Le service formation : fer de lance de l'agilité en entreprise ?

DIF, CIF, Conventions, feuilles d’émargement, appels au conseiller OPCO, taxe d’apprentissage, participation à l’effort de formation… Le monde de la formation a depuis longtemps son propre vocabulaire et des processus bien ancrés.  Pourtant, on est loin de la réalité du terrain ! Le collaborateur est devenu autonome dans l’accès à sa formation. Et cela a créé une vraie rupture. La crise sanitaire récente nous rappelle à quel point il est vital d’accélérer la transformation de nos organisations.

“Rien n’est permanent sauf le changement” comme disait Héraclite.

L’offre de service support des services formation doit maintenant trouver une approche plus pertinente, voire donner une nouvelle raison d’être à la formation. Demain, c’était hier. Le terme “agilité” n’est pas qu’un “buzzword”, c’est une réalité dans beaucoup de secteurs de notre économie. Aujourd’hui, l’agilité n’est plus l’apanage du développement logiciel (bonjour Scrum !). Elle fait aussi des émules dans la formation via des pratiques collaboratives. Voyons cela de plus près.

L’entreprise agile : changement de paradigme

Connaissez-vous le point commun entre les entreprises qui ont réussi à s’adapter à la crise et rester profitable, voire générer des chiffres d’affaires record ? Elles ont su s’adapter rapidement aux changements, grâce à des méthodes agiles. Mais qu’est-ce qu’on appelle un « management Agile » ? A-t-on affaire à une réelle réponse à la transformation du monde du travail ?

Une nécessité constante de s’adapter 

Qu’on soit en temps de crise ou pas : la nécessité de s’adapter rapidement s’impose à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. C’est devenu le point commun entre beaucoup d’organisations qui ont réussi à se développer malgré la crise.

Face aux changements constants de son environnement, l'entreprise de 2021 (et d’après) ne peut plus se passer d'un mode de fonctionnement suffisamment flexible qui sait s’approprier les opportunités qui se présentent. Cette nécessité de s’adapter ne va pas sans une remise en question régulière de l’organisation lorsque des imprévus ou difficultés font surface. C'est d’autant plus vrai en 2021 avec une crise qui n'en finit plus, une concurrence croissante et des consommateurs qui se manifestent en permanence et prennent toujours plus de pouvoir via les avis en ligne et les réseaux sociaux, pour ne citer qu’eux.

L’entreprise agile est devenue la nouvelle alternative au management traditionnel

L’entreprise agile est un concept qui a émergé dans les années 90. En 2001 a été publié par un groupe d’informaticiens le “Manifeste Agile” pour le développement de logiciels. C’est à eux que l’on doit l’origine de cette méthode de travail centrée sur la satisfaction client. Elle a ainsi servi de socle pour élaborer des méthodes et cadres de travail dits “agiles” dans tout le reste de l’entreprise. 

L’entreprise agile est définie par Deloitte comme étant “une entreprise qui apporte des solutions concrètes et personnalisées à ses clients, qui coopère pour améliorer sa compétitivité, qui s’organise pour maîtriser le changement et l’incertitude, et enfin qui se nourrit de la richesse de ses collaborateurs et de son patrimoine informationnel.”

L’agilité en entreprise doit permettre d’adapter les processus et les modes de fonctionnement à l’accélération constante de l’environnement. Comment ? En se concentrant sur des éléments essentiels tels que la satisfaction client, la créativité, l’innovation, le tout dans un cadre favorisant l’autonomie et la collaboration. Le changement est, en quelque sorte, inscrit dans le patrimoine génétique des entreprises agiles ! Ces dernières préfèrent les structures hiérarchiques horizontales et évitent le plus souvent de s’encombrer de niveaux hiérarchiques complexes et souvent contre-productifs.

Comment l’agilité se traduit au quotidien en entreprise ? 

Instaurer l’agilité en entreprise ne se fait pas du jour au lendemain. Il faudra changer la façon de raisonner pour s’ouvrir et se créer de nouveaux repères. On ne change pas les gens fondamentalement, mais on peut agir sur la culture d’entreprise et les outils, par exemple. 

On peut par exemple créer des itérations courtes et les associer à un processus d’amélioration continue. Cela offre un double avantage propre à la méthode agile : anticiper les problèmes et être en mesure de réagir rapidement, comme avec la crise sanitaire générée par la COVID-19.

La demande change mais les ressources restent inchangée. On demande plus de réactivité : il faut donc apprendre à être plus léger (comprendre : flexible) et plus horizontal. Cela revient à donner davantage d’autonomie dans la prise de décision, à de plus en plus de collaborateurs.

Un élément à noter, et pas des moindres : les entreprises agiles investissent dans le développement de compétences de leurs collaborateurs. Ainsi, chaque collaborateur possède son domaine de prédilection et de responsabilité et a les outils pour mener à bien ses missions, mais aussi et surtout ajuster ses tâches en fonction de la situation. En donnant davantage d’autonomie aux collaborateurs, on les rend davantage responsables de leurs actions, et donc plus engagés.

Il y a donc une réelle nécessité pour les entreprises de devenir des organisations agiles car l’action de la formation se mesure désormais par des chiffres. Plus l’impact business sera important plus il sera possible d’imposer un modèle “learning centric” où la formation a un impact sur la prise de décision. 

Dans le monde du travail d’aujourd’hui, la plupart des professionnels ont entendu parler des méthodes agiles. Même en sachant à peu près à quoi elles font référence en surface, rares sont ceux qui en appliquent réellement les concepts.

Le service formation accompagne ce changement

Ainsi, si l'entreprise se doit d'être agile, le service formation aussi ! Le service formation n’est plus un service d’achat et de logistique.

Traditionnellement, le service formation adopte une approche descendante et fonctionne comme un département à part entière ou comme une simple fonction RH, plutôt que d’être directement intégré aux objectifs business. Mais cela est en train de changer.

Comment les principes de l'agilité permettent aux équipes formation d'amplifier leur impact business ? Suite à notre étude avec Féfaur auprès de +1000 responsables formation qui réussissent, Fabernovel et 360Learning ont interviewé 7 équipes en charge de la formation dans des entreprises performantes pour identifier les bonnes pratiques : nous y reviendrons le 19 octobre pour identifier les critères de succès pour la fonction learning :

Pourquoi le service formation est aujourd’hui bouleversé ?

L’autonomisation des collaborateurs s’est accrue en réaction aux bouleversements connus en entreprise : toujours plus de nouveaux outils digitaux à utiliser et de nouveaux process à mettre en place et s’approprier. C’est le cas notamment en entreprise agile, mais pas uniquement : la crise a montré l'impact que peut avoir l'environnement sur l’ensemble des fonctions de l'entreprise pour toutes les entreprises.

Cette nécessité de s’adapter s’impose aux individus tout au long de leur carrière : plus d’un quart des salariés avait vécu un changement d’emploi au cours des 12 derniers mois en 2019, d’après une étude de l’Observatoire des Trajectoires Professionnelles. Le phénomène s’amplifie avec l’arrivée sur le marché du travail des Millenials, la fameuse “Génération Y”, qui ont entre 25 et 35 ans aujourd’hui. Contrairement à leurs aînés, ils refusent de passer l’intégralité de leur carrière au sein de la même structure et plébiscitent l'autonomie et la prise de responsabilité. Près de la moitié de ces “Millenials” souhaite changer de travail dans les deux ans. Un chiffre qui grimpe jusqu’à 61% pour la génération Z, née après 1995.

D’où la nécessité d’accompagner ce changement, comme le suggère la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018. Elle propose davantage de droits à la formation pour pallier la métamorphose du monde du travail, qui en est encore à ses balbutiements.

Quel rôle le service formation va jouer ?

L’entreprise a donc besoin de s’adapter en continu à son environnement et aux aspirations des générations futures.

Même si l’entreprise ne satisfait pas totalement aux définitions de l’agilité que l’on vient d’évoquer, il reste des sujets incontournables pour lesquels le service formation a un véritable rôle à jouer. 

Le change management

Il n’y a pas de change management sans formation ! Dans un projet transverse de grande ampleur comme l’implémentation d’un SIRH ou d’un CRM, on a malheureusement tendance à voir la formation comme un détail du plan au profit du recettage (phase de tests du parcours de formation et corrections) ou d’autres éléments purement techniques. Ainsi, si l’on sous-estime la formation lors de l’implémentation de ces systèmes, on s’en réfèrera uniquement aux tests utilisateurs et aux dispositifs de support mis en place, en pensant à tort que cela permettra à chacun d'adopter la solution.

C’est un pis-aller ! Les personnes impliquées dans la phase de test sont en fait rarement des expertes et sont encore moins représentatives de l'ensemble de la population. Le service formation est celui qui connait le mieux les modes d’acquisition des connaissances et les processus de changement qui sont souvent liés à la culture de l’entreprise. 

La vélocité de la transformation

Quand on parle d’agilité, on parle aussi de transformation : et c’est toujours mieux quand ça va vite. 

En utilisant un outil comme une cartographie des compétences, le service formation va pouvoir réagir aux différentes prises de décisions de son top management en analysant l'écart à combler pour atteindre ces nouveaux objectifs.  Un plan de upskilling ou de reskilling va ainsi pouvoir être rapidement proposé, chiffré et mis en place. De cette manière, le service formation va diminuer le temps lié à l’aspect humain de la transformation résultant de cette prise de décision (si minime soit-elle, tout a un impact).

Pour aller plus loin, on peut même affirmer que le service formation agile devient un véritable support de la performance. En effet, il est capable d’alerter le terrain sur la nécessité d’acquérir une compétence donnée, à la seule lecture des objectifs d’un département. D’où la nécessité de lier les objectifs du département formation aux objectifs business .

En résumé, l’entreprise agile peut parfois être perçue comme un mythe ou un poncif sans fond, mais il peut aussi parfois être un véritable objectif pour une organisation.

Dans les deux cas, le service formation a un rôle à jouer.

Forcément différent de ce qu’il a été hier du fait des enjeux de cultures liés aux générations, des fortes préoccupations liées au recrutement, de la nécessité de l’entreprise de s’adapter plus rapidement et de la législation changeante, c’est une opportunité d’être encore plus impactant en se positionnant comme une fonction support essentielle.