Interesse an der persönlichen Entwicklung Ihrer Angestellten zu zeigen – dank eines umfassenden Onboarding-Prozesses.
Ein solider Onboarding-Prozess nutzt digitale Tools sinnvoll, damit administrative Aufgaben in Zusammenhang mit der Einstellung schnell erledigt werden können.
Schließlich ist der Antritt einer neuen Stelle meist mit viel Verwaltungsaufwand verbunden. Ein durchschnittliches Onboarding-Programm beinhaltet allein rund 50 Verwaltungsaufgaben – ziemlich viele! Dazu zählen beispielsweise die Einrichtung von unternehmensinternen Konten oder die Unterzeichnung des Arbeitsvertrags und eventueller Anhänge. Diese anfängliche Papierarbeit kann den Enthusiasmus des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin schmälern, wenn hier ein effizienter Prozess fehlt.
Helfen Sie den neuen Angestellten dabei, so schnell wie möglich produktiv zu werden, damit jede:r aus dem Onboarding-Prozess als Gewinner:in rausgeht.
In dieser intensiven Phase können Sie den Neuen eine Vielzahl an Informationen vermitteln, ohne ihnen in der neuen Arbeitsumgebung zu schwere Herausforderungen aufzubürden. Ihre Angestellten erlangen zusätzliche Kompetenzen und machen sich reibungslos mit ihren Arbeitsmitteln vertraut.
Das Onboarding bringt Ihre Angestellten und Ihre neuen Talente zusammen. In dieser entscheidenden Phase werden erste berufliche und persönliche Kontakte geknüpft, die eine produktive und erfüllende Zusammenarbeit ermöglichen. Was Sie auf jeden Fall vermeiden sollten? Dass sich neue Teammitglieder isoliert fühlen.
Hier treffen wir den Nerv der Zeit: Vor allem in der Einführungsphase sollte die Unternehmenskultur deutlich gefördert werden. Wenn sie gut verinnerlicht ist, wird sich das positiv auf das gesamte Unternehmen auswirken. Darüber hinaus sind für Mitarbeiter:innen heutzutage Unternehmenswerte bedeutend wichtiger als das Gehalt oder Titel.
Wenn Ihre neuen Mitarbeitenden dank Ihres Onboarding-Programms das Gefühl haben, zum Team zu gehören, wird alles andere viel leichter von der Hand gehen. Bei 360Learning beispielsweise haben wir unsere Kultur rund um das Collaborative Learning aufgebaut. Indem wir unsere Angestellten mit einem kollaborativen Ansatz einstellen und ausbilden, lassen sich zukünftige Herausforderungen wesentlich leichter meistern. Wir geben unseren Neuzugängen von Anfang an Verantwortung und fördern das Peer Learning.
Welches Ziel verfolgen Sie mit Ihrem Onboarding-Prozess? Neue Teammitglieder optimal ins Unternehmen zu integrieren. Vom ersten Tag an.
Im nachfolgenden Guide erklären wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie ein erfolgreiches Onboarding-Programm gestalten und den Antritt der neuen Stelle vereinfachen können. Die Etappen sollen Ihnen dabei als Roadmap dienen, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind.
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Wenn Sie auf den ersten Arbeitstag Ihres Neuzugangs warten, um seine Integration zu beginnen, ist es bereits zu spät! Das Preboarding ist eine entscheidende Onboarding-Phase für Ihre neuen Mitarbeiter:innen. Es handelt sich dabei um den Zeitraum zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem physischen Eintritt ins Unternehmen.
Die Vorbereitung auf das Onboarding ist der ideale Zeitpunkt, um die neuen Mitarbeiter:innen zu motivieren; einige Tage vor ihrem Arbeitsbeginn sind sie wahrscheinlich etwas nervös. Sie können ihnen helfen, ihr Bestes zu geben, noch bevor sie einen Fuß ins Büro gesetzt (oder sich erstmals eingeloggt) haben.
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Wenn das Preboarding einer ersten Begegnung entspricht, stellt der erste Arbeitstag den ersten Termin dar. Dabei haben beide Seiten Gelegenheit, sich vollkommen transparent näher kennenzulernen und die Grundlagen für eine langfristige Zusammenarbeit zu legen.
Lesen Sie auch: In 6 Schritten zu einem tollen Onboarding-Prozess im Homeoffice – und welche Fehler Sie dabei vermeiden sollten.
Die erste Orientierungsphase ist vorbei. Von nun an werden Sie regelmäßige Treffen mit dem neuen Teammitglied haben. Sie wollen, dass er/sie motiviert bleibt. Seien Sie ihm/ihr deshalb nicht allzu sehr auf den Fersen.
Im Verlauf des ersten Monats lernen sich der/die neue Mitarbeitende und der Arbeitgeber kennen und beginnen ihre Zusammenarbeit.
Nach den ersten 90 Tagen ist der anfängliche Stress einer neuen Zusammenarbeit im Allgemeinen überwunden. Je nach Unternehmen und Land fällt das Ende der Einarbeitungszeit mit dem Ende der Probezeit zusammen. Trotzdem Sie sind deshalb nicht mit Ihrem/Ihrer neuen Angestellten ein Leben lang verheiratet! Tatsächlich steigen die Chancen, Ihren Neuzugang zu halten, indem Sie Ihre Onboarding-Maßnahmen während des ganzen ersten Jahres fortsetzen. Wenn jedoch die intensiven ersten drei Monate vorbei sind, wurde die Basis für eine gesunde und dauerhafte Beziehung geschaffen.
Die konkreten Kriterien für ein erfolgreiches Onboarding variieren von Unternehmen zu Unternehmen, aber die nachfolgenden Leitsätze werden Ihrem Onboarding-Programm eine neue Perspektive verleihen.
Eine Integrationsprogramm, das sich mit der Zeit weiterentwickelt, ist beständig gegenüber menschlichen Fehlern und passt sich unvorhersehbaren Veränderungen an (wie der Corona-Pandemie!). Ein angepasstes Onboarding entwickelt sich im Gleichklang mit Ihrem Unternehmenswachstum weiter.
Das haben wir aus der Onboarding-Methode von Better.com gelernt, um von 350 auf 3000 Mitarbeiter:innen zu wachsen:
Es erfordert viel Planung, ein solides Onboarding-Programm von Grund auf aufzubauen. Im Laufe der Zeit werden Sie unvermeidlich Anpassungen vornehmen müssen.
Das pyramidenförmige Management wird heute stark hinterfragt. Während des Onboarding-Prozesses suchen die Mitarbeiter:innen einen Sinn hinter jeder ihrer Handlungen. Ermutigen Sie sie:
Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Es ist Ihr erster Arbeitstag und auf Ihrem Schreibtisch entdecken Sie ein Anleitungsbuch mit dem Sticker “Ihre Anweisungen für die nächsten drei Monate”. Ein großes Gefühl der Einsamkeit ergreift Sie, nicht wahr? Deshalb ist ein personalisiertes Onboarding unverzichtbar.
Man kann es nicht oft genug wiederholen: Die Einarbeitungszeit im Unternehmen sollte individuell zugeschnitten sein. Eine optimale individuelle Begleitung fördert nicht nur das Engagement und die Motivation, sondern auch die Aufnahme von Informationen, denn der/die Lernende ist eher für Tools und Inhalte empfänglich, die auf seinen/ihren Bedarf zugeschnitten sind.
Wie in einer neuen Beziehung hängt eine optimale Integration von einer ehrlichen und kohärenten Kommunikation ab. Regelmäßige Meetings sind grundlegend, um dauerhaftes Vertrauen zu schaffen, das Engagement und die Leistung der Mitarbeiter:innen zu fördern sowie Feedback zu erhalten.
Bei 360Learning verteidigen wir die Idee, dass nicht alles in einem Meeting besprochen werden muss. Wir fördern soweit wie möglich die asynchrone Kommunikation, um einerseits einen fließenden, direkten Austausch sicherzustellen und andererseits die Terminkalender unserer Teams nicht zu überladen.
Stellen Sie sicher, dass Ihr Onboarding-Programm eine Mischung aus leicht zugänglichen Inhalten und Modalitäten beinhaltet, damit die neuen Mitarbeiter:innen engagiert bleiben.
Das Geheimrezept von 360Learning sieht so aus:
Es gibt zwei konkrete Herangehensweisen, um das Onboarding zu messen:
Bewertungen und Quizze spiegeln die Lernziele wider, indem sie das Verständnis am Ende eines jeden Moduls prüfen. Die Umfragen stellen die Zufriedenheit der Mitarbeiter:innen in den Mittelpunkt.
Um zu prüfen, ob unser Onboarding angemessen ist, nutzen wir diese zwei Messsysteme. Wir schulen die Neuzugänge sogar im kontinuierlichen Feedback, damit sie sich mit unseren Werten vertraut machen.
In einer immer stärker digitalisierten Welt hat die Corona-Pandemie die Probe aufs Exempel gemacht. Glücklicherweise ermöglichen die technologischen Innovationen nun eine herausragende virtuelle Onboarding-Erfahrung.
Im Allgemeinen können Sie dieselben Strategien und Roadmaps für die Integration vor Ort oder virtuell nutzen. Dennoch kann das virtuelle Onboarding zusätzliche Tools oder Taktiken erfordern. Im Folgenden geben wir Ihnen einige Tipps, damit Ihre Integration im Homeoffice dieselben Vorteile wie diejenige vor Ort bietet.
Auch in einer virtuellen Umgebung ist die Zusammenarbeit grundlegend. Ohne physischen Kontakt benötigen die neuen Mitarbeiter:innen zusätzliche Unterstützung, um von ihren Kolleg:innen zu lernen, mit ihnen zu arbeiten und Beziehungen zu ihnen aufzubauen.
Webmeeting-Anwendungen wie Zoom oder Google Hangouts sind ideal für verstreut arbeitende Teams, sofern sie sparsam eingesetzt werden. Wir glauben fest an (und empfehlen!) ein asynchrones Modell, um die Zusammenarbeit zu fördern. So lassen sich ständige Zoom-Meetings vermeiden.
Kommunikations- und Produktivitätstools wie Trello, Asana und eine Plattform für Collaborative Learning helfen Ihnen, neue Mitarbeiter:innen anzuziehen, ohne ihnen zahllose Stunden unnötiger virtueller Treffen aufzubürden.
Einen neuen Job zu beginnen und den ganzen Tag vor dem PC-Bildschirm zu sitzen, kann dazu führen, dass Sie sich unsichtbar fühlen. Die Momente, in denen Sie Ihre Kolleg:innen persönlich treffen, sind selten. Neue Mitarbeiter:innen, die ihre Stelle im Homeoffice antreten, können sich schnell isoliert fühlen, nicht richtig wissen, wie sie ihre Zeit nutzen sollen, und Angst haben nachzufragen.
Es benötigt nur etwas mehr Anstrengung, um den Empfang Ihrer Neuzugänge zu personalisieren und so viel Transparenz wie möglich zu bieten. Bei 360Learning nutzen wir Trello, um jedem Mitarbeiter und jeder Mitarbeiterin Empfehlungen zu Kursen sowie Ziele zu vermitteln und sie an die besonderen Prüftermine zu erinnern. Das hilft ihnen dranzubleiben und verleiht ihnen ein zusätzliches Gefühl von Sicherheit.
Eine andere Möglichkeit, wie Sie den Neuen dabei helfen konzentriert zu bleiben – insbesondere, wenn Sie nicht im selben Büro sitzen – besteht darin, das Verständnis während des Onboardings kontinuierlich zu überprüfen.
Unser Onboarding-Programm bei 360Learning umfasst, neben den quartalsweise definierten OKR, Lernkontrollen und Zufriedenheitsumfragen, die den neuen Mitarbeitenden regelmäßig zugesendet werden. Unser Ziel: Wir wollen sicherstellen, dass sie die Lerneinheiten optimal verinnerlicht haben.
Die neuen Mitarbeiter:innen können ihren Fortschritt während des gesamten Onboardings mit dem Erhalt von Badges und der Zunahme ihres durchschnittlichen Punktestands verfolgen.
Darüber hinaus sammeln wir über alle Module hinweg Feedback. So wollen wir sichergehen, dass die Lerninhalte klar, interessant und aktuell sind. Indem die Lernenden Fragen stellen und kommentieren, helfen sie nicht nur dem Autor bzw. der Autorin des Kurses, sondern vor allem denen, die den Kurs ebenfalls belegen.
Erwarten Sie nicht, dass Ihre neuen Mitarbeiter:innen am Ende des Onboardings das Thema zu 100 % beherrschen. Ziel ist es, dass sie sich bei der Teamarbeit und der Zusammenarbeit wohlfühlen. So lernen sie auch über die 90 Tage hinaus weiter. Ihr Onboarding-Programm ist ausreichend wirksam, wenn sich die Neuen im Falle von Schwierigkeiten ganz natürlich den angebotenen Ressourcen zuwenden oder auf ihre Kolleg:innen zugehen, ohne systematisch ihre:n Vorgesetzte:n um Hilfe zu bitten.
Deshalb stützen wir uns bei 360Learning auf die dezentrale Weiterbildung rund um das Peer Learning. Solange unsere Mitarbeitenden die notwendigen Tools und erforderliche Motivation haben, um sich ständig weiterzubilden, ist das gewinnbringend für unser Unternehmen.