La checklist d’offboarding pour un départ en toute sérénité (+ modèle gratuit à télécharger ! )

C’est souvent lors d’une rupture que l’on découvre le vrai visage de la personne que l’on a fréquentée. Il en va de même pour la manière dont une entreprise gère l’offboarding d’un employé qui décide de s’en aller. 

Tout comme l’onboarding vous permet de faire une bonne première impression, l’offboarding offre l’occasion de finir sur une note positive et de rester en bon terme avec vos anciens employés. Après tout, les réseaux professionnels sont tellement interdépendants qu’il est possible que vos anciens employés deviennent ensuite vos futurs clients, fournisseurs, mentors, ou reviennent même travailler pour vous. De plus, les employés actuels voient comment vous traitez les employés qui quittent l’entreprise. Un offboarding de qualité est représentatif de votre culture d’entreprise ainsi que de l’importance que vous accordez à votre personnel. 

Plus important encore, vos employés sont une véritable puits de savoir. À mesure qu’ils évoluent au sein de votre entreprise, ils parviennent à résoudre les problèmes rencontrés, à faire preuve d’innovation et à se former pour travailler encore plus efficacement. Lorsqu’un employé s’en va, toutes ces informations sont perdues. Un simple document de passation des connaissances rédigés à la dernière minute ne sera pas représentatif de l’étendue des connaissances qu’il a acquises. L’offboarding vous permet donc de vous préparer sur ce point, et bien plus encore. 

Qu’il s’agisse d’une démission, d’un départ à la retraite ou d’un licenciement, une checklist d’offboarding est essentielle pour assurer une transition sereine, à compter du moment où vous êtes informé du départ de l’employé, jusqu’à son dernier jour dans l’organisation. 

L’offboarding ne se limite pas aux entretiens de départ

L’offboarding ne consiste pas juste en un entretien de départ et un dernier salaire versé à l’employé. S’il est bien conçu, il préserve non seulement les connaissances institutionnelles, mais également votre relation avec l’employé qui s’en va. Une checklist d’offboarding complète est composée des étapes suivantes : acceptation de la lettre de démission, plan de communication, transfert des connaissances, récupération du matériel d’entreprise, désactivation de l’accès aux outils et règlement des derniers paiements.

Cependant, soyez attentif à la raison qui pousse les employés à partir. Qu’il s’agisse de départs en masse, comme pendant la Grande Démission, ou de licenciements en raison de la récente récession, de nombreux secteurs connaissent un perpétuel changement et les départs sont devenus de plus en plus fréquents. Le même offboarding ne peut pas s’appliquer à chaque situation et le processus doit donc être adapté selon le cas de figure. 

Acceptez la lettre de démission de l’employé et expliquez-lui le déroulement de l’offboarding

La démission d’un employé peut être un événement plus ou moins inattendu. Que ce soit le cas ou non, celui-ci mérite de recevoir une acceptation formelle de sa démission, lors d’un entretien prévu à cet effet, ou dans un e-mail personnalisé. Félicitez l’employé et s’il a donné un préavis, remerciez-le. 

S’il s’agit d’un employé hautement compétent qui quitte l’entreprise au profit d’un autre poste mieux payé, profitez de l’entretien pour lui faire une contre-proposition qui l'encourage à rester. Que celle-ci soit acceptée ou non, assurez-vous que l’employé sache à quel point vous accordez de l’importance à son travail. 

S’il décline l’offre, informez-le des étapes à venir au cours des deux prochaines semaines pour qu’il sache à quoi s’attendre et que la transition se déroule dans les meilleures conditions possibles. 

Dans le cadre d’un licenciement, il est préférable d’échanger avec l’employé lors d’un entretien individuel. Il est important de l’informer des conditions de son départ de la façon la plus claire possible, tout en faisant preuve de compassion. Donnez-lui le temps de digérer l’annonce et laissez-lui la possibilité de vous poser toutes les questions nécessaires.

Informez votre département RH

Après avoir officiellement accepté la demande de démission de l’employé, informez votre département RH de sa date de départ afin que les calculs du versement de son dernier salaire soient effectués. Des erreurs ou une mauvaise communication de cette date peuvent entraîner un trop-perçu si l’employé continue d’être payé après avoir quitté l’entreprise. Récupérer ce trop-perçu peut être une situation délicate à gérer. 

S’il s’agit d’un licenciement, formalisez cela correctement pour que l'employé puisse recevoir des allocations (Pôle Emploi), et vérifiez son adresse postale afin de pouvoir lui envoyer tous les documents nécessaires. 

Informez le reste de l’équipe puis l’entreprise toute entière du départ de l’employé

N’oubliez pas que chaque employé a noué des liens d’amitié au travail et que certains de ses collègues sont probablement déjà au courant de son départ, avant même qu’il ait transmis sa demande officielle de démission. Même dans le cadre d’un licenciement, les nouvelles vont vite et cela peut entraîner de nombreuses rumeurs. Un plan de communication bien structuré permet de réduire les commérages car les employés savent qu’ils seront informés des départs en temps opportun. 

Votre plan de communication dépend de votre culture d’entreprise et de la taille de votre équipe. Si l’employé fait partie d’une petite équipe soudée au sein d’une entreprise de grande taille, il est plus judicieux d’informer d’abord l’équipe de son départ. Demandez à l’employé s’il souhaite faire son annonce en premier, peut-être à l’occasion d’une réunion, ou de façon plus informelle en écrivant sur la messagerie d’équipe, puis de façon plus globale en informant le reste de l’entreprise. Pour les entreprises de plus petite taille, informez tout le monde au même moment. 

Dans le cadre de licenciements, votre plan de communication doit être axé sur l'empathie. Oubliez les annonces faites sur un ton dénué d’émotions ou les appels en visio qui donnent l’impression que c'est une formalité administrative. Rédigez un message compatissant qui explique la raison du licenciement et pourquoi c’était une solution de dernier recours pour l’entreprise. Mettez en œuvre un programme pour aider les employés à trouver de nouvelles opportunités d’emploi en leur proposant de rédiger une lettre de recommandations par exemple.

Entamez le processus de transfert des connaissances 

Dans l’idéal, vous disposez d’un système de gestion de connaissances qui documente et stocke constamment le savoir des employés durant leur temps dans l’entreprise. Vous pouvez ainsi vous focaliser sur l’aspect humain de l’offboarding plutôt que d’imposer des tâches et demandes supplémentaires à vos employés durant leurs derniers jours. 

Si ce n’est pas le cas, vous devez au moins obtenir les informations essentielles pour que les choses avancent. Si vous avez déjà embauché un candidat, ou qu’un employé actuel reprend le poste désormais vacant, organisez une réunion pour que l’employé qui quitte l’entreprise puisse coacher celui qui va le remplacer. Vous pouvez également demander à l’employé qui s’en va de transférer la propriété de ses documents sur le système ou de consigner les informations importantes par écrit, afin que ses fichiers puissent être utilisés dans le cadre de l’apprentissage asynchrone. Pour les postes qui nécessitent des interactions avec les clients et les fournisseurs en dehors de l’entreprise, il est important de présenter l’employé qui reprend le poste, de mettre à jour les coordonnées et d’assurer une passation fluide. 

Cependant, une réunion ou quelques documents ne suffisent pas à traiter toutes les facettes d’un poste. Nous vous recommandons d’utiliser un LMS et ce, avant même d’avoir besoin de préparer le départ d’un employé. Durant son temps dans l’entreprise, encouragez l’employé à créer des cours sur les tâches qu’il a apprises à effectuer plus efficacement ou sur des ressources récoltées au fil de l’eau et qui lui ont permis de s’améliorer. Il n’est pas nécessaire que ces cours soient trop longs, à l’instar des méthodes de formation traditionnelles. Il peut tout simplement s'agir d’un simple partage des compétences ou de tutos pour aider les nouveaux employés à s’améliorer rapidement sur des aspects clés de leur travail. 

Depuis que les entreprises se sont mises à pratiquer le travail à distance et hybride, les formations en ligne de format court sont bien plus accessibles. De plus, l’implication des employés est plus marquée lorsqu’ils décident de suivre une formation au moment où ils en ont envie. La probabilité qu’ils terminent la formation augmente également. Invitez les employés qui quittent l’entreprise à créer des cours de dernière minute pour conserver les connaissances institutionnelles. 

Durant leur passage dans l’entreprise, il est possible que les employés stockent des informations sur des fichiers privés. Vous risquez donc de perdre ces informations au moment de leur départ.

Organisez un entretien de départ

Un entretien de départ est un élément majeur de l’offboarding, qui permet de réduire le turnover. Une étude menée par Gallup a montré que 52 % d’employés qui démissionnent volontairement estiment que leur responsable ou l’entreprise auraient pu faire davantage d’efforts pour les encourager à rester : proposer plus d’échanges sur leur développement professionnel, offrir davantage d’accompagnement ou encore de possibilités de formation au travail.

Si l’entretien de départ a lieu trop tardivement pour pouvoir retenir un employé qui quitte l’entreprise, recevoir un retour honnête de sa part peut tout de même vous permettre d’apporter des améliorations à votre organisation et ainsi de prévenir d’autres départs. 

Lors de l’entretien de départ, proposez des pistes de réflexion pour analyser ce qui fonctionne moins bien dans l’entreprise : 

• Organisez des entretiens de départ en présentiel mais ne les rendez pas obligatoires. Certains employés peuvent décider de ne pas y participer, surtout s’ils quittent l’entreprise mécontents. Faites-leur savoir que leur avis est important pour vous, tout en leur laissant le choix. 
• Soyez prêt à faire preuve d’objectivité pour pouvoir vous servir de leur feedback et ainsi mettre en place des changements concrets. 
• Vous pouvez prévoir une liste de questions, mais n’oubliez pas de laisser également la conversation suivre son cours. C’est souvent quand l’échange reste ouvert que vous obtenez l’avis honnête de l’employé. Envoyez-lui les questions au préalable pour qu’il ait le temps de réfléchir à ses réponses. 
• Encouragez-le à faire preuve de franchise en le rassurant sur le fait que ses réponses resteront confidentielles et seront uniquement utilisées pour réaliser des changements positifs dans l’entreprise. Vous pourrez ainsi instaurer un climat de confiance. 
• Identifiez les tendances qui ressortent dans les raisons évoquées par les employés pour justifier leur départ et partagez-les avec l’équipe dirigeante.

Récupérez le matériel d’entreprise 

Vous disposez certainement d’une liste des équipements prêtés à l’employé au moment de son arrivée dans l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, utilisez votre plateforme LMS pour en créer une et l’inclure dans un workflow d’automatisation. Le matériel d’entreprise comprend les ordinateurs portables, tablettes, téléphones, badges de sécurité, cartes de crédit, clés ou encore voitures de fonction. Envoyez à l’employé une liste du matériel d’entreprise qu’il doit rendre pour ne laisser aucune place au doute. Si vous pratiquez le travail à distance, envoyez des enveloppes ou des colis prépayés pour simplifier le renvoi du matériel.

Désactivez les comptes et autorisations

Les employés ont accès à des données sensibles comme les mots de passe, codes d’accès et coordonnées clients. Votre département IT doit donc jouer un rôle actif dans l’offboarding. Tenez le personnel IT informé du dernier jour de l’employé afin que l’ensemble des accès et autorisations soient désactivés au plus tard le jour de son départ. 

L’utilisation croissante de la technologie cloud et le passage au travail à distance signifie que les employés peuvent facilement accéder aux données confidentielles et les récupérer au moment où ils partent. Le rapport 2022 sur l’exposition aux données (Annual Data Exposure Report) a révélé que 98 % de chefs d’entreprise et professionnels de la cybersécurité sont inquiets de cette tendance alimentée par la Grande Démission et du fait que les employés récupèrent des données sensibles (de façon intentionnelle ou non) lorsqu’ils s’en vont. 

Cette menace est d’autant plus importante avec les licenciements, car les employés contrariés pourraient être naturellement plus tentés de s’emparer de données sensibles pour montrer leur désaccord. 

Soignez votre message de départ

Un e-mail de départ ou message envoyé à l’ensemble de l’entreprise vous permet de « terminer en beauté ». Célébrez les réussites de l’employé et invitez-le à rester en contact. 

Selon la règle du Peak-End de Daniel Kahneman, spécialiste d’économie comportementale, les individus jugent une expérience et s’en souviennent selon l’émotion ressentie à son apogée et à la fin. Après tout, les derniers jours d’un employé peuvent être chargés en émotions. En quittant l’entreprise, ils laissent derrière eux des relations professionnelles et des responsabilités qui leur sont familières pour se diriger vers de nouvelles aventures. En célébrant leurs compétences et leurs réussites, vous leur redonnez confiance en eux. 

Tout comme un e-mail de départ, un message personnel adressé à l’employé peut changer la donne et ainsi lui donner envie de rester en contact, voire même de revenir un jour travailler pour vous.

Prenez une longueur d’avance et organisez des entretiens de rétention

Les démissions sont bien réelles, et il est donc important que vous disposiez d’une checklist d’offboarding le cas échéant. Cependant, l’idéal est de faire preuve de proactivité et d’axer vos efforts sur le fait de garder vos employés en encourageant les managers à réaliser des entretiens de rétention. L’objectif ? Échanger avec vos employés actuels au sujet de leur poste, leurs responsabilités et la manière dont ils se sentent au travail. C’est l’occasion d’en savoir plus sur leurs objectifs, ce qui répond à leurs besoins professionnels et la façon dont vous pouvez les aider à gagner en productivité et en bien-être pour qu’ils restent dans l’entreprise