Quelles fonctionnalités prendre en compte lors du choix d'un LMS ?

D’après la Harvard Business Review, 75 % des managers « sont déçus des actions de formation menées par leur entreprise », ce qui est une problématique de taille. En effet, sans l’aval du manager, il est presque impossible d’obtenir la mobilisation nécessaire de vos collaborateurs pour redonner toute leur utilité aux programmes de formation. 

Que faire pour améliorer l'expérience des apprenants et donc, les résultats ? Commencez par choisir des outils adaptés. Tous les LMS ne se valent pas : ces derniers comportent de nombreuses fonctionnalités standard et premium. Plus le LMS choisi correspond à vos besoins, et plus celui-ci peut jouer un rôle important dans l’optimisation de vos programmes de formation. 

Consultez ce guide pour vous aider à sélectionner le LMS qui améliorera vos programmes et le travail de vos équipes Formation.

Vous souhaitez en savoir plus sur les fonctionnalités proposées par 360Learning ? On vous montre :

Fonctionnalités LMS standard

Tous les LMS sont dotés d’outils de création, de gestion et de mise à disposition des formations. 

Outils de création

Les outils de création vous permettent d’élaborer des formations ou des parcours de formation pour vos employés, sur des sujets que vous jugez importants. Vous pouvez ainsi choisir les thématiques exactes qui seront abordées dans votre programme. 

Les formats disponibles varient en fonction du programme mais peuvent inclure du texte, des documents, des quiz, des évaluations, des vidéos et toutes autres types de médias. Vous avez la possibilité de combiner du contenu original et des documents trouvés sur Internet (en indiquant la source) pour créer des parcours selon les besoins. 

Une solution d’apprentissage performante intégrera notamment des fonctionnalités de création de cours assistée par l’IA, afin d’augmenter le nombre de ressources pédagogiques créées. Les outils auteur 360Learning boostés par l’IA permettent par exemple d’élaborer un cours à partir d’un document existant en un seul clic et de proposer des formations personnalisées en quelques minutes seulement. 

Certaines plateformes offrent également la possibilité de créer des programmes de formation composés de plusieurs cours : une fois que vous avez créé plusieurs cours apparentés, vous pouvez les assembler au sein d’un seul programme pour qu’ils soient consultés par les apprenants dans le bon ordre. 

Conformité SCORM

SCORM est un format compatible avec la plupart des LMS. Vous pouvez faire l’acquisition de formations auprès d’un fournisseur tiers et les charger sur votre LMS. 

Votre LMS doit être compatible avec le format SCORM, même si celui-ci est en train de devenir obsolète car les entreprises sont de plus en plus nombreuses à réaliser l’importance de la personnalisation des contenus. De nombreux cours SCORM disponibles à l’achat sont génériques, vieillots ou tout simplement dépassés. Cependant, il existe des exceptions : il est par exemple préférable d’acheter des formations réglementaires plutôt que de créer les vôtres. 

Gestion des contenus

Avec les fonctionnalités de gestion des contenus, les administrateurs sont en mesure de définir la façon dont différents apprenants utilisent le même système. Un LMS doté de fonctionnalités de gestion du contenu permet de réaliser les actions suivantes : 

• Définition des autorisations : dans le cadre de la création de cours, la plupart des LMS vous permettent de définir les rôles utilisateur, tels qu’instructeur et apprenant. Les affectations de rôle déterminent l’accès au contenu de formation, aux notes et à d’autres éléments du LMS. 
• Affectation des cours : les utilisateurs de niveau élevé peuvent affecter des cours un par un ou dans le cadre d’un programme de formation. 
• Suivi de la complétion : après l’affectation d’un cours, les utilisateurs dotés d’autorisations de niveau plus élevé peuvent suivre la progression d’un apprenant.

Gestion des utilisateurs

Un LMS comprend des fonctionnalités de gestion automatisée  des utilisateurs, ce qui représente un gain de temps (et d’argent). Grâce à l’automatisation de la gestion de tous les apprenants de votre organisation, le LMS aura aussi la possibilité de s’adapter à la croissance de votre entreprise. Une fonctionnalité essentielle à la gestion des utilisateurs est l’authentification unique, qui renforce la sécurité et crée une expérience fluide pour les apprenants. Optez pour des fonctionnalités qui vous permettent de regrouper facilement les apprenants en fonction de leurs besoins de formation et de leur donner accès à vos cours en ligne tout en octroyant à vos administrateurs le contrôle total sur les contenus. 

Analyses

Les LMS sont également dotés de fonctionnalités d’analyse plus ou moins complexes. Grâce à ces analyses, vous pouvez étudier la façon dont les apprenants interagissent avec vos cours. Les résultats les plus souvent analysés sont les suivants : 

• Moyenne des notes : la moyenne des notes des participants vous aide à déterminer si le cours et le système de notation que vous avez créés correspondent à leur style et à leur rythme d’apprentissage. 
• Taux de complétion : la connaissance du nombre d’apprenants ayant suivi un cours dans son intégralité permet de détecter les éventuels problèmes et de savoir ce qui empêche les autres d’aller au bout. 
• Satisfaction apprenant : lorsque le feedback apprenant est possible, celui-ci est analysé, ce qui est d’une grande aide pour la modification et la création de cours qui soient véritablement utiles aux apprenants. 

De nombreux LMS consignent ces données dans des rapports ou tableaux de bord, de manière à ce que l’efficacité des programmes et donc l’évolution de vos objectifs de formation soient visibles. Par exemple, le suivi des taux de complétion des modules de formation destinés à l’onboarding des nouveaux arrivants permet de comprendre comment améliorer les ressources pédagogiques et donc, la rétention et les compétences. 

Apprentissage asynchrone

La mise à disposition des cours est la dernière étape du cycle de vie du LMS. Grâce aux fonctionnalités eLearning asynchrones d’un LMS, les employés peuvent se former depuis leur ordinateur, à tout moment. Il n’est donc plus nécessaire de se connecter en même temps que l’instructeur pour suivre un cours. Le blended learning est également une possibilité dont ils disposent. 

Fonctionnalités LMS avancées

Les fonctionnalités avancées ne sont pas forcément des fonctionnalités essentielles mais elles jouent tout de même un rôle non négligeable pour les utilisateurs de la plateforme. Un LMS doté de ce type de fonctionnalités offre une expérience d’apprentissage approfondie et facilitée. 

Feedback intégré aux cours 

Même si les fonctions d’analyse de base sont utiles, ce sont plutôt les analyses en temps réel et le feedback intégré aux cours qui aident à renforcer la pertinence des formations. 

Par exemple : les scores et les commentaires. Les scores sont des données numériques qui permettent de vérifier la satisfaction apprenant. Les apprenants ont aussi la possibilité de laisser un commentaire sur une section, un cours ou un programme, pour donner un feedback plus spécifique. 

Le feedback est plus détaillé que les commentaires et les scores car il fournit davantage d’informations. Par exemple, grâce aux Réactions et scores de pertinence, les apprenants peuvent donner leur opinion de manière plus nuancée. 

Formation réglementaire automatisée. 

Les fonctionnalités automatisées de formation réglementaire aident votre équipe et vous-même à organiser les formations obligatoires de bout en bout, grâce à l’automatisation des inscriptions, notifications de rappel, alertes d’expiration des certificats et reporting complet répondant aux normes d’audit. 

Ces fonctionnalités doivent offrir la possibilité d’intégrer des ressources pédagogiques prêtes à l’emploi dédiées aux formations réglementaires ou de créer des formations spécifiques et particulièrement pertinentes pour votre entreprise, avec l’aide de vos experts internes.

Le mobile learning est idéal pour s’assurer que vos apprenants disposent de toute la flexibilité nécessaire pour accéder aux formations réglementaires depuis leur smartphone, en situation de travail. N’oubliez pas de vérifier que votre nouveau LMS est compatible avec les appareils mobiles pour que leur expérience utilisateur soit aussi fluide que possible lorsqu’ils se forment en ligne. 

Gamification 

La gamification suit les mêmes principes que ceux du jeu (ce qui encourage l’apprentissage) et peut se présenter sous de nombreuses formes. Plusieurs recherches montrent que la gamification peut améliorer les résultats d’apprentissage. 

Les apprenants reçoivent des récompenses au cours de leur progression, ou peuvent se lancer des défis entre eux pour tenter de remporter le meilleur score. Les tableaux de classement permettent également de créer une émulation naturelle. 

Il existe de nombreux formats compatibles avec la gamification. Les fonctionnalités de gamification s’appliquent à l’apprentissage compétitif comme collaboratif. Les formateurs ont la possibilité de gamifier à la fois l’apprentissage passif (lorsque l’information est absorbée par les apprenants) et l’apprentissage actif (lorsque les apprenants réalisent des activités). 

Intégrations

Les intégrations tierces permettent au LMS de fonctionner avec des plateformes externes dans tous les services de l’entreprise afin de fluidifier l’apprentissage. Voici quelques exemples d’intégrations tierces : 

• API (Interfaces de Programmation d’Application) : les développeurs utilisent des API pour créer des intégrations personnalisées entre un LMS et la technologie utilisée par leur entreprise. 
• Intégrations de contenu : certains LMS fonctionnent avec des plateformes comme Youtube et Wistia pour permettre aux utilisateurs d’intégrer des vidéos ou d’autres médias directement dans un cours. 
• Intégrations logicielles : un LMS peut également communiquer avec d’autres programmes LMS ou logiciels inter-services comme les RH ou les ventes. Par exemple, vous pouvez coordonner votre LMS avec un CRM pour suivre la progression de la formation de vos commerciaux et son impact sur leur performance. 

Outils de co-construction

Certains LMS incluent des fonctionnalités de co-construction qui permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer sur la création d’un cours. Les plateformes qui prennent en charge la co-construction peuvent disposer des fonctionnalités suivantes : 

• Tchat intégré aux cours et fils de commentaires
• Modifications simultanées par plusieurs utilisateurs
• Autorisations utilisateur pour la vérification et la modification des cours

Grâce à ces fonctionnalités, les utilisateurs sont en mesure de travailler sur le même cours de façon synchrone ou asynchrone, et de donner leur avis. Ces fonctionnalités offrent aussi des possibilités de personnalisation, ce qui améliore la pertinence des cours pour un plus grand nombre d’individus. 

Fonctionnalités des plateformes d’apprentissage collaboratif

Les meilleurs LMS fonctionnent également comme des plateformes d’apprentissage collaboratif : le cadre d’apprentissage est ascendant, à l’inverse du modèle traditionnel qui se voulait descendant. Le collaborative learning, y est à l’honneur, et les employés ont l’opportunité d’apprendre les uns des autres.  

Besoins de formation

Dans le même état d’esprit que l’apprentissage décentralisé, les plateformes d’apprentissage collaboratif permettent aux apprenants d’exprimer leurs besoins de formation. D’autres employés, s’ils possèdent l’expertise nécessaire, peuvent se porter volontaires pour combler ces lacunes en créant les ressources pédagogiques adéquates. 

C’est en laissant vos collaborateurs proposer des thématiques sur lesquelles ils souhaitent se former que l’analyse des besoins de formation gagnera en précision et nécessitera moins de ressources. C’est également ce qui favorise l’engagement apprenant, car le feedback régulier accroît la pertinence des parcours qui leur sont proposés. 

Création de cours simplifiée

Les plateformes d’apprentissage collaboratif disposent souvent d’interfaces utilisateur qui facilitent la création de cours pour n’importe quel participant, à l’intention de ses pairs. Par conséquent, chaque individu de votre entreprise est en mesure de partager ses connaissances, ce qui stimule les initiatives d'apprentissage sociale et d’apprentissage par les pairs. 

Les plateformes d’apprentissage collaboratif mettent également l’accent sur la création de cours rapide et simple, afin de s’adapter aux besoins des équipes décentralisées dont les niveaux de compétences varient. Pour simplifier la création de cours et optimiser l’expérience apprenant, l’apprentissage collaboratif inclut les fonctions suivantes :

• Contenu réutilisable
• Contenu Web intégrable
• Fonctionnalité Glisser-Déposer

Feedback instantané

L’apprentissage collaboratif doit simplifier les retours utilisateurs. Les plateformes d’apprentissage collaboratif permettent le feedback instantané via les fonctionnalités suivantes  : 

• Réactions et commentaires
• Communication de groupe comme les forums de discussion intégrés aux cours
• Scores de pertinence

Vous pouvez ainsi évaluer de façon encore plus approfondie la pertinence et l'efficacité de votre offre de formation. 

Trouvez le LMS qui vous correspond le mieux

Commencez par chercher une plateforme basée sur le Cloud qui facilite l'apprentissage hors ligne et en ligne. Vérifiez ensuite les fonctionnalités qui sont disponibles et dans quelle mesure celles-ci pourront être utiles à votre équipe. Définissez des objectifs de formation et ciblez une plateforme avec des fonctionnalités qui répondent à ces attentes. Ensuite, identifiez de façon continue vos besoins de formation et vérifiez si votre LMS y répond.

Une plateforme d’apprentissage complète comme 360Learning combine les fonctionnalités d’un LMS, d’une LXP et des Académies d’apprentissage collaboratif. Elle est boostée par l’IA et des fonctionnalités d’automatisation efficaces qui simplifient les tâches administratives quotidiennes et vous permettent de dédier davantage de temps à votre stratégie de formation. 

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