Was ist Wissensmanagement und welche Rolle spielt es für Lernende Organisationen?

In Ihrem Unternehmen steht Ihnen steht eine Fülle an Expertenwissen zur Verfügung. Was macht es so schwer, das vorhandene Wissen effektiv zu managen?

Für Personalentwickler:innen ist das Informationsmanagement durch den Übergang zu einer dezentralisierten und hybriden Arbeitsumgebung sehr viel herausfordernder geworden. Vielen Unternehmen machen Informationsinseln auf der einen und Wissenslücken auf der anderen Seite zu schaffen. Die Folge: Verpasste Chancen auf dem Markt und, in manchen Fällen, juristisch heikle Situationen – nämlich, wenn Unternehmen sich auf falsche Informationen verlassen.

Zum Glück aber ist es möglich, diese Herausforderungen zu meistern: Mit der richtigen Wissensmanagement-Strategie können Sie durch die erfolgreiche Wissensidentifikation, Wissensbewahrung und Wissensnutzung bzw. dem Teilen von Informationen eine echte Lernende Organisation werden. 

Wie Sie dabei am besten vorgehen? Wir erläutern es in diesem Artikel.

Was ist Wissensmanagement?

Unter Wissensmanagement (Knowledge Management) versteht man den Prozess, das Wissen und den Erfahrungsschatz der Angestellten innerhalb einer Organisation zu erfassen, aufzubewahren und weiterzuvermitteln.

Das Ziel ist dabei, eine Lernkultur und -Umgebung zu schaffen, in der Wissensträger unterstützt und gefördert werden, ihr Wissen weiterzugeben. Dieser Ansatz stärkt die Mitarbeiter:innen darin zu lernen, sich zu engagieren und produktiv zu sein. Gleichzeitig erlangen Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil, wenn sie die intern vorhandenen Fachkenntnisse einsetzen.

Viele Organisationen haben die Bedeutung eines effizienten Wissensmanagements verstanden. Doch nur 9 % geben an, dieser Erkenntnis Folge zu leisten und nur die Hälfte der Befragten bieten ihren Teams Zugang zu den Tools und zu einer Lernplattform, die sie zum Teilen ihres Wissens- und Erfahrungsschatzes benötigen. Konkret bedeutet das: Din Großteil der intern vorhandenen Expertise bleibt ungenutzt.

Ihre lernende Organisation kann mit einer gut durchdachten Strategie für Wissensmanagement jedoch ein beachtliches Wachstum erzielen.

Warum ist Wissensmanagement wichtig?

Wissensmanagement ist für Ihre Lernende Organisation wichtig, weil es den Angestellten ermöglicht, viel zu leisten und die richtigen Entscheidungen zu treffen. Eine nicht-hierarchisch organisierte Umgebung, in der die Mitarbeitenden Verantwortung übernehmen dürfen, begünstigt diese Art der Entscheidungsfindung, da diese Konstellation Reibungen reduziert und den Mitarbeitenden mehr Eigenverantwortung überträgt.

Bei 360Learning unterstützen wir dieses Vorgehen, indem wir Aufgabenbereiche eindeutig festlegen, sodass klar ist, wer wofür zuständig ist. So kann unser L&D-Team Wissensquellen leichter identifizieren und im Gegenzug potenzielle Wissenslücken einfacher erfassen und beheben.

Wissensmanagement ist ein wichtiger Teil der Unternehmenskultur: Wenn Organisationen von Mitarbeitenden erwarten, ihr Fachwissen zur Verfügung zu stellen und sie dafür belohnen, dann ist dies für das Engagement der Mitarbeitenden und die Mitarbeiterbindung förderlich.

Worin bestehen also die wichtigsten Vorteile des Wissensmanagements?

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Die 3 wichtigsten Vorteile von Wissensmanagement

In Wissensmanagement zu investieren bedeutet für eine Lernende Organisation, bessere Entscheidungen zu treffen und schneller zu wachsen. Denn Wissensmanagement wirkt sich auf folgende Punkte positiv aus:

• Verbesserung der unternehmensweiten Zusammenarbeit. Der Wissensaustausch fördert die Zusammenarbeit zwischen Kolleg:innen, Teams und Abteilungen. Dieser kooperative Ansatz macht sich die Fähigkeiten, Ideen und das institutionelle Wissen der Mitarbeiter:innen zunutze.
• Setzen Sie auf das interne Fachwissen. Ihre wertvollste Ressource im Bereich Learning and Development ist das intellektuelle Kapital, d.h. die verschiedenen Arten von Wissen und Know-how, über die Ihre Teams verfügen. Eine Wissensmanagement-Strategie hilft Ihnen, dieses Fachwissen zu identifizieren und zu berücksichtigen.
• Steigern Sie das Engagement und die Bindung Ihrer Mitarbeitenden. Angestellte, die dazu ermutigt werden, sich ständig weiterzubilden, ihren Lernbedarf zum Ausdruck zu bringen und ihr Wissen zu teilen, sind motivierter bei ihrer Arbeit.

Identifizieren, erfassen, teilen: Erfolgreiches Wissensmanagement in 3 Schritten

Um Wissen innerhalb Ihrer Organisation zu managen, müssen Sie den Ablauf des Wissensmanagements genau kennen. Diese drei Schritte sollten Sie dabei befolgen: 

1. Identifizieren Sie Wissensquellen

Fragen Sie sich zunächst: Wer verfügt über Wissen? Wo ist dieses Wissen vorhanden? Wie kann man auf diese Informationen zugreifen? Besteht die Gefahr, dass Kenntnisse verloren gehen?

Bedenken Sie, dass Informationen überall vorhanden sind. Wissen kann von bestimmten Abteilungen, Expert:innen, Projektteams, Unternehmens-Wikis und Arbeitsgruppen stammen. Der Aufbau von Wissen kann durch die einzelnen Lernenden erfolgen, wenn sie ihren eigenen Lernbedarf im Arbeitsablauf erkennen. Dieser Wissenserwerb kann aus Meetings, Webinaren, Diskussionsforen, Audits, Erfahrungen aus Beurteilungen oder Leistungsbewertungen gewonnen erfolgen.

Hier ein Beispiel:

Johanna ist Wissensmanagerin und arbeitet mit Führungskräften in ihrem Unternehmen zusammen, um ungenutzte interne Wissensquellen zu identifizieren. Sie startet, indem sie potenzielle Wissensressourcen notiert und erfasst, wo und wann in ihrer Organisation Informationen mündlich und somit nicht dokumentiert ausgetauscht werden – etwa bei persönlichen Meetings.

2. Erfassen und Aufbewahren

Der zweite grundlegende Schritt besteht darin, Knowledge Management-Tools aufzubauen und zur Informationserfassung und Wissensbewahrung zu nutzen. Bei 360Learning greifen wir auf unsere eigene Lernplattform und Wissensdatenbank zurück, um Informationen zu erfassen und zu speichern.

Zurück zu Johanna:

Johanna arbeitet daran, das von ihr gefundene implizite (nicht dokumentierte) Wissen in explizites Wissen und organisierte Informationsquellen zu verwandeln. Sie führt einen Arbeitsablauf ein, bei dem die Mitarbeiter:innen eine strukturierte Vorlage verwenden und Informationen zu Initiativen und Projekten, die in Meetings besprochen werden, dokumentieren. Das so gewonnene Wissen wird in einem System aufbewahrt, indem es allen Mitarbeitenden der Organisation zugänglich ist und von ihnen zu einem späteren Zeitpunkt wiedergefunden werden kann.

3. Teilen

Und nicht zuletzt der dritte Schritt: Die Nutzung von Wissen bzw. der Wissenstransfer. Bei diesem Punkt geht es darum, Informationen auf eine Art und Weise zugänglich zu machen, dass sie gefunden werden können und dass Teams ermutigt werden, davon zu lernen.

In einer vor kurzem durch das CIPD durchgeführten Studie zufolge wurden verschiedene Lernmethoden identifiziert: Schulungen am Arbeitsplatz, Online-Schulungen, unternehmensinterne Weiterbildungen, FAQs, Intranets, Workshops und Events, Peer-to-Peer Learning und Mentoring. Anhand dieser Liste wird deutlich, wie viele Lernmethoden Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehen.

Zurück zu Johanna aus unserem Beispiel:

In den vorherigen Schritten hat Johanna einen Prozess eingeführt, der ihr ermöglicht, Informationen aus Geschäftsinitiativen und Projekten zu erfassen und in einem Dokumentationssystem zusammenzutragen. Auf dieser Grundlage ist sie nun in der Lage, auf einer Lernplattform online Schulungen zu erstellen, um neuen Mitarbeitenden im Rahmen des Onboardings die Funktionsweise der Vorlage beizubringen. Mit diesem wichtigen Schritt wird der unternehmensinterne Wissensaustausch von Anfang an gefördert.

Das ist also der grundlegende 3-Schritte-Zyklus des Wissensmanagements. Aber wie können Sie diese Methoden automatisieren und nutzen?

So setzen Sie das Wissensmanagement optimal ein

Wissensmanagement sieht in jeder Organisation anders aus. Es gibt jedoch ein paar bewährte Methoden, um ein Wissensmanagementsystem in Ihrem Unternehmen aufzubauen und zugänglich zu machen.

• Dezentralisieren Sie den Wissensaustausch. Geben Sie den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit, Wissenslücken zu identifizieren eigenen Lernbedarf zu melden. Auf diese Weise tragen alle im Rahmen ihres Arbeitsprozess zum Lernprozess bei und fühlen sich fokussierter und engagierter.
• Fördern Sie eine Kultur des Wissensaustausches. Machen Sie Wissensmanagement in Ihrer Organisation zu einer Priorität und bringen Sie die dafür erforderlichen Vorgehensweisen mit Ihrer Lernkultur in Einklang. 
• Konzentrieren Sie sich auf eine schnelle Kurserstellung. Schulungen sind ein wichtiges Element in einer Kultur des Wissensaustausches. Damit das Wissensmanagement mit dem tatsächlichen Lernbedarf Schritt halten kann, müssen Sie in der Lage sein, Schulungen in kurzer Zeit bereitzustellen. Auf diese Art und Weise sind die Mitarbeiter:innen in den Wissenstransfer involviert, sie bleiben gut informiert und es wird unwahrscheinlicher, dass veraltete Kenntnisse im Unternehmen zirkulieren. 
• Dokumentieren Sie Ihren Wissensmanagementprozess. Halten Sie schriftlich fest, wie in Ihrem Unternehmen Wissen verwaltet wird. Stellen Sie dieses Dokument allen Mitarbeiter:innen zur Verfügung und vergessen Sie nicht, es auch in den Onboarding-Prozess zu integrieren
• Nutzen Sie Tools, um Wissensmanagement zu verbessern. Eine Lernplattform, kombiniert mit einer Bibliothek an Informationen und einer Wissensdatenbank bieten die nötigen Elemente, um Wissen, das für Ihr Unternehmen relevant ist, zu identifizieren, erfassen und aufzubewahren. Achten Sie darauf, dass Ihr Wissensmanagementprozess durch einen starken Knowledge-Tech-Stack vorangetrieben wird.

Und schließlich ist das Konzept des kollaborativen Lernens eng mit dem Wissensmanagement verknüpft. Dieses Konzept setzt auf Peer-to-Peer-Learning als ein Mittel, um die in Ihrer Organisation schlummernden Fachkenntnisse effizient zu nutzen.

Wie Collaborative Learning Ihre Wissensmanagement-Strategie verbessern kann

Natürlich kann eine Wissensmanagementstrategie nicht über Nacht entwickelt und umgesetzt werden. Wissensentwicklung benötigt eine sorgfältige Planung, Überlegungen und Zeit. Sie müssen den Wissensaustausch und Wissenserwerb in die DNA Ihres Unternehmens verankern und als zentralen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur hervorheben.

In diesem Artikel haben wir ein paar simple Methoden herausgestellt, an die Sie sich halten können:

• Hören Sie den Lernenden zu. Was wollen sie lernen? Welches Wissen brauchen einzelne Mitarbeiter:innen, um in ihrer Funktion erfolgreich zu sein? Richten Sie einen Prozess ein, bei dem Sie die Mitarbeitenden bestärken, Schulungsanfragen zu stellen. 
• Wählen Sie eine Lernplattform, die kollaboratives Lernen ermöglicht und fördert. Eine Lernplattform mit sozialen Funktionen (wie man sie auf Social Media findet) regt zu Diskussionen und aktivem Lernen an, wodurch die Lernenden neues Wissen besser behalten können. 
• Sorgen Sie dafür, dass Kurse mit bestimmten Wissenszielen einfach erstellt werden können. Erstellen Sie relevante Inhalte als Antwort auf dringende Fragen. Auf diese Weise können Organisationen Chancen nutzen, schnell und effizient zu wachsen. 
• Belohnen Sie Expert:innen, die dem Unternehmen ihr individuelles Wissen zur Verfügung stellen. Ihre wertvollste Ressource ist das intern vorhandene Know-how. Suchen Sie nach Möglichkeiten, dieses anzuerkennen und angemessen zu würdigen.

Kollaboratives Lernen kann Ihnen dabei helfen, Wissen zu managen und eine echte Lernende Organisation zu werden, die Wachstum und Produktivität fördert. Wenn Sie mehr über diesen Ansatz erfahren möchten, dann können Sie sich an uns wenden: Unsere Expert:innen erklären Ihnen gerne, wie Sie und Ihr Team kollaboratives Lernen bestmöglich in Ihrem Unternehmen einsetzen können!