Comment former en ligne les employés qui ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies ?

L'adoption des nouvelles technologies au sein de votre entreprise peut stimuler la productivité et l’efficacité. Former les employés à ces outils, plateformes et systèmes peut cependant représenter un défi de taille, surtout s’ils n’en sont pas particulièrement adeptes.

À l’ère du télétravail, les nouvelles technologies occupent une place de plus en plus prédominante, plus particulièrement au sein des entreprises qui ont dû réaliser des formations à distance durant la pandémie. Pour de nombreuses personnes, il peut être difficile de s’adapter à ce nouveau mode de formation. Elles peuvent avoir le sentiment de revenir en arrière ou de ne pas être à leur place, ce qui est normal.

Ne faites surtout pas l’erreur de laisser ces employés perdre en autonomie. Il vous suffit de trouver l’approche, la motivation et les outils adaptés pour atténuer les difficultés liées à la formation en ligne, et ainsi améliorer vos processus.

Dans cet article, nous allons passer en revue des stratégies concrètes à mettre en place pour que l’expérience de formation en ligne que vous proposez soit positive, inclusive et accessible, même pour les employés les plus réfractaires aux nouvelles technologies.

Pourquoi former en ligne les employés qui ne sont pas à l’aise avec les nouvelles technologies ?

Dans un monde numérique, il est devenu impossible de faire l’impasse sur la formation en ligne et ce, quel que soit votre secteur d’activité. L’utilisation d’un learning management system pour vos sessions de formation virtuelles peut bénéficier à votre entreprise car les solutions en ligne sont moins coûteuses et beaucoup plus pratiques.

1. Inutile de dépenser des sommes considérables pour louer un espace de travail, embaucher des instructeurs qualifiés ou encore gérer les aspects logistiques liés à l'organisation d’un programme de formation en présentiel. Il suffit de se connecter à la plateforme de formation et d’apprendre, quel que soit le lieu.
2. Plus d'interruptions au cours d’une journée chargée et finie la perte de productivité : grâce aux modules asynchrones à réaliser de façon autonome, les apprenants choisissent leur propre rythme de formation.

Il est facile de perdre le fil et de se déconcentrer en écoutant quelqu'un parler pendant de longues heures. C’est tout le contraire avec les formats d’apprentissage ludiques comme les quiz interactifs, les vidéos et les infographies, qui suscitent bien plus d’enthousiasme auprès des employés.

Il y a plus de chances qu’ils retiennent ce qu’ils apprennent et ce, pendant plus longtemps. Cerise sur le gâteau, la formation en ligne est plus simple à mettre en place, ce qui est particulièrement utile si vous managez à distance des employés basés à plusieurs endroits différents. La formation en ligne vous permet d’élaborer du contenu de formation et de le mettre à disposition des membres de votre entreprise, où qu’ils se trouvent.

Stratégies pour former les employés réticents aux nouvelles technologies

Il est essentiel de savoir quelle approche adopter, non seulement pour la réussite de votre entreprise, mais également pour garantir la satisfaction et donc, la rétention de vos employés. L’enquête que nous avons menée auprès de 600 apprenants américains en est la preuve : ils ont donné une note de 84 sur 100 à la formation, comme étant un facteur clé de satisfaction au travail. Voici quelques techniques éprouvées pour que la formation en ligne devienne un jeu d’enfant.

1. Utilisez un LMS facile d’emploi

Le learning management system que vous allez choisir fera toute la différence. Vous devez donc commencer par sélectionner une plateforme intuitive, fluide et adaptée à vos besoins.

Vos employés ne doivent pas rencontrer de problèmes techniques pendant leur formation. Les nouvelles technologies n’étant pas leur point fort, la moindre difficulté pourrait perturber leur avancée, voire même les faire paniquer.

La plateforme choisie doit être simple d’utilisation pour les employés comme pour les administrateurs. Si dès le départ, celle-ci est complexe à paramétrer et que son fonctionnement n’est pas évident à comprendre, il y a de fortes chances pour que les apprenants rencontrent les mêmes difficultés.

Dans l’idéal, le LMS choisi doit être prêt à l’emploi. Le démarrage doit se faire sans effort. Assurez-vous également que l’assistance technique est fiable et se tient prête à répondre à toutes vos questions ou à résoudre les problèmes rencontrés.

Pour aller plus loin : Les 6 bénéfices sur le long terme d'un LMS

2. Privilégiez les fonctionnalités les plus utiles

L’apprentissage des employés qui sont moins à l’aise avec les nouvelles technologies prendra certainement plus de temps. Préférez un LMS disposant d'une interface fluide et d’un nombre restreint de fonctionnalités. Si elles sont trop nombreuses, il y a peu de chances que vous soyez amené à toutes les utiliser et cela pourrait même perturber les apprenants. Ce qu’il vous faut, c'est un LMS puissant, facile à utiliser et doté de fonctionnalités essentielles.

Il doit par exemple comporter un forum de discussion pour que les employés puissent interagir entre eux et partager leur feedback. Il doit également disposer d’une page d’accueil personnalisable, vous permettant d’orienter les apprenants vers les modules de formation, la page dédiée aux besoins en formation et les actualités.

3. Adaptez le volume de formation

Vous vous souvenez de ces articles de blog et études que vous avez mis de côté pour les lire plus tard, puis avez oublié de le faire ? Ou encore des vidéos que vous avez commencé à regarder mais que vous n’avez pas finies car elles étaient trop longues ?

Nous réagissons tous de la même manière face à des contenus trop volumineux, surtout ceux qui ne sont pas particulièrement divertissants. Lorsque vous aurez tout mis en œuvre pour motiver vos employés à utiliser votre learning management system, vous devrez continuer à capter leur attention.

C’est la même chose pour les vidéos, modules et sessions d'intégration : vous devez vous assurer que leur format est court et donc plus digeste. Vous augmenterez ainsi l’engagement des apprenants et les aiderez à trouver et assimiler rapidement les informations.

Pour aller plus loin : Nos techniques de microlearning pour améliorer la formation des collaborateurs

4. Ne faites pas de supposition sur leur niveau de connaissance

Si vous essayez de jouer aux devinettes quant au niveau de connaissances des apprenants sur une technologie ou une thématique en particulier, vous risquez également de perdre leur attention. Revenez plutôt à l'essentiel.

Déterminez les points du learning management system qui doivent être abordés pour donner une meilleure maîtrise de la plateforme aux apprenants. Utilisez ces informations et divisez-les en plusieurs parties pour faciliter l’apprentissage.

Même si vous avez l’impression de leur mâcher le travail, ce découpage en plus petites parties peut motiver les employés qui ne sont pas très à l’aise avec les nouvelles technologies et faciliter l’assimilation des informations.

5. Proposez votre aide

Votre rôle ne s’arrête pas au choix du learning management system. Certains apprenants auront besoin d'un peu plus d’aide que les autres durant leur formation en ligne.

C’est le cas par exemple avec le travail à distance. Si votre entreprise pratique le télétravail, veillez à assurer l’encadrement continu des employés durant les sessions de formation et même après.

Commencez par proposer aux employés un mode d’emploi détaillé du LMS choisi et des instructions sur la façon de résoudre les problèmes les plus courants qu’ils peuvent rencontrer. Insistez bien sur le fait qu’ils peuvent vous demander de l’aide et que vous êtes là pour les guider au besoin.

Désignez un membre du service informatique ou un employé féru de technologie comme personne de référence en cas de questions ou de problématiques liées à la formation. Indiquez à vos employés quand et comment contacter cette personne en cas de souci.

6. Analysez vos données de formation et améliorez votre programme

En réalisant un suivi de l’expérience de formation en ligne de vos employés, vous pourrez comprendre ce qui fonctionne bien et ce qui doit faire l’objet de changements. Vous serez ainsi en mesure de prendre des décisions rapidement pour supprimer les bloquants, qui peuvent être des facteurs de découragement pour les apprenants.

Menez des enquêtes auprès de vos employés pour découvrir ce qu’ils pensent du learning management system et du programme de formation. Demandez-leur les changements qu’ils préconisent pour améliorer leurs expériences futures.

Consultez les rapports d’analyse du LMS pour bénéficier d’une meilleure vue d’ensemble sur l’engagement de vos employés. Finissent-ils les modules requis ? La formation a-t-elle permis d'approfondir leurs connaissances du sujet ? Ont-ils bien retenu les informations qui leur ont été transmises ?

Les renseignements contenus dans ces rapports sont essentiels pour la réussite de votre programme de formation et à terme, celle de votre entreprise.

Pour aller plus loin : 3 méthodes pour calculer le ROI de vos formations (et un calculateur prêt à l’emploi)

7. Donnez la priorité à la formation dans tous les services

La meilleure façon de préparer votre entreprise aux opportunités favorables à sa croissance et à sa réussite, c’est d’investir dans la formation de vos employés, quel que soit leur échelon.

Pour ce faire, vous pouvez aligner les objectifs de formation sur les objectifs de ventes globaux. Les programmes de formation que vous élaborez et les technologies que vous adoptez auront ainsi un impact positif direct ou indirect sur vos résultats nets.

Chaque département de l’entreprise est responsable du choix des nouvelles technologies à utiliser et doit communiquer la raison de ce choix aux autres équipes.

Vous devez également pérenniser cette culture d’apprentissage en organisant régulièrement des déjeuners et événements dédiés à l'apprentissage en impliquant l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise. Les spécialistes de chaque équipe peuvent partager leur expertise, présenter les nouveaux processus et former leurs pairs à de nouvelles compétences, solutions, tendances ou à de nouveaux produits.

Un environnement propice à la formation encourage les employés à accepter le changement, notamment les nouveautés techniques et la formation en ligne.

Pour aller plus loin : Notre guide pour bâtir une organisation apprenante

Pour que la formation devienne un jeu d’enfant

Certains de vos employés n'ont pas d’affinité avec les nouvelles technologies ? Cela ne signifie pas qu’ils ne réussiront jamais à les apprécier ni à profiter des avantages qu'elles ont à offrir. Il vous suffit de leur expliquer de façon convaincante.

Le secret de la réussite ? Une bonne stratégie de formation en ligne combinée à un learning management system adapté vous permettront d’améliorer de façon significative votre processus de formation et d’impliquer vos employés, même les plus réticents.