Mitarbeitende onboarden: 5 Fehler, die Sie sich nicht leisten können

Beim Onboarding ist es wie mit allen Begegnungen im Leben: Sie bekommen keine zweite Chance, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. 

Als Arbeitgeber ist ein effizientes Onboarding Ihre Chance, um vom ersten Tag an einen guten Start hinzulegen. Doch im Hinblick auf 31 % der Angestellten, die ihren neuen Job innerhalb der ersten sechs Monate verlassen, ist klar, dass Unternehmen dieses Ziel oftmals verfehlen.

Fehler beim Onboarden führen dazu, dass Mitarbeiter:innen nicht den Job ausüben können, für den sie angestellt wurden. Im schlimmsten Fall haben Sie Schwierigkeiten, die neuen Teammitglieder zu halten. Zum Glück können Sie diese Fehler vermeiden. Gestalten Sie herausragende Schulungsprogramme zum Onboarden neuer Mitarbeiter:innen, indem Sie die nachfolgenden fünf typischen Fallstricke umgehen.

1. Onboarden nach dem Prinzip "One-size-fits-all"

Wenn Sie beim Onboarding eine Einheitslösung für alle anstreben, wird diese Herangehensweise bei den meisten Angestellten misslingen. Ihre Mitarbeiter:innen haben unterschiedliche Lernpräferenzen, Arbeitsweisen und Stellenbeschreibungen. Ihre Schulungen sollten stattdessen individuell gestaltet sein, damit Sie eine Onboarding-Erfahrung für die Mitarbeiter:innen schaffen, die deren Präferenzen, Arbeitsweisen und Stellenbeschreibungen berücksichtigt. In anderen Worten: Die für den jeweiligen Anlass optimale Art der Schulung macht den Unterschied.

Um eine einheitliche Schulung für alle zu vermeiden, sollten Sie zunächst die Onboarding-Erfahrung individuell auf die bisherigen Berufserfahrungen des neuen Teammitglieds zuzuschneiden. Eine Person mit 10-jähriger Berufserfahrung, die zu Ihrem Unternehmen stößt, wird sehr wahrscheinlich eine weit weniger fundierte Ausbildung benötigen als ein:e Absolvent:in und umgekehrt. 

Darüber hinaus sollte das Onboarding auf die neue Rolle des Teammitglieds zugeschnitten sein. Natürlich müssen Sie allgemeine Informationen abdecken, die alle kennen sollten. Aber Sie sollten die neuen Teammitglieder optimal mit dem Wissen versorgen, das sie brauchen, um ihren jeweiligen einzigartigen Job auszuüben. Bei 360Learning gelingt uns das, indem wir die Schulung in verschiedene Phasen einteilen:

• Preboarding: Dies betrifft die gesamte Kommunikation und Dokumentation, die vor dem ersten Arbeitstag der neuen Angestellten stattfindet. Hierzu zählen auch Unternehmensrichtlinien und unser Mitarbeiter-Handbuch. Das ist unsere Gelegenheit, einen großartigen ersten Eindruck als neuer Arbeitgeber zu hinterlassen. Eine klare und freundliche Kommunikation sind dabei der Schlüssel.
• Einführung: Die Schulung der Angestellten beginnt dann während der ersten Arbeitswoche. In dieser Zeit konzentrieren wir uns darauf, die Grundlagen von 360Learning als Unternehmen zu vermitteln. Das umfasst auch die interne Kultur, Arbeitgeberleistungen und die Arbeitsumgebung. Diese Phase sowie das Preboarding sind für alle unseren neuen Mitarbeiter:innen identisch.
• Rollenspezifisches Onboarding: Diese Phase ist auf die Stelle zugeschnitten, für die das neue Teammitglied eingestellt wurde. Wir nutzen diese Etappe, um die Angestellten mit ihrem Coach, Onboarder und Buddy bekanntzumachen sowie rollenspezifische Aufgaben anzugehen. Darüber hinaus ist dieser Zeitpunkt ideal, um über Erwartungen an diese Rolle zu sprechen.

Das obige Modell entspricht dem, was 360Learning macht. Es heißt jedoch nicht, dass Sie genau dasselbe tun müssen. Erstellen Sie einen Schulungsprozess, der zu Ihrem Unternehmen, Ihrer Kultur sowie den individuellen Wünschen und dem Bedarf in Ihrem Team passt. Und auch wenn Sie eine personalisierte Schulung konzipieren möchten, können Sie trotzdem auf Onboarding-Checklisten und -Vorlagen als praktischem Ausgangspunkt zurückgreifen.

Welchen Weg Sie für Ihre personalisierte Schulung auch wählen, so bietet es sich an, für allgemeine Informationen wie Arbeitgeberleistungen und die Unternehmenskultur Gruppenschulungen vorzusehen. Rollenspezifische Informationen sollten in persönlichen Schulungseinheiten vermittelt werden, entweder im Eins-zu-Eins-Gespräch mit dem/der direkten Vorgesetzten, in kleinen Gruppen oder mithilfe asynchroner Kurse (wie wir es bei 360Learning halten). So haben die neuen Teammitglieder die Chance, relevante Fragen zu stellen und einen guten Start hinzulegen. 

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2. Neue Angestellte mit zu viel Information überwältigen

Schulen Sie die Teammitglieder in dem, was Sie benötigen, um erfolgreich zu sein, nicht in allem, was sie Ihrer Meinung nach wissen sollten. Zu viele Informationen werden beim erfolgreichen Onboarden zum Hindernis und könnten dazu führen, dass sich die neuen Mitarbeiter:innen überfordert fühlen.

Binden Sie Ihre erfahrenen Teammitglieder in den gesamten Schulungsprozess ein, um sicherzustellen, dass Ihr Onboarding-Programm die für die jeweilige Stelle wichtigsten Informationen abdeckt. Denn diese Teammitglieder wissen, welche Tools, Verantwortlichkeiten und zusätzliches Wissen notwendig sind, um in der Position erfolgreich zu sein. Diese erfahrenen Mitarbeiter:innen können Ihnen auch sagen, welche Informationen irrelevant sind. So sparen Sie sich und Ihrem neuen Teammitglied wertvolle Zeit. Von diesem Punkt aus können Sie alle erforderlichen Ressourcen zusammenstellen und eine spezifisch auf die jeweilige Rolle zugeschnittene Schulung gestalten.

Kontaktieren Sie zugleich diejenigen, die innerhalb des letzten Jahres zu Ihrem Unternehmen gestoßen sind, und fragen Sie nach, ob das Onboarding-Programm ihren Bedarf gedeckt hat. Gab es Informationen, die sie unwichtig fanden? Wenn ja, aktualisieren Sie Ihre Schulungsinhalte, damit sie vollständig, aber nicht überladen sind.

3. Fehlende Begleitung durch die Onboarding-Manager:innen

Sprechen Sie mit Ihren neuen Teammitgliedern, während sie den Onboarding-Prozess durchlaufen. Dank regelmäßiger Kontakte können Sie feststellen, ob der Prozess gut läuft oder ob sich jemand zurückgelassen fühlt oder in einem bestimmten Punkt frustriert ist. Einige Mitarbeiter:innen werden auf Sie zukommen, wenn sie Probleme oder Defizite haben, aber nicht alle fühlen sich mit so viel Offenheit wohl. Erkundigen Sie sich also proaktiv bei den neuen Teammitgliedern – und räumen Sie Blockaden, die zur Sprache kommen, aus dem Weg.

Fragen Sie regelmäßig bei allen neuen Teammitgliedern nach, wie es ihnen geht. Schätzen Sie ein, ob sie zufrieden sind, ob sie alles haben, was sie fürs Lernen brauchen, oder ob es irgendwelche Hürden gibt. Stellen Sie während dieser Gespräche klar, dass die neuen Mitarbeiter:innen Ihnen ebenfalls Feedback geben sollten. Wenn etwas nicht funktioniert, sollten Sie das so schnell wie möglich wissen.

Ermitteln Sie während Ihrer Follow-up-Meetings mit den neuen Teammitgliedern, ob ergänzende Schulungen oder Material erforderlich sind. Wenn neue Mitarbeiter:innen zusätzlich Hilfe benötigen, ist Job-Shadowing ein wichtiges Werkzeug. Dabei begleitet ein erfahrenes Teammitglied die neuen Mitarbeiter:innen auf Schritt und Tritt. Zudem ist dies eine großartige Gelegenheit für die Mitarbeiter:innen, eine Beziehung zu einem anderen Teammitglied oder einem/einer direkten Vorgesetzten aufzubauen.

Wenn Sie schließlich feststellen, dass jemand zurückliegt oder zu kämpfen hat, schreiten Sie ein und bieten Sie Unterstützung an. Erwähnen Sie, dass Sie ergänzende Ressourcen zum Thema X, Y, Z haben, oder verweisen Sie an ein anderes Teammitglied, das Abhilfe schaffen oder Unterstützung leisten kann. Denken Sie daran: Einige Menschen fühlen sich nicht wohl dabei, auf Sie zuzugehen, deshalb ist es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass niemand zurückbleibt.

4. Die Unternehmenskultur unbeachtet lassen

Ihre Unternehmenskultur spielt eine bedeutende Rolle beim Halten von Top-Talenten. Fast ein Viertel der Angestellten sagen, dass sie ihren Job bei einer schwachen Unternehmenskultur verlassen würden. Einfach gesagt: Wenn Sie beim Onboarden keine Unternehmenskultur zeigen, wirkt sich das negativ aus.

Widmen Sie einen Teil Ihrer Onboarding-Schulung dem Thema Unternehmenskultur. Diskutieren Sie über die Firmenphilosophie sowie Grundpfeiler der internen Kultur, Richtlinien, Zusatzleistungen usw. Diese Informationen sollte darüber hinaus Teil Ihres digitalen Handbuchs sein, sodass Angestellte jederzeit darauf zugreifen können. 

Nachdem Sie die wichtigsten Aspekte Ihrer Unternehmenskultur abgedeckt haben, sprechen Sie über die Menschen, die diese Kultur möglich machen – Mitarbeiter:innen der Personalabteilung, die an Initiativen rund um Diversität, Gleichstellung und Inklusion mitwirken. Stellen Sie sicher, dass Sie die Kontaktdaten für jede dieser Personen ebenfalls teilen. So haben Ihre neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich mit ihren Fragen, die sie nicht direkt stellen möchten, an sie zu wenden.

Lassen Sie die Unternehmenskultur für die neuen Mitarbeiter:innen im Anschluss an die Vermittlung von Grundlagen wie Richtlinien und Ihr Leitbild lebendig werden: Zeigen Sie ihnen Fotos von Firmenausflügen, Betriebsfeiern usw. Damit bringen Sie zum Ausdruck, dass Ihr Unternehmen nicht nur eine Kultur predigt, sondern sie auch lebt.

5. Kein Feedback nach dem Onboarden einholen

Der Onboarding-Prozess für Ihre neuen Mitarbeiter:innen kann nur besser werden, wenn Sie wissen, was schief gelaufen ist. Feedback von den neuen Teammitgliedern zu sammeln, ist ein wichtiger Schritt, um die Mitarbeiterbindung während und nach dem Onboarding zu beurteilen und herauszufinden, was Sie beim Onboarden noch verbessern können. 

Befragen Sie die Angestellten, sobald sie die Onboarding-Phase beendet haben. Das ermöglicht Ihnen einzuschätzen, ob Ihre Schulung ins Schwarze trifft. Sie können alle möglichen Fragen stellen, aber einige sollten Sie unbedingt einbinden:

• Wie war die Schulungserfahrung beim Onboarden insgesamt?
• Waren einige Module oder Themen hilfreicher als andere?
• Vor welchen Herausforderungen standen Sie während des Onboardings?
• Gibt es irgendwelche Abschnitte oder Themen, die Ihrer Meinung nach weggelassen werden können? Und welche sollten hinzugefügt werden?

Nehmen Sie sich Feedback zu Herzen und setzen Sie Veränderungen um, wo es möglich ist. Vergleichen Sie Ihr Feedback mit dem Input der letzten Gruppe, um festzustellen, ob Sie wiederkehrende Probleme haben oder sich die Dinge in eine positive Richtung entwickeln.

Entwickeln Sie die optimale Onboarding-Schulung in Teamarbeit

Zusammenarbeit über das gesamte Team hinweg ermöglicht es Ihnen, ein hochrelevantes und angemessenes Onboarding-Programm zu erstellen. Fördern Sie Collaborative Learning und binden Sie so viele Mitarbeiter:innen wie möglich in die Diskussion ein. Diejenigen, die in derselben Position wie die Neuen gearbeitet haben, werden einzigartige Informationen beisteuern können. Auf diese Art und Weise erhalten Sie ein umfassendes Bild Ihrer Onboarding-Schulung und können Lerninhalte erstellen, die wirklich praktisch sind.

Expert:innen sagen, dass 20 % des Turnovers in den ersten 45 Tagen geschieht. Aber Sie wissen ja nun, wie dies vermeiden können.