Plateforme LMS : une solution adaptée à votre formation en entreprise ?

Les Learning Management Systems ou LMS dédiés à la formation en entreprise font aujourd’hui débat.  En tant que professionnel du digital learning, vous êtes bien placé(e) pour savoir combien ces plateformes de formation ont longtemps eu le vent en poupe. 

Si les plateformes LMS ont longtemps été le graal du digital learning, des alternatives font désormais bouger les lignes de la formation en entreprise. D’après une étude qui avait été menée en 2020 par le Brandon Hall Group, près de la moitié des entreprises sont insatisfaites de leur plateforme LMS et recherchent des solutions digital learning alternatives. En effet, les RH et la formation en entreprise subissent de plein fouet une transformation digitale sans précédent qui impacte les outils tels que les LMS. 

La mise en place d’outils collaboratifs et l’engagement des collaborateurs sont devenus des priorités pour les entreprises qui se digitalisent. La formation digitale permet de toucher régulièrement tous les collaborateurs, et de les accompagner dans leurs parcours de développement des compétences en leur fournissant un service pédagogique de qualité. Pour de nombreuses entreprises, toutes tailles et secteurs confondus, le digital learning devient un pilier central de la culture d’entreprise, et le dispositif de formation se doit d’être à la hauteur des attentes des directions métiers.

En tant que professionnel de la formation en entreprise,  vous souhaitez savoir si une plateforme LMS est la meilleure solution pour développer une formation performante et engageante. C’est ce que nous allons aborder ici.

Les plateformes LMS : des plateformes de formation qui ont fait leurs preuves

Qu’est-ce qu’une plateforme LMS ?

Les plateformes LMS ou Learning Management Systems sont apparues au début des années 2000. Elles administrent les offres pédagogiques tant présentielles que digitales et permettent de diffuser les parcours de formation auprès des apprenants. 

Leur promesse, évidente, est d’aider les professionnels de la formation dans la gestion quotidienne des montées en compétences. Elles permettent d’aligner les compétences mais aussi le niveau d’information de communautés d’apprenants souvent très volumineuses. 

Leur apparition sur le marché des solutions de formation a jeté les bases de la collaboration sur les plateformes de digital learning : envoyer de l’information à tous les collaborateurs, et vérifier son assimilation. Il s’agissait au moins autant d'informer que de former. 

Les plateformes LMS s’interfacent avec l’ensemble du système d’information de l’entreprise pour permettre aux ressources humaines de piloter leurs actions uniformément. Les Learning Management Systems peuvent ainsi être intégrés avec des Solutions de Gestion de Talents, ou Talent Suites (gestion des compétences, suivi des plans de carrière, gestion des recrutements etc.).

Le Learning Management System n’étant pas à proprement parler une plateforme d’édition de parcours pédagogique, il s’interface également avec des outils-auteur divers, comme Power-Point, Adobe PDF ou Adobe Captivate. Le format SCORM sert de passerelle pour assurer le lien entre LMS et outil-auteur.

Ces 15 dernières années, le e-learning et la formation en entreprise se sont normalisés autour des notions d’outils-auteur et de LMS. L’environnement des solutions de digital learning que nous connaissons aujourd’hui est un héritage de ces pratiques, qui répondent à trois objectifs principaux : 

1. Intégration des collaborateurs : former facilement les collaborateurs à la culture d’entreprise et à l’organisation dans son ensemble dès l’embauche,
2. Conformité : suivi des formations réglementaires qui n’étaient actualisées que sur des cycles longs (3 à 5 ans),
3. Connaissance produit : présenter l’offre de l’entreprise, qui est susceptible d’évoluer sur des cycles longs.

La plateforme LMS, pour une approche administrative de la formation

Les Learning Management Systems ont été développés au début des années 2000, à une époque où les iPhones n’existaient pas encore et il fallait faire des pieds et des mains pour démontrer les bénéfices des outils en ligne pour justifier la fin des formations en présentiel.

Les technologies elles-mêmes étaient totalement différentes de ce que l’on connaît aujourd’hui. À commencer par les pages web qui ne se composaient alors que de texte et d’images. Même la vidéo en streaming, aujourd’hui si naturelle, ne se démocratise qu’à partir de 2008, portée par Youtube (fondé en 2005) et par HTML5 qui n'apparaît que bien plus tard, en 2011. Les premiers smartphones qui finiront par signer la mort de Flash sont commercialisés en 2007 et ce n’est qu’en 2010 que l’on commence à anticiper avec certitude l’ampleur de leur impact.

Entre mobile learning, plateforme Cloud et 5G, les nouvelles technologies de l’information et de la communication nous forcent à structurer la formation en entreprise sous le prisme du digital learning.

En 2021, sommes-nous en train de vivre une révolution de la même ampleur ? L’heure est-elle venue de remplacer les Learning Management Systems par de nouvelles technologies plus performantes comme les Learning Engagement Platforms (LEP) ? Est-il possible de maximiser l’utilisation d’une plateforme LMS grâce à des intégrations au sein d’une Learning Suite, véritable écosystème dédié à la formation en entreprise ?

Quelles sont les limites des plateformes de Learning Management System ?

Une culture d’entreprise qui reste descendante

Les principales solutions LMS que nous connaissons aujourd’hui ont été développées dans le cadre de cultures d’entreprise descendantes, héritées du fordisme : leadership puissant, processus figés, et une base exécutante dont on n’attendait pas d’initiative. Ces systèmes de management avaient pour objectif de faire descendre le savoir érigé par le management. Le modèle des LMS conçu il y a 15 ans ne permet pas la participation des apprenants, ni l’implication des experts métier ou des formateurs. C’est pourtant le modèle qui domine encore aujourd’hui. C’est bel et bien un modèle descendant : l’administrateur envoie un contenu figé aux apprenants, qui n’a pas vocation à s’améliorer ou à s’enrichir.

Ce modèle convenait à une époque où les DRH et les DSI avaient pour rôle de contrôler l’information en circulation, quitte à devoir y allouer de très lourdes ressources. Elles n’avaient pas l’ambition de devenir des plateformes d’information au service de l’entreprise, mais plutôt de sécuriser leur place de centre névralgique de conception de toute l’information.

La création d’une dette technique qui freine la digitalisation

La complexité et la rigidité de l’administration des vieux LMS se combinent pour créer ce qu’on appelle une dette technique.

En effet, ces LMS impactent les processus de l’entreprise, qui doit donc investir pour non seulement s’adapter mais aussi se procurer les ressources nécessaires à la maintenance. Ainsi, elle crée elle-même durablement sa propre dépendance, en contradiction complète avec la promesse initiale du Cloud. Le serpent qui se mord la queue, en somme. Mais cette dette technique créée par les architectures logicielles des années 1990 / 2000 explique en grande partie le retard technologique des grandes organisations : le changement est complexe, sinon impossible.

Une plateforme de digital learning à l’UX pauvre

Si le terme «d’expérience utilisateur» (UX) a été créé au début des années 2000, le concept n’était à cette époque que peu répandu. L’UX n’était pas une priorité des DSI et des DRH. On était loin d’imaginer que l’ergonomie d’une interface pouvait modifier la valeur que les utilisateurs perçoivent et créent en l’utilisant. La qualité de l’interface n’était pas perçue comme quelque chose qui pouvait modifier l’utilisation d’un logiciel, ou en tout cas on considérait que cet impact serait très faible. Ce n’est qu’avec l’avènement du web grand public, collaboratif et social, que l’UX a gagné, au début des années 2010, ses lettres de noblesse.

La valeur de la simplicité, l’agilité, le lean, les slogans comme « Less is more » qui semblent aujourd’hui une évidence pour les technophiles n’étaient à l’époque pas des notions connues dans le monde du logiciel. Ainsi, on choisissait alors les logiciels uniquement en fonction de cahier des charges fonctionnels qui ne donnaient aucune place à l’ergonomie. L’évaluation de cette ergonomie par le test des parcours utilisateurs n’était pas une pratique réelle. 

Les plateformes LMS sont-elles adaptées aux nouveaux besoins des professionnels de la formation en entreprise ?

Publications scientifiques, articles, webinars… On a rarement autant parlé de transformation digitale et de « future of work », notamment dans le contexte de crise sanitaire que nous connaissons depuis l’année dernière. Il semblerait que tous les violons soient désormais accordés : la transformation d’une organisation doit obligatoirement passer par sa transformation culturelle que doivent accompagner l’ensemble des outils, y compris les plateformes de formation.

Future of work : se focaliser sur la culture d’entreprise pour accélérer sa transformation

On ne va pas se mentir :  ce n’est pas en déployant pléthores d’outils numériques que l’on révolutionne les pratiques de travail au quotidien. Au mieux, on crée de nouveaux usages chez une poignée d’individus réceptifs qui en perçoivent les bénéfices. Au pire, on se heurte à une forme de résistance passive chez les salariés, et les outils sont abandonnés.

La transformation est véritablement un enjeu d’acculturation des collaborateurs aux nouvelles pratiques numériques, à grande échelle. C’est donc un véritable projet stratégique, dont l’impact peut être gigantesque. Il faut embarquer tout l’interne et impulser une nouvelle dynamique globale à l’organisation, en s’appuyant sur une culture d’entreprise et des méthodologies que l'on peut facilement déployer à grande échelle : “scalables”. 

La culture dope l’engagement et la motivation des individus, en les responsabilisant, en les associant pleinement au projet de l’entreprise et à sa vision, et en créant des espaces d’expression et de créativité nouveaux. Elle contribue à créer les conditions d’un travail quotidien efficient, en instaurant des logiques de collaboration performantes qui s’appuient sur les nouvelles technologies.

C’est également une manière d’agir sur l’innovation, en créant de nouveaux réflexes en interne. La culture est de fait un levier qui transforme l’entreprise en organisation apprenante, qui optimise en continu ses pratiques de travail pour améliorer sa réactivité par rapport au marché.

Elle peut également permettre de développer la résilience de son organisation, en facilitant la décentralisation des processus et en favorisant l’émergence de pratiques bottom-up, permettant ainsi aux dirigeants d’abandonner le micro-management pour se concentrer sur la vision purement stratégique.

Enfin, une culture forte devient un excellent argument de recrutement, et de rétention des talents quand elle comprend une forme d’apprentissage en continu.

Former ses collaborateurs à de nouvelles pratiques de travail

La culture est une affaire de pratiques et de méthodologies – et non de grandes valeurs éthérées. Ces pratiques vont conditionner tous les jours la manière dont les collaborateurs travaillent et interagissent au sein de l’organisation.

Transformer son organisation implique de développer une culture d’entreprise très opérationnelle, fondée sur des pratiques du quotidien. Comment gérer ses emails ? Comment fixer des objectifs clairs et mesurables ? Répondre à ces questions en développant et en implémentant des pratiques de travail rationnelles, concrètes et partagées par tous est la clé.

Inciter les experts métiers à partager leurs savoirs et leurs bonnes pratiques

Pour générer de l’engagement, pas de secret : valorisez le rôle de chacun dans l’organisation, en incitant les experts métiers à partager leurs savoirs. Ainsi, vous êtes en mesure de créer une organisation agile, capable de capitaliser sur ses compétences en les alignant avec ses priorités et l’activité.

Pour y arriver, il s’agit :

• de designer des mécaniques qui vont permettre la documentation systématique des bonnes pratiques,
• d’inciter les collaborateurs à le faire, en développant des récompenses ("incentives") appropriées.

Mesurer l’acculturation pour optimiser en continu son programme de transformation

Si mesurer la fréquence d’utilisation des outils vous donnera une bonne vision globale de l’acculturation au digital, il reste essentiel d’adopter une approche personnalisée des objectifs de chacun. Comme la culture évolue dans le temps, ces objectifs doivent pouvoir évoluer avec, en fonction non seulement des priorités stratégiques de l’entreprise, mais aussi de la progression des collaborateurs. Une bonne méthode est de passer d’objectifs annuels à des objectifs mensuels pour les collaborateurs.

Les bénéfices sont immédiats :

• hausse de la motivation, en rendant visible ce qui est concrètement fait au quotidien ;
• ajustement en continu du processus de transformation ;
• identification en quasi temps réel des potentielles frictions ;
• adaptation très rapide de la formation des salariés en fonction des besoins.

Capitaliser sur les managers pour développer un système résilient

Enfin, transformer son organisation implique forcément de repenser son système managérial. C’est l’un des principaux constats que nous avons recueillis ces derniers mois : le rôle du manager doit évoluer au sein des organisations. Le management d’une entreprise est souvent un ensemble de méthodes invisibles, non écrites et difficiles à mesurer, mais qui forment in fine la culture de l’organisation. De fait, celle-ci est le résultat, pour l’essentiel, du modèle de management en cours dans l’entreprise, et donc la somme des comportements individuels de tous les managers. Favoriser la montée en compétences et la circulation des bonnes pratiques en interne : voilà les rôles sur lesquels les managers doivent se concentrer.

LMS, Learning Suite, Learning Engagement Platform : comment choisir une plateforme de formation adaptée aux attentes d’aujourd’hui ?

Est-ce la fin des plateformes de Learning Management System ?

La modélisation fonctionnelle des Learning Management Systems s’est forgée il y a une vingtaine d’années, aux premiers balbutiements du web, à l’époque ou les smartphones et les tablettes étaient inexistants, tout comme les réseaux sociaux. Ces plateformes LMS se sont développées par et pour les départements formation, enracinés dans un monde traditionnel pensant le e-learning comme une dualité, entre un rapport d’opposition (la querelle des Anciens et des Modernes) ou un rapport (négocié) de prolongement comme on le voit à l’oeuvre dans les dispositifs Blended Learning.

Le LMS est directement inspiré de ce contexte et de ces pratiques de la formation : il “parle” processus, ressources, etc. Il ne se concentre pas sur les usages et a des difficultés à adopter l’orientation apprenant qui caractérise les nouvelles attentes. L’évolution de ces plateformes de formation suit les demandes des formateurs ou des gestionnaires de la formation. En effet, les ensembles de fonctionnalités qui sont venues s’ajouter au fur et à mesure prolongent la pratique des formateurs (classe virtuelle, communautés d’apprentissage), des concepteurs (outils auteurs) et des gestionnaires (tracking des temps et des scores) dans le digital.

Tels sont les constats de groupes d’analystes comme Féfaur, dans leurs activités de consulting ou d’études : les départements formation ont un usage très conservateur de leur plateforme LMS. En effet, cet usage reflète la difficulté rencontrée par toutes les activités de l’entreprise à opérer leur transformation digitale. Comme la plupart de ces autres activités, la formation est le plus souvent “digitally reactive”, dans le sens indiqué par Paul Hoskins, c’est-à-dire tactique, on injecte du digital dans une solution déjà existante, par obligation. On ne prend donc pas en compte les usages mobiles et sociaux pourtant prédominants aujourd’hui.

Les LMS appréhendent mal la prise en compte de ce qu’on appelle “l’expérience apprenant”, la notion d'apprentissage continue, la bonne exploitation des données. Les LMS ont encore des progrès à faire pour permettre la génération de contenus comme la vidéo par exemple. On est encore loin d’une solution qui soit à la fois plateforme de diffusion et plateforme auteur ouverte aussi bien aux utilisateurs qu’aux formateurs ou au concepteurs.

Combiner les plateformes LMS et les nouvelles Learning Suites disponibles

On assiste donc à une croissance des disparités entre les LMS et les LXP, guidée par le focus sur les outils. Différents focus, différents rôles. Le LMS va se concentrer sur la gestion et l’administration, la LXP se concentre sur la notion d’engagement au sein de l’écosystème de formation. C’est aussi LA raison de la grande complémentarité de ces plateformes de formation.

Quels critères pour choisir une plateforme de digital learning adaptée à vos besoins de formation ?

1. Un design et une ergonomie à jour, en phase avec les nouveaux usages numériques.
2. De la flexibilité : elle doit pouvoir s’intégrer à tous les formats et les systèmes existants.
3. Une prise en main rapide, sans connaissance technique particulière.
4. Une mise en relation directe des experts-métiers et des apprenants : empowerment d’un côté, engagement de l’autre.
5. Une mesure de l’engagement grâce à des indicateurs fiables comme le Net Promoter Score (NPS), utilisé sur la majorité des plateformes en ligne que nous utilisons déjà au quotidien.
6. La possibilité de générer des interactions : forums contextuels, partages et likes.
7. Des outils de gamification et des récompenses pour fidéliser les apprenants
8. Une capacité à favoriser le sentiment d’appartenance à une communauté, à générer de l’émulation et de l’enthousiasme autour de la formation,
9. Des outils pour recueillir du feedback en continu, pour améliorer les formations dispensées et initier une démarche de co- construction de la formation.

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