9 Preboarding-Strategien zur Mitarbeiterbindung vor dem ersten Arbeitstag

HR- und L&D-Teams widmen dem Onboarding viel Aufmerksamkeit, denn fast ein Viertel der neuen Mitarbeiter:innen kündigt den Job innerhalb der ersten 45 Tage. Wie können Sie die Personalfluktuation während des Onboardings verringern? Vielleicht haben Sie es ja schon erraten – während des Onboardings ist es oft schon zu spät. Wenn Sie bis zum ersten Arbeitstag damit warten, neue Angestellte einzubinden, hinken Sie bereits hinterher: 2019 gaben 65 % der Arbeitgeber: innen an, dass neue Mitarbeiter:innen an ihrem ersten Tag nicht erschienen sind.

Die Zeit von der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags bis zum Arbeitsantritt nennt sich Preboarding und sie kann entscheidend für die Einstellung neuer Mitarbeiter:innen sein. Ohne Betreuung erwarten 80 % der Mitarbeiter:innen mit einem Gefühl von Nervosität den Antritt ihrer neuen Stelle – ein Gefühl, das auch nach dem ersten Arbeitstag anhält und ihreN Enthusiasmus, ihre Produktivität und Ausdauer dämpfen kann. Im schlimmsten Fall können die Zweifel sogar dazu führen, dass eine angenommene Stelle nicht angetreten wird. Laut einer Studie von 2019 haben 28 % der Arbeitnehmer:innen genau das getan.

Mit der richtigen Vorgehensweise weckt das Preboarding jedoch Begeisterung, baut eine feste Bindung zwischen Mitarbeiter:innen und Unternehmen auf und bereitet neue Mitarbeiter:innen auf einen erfolgreichen Arbeitsantritt vor. Ein erstklassiger Preboarding-Plan für die Gestaltung eines gelungenen ersten Arbeitstages und viele weitere ist von großer Bedeutung, daher sollte seine Erstellung Priorität haben. Im Folgenden gehen wir darauf genauer ein.

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1. Ein Begrüßungsgeschenk (oder persönlicher Empfang)

Kurz und gut: Jede und jeder freut sich über Geschenke. Sie bereiten nicht nur Freude, sondern zeigen Ihren neuen Mitarbeiter:innen auch, dass Sie es ernst mit ihnen meinen und Sie etwas Besonderes mit ihnen aufbauen wollen.

Natürlich bietet ein Arbeitsplatz ein Gehalt, die Möglichkeit zur beruflichen Weiterentwicklung und vielleicht auch Gesundheitsleistungen, aber kleine Gesten können genauso wichtig sein. Vertriebsmitarbeiter:innen wissen, dass Geschenkkörbe und handgeschriebene Weihnachtskarten die Kundenbeziehung stärken und letztlich dazu beitragen, eine Bindung aufzubauen. Ihre neuen Mitarbeiter:innen sind da nicht anders, insbesondere in der Phase des Preboardings. Während sie gespannt darauf warten, ob sie mit dieser Stelle die richtige Entscheidung getroffen haben, wird Ihr Geschenk ihnen überzeugend zurufen: „Ja, das hast du!“

Tech-Giganten wie Dropbox, Salesforce und Google schicken z. B. durchdachte Willkommensgeschenke mit Stiften, Notizbüchern, Tassen und Tragetaschen, die das Logo tragen. Sie können auch kreativere Geschenkartikel auswählen (wie ein Slinky, Müsli oder eine Topfpflanze), um die Identität und die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln.

Extravagante Willkommensgeschenke kommen vielleicht nicht für alle Unternehmen infrage, aber es ist wie bei einem Geburtstagsgeschenk: Die Absicht zählt.

Eine handgeschriebene, persönliche Postkarte etwa zeigt, dass Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen wertschätzen – ohne dass das Preboarding-Budget überstrapaziert wird.

Sie können auch eine Willkommens-E-Mail, in der Sie Ihre Vorfreude auf die neuen Mitarbeiter:innen bekunden, ein Begrüßungsvideo von der Geschäftsführung bzw. Personalabteilung oder eine Nachricht von Teamkolleg:innen mit Geschichten aus dem Arbeitsalltag und Insider-Tipps verschicken.

Hier ist eine kurze, aber wirkungsvolle E-Mail, die wir während des Preboardings an alle unsere neuen Mitarbeiter:innen senden:

2. Um Feedback zum Einstellungsverfahren bitten

Wenn Sie um Feedback zu Ihrem Einstellungsverfahren bitten, zeigen Sie den Kandidat:innen deutlich, dass sie nun ein Teil des Teams sind. Zudem können Sie hilfreiche Kommentare sammeln, um das Einstellungsverfahren zu verbessern.

Es kann nicht oft genug betont werden, wie wichtig das Miteinbeziehen von Mitarbeiter:innen ist; es fördert die Produktivität, Kreativität und Abstimmung von persönlichem und betrieblichem Wachstum. Wie bei den meisten Komponenten einer erfolgreichen Unternehmenskultur ist es am einfachsten, sie von Anfang an zu vermitteln. Durch Ihre Bitte um Feedback während des Preboardings geben Sie neuen Mitarbeiter:innen ein Gefühl von Wertschätzung, ermutigen sie, einen Beitrag zu leisten, und bauen eine kontinuierliche Feedbackschleife auf – allesamt wichtige Strategien zur Förderung der Mitarbeiterbindung.

Bei der Bitte um Feedback dreht es sich aber nicht nur um die neuen Mitarbeiter:innen. Es gibt keine bessere Möglichkeit, einen Einblick in Ihr Einstellungsverfahren zu erhalten, als durch eine Person, die dieses kürzlich durchlaufen hat – und diese Erkenntnisse können erhebliche Auswirkungen haben. 2018 berichteten 72 % der Arbeitssuchenden über schlechte Erfahrungen mit einem Unternehmen bei der Einstellung. Diese schlechte Beurteilung könnte Spitzenkräfte von einer Bewerbung abhalten: 55 % der Arbeitssuchenden haben es vermieden, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, nachdem sie online eine schlechte Bewertung gesehen hatten.

Erstellen Sie eine kurze Umfrage zu den Erfahrungen der Kandidat:innen und sammeln Sie so Feedback. Ein ausgewogenes Verhältnis von geschlossenen Fragen (z. B. Bewertungsskalen und Richtig/Falsch-Fragen) sowie offenen Fragen (üblicherweise mit „was“, „wie“ und „warum“) liefert Ihnen eine Mischung von quantitativen Daten und fundierten persönlichen Erfahrungen, mit der Sie Ihre Einstellungsstrategien und -verfahren verbessern können.

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3. Vorsprung bei Verwaltungsaufgaben

Während des Preboardings sind Ihre neuen Mitarbeiter:innen wahrscheinlich nervös und aufgeregt – vergeuden Sie diese Energien nicht einfach. Lassen Sie einen Teil dieses Tatendrangs in die Erledigung von Verwaltungsaufgaben fließen und vermeiden Sie so einen hektischen ersten Arbeitstag.

Niemand möchte seinen ersten Tag damit verbringen, Formulare zu unterzeichnen und Zugänge einzurichten. Geben Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, sich einen Vorsprung zu verschaffen, und legen Sie den Grundstein für einen spannenden ersten Arbeitstag. Erklären Sie, was Sie erwarten: Weisen Sie darauf hin, dass die Verwaltungsarbeit nicht unbedingt im Voraus erledigt werden muss, aber warum es sinnvoll sein könnte, vorab damit zu beginnen.

Während die neuen Mitarbeiter:innen Punkte auf der To-do-Liste abhaken, liegt die meiste Arbeit – die Organisation – bei der Personalabteilung. Erstellen Sie eine einheitliche Checkliste, die neue Mitarbeiter:innen durcharbeiten können, darunter:

• die Aktivierung von Unternehmenskonten (E-Mail, Slack und andere Kommunikations- oder Produktivitätstools);
• die Überprüfung persönlicher Angaben für Ihr Unternehmensverzeichnis;
• die Eintragung personenbezogener Daten in die Gehaltsabrechnungssoftware

Sie können diese Aufgaben mit einem Tool wie Trello organisieren und kommunizieren. Das ist z. B. die Vorlage, die ich benutze, um die Preboarding-Aufgaben mitzuverfolgen:

4. Fragen beantworten, bevor sie gestellt werden

Jedes Unternehmen hat andere Erwartungen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, diese so früh wie möglich zu kommunizieren.

Die vielen Unbekannten können ein Grund für die Nervosität neuer Mitarbeiter:innen sein. Ein wenig Information kann viel dazu beitragen, Missverständnisse und Fehler am ersten Tag zu vermeiden.

Erstellen Sie FAQ für neue Mitarbeiter:innen, um häufige Fragen zu beantworten:

• Um wie viel Uhr soll ich eintreffen?
• Wie lautet der Dresscode?
• Wo kann ich parken? Wie finde ich die Eingangstür?
• Was soll ich mitbringen?
• An wen wende ich mich bei Fragen?
• Wohin gehen die meisten zum Mittagessen?

Das ist auch eine gute Gelegenheit, Ressourcen wie ein Mitarbeiterhandbuch, ein Leistungsverzeichnis und funktionsspezifische Informationen bereitzustellen, um neuen Mitarbeiter:innen die Nervosität am ersten Tag zu nehmen.

5. Mit Kalendereinladungen den Zeitplan für das Onboarding klären

Während der ersten hektischen Wochen in einem neuen Job sorgt ein Zeitplan für Übersicht. Aber lassen Sie nicht zu viel Zeit verstreichen: Wenn Sie die Einladungen rechtzeitig verschicken, nimmt die Stelle für die neuen Mitarbeiter:innen in der Preboarding-Warteschleife Gestalt an.

Sie können ihren Kalender mit Schulungssitzungen, Treffen mit Vorgesetzten und Kolleg:innen sowie betriebsweiten Veranstaltungen (wie Feiern oder Betriebsversammlungen) füllen, um ihnen zu zeigen, dass sie Teil einer dynamischen Community sind.

6. Bessere Mitarbeiterbindung durch Preboarding-Treffen

Wir sind Fans von asynchronem Arbeiten, aber trotzdem ist nichts vergleichbar mit der Zeit, die man sich persönlich nimmt, um eine Gemeinschaft aufzubauen.

Ein informelles Zusammenkommen mit Teammitgliedern bietet neuen Mitarbeiter:innen eine gute Gelegenheit, ihre Kolleg:innen schon vor ihrem ersten Arbeitstag kennenzulernen. Beliebt sind gemeinsame Mahlzeiten oder Treffen zur Happy Hour, aber auch kurze Kennenlerngespräche können dazu beitragen, erste Kontakte zu knüpfen. Nutzen Sie ebenso die neue Normalität: Auch virtuell kann eine Gemeinschaft aufgebaut werden.

Sie können neue Mitarbeiter:innen zudem mit ein oder zwei zukünftigen Kolleg:innen, welche die Unternehmenskultur vorbildlich umsetzen, in Kontakt bringen. Dabei müssen Sie sich nicht auf die direkten Vorgesetzten der neuen Mitarbeiter:innen beschränken, sondern können Personen bestimmen, die Ihr Unternehmen repräsentieren und während der gesamten Dauer des Onboardings als Ansprechpartner:innen fungieren.

7. Erstes Erkunden der Lernplattform

Wenn die neuen Mitarbeiter:innen im Preboarding sind, haben Sie ihnen die Kultur und Werte des Unternehmens vermutlich schon erklärt. Ein vorgezogener Zugang zu Ihrer Lernplattform bietet eine Gelegenheit, um Ihre Versprechen einzulösen.

Lernplattformen sind ein wichtiger Bestandteil des Onboardings und der beruflichen Weiterbildung, sodass es nie eine schlechte Idee ist, sich bereits im Vorhinein mit dem Tool vertraut zu machen. Noch wichtiger ist, dass neue Mitarbeiter:innen durch den Zugang zu Ihrer Lernplattform die Möglichkeit haben, die Unternehmenswerte in der Praxis zu erleben.

Wir bei 360Learning leben und atmen Collaborative Learning geradezu. Es ist nicht nur von wesentlicher Bedeutung für unser Produkt, sondern auch dafür, wie wir unsere Arbeit erledigen. Unserer Ansicht nach gibt es keinen besseren Weg, unsere Lernkultur zu verstehen, als unsere leicht verständliche Lernplattform in Aktion zu erleben.

8. Persönliche Vorstellung neuer Mitarbeiter:innen

Die persönliche Ansprache ist – wenn immer möglich – empfehlenswert beim Preboarding und das gilt für beide Seiten. Geben Sie Ihren neuen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, die Kontrolle über den ersten Eindruck, den ihre Kolleg:innen von ihnen haben, zu übernehmen, und Kontakte zu ihren eigenen Bedingungen zu knüpfen.

Aber Achtung! Überfordern Sie Ihre neuen Mitarbeiter:innen nicht mit zu vielen Möglichkeiten bei der Gestaltung. Bieten Sie einige Anhaltspunkte: Die Mitarbeiter:innen können z. B. ein zweiminütiges Vorstellungsvideo drehen, eine Diashow mit Fotos und Wissenswertem erstellen oder ein Kennenlern-Quiz ausfüllen. Digitale Kurzvorstellungen sind insbesondere für große oder remote tätige Unternehmen wichtig, in denen neue Mitarbeiter:innen nicht einfach allen persönlich die Hand schütteln können.

Hier ein tolles Beispiel für ein Vorstellungsvideo von Mitarbeiter:innen bei Wistia, einem Unternehmen für Videomarketing-Software:

Unabhängig vom Format geht es darum, neue Mitarbeiter:innen zu ermutigen, eine freundliche, persönliche Vorstellung für ihre neuen Kolleg:innen zu verfassen.

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9. Interne Ankündigung zur Vorbereitung einer teamweiten Begrüßung

Eines Ihrer wichtigsten Anliegen beim Preboarding ist, ein Gemeinschaftsgefühl zu vermitteln. Aber letztlich liegt es in den Händen Ihres Teams. Deshalb müssen Sie Ihr Team auf Ihre Seite bringen und es zu einer herzlichen Begrüßung der neuen Mitarbeiter:innen motivieren.

Nennen Sie in Ihrer Ankündigung Name, Funktion und Anfangsdatum der neuen Mitarbeiter:innen und stellen Sie die persönliche Kurzvorstellung von Strategie 8 bereit. Wenn Ihr Unternehmen groß ist und viele neue Mitarbeiter:innen einstellt, können diese Ankündigungen schnell veraltet sein, daher sollten Sie sie nur an das direkte Team der neuen Mitarbeiter:innen schicken.

Machen Sie die Ankündigung am besten nicht zu lange vor der Ankunft der neuen Mitarbeiter:innen, damit die Info für Ihr Team aktuell und vorrangig ist. Zudem können Sie Ihre Mitarbeiter:innen bitten, sich am ersten Tag Zeit für ein (virtuelles) Mittagessen zu nehmen, oder stellen Sie zumindest ein Begrüßungs-GIF ein. Ihr Team sollte neue Mitarbeiter:innen auf eine Weise willkommen heißen, die zu Ihrer Unternehmenskultur passt. Achten Sie nur darauf, sie rechtzeitig zu informieren, um einen herzlichen Empfang zu ermöglichen.

So wie dieses virtuelle Mittagessen, zu dem wir unsere neue Produktmarketing-Leiterin eine Woche vor ihrem ersten Arbeitstag eingeladen haben:

Und nun: weiter so! Ein erfolgreiches Preboarding-Programm ist Gold wert.

Diese Preboarding-Strategien helfen Ihnen, die Wertvorstellungen Ihrer Mitarbeiter:innen zu stärken, sie zu ermutigen und eine Gemeinschaft aufzubauen. Aber diese Ziele sind nicht einfach mit dem ersten Tag neuer Mitarbeiter:innen erreicht. Bei 360Learning arbeiten wir kontinuierlich an ihnen, indem wir eine Lernkultur fördern. Das beginnt mit dem Preboarding, setzt sich beim Onboarding fort und bleibt – wenn wir es richtig anstellen – Teil der täglichen Routine unserer Mitarbeiter:innen.