Se former à l’IA : guide pratique pour les responsables Formation

À mesure que des outils tels que ChatGPT, Microsoft Copilot, Gemini et d'autres s'intègrent de plus en plus dans notre quotidien au travail, les entreprises de tous les secteurs sont confrontées à la même question : nos collaborateurs sont-ils prêts ?

Pour de nombreuses entreprises, l'IA est encore perçue comme une bête noire ou une menace pour l'emploi. D'autres sont prêtes à accueillir cette technologie et ont conscience  que la nouvelle génération s’en saisira pleinement. 

Les dirigeants visionnaires savent quant à eux que le véritable avantage réside dans la capacité à donner à leurs équipes les moyens d'utiliser efficacement l'IA dès aujourd'hui. Pour y parvenir, une formation ciblée et stratégique est nécessaire.

Cet article détaille pourquoi il est urgent de renforcer les compétences en matière d'IA et pourquoi cette dernière doit rimer avec autonomisation plutôt que perturbation. Nous proposons également un guide pratique étape-par-étape pour déployer la formation à l'IA au sein de votre organisation.

Pourquoi il est si urgent de se former à l'IA ?

L'IA n’est plus limitée aux services techniques ou aux laboratoires de recherche. Les équipes commerciales utilisent des outils d’IA générative pour rédiger leurs offres ou résumer les entretiens téléphoniques, tandis que les équipes financières performantes établissent des rapports mensuels en quelques minutes seulement, au lieu de plusieurs jours. Cette technologie transforme déjà les méthodes de travail dans tous les secteurs et à tous les niveaux hiérarchiques.

Le problème ? La plupart des employés l'utilisent sans avoir suivi de formation officielle ou bien ne l'utilisent pas du tout.

Le rythme des innovations en matière d'IA dépasse la capacité de la plupart des organisations à suivre le rythme. De nouveaux outils et de nouvelles fonctionnalités font leur apparition chaque semaine, et les employés sont souvent livrés à eux-mêmes pour s'y retrouver. Cela se traduit par une adoption inégale, une utilisation inefficace ou des résultats que les équipes ne comprennent pas pleinement ou auxquels elles ne font pas entièrement confiance.

Bien entendu, se former de manière autonome sur l’IA reste nécessaire pour les employés. Mais l’équipe Formation joue un rôle essentiel : elle met à disposition une plateforme de formation, garantit une compréhension cohérente et donne aux experts en IA les moyens de partager leurs connaissances.

L’inaction face à l’IA coûte de plus en plus cher. Vos concurrents qui permettent à leurs équipes de travailler plus rapidement et plus efficacement grâce à l'IA prendront l'avantage. Sans formation de base, les entreprises s'exposent également à des risques éthiques, juridiques et opérationnels liés à une mauvaise utilisation ou à une utilisation excessive de l'IA.

La maîtrise de l'IA est devenue un nouveau standard dans le digital. Se former n’est plus une option : c’est devenu indispensable pour développer la résilience, la productivité et l'innovation.

Pour aller plus loin : la L&D Performance Academy : IA : les fondamentaux pour la Formation

Pourquoi la montée en compétences est préférable au recrutement

Lorsque l'IA a fait son apparition dans le débat public, le discours dominant était celui de la peur : on craignait que les machines ne prennent le contrôle des emplois et que l'automatisation ne rende les humains inutiles. Mais dans la pratique, ce sont les organisations qui ont choisi cette voie qui en tirent le plus grand bénéfice : celles qui utilisent l'IA pour renforcer les capacités de leur personnel, et non pour le remplacer.

La formation des employés à l'utilisation des outils IA permet d'accroître la productivité, d'accélérer la prise de décision et de libérer du temps pour des tâches plus stratégiques, créatives ou centrées sur l'humain. Un responsable marketing qui sait comment utiliser efficacement un prompt peut rédiger les textes d'une campagne en deux fois moins de temps. Un agent du service client qui utilise l'IA pour résumer les échanges peut ainsi se concentrer davantage sur la résolution de problèmes concrets plutôt que sur la saisie de données.

Plus important encore, les personnes dotées de compétences en IA se sentent plus confiantes, plus compétentes et mieux préparées pour l'avenir. Plutôt que de résister à la technologie, elles commencent à l'expérimenter, à repérer les opportunités et à contribuer à l'innovation. C'est ce passage de la crainte à la maîtrise qui distingue les organisations à la traîne de celles qui sont à l'avant-garde.

Seuls vos collaborateurs peuvent apporter du contexte, du discernement et de l'intelligence émotionnelle. C'est pourquoi le meilleur investissement ne consiste pas à remplacer les équipes, mais bien à les former.

Un guide pratique étape-par-étape pour la montée en compétences IA au sein de votre organisation

Une formation à l’IA efficace doit s'appuyer sur les outils, les processus et les défis concrets auxquels vos collaborateurs sont confrontés au quotidien. Que vous évoluiez dans un environnement axé sur la technologie ou que vous commenciez tout juste à vous familiariser avec l'IA, l'objectif reste le même : permettre à tous les collaborateurs, quel que soit leur poste, d'acquérir une maîtrise pratique et utile de l'IA. Voici comment y parvenir.

Étape 1 : Évaluez le niveau de maturité actuel de votre organisation en matière d'IA

Commencez par réaliser un audit à l'échelle de l'entreprise. Où l'IA est-elle déjà utilisée, que ce soit de manière officielle ou informelle ? Qui teste des outils tels que ChatGPT, Copilot, Canva Magic Write ou Notion AI ?

Réalisez des enquêtes ou des entretiens afin d'évaluer :

• La prise de conscience : les collaborateurs savent-ils ce qu'est l'IA générative et ce qu'elle peut (et ne peut pas) faire ?
• La confiance : dans quelle mesure se sentent-ils à l'aise pour tester l'IA ou prendre des décisions en s'appuyant sur celle-ci ?
• Les cas d'utilisation : dans quels domaines l'IA pourrait-elle automatiser des tâches, générer du contenu, améliorer l'analyse ou stimuler la créativité ?

Cela vous permet de catégoriser vos collaborateurs et de mettre en place des parcours de formation adaptés et spécifiques à chaque poste.

Étape 2 : Définir des objectifs d'apprentissage clairs

La formation ne doit pas s’arrêter à une simple définition de l’IA pour aborder ce que les collaborateurs doivent être capables de faire. Les principaux objectifs pourraient inclure :

• Les bases de l’ingénierie de prompts (le “prompt engineering” : comment rédiger des prompts efficaces pour des outils tels que ChatGPT, Claude, Gemini ou Copilot.
• La maîtrise des outils : comment utiliser les fonctionnalités IA au sein de Microsoft 365, Google Workspace, Notion, Canva, Salesforce ou des plateformes internes.
• L’évaluation des résultats de l'IA : comment évaluer la pertinence, la précision, le ton et les biais des contenus générés par l'IA.
• L’utilisation responsable : comprendre la confidentialité des données, les droits d'auteur, les idées reçues et les politiques organisationnelles relatives à l'utilisation de l'IA.
• L’intégration dans les flux de travail : utiliser l'IA pour rationaliser des tâches telles que la synthèse de notes, la rédaction d'e-mails, la génération de rapports ou l'analyse des tendances.

Ces compétences varient également en fonction des postes : votre équipe marketing a besoin d'une formation différente de celle de votre équipe juridique ou opérationnelle.

Vous souhaiterez sans doute mettre en place un niveau de maîtrise de base au sein de l'entreprise, ainsi que des compétences supplémentaires spécifiques à chaque poste pour les différentes équipes et les différents niveaux hiérarchiques. 

Pour aller plus loin : La L&D Performance Academy: IA : Applications stratégiques 

Étape 3 : Choisissez des formats d'apprentissage adaptés

La formation IA doit être rapide, flexible et intégrée en situation de travail. L'apprentissage mixte vous permet de combiner différents formats pour répondre à divers besoins. Il peut s'agir notamment :

• De modules eLearning courts pour acquérir les connaissances de base (par exemple : « Qu'est-ce que l'IA générative ? »).
• De tutoriels vidéo sur des outils populaires tels que ChatGPT, Copilot, Notion AI ou DALL·E.
• D’environnements de test interactifs où les utilisateurs peuvent tester des prompts sans aucun risque.
• De scénarios guidés basés sur des rôles, tels que « Utiliser l'IA pour rédiger un e-mail commercial » ou « Résumer la transcription d'un appel client ».
• De sessions animées par des pairs, au cours desquelles des ambassadeurs désignés partagent des exemples concrets d'utilisation de l'IA.

Les plateformes telles que 360Learning sont particulièrement efficaces pour ce modèle. Elles permettent de créer rapidement du contenu, d'engager des discussions en contexte et d'obtenir du feedback continu.

Étape 4 : Donner les moyens d'agir aux experts internes

Vos meilleurs formateurs en IA font peut-être déjà partie de votre personnel. Ces pionniers utilisent déjà des outils tels que ChatGPT, Copilot ou Notion AI dans leur travail quotidien. Et comme pour toute formation spécifique à un poste, les responsables Formation ne peuvent pas connaître les moindres détails de chaque mission. 

Plutôt que de centraliser toutes les formations au sein du service L&D, faites appel à vos ambassadeurs en IA pour en généraliser l'adoption. Voici comment accompagner et encourager ces derniers : 

• Créez de courts tutoriels ou des bibliothèques de prompts pour leurs équipes. Encouragez ces ambassadeurs à documenter la manière dont ils utilisent l'IA pour des tâches concrètes, telles que la rédaction d'e-mails, la synthèse de rapports ou la préparation d'ordres du jour de réunions. Ces informations peuvent être transformées en courts screencasts, en guides étapes-par-étape ou en bibliothèques de prompts partagées que les collaborateurs peuvent consulter et adapter.
• Organisez des déjeuners de travail ou des permanences. Donnez aux ambassadeurs la possibilité d'animer des sessions au cours desquelles les collaborateurs peuvent poser des questions, assister à des démonstrations en direct ou résoudre des problèmes concrets. Le contexte informel contribue à réduire l'appréhension face à l'IA et à banaliser l'expérimentation.
• Partagez les bonnes pratiques via des communautés d'apprentissage ou des forums internes. Utilisez des plateformes telles que Slack, Teams ou votre LMS pour animer des échanges réguliers sur l'utilisation de l'IA. Les ambassadeurs peuvent partager leur « prompt de la semaine », présenter de nouvelles fonctionnalités ou donner leur feedback sur la manière dont les équipes mettent en œuvre l'IA dans leurs projets.
• Collaborez avec le service Formation pour que les contenus restent pertinents et adaptés aux missions quotidiennes. Les ambassadeurs peuvent recueillir le feedback sur votre programme de formation. Ils aident les équipes Formation à comprendre quels outils les employés utilisent réellement, quelles tâches méritent d'être automatisées et où subsistent des écarts de compétences. Dans certains cas, ils peuvent participer à la création de contenus ou jouer le rôle de relecteurs afin de garantir que les supports pédagogiques soient adaptés à la réalité du travail.

Cette approche renforce la confiance. Les collaborateurs sont plus enclins à adopter de nouveaux outils lorsque les conseils leur sont prodigués par des collègues qui comprennent leurs missions et les défis qu’ils rencontrent.

Cela rend également votre stratégie de formation à l'IA plus agile et durable, car les connaissances se transmettent naturellement d'une équipe à l'autre.

Étape 5 : Mettre à jour et itérer en continu

Les outils IA évoluent à un rythme effréné. Ce qui était à la pointe de la technologie il y a quelques mois peut être devenu la norme aujourd'hui. Pour que vos collaborateurs restent performants et vos formations pertinentes, vous devez mettre en place un processus d'apprentissage continu, et non pas vous contenter de formations ponctuelles. 

Voici comment rester à la page :

• Suivez de près les mises à jour des outils et les nouvelles bonnes pratiques. Désignez un responsable au sein de l’équipe Formation pour suivre les mises à jour des principales plateformes utilisées par vos équipes (par exemple, Microsoft Copilot, Google Workspace AI, ChatGPT, Notion AI, Canva, Salesforce). Lorsque de nouvelles fonctionnalités sont lancées, évaluez rapidement si elles offrent des possibilités intéressantes que vos collaborateurs devraient connaître.
• Examinez régulièrement les données d'utilisation et les commentaires des apprenants. Utilisez les outils d'analyse intégrés à votre LMS ou LXP pour suivre les taux de complétion des formations, l'adoption des outils et les niveaux d'engagement. Recueillez du feedback qualitatif par le biais d'enquêtes ou d'échanges avec les responsables d'équipe. Quels sont les sujets qui posent le plus de difficultés aux apprenants ? Quels outils sont sous-utilisés ? Ces données vous aident à affiner votre contenu et à combler les écarts identifiés.
• Mettez à jour les supports de formation au moins une fois par trimestre. Prévoyez de revoir et d'actualiser les modules de base tous les trois mois, en mettant à jour les exemples, les démonstrations d'outils et les politiques en vigueur si nécessaire. Même de petites modifications peuvent contribuer à ce que le contenu soit pertinent et inspire confiance.
• Enrichissez les parcours de formation à mesure que de nouveaux outils ou de nouvelles politiques apparaissent. À mesure que votre entreprise adopte ou met à jour ses politiques de gouvernance en matière d'IA, la formation doit suivre le rythme. Ajoutez de nouveaux modules ou micro-leçons aux parcours de formation existants afin que les employés ne prennent pas de retard. Par exemple, si votre service juridique met en place de nouvelles directives d'utilisation de l'IA, intégrez un court module de conformité à votre formation principale.

Pour uniformiser ce travail continu, envisagez de mettre en place un centre de connaissances dédié à l'IA au sein de votre LMS ou LXP. Cette ressource évolutive peut regrouper des guides mis à jour, des modèles de prompt par service, des FAQ, des comparatifs d'outils, des questions-réponses de la communauté et un journal des modifications récentes apportées aux formations.

Il deviendra votre source unique d'information : toujours actualisé, accessible et en constante amélioration.

Étape 6 : Montrez l'exemple

Les dirigeants doivent montrer l'exemple. Encouragez les managers et votre Comex à :

• Partager la manière dont ils utilisent l'IA dans le cadre de leurs fonctions.
• Publier des exemples de prompts, de résultats ou d'améliorations apportées aux processus de travail.
• Reconnaître et encourager l'expérimentation, même en cas d'échec.
• Lier la montée en compétences IA à l'évolution de carrière, à l'innovation et à la performance de l'équipe.

Ce dernier point est particulièrement important. La montée en compétences et le développement de leur propre maîtrise de l’IA devraient faire partie intégrante du travail des employés. L'entreprise doit définir cette attente, puis montrer l'exemple en matière de performance à tous les niveaux. 

Lorsque l'utilisation de l'IA devient la norme au sein de la direction, les employés se sentent plus en confiance et sont davantage enclins à suivre le mouvement. Cela favorise l'émergence d'une culture d'utilisation créative et curieuse de l'IA. Les employés, qui étaient auparavant timides ou discrets, n'hésitent plus à présenter fièrement leurs nouvelles compétences et les cas d'utilisation à leurs collègues.

La maîtrise de l'IA est désormais la norme

L'IA transforme déjà nos méthodes de travail. Mais l'efficacité avec laquelle elle transforme votre organisation dépend de vos collaborateurs. En mettant l'accent sur la montée en compétences de vos équipes, vous contribuez à instaurer une culture fondée sur la curiosité, la capacité d'adaptation et l'innovation. Vous réduisez ainsi les risques, gagnez en efficacité et aidez vos employés à se sentir responsabilisés, et non mis à l'écart. 

Dans un monde où la maîtrise de l'IA devient rapidement une compétence de base, ceux qui apprennent vite auront une longueur d’avance.

Renforcer les compétences de votre personnel en matière d'IA ne signifie pas transformer tous vos collaborateurs en experts en prompts ou en data scientist. Il s'agit plutôt de leur donner la confiance et les compétences nécessaires pour utiliser les outils à leur disposition : rédiger de meilleurs prompts, prendre des décisions plus rapidement, automatiser les tâches routinières et faire preuve d’adaptabilité face à l'émergence de nouvelles technologies.

Les entreprises qui prospèrent dans cette nouvelle ère ne seront pas celles qui disposent des technologies IA les plus avancées, mais celles dont les collaborateurs savent bien s'en servir. C'est là que réside le véritable avantage concurrentiel. N’attendez plus pour vous en saisir !