Comment construire une gestion autonome de la formation professionnelle ?

Vous êtes en charge de la formation dans une grande organisation, et peinez à concevoir des parcours adaptés à chacune de vos entités ou des pays dans lesquels se trouvent vos collaborateurs ?

Sans doute rêvez-vous d’une gestion autonome de la formation professionnelle, co-gérée par vous et vos relais - les chefs de chaque département, par exemple - dans l’entreprise.

Découvrez ici les stratégies et les outils qui vous permettront de déléguer vos actions de formation localement, sans perdre le contrôle de la montée en compétences de vos collaborateurs.

Pourquoi assurer une gestion autonome de la formation professionnelle ?

Comprendre le principe de la gestion autonome de la formation 

Le concept de gestion autonome de la formation professionnelle est particulièrement intéressant pour les grandes entreprises, dans lesquelles la gestion personnalisée des compétences peut rapidement devenir un véritable casse-tête.

Dans ces organisations, les responsables doivent à la fois gérer plusieurs pôles de formation, dont les besoins de montée en compétences sont distincts, mais aussi plusieurs entités, parfois dans plusieurs pays différents.

Or, on ne travaille pas de la même manière dans un pays que dans un autre - et donc, les collaborateurs n’ont pas besoin des mêmes parcours, de la même pédagogie, et du même contenu de formation. Les équipes formation des différentes entités et des différents pays ont donc besoin de pouvoir construire des parcours de formation de manière autonome, pour s’adapter aux spécificités locales et aux attentes du terrain.

Souvent, la gestion autonome de la formation professionnelle demande de : 

• Créer des formations “socles” pour toute l’entreprise, comme une formation à la culture d’entreprise, aux produits et aux services proposés. Celles-ci souvent prises en charge par le pôle formation centralisé, et doivent être déployées dans plusieurs langues si besoin.
• Concevoir des formations réglementaires par pays ou par entité. Les modules et parcours sont adaptés en fonction des différents besoins du terrain. Ces formations peuvent être prises en charge de manière autonome par les relais locaux en formation.

Un exemple pour comprendre le concept 

Prenons un exemple de gestion autonome de la formation professionnelle parlant : celui de Safran. 

Comme nous l’expliquait Jean-Roch Houillier, Head of Operations Learning & Digital chez Safran, lors de la Summer Academy de 360Learning, l’entreprise applique le principe du “glocal” (une contraction des mots “global” et “local”). Le principe : adapter les contenus pédagogiques aux spécificités locales pour que la formation soit culturellement acceptée par les collaborateurs. Par exemple, les équipes locales adaptent les formations managériales pour qu’elles collent à la culture du travail et aux pratiques du management spécifiques à chaque pays.

Chez Safran, la définition des programmes stratégiques est centralisée au niveau global. En parallèle, la délivrance des formations est décentralisée et localisée. Ce système fonctionne à la fois pour la formation digitale (via la plateforme 360Learning) et pour la formation en présentiel (les équipes formation de chaque pays trouvent l’organisme et le formateur local le plus approprié).

Dans d’autres entreprises, les responsables formation décident même de nommer des experts internes comme créateurs de cours. Cet apprentissage par les pairs permet d’autonomiser et d’accélérer la formation, tout en créant des modules véritablement adaptés aux besoins du terrain.

Les avantages de la gestion autonome

Répondre rapidement aux besoins locaux de formation

Lorsque la gestion de la formation se fait de manière autonome par chaque entité et/ou chaque pays, la création de parcours se fait plus rapidement, pour s’adapter aux besoins du terrain.

C’est le cas par exemple chez Michelin, qui a mis en place l’apprentissage par les pairs. 

Joffrey Ancelot, Ingénieur Pédagogique et Développements Digitaux, explique qu’un salarié de l’usine de Roanne avait pu observer que ses collègues ne respectaient pas les règles de sécurité de manipulation d’un produit dangereux spécifique. Il fait remonter le besoin, mais les délais annoncés sont longs.,Alors, il décide de créer lui-même sur 360Learning un module permettant de former les collaborateurs à la procédure à suivre. Une semaine après sa diffusion, ce module avait été finalisé par 70% du public ciblé, et le processus était corrigé.

Développer la compétitivité et la performance de l'entreprise

Une formation déployée plus rapidement auprès des équipes sur le terrain permet de répondre plus rapidement à des problématiques de performance et de compétitivité d’une entreprise. Les relais locaux (équipes formations locales et/ou experts internes) repèrent un besoin en innovation, en correction de process, en appropriation d’un outil… et y répondent rapidement pour mettre les collaborateurs au niveau attendu sur le marché.

Qui plus est, qui dit formation plus personnalisée aux besoins des collaborateurs dit formation plus engageante - et donc, plus performante in fine.

Fidéliser et engager les collaborateurs 

La gestion autonome de la formation permet de suivre de plus près les besoins spécifiques de formation des collaborateurs, pour les faire progresser dans leurs carrières individuelles. Cette organisation vous aide ainsi à travailler sur la fidélisation collaborateur, en proposant à vos équipes des postes en mobilité interne qui leur correspondent.

Pour tirer les fruits de la gestion autonome de la formation professionnelle, vous devrez bien choisir un LMS qui permet de créer des modules de formation engageants et personnalisés. Poursuivez votre lecture pour plus d’informations à ce sujet.

Quelles stratégies pour développer l'autonomie dans la formation ?

Évaluer les besoins en compétences

Tout d’abord, l’évaluation des besoins de montée en compétences de vos collaborateurs doit se faire au plus proche des apprenants.

Mettez donc en place de process dans chaque entité ou chaque pays pour récolter ces besoins : 

• Via les entretiens annuels, pour détecter les besoins d’apprentissage et les envies d’évolution de carrière 
• Via les remontées des managers, pour détecter un besoin de mise à niveau d’un collaborateur
• Via les apprenants eux-mêmes, qui doivent spontanément faire remonter leurs besoins en formation.

Puis partagez ces besoins de formation auprès de l’équipe formation globale, pour capitaliser si besoin au niveau de l’organisation toute entière sur les nouveaux parcours créés pour un pays ou une entité.

Planifier et suivre les objectifs de formation 

La définition de vos objectifs de formation doit se faire à deux niveaux : 

• Au niveau global, fixez les objectifs de chaque programme stratégique - comme la formation à la culture d’entreprise, aux produits ou aux services
• Au niveau local, définissez les objectifs liés aux les parcours spécifiquement conçus pour un pays ou une entité

Cette segmentation tient également pour le suivi de ces objectifs : chaque équipe en charge de la création de ses parcours doit suivre les métriques de performance qui y sont liées. Mais veillez également à mettre en place un reporting global de la performance de toutes les formations, partagé à l’équipe globale, qui permet d’évaluer le ROI de vos formations.

Mettre en place des techniques d'auto-évaluation et de feedback

Pour savoir si vos formations sont bien adaptées à votre communauté d’apprenants, il est nécessaire de mettre en place des techniques d’évaluation adaptées.

Pensez à déployer une méthode d’auto-évaluation, via des quiz et des QCM via une plateforme de formation en ligne. Cela permet non seulement de dynamiser la formation, mais aussi de vérifier au fil du parcours si le collaborateur a bien intégré les compétences à développer. Ces évaluations peuvent ainsi être aisément partagées à l’équipe globale, dans votre reporting localisé.
Mettez également en place un processus de feedback, grâce auquel vos apprenants transmettent leurs avis et leurs retours sur les formations. Ce feedback permet notamment de repérer si une formation est obsolète et doit être mise à jour.

Dernière étape pour une gestion autonome de la formation professionnelle : vous doter des outils adéquats.

Quels outils et ressources pour une gestion autonome efficace ? 

Une plateforme de formation en ligne

Votre plateforme de formation en ligne (ou Learning Management System, LMS) permet de rendre les équipes locales autonomes dans leur gestion de la formation. 

• La partie globale peut être administrée par un administrateur général, qui pilote les évolutions du LMS et les formations “socles”.
• La partie locale, décentralisée, peut être pilotée par des administrateurs locaux.

Si vous gérez la formation d’une entreprise internationale, attention à choisir un LMS multilingue. Il doit vous permettre d’aisément changer la langue de la plateforme elle-même, mais aussi de traduire vos modules “socles” dans différentes langues.

Si vous voulez mettre en place de la co-création de cours avec vos experts internes, votre plateforme de formation en ligne doit aussi comprendre des fonctionnalités de collaborative learning. L’outil-auteur de votre plateforme doit pouvoir être mis à disposition des experts internes, qui peuvent alors créer leur cours en toute autonomie, et sous la gouvernance de leur équipe locale de formation.

Pour aller plus loin : Notre guide pour mettre en place un LMS en entreprise.

Une application de gestion de compétences

Au-delà du fait de disposer d’un LMS qui s’adapte à la formation en entreprise, vous devez aussi mettre en place un outil qui vous permet de gérer les compétences et les carrières de vos collaborateurs de manière autonome.

Sur ce type de solution, chaque entité doit être capable de visualiser les besoins en formation des collaborateurs à l’échelle locale, et de leur proposer un parcours de montée en compétences adapté.

Ce type de fonctionnalité est souvent incluse dans un SIRH, ou bien directement dans un LMS adapté à la gestion autonome de la formation professionnelle.

Les réseaux professionnels et communautés d'apprentissage

L’apprentissage par les pairs s’appuie sur la notion de collaboration. Pour ce faire, vous aurez donc besoin de disposer d’un outil qui permet de segmenter les différentes populations en communautés d’apprentissage. Ces communautés rassemblent des collaborateurs qui partagent les mêmes besoins de montée en formation, et qui vont échanger pour émuler les bonnes pratiques.

Vous aurez ainsi besoin d’une fonctionnalité de segmentation de vos parcours de formation en fonction du profil de l’apprenant. Pensez aussi à vérifier que votre LMS dispose de fonctionnalités collaboratives comme les forums d’apprentissage. Les échanges entre les apprenants peuvent ainsi se faire librement, tandis que la modération est effectuée par les équipes de formation locales.

Besoin d’un LMS multilingue, adapté à la gestion autonome de la formation professionnelle ? Découvrez notre plateforme LMS pour former vos équipes et permettez à votre organisation de déployer des formations engageantes, plus pertinentes pour le terrain :