Guide pratique pour bien choisir son LMS

Selon le rapport 2020 de LinkedIn sur l'apprentissage sur le lieu de travail, 57 % des professionnels de la formation souhaitent investir davantage dans l’apprentissage à l’avenir. Si c’est également votre cas, choisir un learning management system (LMS) adapté vous permettra d’optimiser le budget de votre entreprise.

Il existe de nombreux types de LMS, adaptés aux priorités fixées par l’entreprise et aux styles d’apprentissage des employés. C’est en tenant compte des différents types de LMS que vous pourrez faire un choix avisé, en fonction de vos besoins.

La décision de changer de LMS n’est pas à prendre à la légère et doit être anticipée. En optant pour le LMS qui vous convient, vous mettez toutes les chances de votre côté pour assurer la réussite de vos programmes de formation et instaurer une culture d’apprentissage et de développement chez vos employés. En plus de cet article, notre cahier des charges pour vos appels d'offres LMS vous aidera à effectuer le choix le plus judicieux pour vous et vos équipes.

Modèles de déploiement LMS

Comme l’explique Sumo Logic, le déploiement d'un logiciel sous-entend la mise en place de plusieurs étapes pour le rendre disponible aux utilisateurs. Le modèle de déploiement détermine la façon dont il sera configuré pour être prêt à être utilisé.

Dans le Cloud

Les LMS dans le Cloud fonctionnent avec le cloud computing : des services informatiques mis à disposition sur Internet par une autre entreprise. En d’autres termes, le fournisseur du LMS utilise une infrastructure lui appartenant, tout en vous permettant d’accéder au LMS via Internet.

• Les avantages : les systèmes Cloud sont plus efficaces pour la formation à distance. Vos employés peuvent se former partout et quand ils le souhaitent. Le modèle Cloud permet à de nombreux fournisseurs de facturer uniquement les fonctionnalités utilisées, ce qui vous permet de réaliser des économies. Les LMS dans le Cloud sont flexibles, tant par leurs fonctionnalités que par leurs modèles de tarification et c’est cette flexibilité qui vous permet d’adapter les outils d’apprentissage à votre utilisation. La plupart des fournisseurs Cloud s’occupent également de la maintenance.
• Les inconvénients : votre fournisseur Cloud est le propriétaire du serveur du logiciel, et des problèmes relatifs au temps d’arrêt et au contrôle peuvent survenir. Si vous prévoyez d’utiliser votre LMS sur le long terme, les coûts d’un service Cloud peuvent s’avérer plus importants au fil du temps que si vous effectuez un seul paiement initial pour une plateforme équivalente. Bien que les fournisseurs Cloud s'emploient à garantir des services fiables, la nature même d'un LMS Cloud peut faciliter l’émergence de problèmes de sécurité qui ne se poseraient pas avec d’autres modèles de déploiement.

On-premises

Les LMS on-premises sont exécutés sur l'infrastructure de votre entreprise. Celle-ci réalise l'installation sur site, avec votre matériel et votre réseau.

• Les avantages : puisque votre LMS on-premise fonctionne sur l’infrastructure de votre entreprise, vous pouvez y accéder en étant hors ligne (cette fonctionnalité existe également sur certaines plateformes Cloud qui proposent du contenu téléchargeable). Les LMS on-premise sont bien souvent plus sécurisés car leur accès est limité au personnel autorisé. Si votre LMS est installé sur site, vous bénéficierez également d'un plus grand contrôle des fonctionnalités de votre plateforme et du stockage de vos données.
• Les inconvénients : qui dit plus de contrôle, dit aussi une maintenance et assistance informatique accrues. Le coût initial de ce modèle de déploiement LMS est plus élevé car vous devez payer le logiciel, l'infrastructure et les ressources humaines qu’il nécessite. Si vos employés se voient dans l’obligation de travailler à distance, vous perdrez totalement accès à votre LMS.

Open-source

Un LMS open-source se présente sous la forme d’un code de base que vous téléchargez et personnalisez en fonction des besoins de votre entreprise. Vous y accédez grâce au langage sous-jacent qui contrôle chaque aspect du LMS pour ajuster ses fonctionnalités.

• Les avantages : de par sa nature, le LMS open-source suppose peu ou pas de coûts. Votre équipe bénéficiera d'un accès complet au code du logiciel pour le modifier au besoin. Ce contrôle du code source permet à vos experts informatiques de modifier n’importe quel aspect du LMS, y compris l’interface utilisateur et le format du contenu.
• Les inconvénients : pour déployer un programme open-source, votre équipe informatique doit disposer de connaissances de programmation avancées et être en mesure de proposer une assistance complète. Vous devrez également mettre à disposition votre infrastructure et votre réseau. Certaines plateformes open-source disposent de fonctionnalités complémentaires payantes, ce qui augmente le coût d’utilisation.

Personnalisé

Si vous ne trouvez pas de type de déploiement adapté à vos besoins, le LMS personnalisé est fait pour vous. Vous pouvez développer une solution en interne ou faire appel à un prestataire pour créer une solution sur mesure.

• Les avantages : les possibilités offertes par les LMS personnalisés sont vastes, car c’est vous qui créez le logiciel de A à Z. Vous pouvez choisir des fonctionnalités LMS correspondant à vos objectifs de formation et à votre budget. Avec un LMS personnalisé, vous avez le contrôle total sur votre interface utilisateur, y compris de votre image de marque.
• Les inconvénients : un LMS personnalisé ne bénéficie pas d’une assistance ou d'une infrastructure externe, ce qui signifie que le propriétaire doit payer l’équipement, l’expertise et les ressources humaines nécessaires à sa création. Cela explique le temps de déploiement plus long, comparé aux autres types de déploiement LMS. Une fois que votre LMS personnalisé est prêt à l’emploi, votre équipe informatique devra assurer l’intégralité de l’assistance et de la maintenance technologique.

LMS : les modèles de prix

Les différents types de LMS varient en termes de coûts et de modalités de paiement. Les différentes options de paiement existantes permettent à toute organisation, quel que soit son budget, d'investir dans un LMS.

Gratuit

Comme le nom l'indique, l’installation et l’exécution des LMS gratuits ne coûtent rien. Ils sont souvent associés à un modèle de déploiement open-source.

• Les avantages : l’avantage principal, c'est leur gratuité. Si votre entreprise souhaite utiliser un LMS pour la première fois, un programme gratuit peut être une excellente idée pour se lancer.
• Les inconvénients : bien souvent, un LMS gratuit ne possède pas les mêmes fonctionnalités ni le même type d’assistance que les autres modèles de LMS payants. Les fonctionnalités disponibles sont bien souvent limitées. Pour obtenir davantage de fonctionnalités, vous serez dans l'obligation de recréer votre programme depuis le début.

Freemium

Un LMS Freemium est gratuit, mais comporte des fonctionnalités supplémentaires payantes.

• Les avantages : la première utilisation d’un LMS Freemium est gratuite. Ce modèle vous permet de réaliser des économies puisque vous payez en fonction des fonctionnalités qui vous intéressent.
• Les inconvénients : la version gratuite d'un LMS Freemium est souvent limitée, ce qui vous incite à payer pour bénéficier de plus d’options. À noter : les coûts et usages variables des modèles freemium rendent la comparaison des prix avec d’autres plateformes difficile.

Software as a service (SaaS)

Le Software as a service est un type de logiciel dont les fonctionnalités sont mises à disposition via un modèle Cloud (voir ci-dessus). Microsoft décrit le modèle SaaS comme une « location d’application pour votre organisation ».

• Les avantages : les LMS de type SaaS prennent souvent la forme d'un logiciel Cloud, permettant à ses utilisateurs d’y accéder partout, moyennant une connexion Internet. Comparativement à une licence perpétuelle, vous réalisez également des économies sur les coûts initiaux. Votre fournisseur SaaS prendra en charge l’assistance et la maintenance pour vous.
• Les inconvénients : les inconvénients d’un LMS SaaS correspondent à ceux d’un logiciel Cloud. Avec un LMS SaaS, les frais peuvent s’accumuler après une longue utilisation, le contrôle technique ainsi que l’accès hors ligne peuvent être moins performants.

Licence perpétuelle

Un seul paiement initial suffit pour une licence logicielle perpétuelle.

• Les avantages : une fois que vous avez fait l’acquisition d'une licence LMS perpétuelle, vous pouvez utiliser le logiciel autant que vous le souhaitez. Ce modèle de tarification optimise les coûts totaux de possession sur le long terme, ce qui est idéal si vous êtes à la recherche d’une solution permanente.
• Les inconvénients : les coûts initiaux d’une licence LMS perpétuelle sont bien plus élevés que ceux d’un LMS SaaS, ce qui freine de nombreuses entreprises. Des mises à jour et une maintenance interne sont également requises, sauf si vous souhaitez payer pour bénéficier d’une assistance continue. Selon le logiciel choisi, il vous faudra peut-être faire l’achat d’une autre licence lors de la prochaine version majeure.

Styles de LMS

Il existe différentes catégories de LMS, et un seul logiciel peut comporter plusieurs types de LMS.

LMS traditionnel

Dans son format le plus simple, un LMS utilise la technologie SCORM, constituée de blocs de contenus accessibles sur différents programmes LMS. Les autres types de formats sont souvent basés sur le modèle de LMS traditionnel.

• Les avantages : le format SCORM traditionnel permet de transférer du contenu d'une plateforme à l’autre, lorsque vous souhaitez importer ou exporter une formation. Ce type de LMS plus classique comporte des fonctionnalités basiques, ce qui suffit si vous n’avez pas besoin de plus d’options. Il propose des fonctions simples liées à l’hébergement, à la gestion des utilisateurs et aux programmes de formations, telles que les certifications, les inscriptions et les approbations des superviseurs.
• Les inconvénients : les LMS traditionnels offrent une expérience utilisateur moins attrayante. Les LMS standard actuels ressemblent beaucoup aux premières plateformes LMS car ils ont connu très peu de mise à jour.

Learning experience platform (LXP)

Une LXP met à disposition le contenu d’un LMS dans une bibliothèque de contenus personnalisée et à la demande.

• Les avantages : les administrateurs d'une LXP sont en mesure de modifier la bibliothèque de contenus selon les besoins, pour répondre aux objectifs de votre programme de formation. De la même façon que Netflix, l’interface propose des recommandations de formation personnalisées pour consolider ses connaissances. Une présentation des formations sur demande permet d’accéder au contenu de façon intuitive.
• Les inconvénients : les fonctionnalités de personnalisation d’une LXP peuvent paraître limitées comparé à d’autres logiciels, en raison de l’absence de données tierces. Ces plateformes développent des recommandations en fonction d'informations limitées, ce qui peut être un véritable inconvénient.

Talent suite

Les talent suites combinent les fonctionnalités d’un LMS et d'une LXP, et mettent l’accent sur l’analyse des compétences, la mobilité professionnelle et la requalification. Les connaissances sont mises à disposition sur la plateforme dans un contexte professionnel.

• Les avantages : la structure des talent suites est plus adaptée au milieu du travail et correspond davantage aux besoins de la formation professionnelle. Il est plus facile pour les utilisateurs de comprendre comment les formations les aideront à évoluer professionnellement et comment mettre à profit les compétences acquises dans leur travail.
• Les inconvénients : les talent suites suivent une méthode de formation verticale qui ne correspond pas aux milieux professionnels collaboratifs.

Plateforme d’apprentissage collaboratif

Une plateforme d’apprentissage collaboratif est basée sur le principe suivant : les employés apprennent mieux lorsqu’ils échangent entre eux. Cette plateforme décentralise le processus de formation pour permettre à l’ensemble des collaborateurs d’exprimer leurs besoins de formation et de créer des cours. C’est pour cela que la création de cours, la mise à jour de contenu et l’adaptabilité des formations sont optimisées.

• Les avantages : ils sont nombreux. L’apprentissage collaboratif est un outil puissant qui encourage les entreprises à faire preuve de plus d’agilité, de flexibilité et d’équité. Par nature, l’apprentissage collaboratif est décentralisé et démocratique. Cela permet aux entreprises de réaliser des économies et de mettre à disposition des programmes adaptés plus rapidement.
• Les inconvénients : l’apprentissage collaboratif fonctionne bien pour les entreprises qui adoptent un approche ascendante en matière de formation comme de management. À l'inverse, cette méthode n'est pas compatible avec un management vertical et rigide.

Quel type de LMS est fait pour votre entreprise ?

Lorsque vous optez pour un certain type de LMS, n'oubliez pas quelles sont vos ressources technologiques, de quel budget vous disposez et quel est le style d’apprentissage que vous et vos équipes avez adopté. C’est en comparant les caractéristiques qui sont propres à votre entreprise avec les types de LMS disponibles que vous trouverez la meilleure solution pour optimiser vos formations.

Pour aller plus loin :

• Optez pour une plateforme LMS adaptée à la formation en entreprise
• 8 étapes clés pour la mise en place d'un LMS, sans faire de vagues
• Comment construire un module de formation en béton ?