Développer un écosystème d’apprentissage durable en trois étapes

Les « Écosystème d'apprentissage », nouvelle mode, buzzword ?

Cette expression revient sans cesse depuis quelques années et nous avons voulu nous pencher de plus près sur sa signification. S’agit-il d’une métaphore pour désigner les équipes Formation ? Comment créer un écosystème d’apprentissage ?

En biologie, l’écosystème désigne l’ensemble des relations complexes et interconnectées d’un environnement (composé de ressources vivantes et non vivantes) avec ses habitants (des animaux jusqu’aux microbactéries).

Dans le contexte de la formation, l’écosystème d’apprentissage désigne l'infrastructure d'une organisation, c’est-à-dire l’ensemble des individus, systèmes, outils et technologies qui rendent la formation possible au sein de l’entreprise.

Ce que cela évoque ? L'image d’une équipe Formation décentralisée, dirigée par les pairs et agile. En effet, un écosystème est un réseau de relations qui ne dépendent pas d'une seule et même autorité car chacun contribue aux décisions qui sont prises et évolue avec résilience face au changement.

Bien que cette expression stimule l’imaginaire, elle ne nous apprend pas comment donner vie à un écosystème d’apprentissage. La notion d’écosystème laisse en effet penser que ce type d'environnement d’apprentissage voit le jour naturellement et trouve son propre équilibre facilement. Mais comme le sait toute personne qui a travaillé au sein d’une équipe Formation, c’est loin d’être aussi simple.

Pour atteindre l’harmonie sur le lieu de travail, un effort commun et soutenu est nécessaire. Ainsi, vous devez créer, mettre en œuvre, puis préserver l'écosystème. Dans cet article, nous vous expliquons comment donner vie à cette métaphore en trois étapes pour développer un écosystème de formation durable au sein de votre entreprise.

1. Affectez des rôles aux individu qui composent votre écosystème d’apprentissage

L’affectation de rôle est essentielle car, à l’inverse des animaux dans un écosystème naturel, il n’est pas inné pour les collaborateurs de savoir comment préserver un écosystème d'apprentissage. Sans rôles définis, ce dernier risque vite de présenter des signes de désorganisation.

Le responsable Formation et les autres membres de l’équipe rendent possible la mise en place d'un écosystème.

Ils supervisent la stratégie d’ensemble, implémentent les outils et les processus, impliquent les membres d’équipe de chaque service, alignent le contenu de formation sur les objectifs de l’entreprise ainsi que sur les besoins des apprenants, et sont responsables des indicateurs de réussite. Bref, ils assurent le bon fonctionnement de l'écosystème.

Les employés se forment et transmettent leurs remarques à leurs supérieurs

La principale responsabilité des employés au sein d'un écosystème d’apprentissage est de se former. Cependant, il ne leur suffit pas de naviguer d’une formation à une autre sans but : ils doivent se fixer des objectifs de formation mesurables et alignés sur leurs objectifs personnels et professionnels. Ils doivent être attentifs aux éventuels manques dans leur contenu de formation et en informer leurs managers. C’est en communiquant qu’ils aident les responsables Formation à évaluer les besoins de formation puis à y répondre.

Les managers accompagnent les apprenants

Dans le domaine de la formation, les managers deviennent des coachs. Ils doivent se tenir prêts à motiver et guider leurs employés tout au long de leur formation. Leurs rôles ?

• Aider les employés à définir des objectifs de formation.
• Proposer des parcours de formation.
• Valoriser les opportunités de formation pertinentes.
• Contrôler et encourager la progression des apprenants.
• Intervenir en cas de problème.

L’équipe dirigeante milite en faveur de cet écosystème de formation

Pour qu'une culture d’apprentissage soit pérenne, elle doit avoir le soutien de l’équipe dirigeante. C’est également le cas pour un écosystème de formation. C’est l’équipe dirigeante qui décide ou non d’intégrer la formation à la culture de l’entreprise. Cette décision a un coût et il est donc essentiel qu’elle donne son accord.

Les dirigeants ont également (et évidemment !) la possibilité de promouvoir une culture d’apprentissage. Ils peuvent renforcer l’engagement à ce niveau en valorisant l'équipe Formation, en élaborant eux-mêmes des cours et en mettant en place des mesures incitatives destinées à la formation.

2. Optez pour un outil de formation qui facilite l’échange des connaissances entre les pairs

Il est nécessaire de faciliter l’échange entre les employés, afin que celui-ci s'instaure de façon régulière, en toute autonomie. Dans le cas contraire, il ne s’agira pas d'un écosystème de formation mais d'une structure dépendante d’un responsable Formation. Pour y parvenir, il suffit de mettre à disposition des outils permettant aux employés d’apprendre les uns des autres.

Lorsque vous choisissez un outil pour votre écosystème d’apprentissage, optez plutôt pour une plateforme en libre-service. Vous avez le choix entre LMS, LXP, Suites de Talent et plateformes d’apprentissage. Toutes ces solutions permettent aux apprenants de se connecter à une plateforme et de se former à leur rythme, plutôt que de laisser les responsables Formation tout gérer à leur place.

Pour développer un écosystème d'apprentissage durable, il ne suffit pas de proposer un catalogue de cours en libre-service.

« Les employés utilisent les réseaux sociaux et les outils de recherche pendant leur temps libre pour satisfaire leur curiosité », explique Elisabetta Galli responsable mondial Knowledge, Development & Talent Management chez Santander. « Cela devrait être la même chose au travail. Et c’est notre vision : développer un écosystème d’apprentissage pendant le temps de travail et devenir une organisation au sein de laquelle les collaborateurs montent en compétences en temps réel. »

Pour ce faire, mettez à disposition de vos employés les outils nécessaires pour créer, partager et modifier du contenu de formation directement. Les équipes Formation seront ainsi libérées de cette tâche et ne seront plus cantonnées uniquement à la création de contenu. En bref, vous allez tirer parti de l’apprentissage collaboratif.

Pensez-y : dans un écosystème naturel, l’énergie circule de façon harmonieuse entre le soleil, l’eau, les plantes, les animaux, etc.

De la même manière, dans un écosystème d’apprentissage, le contenu de formation circule facilement entre les membres d’équipe, à chaque niveau de l’organisation. Tout cela, grâce à une plateforme d’apprentissage collaboratif.

Même sans l’apprentissage collaboratif, 55 % des employés acquièrent de nouvelles compétences en posant des questions à leurs pairs, plutôt que de se tourner vers un LMS ou vers Google. La mise en place d'un flux d'apprentissage continu sous-entend l’adoption de nouvelles façons de faciliter l’échange naturel des pairs, et non de lutter contre.

À l’inverse des LMS et LXP traditionnels, l'apprentissage collaboratif permet de créer et de faire des demandes de contenu, d’apporter du feedback, ou encore d’initier des échanges entre les apprenants et le créateur du cours.

Lorsque les employés peuvent créer, partager et modifier du contenu de formation de façon autonome, vous n’avez plus besoin d’intermédiaire comme les équipes Formation et vous gagnez ainsi un temps précieux. De plus, lorsque ce sont les experts métier qui partagent leurs connaissances institutionnelles dans un nouveau cours, il est plus facile de s’assurer que le contenu est à jour.

En d'autres termes, l’apprentissage collaboratif soulage les ingénieurs pédagogiques qui manquent souvent de temps pour répondre à toutes les demandes.

Les services Formation peuvent ainsi se concentrer sur la mise en place de ces nouveaux processus. Ils aident désormais les employés à apprendre directement les uns des autres, ainsi qu’à préserver un écosystème d’apprentissage durable.

Pour aller plus loin : L'apprentissage par les pairs pour la formation en entreprise : 3 raisons de s’y mettre

3. Adaptez votre écosystème d’apprentissage à vos objectifs d’entreprise

Les écosystèmes naturels n'ont qu'un seul impératif : la survie biologique. Les écosystèmes d’apprentissage quant à eux, doivent engendrer un retour sur investissement et s’aligner sur les objectifs de l’entreprise afin d’assurer leur viabilité.

79 % des dirigeants pensent que les écarts de compétences pourraient menacer la santé de leurs organisations. C'est pour combler les écarts et protéger le bon fonctionnement des entreprises que les équipes Formation ont vu le jour. Lors de la conception et de l’implémentation de votre écosystème d’apprentissage, assurez-vous de pouvoir mesurer clairement le retour sur investissement des équipes Formation.

Il existe bon nombre d'indicateurs de performance que vous pouvez utiliser pour mesurer l'impact de la formation.

• Les évaluations, comme les quiz en fin de cours, témoignent des compétences obtenues. Est-ce que l’apprenant dispose désormais d'une nouvelle compétence pertinente ?
• Les micro-enquêtes et feedback, pendant la formation ou lors des échanges individuels, permettent d’estimer la satisfaction des employés. Sont-ils intéressés et motivés par le contenu des formations ? Que leur manque-t-il ?
• La performance des employés, mesurée par les responsables d’équipe, peut indiquer si la formation augmente la productivité. En d’autres mots, la formation permet-elle aux employés d’être plus efficaces ?
• Les indicateurs du bénéfice net communiquent la valeur de la formation aux dirigeants. L’approche choisie permet-elle de maintenir la compétitivité de l’entreprise de façon viable ?

Les besoins d’une entreprise peuvent changer rapidement et parfois de façon inattendue (comme cela a été le cas en 2020). Le suivi des KPI est le meilleur moyen de s’assurer que les formations professionnelles sont adaptées et favorisent l’évolution de l’entreprise.

Les KPI sont un bon indicateur pour les équipes Formation, et leur permettent de faire preuve d’adaptabilité face au changement. En les utilisant pour recentrer les objectifs de l’entreprise, vous pourrez développer un écosystème d’apprentissage agile et flexible.

Pour aller plus loin :

3 méthodes pour calculer le ROI de vos formations (et un calculateur prêt à l’emploi)

Maximisez le retour sur investissement de votre stratégie de formation

Verdict : les écosystèmes d’apprentissage sont-ils une approche viable pour les équipes Formations ?

Oui, c'est le cas.

Les équipes Formation sont en prise au changement selon l’analyste et expert Formation Josh Bersin. « C’est une nouvelle ère qui démarre », dit-il. On l’appelle, « l’apprentissage sur le temps de travail ». Ce qu'il décrit ressemble en tous points à un écosystème d’apprentissage, au sein duquel les employés intègrent un flux continu d’informations de façon autonome, sur leur temps de travail.

Grâce à ces étapes réalisables, vous pourrez donner vie aux notions « d’écosystème de formation » et « d’apprentissage sur le temps de travail ». Ces processus sont donc décentralisés, gérés par les pairs et agiles, ce qui est idéal pour les adapter aux besoins de formation actuels.