So ermitteln Sie Skill-Gaps in Ihrem Unternehmen

Den meisten Unternehmen und Organisationen ist bewusst, dass es ihnen an Skills mangelt. 75 % der CEOs zufolge ist Kompetenzmangel die Hauptursache für gehemmtes Wachstum.

Zudem können Skill-Gaps die Weiterbildung und Leistungssteigerung der Mitarbeitenden beeinträchtigen.

Doch die Ermittlung und Schließung von Kompetenzlücken stellt eine echte Herausforderung dar. Die Befragung Ihrer Teams und die anschließende Auswertung der Ergebnisse kostet Zeit und Energie – und hält alle unnötig lang vom Tagesgeschäft ab. 

Als Alternative bietet sich die Top-down-Methode an, bei der einige Führungskräfte die wichtigsten zu entwickelnden Skills vorgeben. Dieser Ansatz ist allerdings weder kollaborativ noch ganzheitlich – und außerdem viel zu subjektiv. 

Und doch führt kein Weg daran vorbei: Skill-Gaps müssen aufgedeckt werden. In der heutigen Zeit stellt skill-basiertes Lernen die beste Methode zum Up- und Reskilling Ihrer Teams dar.

In diesem Artikel erfahren Sie, worum es sich bei Skill-Gaps genau handelt und warum es wichtig ist, sie in Angriff zu nehmen. Wir erläutern die herkömmliche und quälend langsame Methode zur Ermittlung von Kompetenzlücken. 

Und schließlich erklären wir, wie Sie sie effizient in Echtzeit aufdecken, durch gezielte Schulungen schließen und so Ihr Unternehmen gegen künftige Qualifikationsdefizite wappnen können.

Was ist ein Skill-Gap?

Bei einem Skill-Gap handelt es sich um die Diskrepanz zwischen dem Wissen und den Kompetenzen, die Mitarbeiter:innen bzw. Teams mitbringen, und jenen, die sie tatsächlich bräuchten, um als wertvolle Angestellte auf dem geforderten Skill-Level zum Erfolg ihres Unternehmens beizutragen.

Dazu zählen:

• Hard Skills. Bei Entwicklern könnte dies beispielsweise eine Programmiersprache oder die Beherrschung einer bestimmten Software sein. Im Vertrieb kann es sich dabei um Kenntnisse und Erfahrungen mit CRM-Systemen oder Strategien für Kaltakquise handeln.
• Soft Skills. Zu den meistgenannten Soft Skills zählen zwischenmenschliche Kommunikation, das Geben von Feedback und Anpassungsfähigkeit. Zwei weitere gute Beispiele dafür sind Verhandlungstalent und Problemlösungsfähigkeiten.
• Firmeneigene Kompetenzen. Hierbei handelt es sich um das institutionelle Wissen und Know-how, das die Belegschaft im Laufe der Jahre im Betrieb sammelt und das nirgendwo sonst erworben werden kann.

Es ist vollkommen normal, dass in einem oder allen drei oben genannten Bereichen bestimmte Qualifikationslücken bestehen. Neuzugängen fehlt es zwangsläufig an firmeneigenen Skills und selbst Ihre langjährigen Mitarbeiter:innen benötigen eine gezielte Weiterbildung im Zuge der Weiterentwicklung Ihrer Produkte und Dienstleistungen.

Skill-Gaps bestehen sowohl auf individueller als auch auf Team- und Unternehmensebene. Die Fähigkeiten der Mitarbeitenden reichen möglicherweise nicht aus, um bestimmte Aufgaben zu erfüllen. Oder es fehlt ihnen an branchenspezifischem Wissen, um gute Leistungen zu erbringen. 

Zudem kann es auch dem Unternehmen selbst schlichtweg an qualifizierten Arbeitskräften mangeln. So ist es beispielsweise ein aussichtsloses Unterfangen, eine iPhone-App ohne interne iOS-Entwickler:innen programmieren zu wollen.

Soft Skills sind davon genauso betroffen wie Hard Skills. So kann es vorkommen, dass ein wachsendes Unternehmen neue Führungskräfte zum Aushandeln von Verträgen oder zum Führen von Bewerbungsgesprächen benötigt, jedoch über keine internen Schulungsressourcen verfügt. 

Mit ziemlicher Sicherheit bestehen Skill-Gaps in jeder Tätigkeit, auf jeder Ebene und in jeder Abteilung. Das ist absolut normal. Sie sollten die Kompetenzlücken jedoch möglichst klein halten.

Warum ist die Ermittlung von Skill-Gaps so wichtig?

Erkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung. Sie können Ihren Teams nicht dabei helfen, besser zu werden, wenn nicht einmal Sie selbst wissen, was es zu verändern gilt. Erst wenn Sie die bestehenden Schwachstellen erkennen, können Sie Ihre L&D-Strategie entsprechend darauf aufbauen.

Leider packen zu wenige L&D-Programme das Problem bei der Wurzel. Stattdessen verfolgen die meisten einen themenbasierten Ansatz frei nach dem Motto: je mehr Lerninhalte, desto eher wird schon etwas Passendes dabei sein. 

Doch hier ist wohl eher der Wunsch der Vater des Gedanken.

Die sorgfältige Ermittlung der bestehenden Skill-Gaps 

• hilft Unternehmen dabei, aktuelle und künftige Probleme – darunter Talent- und Fachkräftemangel – zu identifizieren. 
• ermöglicht eine klare, schrittweise Gestaltung der Mitarbeiterentwicklung.
• sorgt für eine faire Bewertung der Teammitglieder mit konkreten Referenzwerten zur Beurteilung ihrer Leistungen.
• rückt die kontinuierliche Verbesserung des Unternehmens in den Fokus.
• schafft eine im Hinblick auf Future Skills anpassungsfähigere Kultur.

Darüber hinaus kann es sich auch als sinnvoll erweisen, bestimmte Skill-Gaps zwar zu erkennen, sie aber vorerst bewusst nicht zu schließen. So gibt es beispielsweise Lücken in den vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeitenden, die weniger akut sind bzw. deren Auswirkungen nicht so gravierend sind wie die anderer.  Sie müssen also nicht alle Skill-Gaps gleichzeitig in Angriff nehmen.

So ermitteln Sie Skill-Gaps am Arbeitsplatz

Das herkömmliche Verfahren zur Ermittlung von Skill-Gaps ist nicht sonderlich innovativ. Der für gewöhnlich (vor allem auf Unternehmensebene) langwierige und unübersichtliche Ansatz wirft am Ende häufig nur ein großes „Was nun?“ auf.

Das muss aber keinesfalls so sein, wie wir gleich sehen werden.

Zu den klassischen Schritten zählen: 

• Die Befragung von Teammitgliedern, insbesondere von Führungskräften.
• Die Bewertung der Mitarbeiterkompetenzen.
• Der Einsatz von KPIs und Unternehmenskennzahlen, um Bereiche aufzudecken, in denen sich Chancen bieten oder in denen Verbesserungsbedarf besteht.
• Die Anwendung von externen Maßstäben und den Best Practices der Branche.
• Die Durchführung einer Skill-Gap-Analyse auf individueller und Teamebene.

Diese Liste ist nicht vollständig, enthält aber die wichtigsten Punkte, die in keiner seriösen Analyse des Fachkräftemangels fehlen dürfen. 

Doch selbst wenn wir uns nur auf das Nötigste beschränken, können Umfang und Zeitaufwand unüberwindbar erscheinen. Es soll schon vorgekommen sein, dass Unternehmen bis zu fünf Jahre auf die Erstellung einer Skill-Matrix verwendet haben – nur um dann festzustellen, dass die Daten zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung veraltet waren. Das ist ein echtes Problem. 

Brandon Caldwell, Head of People & Culture bei 365 Retail Markets, beschreibt seine Erfahrung so:

„Ich habe Stunden und ganze Tage für Telefonate mit Schulungsverantwortlichen, Expert:innen und Führungskräften verschwendet. Wir versuchten, eine vermeintlich einfache Frage zu beantworten: Welche Aufgaben muss eine Person bei einer bestimmten Tätigkeit erfüllen und welche Kompetenzen benötigt sie dafür? Die Suche nach Antworten wurde zu einem quälend langen Unterfangen und es dauerte Monate bis wir auch nur einen Entwurf der erforderlichen Fähigkeiten für eine einzige Tätigkeit zu Papier gebracht hatten.“ 

Im neuen Zeitalter KI-gestützter Tools spielen Zeit- und Arbeitsaufwand jedoch nur noch eine untergeordnete Rolle. Die Ermittlung und Schließung von Skill-Gaps kann heute erstaunlich effizient erfolgen.

So erleichtert KI die Erstellung einer Kompetenzmatrix

Vor dem Hintergrund der digitalen Transformation hat generative künstliche Intelligenz die Geschäftswelt bereits in weiten Teilen geprägt. Tatsächlich ist es nur noch eine Frage der Zeit bis auch Personalentwickler:innen vollends auf neue Technologien setzen. Derzeit sind Unternehmen dabei, sichere Rahmenbedingungen für die Anwendung künstlicher Intelligenz bei der täglichen Arbeit ihrer Teams zu schaffen – um so die gewaltigen Vorteile voll auszuschöpfen.

Bei der Identifizierung und Schließung von Skill-Gaps lassen sich generative KI und Automatisierung folgendermaßen einsetzen:

• Basierend auf Tätigkeitsbereich, Teamerfahrung, Betriebszugehörigkeit und vielen anderen Faktoren können KI-Tools automatisch (und in Sekundenschnelle) die jeweils am wahrscheinlichsten fehlenden Kompetenzen aufzeigen.
• KI bildet diese Skill-Gaps auf Ebene der einzelnen Mitarbeitenden ab. Das bedeutet: endlich Schluss mit der manuellen Erstellung von Kompetenzmatrizen! Darüber hinaus lassen sich die Weiterbildungsmaßnahmen so viel eher auf tatsächliche Personen, statt auf eine allgemeine Stellenbeschreibung zuschneiden.
• Dank Skill-Gap-Analysis und -Updates in Echtzeit bleiben Sie immer auf dem neuesten Stand.
• Firmeneigenes Wissen und Ihre interne Dokumentation können ebenso reibungslos in KI-Tools eingespeist werden wie die Best Practices der Branche. Auf diese Weise lassen sich die L&D-Inhalte Ihres LMS-Systems ganz individuell gestalten – auch wenn Sie dasselbe Programm wie unzählige andere Firmen verwenden.

Dank all dieser Funktionen können langwierige Prozesse nun in Rekordzeit abgewickelt werden. Und das wohl Wichtigste dabei: Ihre Informationen sind stets topaktuell. Denn dieser dynamische und kollaborative Ansatz basiert auf dem regelmäßigen Input und Feedback Ihrer Teams. 

Und eines ist so sicher wie das Amen in der Kirche: an Zusammenarbeit führt im Bereich L&D kein Weg vorbei.

Eine erweiterte Umgebung für Collaborative Learning

Es liegt wohl auf der Hand, dass wir große Verfechter des Collaborative Learning sind – wir haben sogar ein Buch darüber geschrieben. Müssen wir nun also fürchten, dass KI die echte Zusammenarbeit ersetzt?

Nein. Tatsächlich erleichtert KI das kollaborative Lernen sogar und macht es durch die Überwindung der typischen Hürden noch effizienter. Häufig scheitert die Zusammenarbeit daran, dass qualifizierte Fachkräfte keine Zeit dazu haben, Schulungsmaterial zu erstellen und ihr Wissen mit anderen zu teilen.

Dank KI erübrigt sich die zeitaufwändige Erstellung der Kurse und Ihren Expert:innen fällt nur noch die Überarbeitung des qualitativ hochwertigen Ausgangsmaterials zu. Ihre Funktion wandelt sich also vom Erstellen hin zum Überprüfen.

In dem Wissen, dass die Aufgabe relativ schnell zu erledigen ist, finden sich zudem weitaus mehr Freiwillige.

Die Kurserstellung nimmt nicht länger Monate oder gar Jahre in Anspruch und alle Mitarbeiter:innen verfügen über die Ressourcen, die sie zur Weiterqualifizierung und für ihren Erfolg benötigen.

Skill-Gap-Analyse – ein dynamischer Ansatz

Die Skill-Gap-Analyse hilft bei der Wahl der besten Lösungsansätze für Ihre identifizierten Skill-Gaps. Dabei handelt es sich in der Regel um eine Matrix, aus der Ihre größten Potenziale hervorgehen – also jene Bereiche, in denen Sie in Schulungen investieren sollten.

Wir haben, basierend auf der BCG-Matrix, eine spezielle Matrix zur Skill-Gap-Analyse erstellt:

• Stars stehen für Schulungen, die in direktem Zusammenhang mit den Unternehmenszielen stehen und daher oberste Priorität haben sollten. 
• Workhorses bauen (in der Regel) auf bereits vorhandenem Schulungsmaterial auf und helfen Ihnen dabei, einen soliden Grundstein zu legen. 
• Question marks lassen sich nur schwer vermitteln, haben aber potenziell eine große Wirkung. 
• Dogs stehen für Skills, die schwer zu erlernen sind und gleichzeitig wenig bewirken. 

Diese Art der Skill-Gap-Analyse ist zwar sehr hilfreich, nimmt allerdings viel Zeit in Anspruch, wenn sie in vollem Umfang durchgeführt wird. Zudem sind die daraus gewonnenen Erkenntnisse vermutlich schon veraltet, noch bevor Sie handeln können. 

Aus diesem Grund sind KI-gestützte Lösungen zur Schließung von Skill-Gaps mehr als nur eine Hilfe – sie sind vielmehr unverzichtbar.

Mit SkillsGPT im Handumdrehen zu Ihrer individuellen „Quelle der Wahrheit“

Wenn es Personalentwickler:innen immer und überall an einem fehlt, dann ist es Zeit. Glücklicherweise lassen sich mittlerweile die aufwändigsten Aufgaben automatisieren, sodass mehr Zeit zur Beseitigung der Wachstumshemmnisse bleibt. 

Mithilfe von SkillsGPT by 360Learning lassen sich mühsame, manuelle Prozesse, die ansonsten Jahre in Anspruch nehmen würden, zu großen Teilen innerhalb weniger Minuten automatisch abwickeln. 

„Als ich SkillsGPT zum ersten Mal verwendete, traute ich meinen Augen kaum. Innerhalb von knapp 7 Minuten lag da vor mir, was in meinem früheren Unternehmen unendlich viel Blut, Schweiß, Tränen und Energie gekostet hätte“, meint Brandon Caldwell, Head of People & Culture bei 365 Retail Markets.

In der Praxis sieht das dann folgendermaßen aus: SkillsGPT

• entwirft einen auf Ihr Unternehmen zugeschnittenen Tätigkeits- & Kompetenzkatalog.
• nutzt koordinierte Kampagnen zur Kompetenzbewertung, um vorhandene Skills und Qualifikationsniveaus unternehmensweit abzubilden.
• startet Upskilling- und Reskilling-Kampagnen zur Schließung von Skill-Gaps.
• markiert Inhalte in Ihrem Schulungskatalog nach darin vermittelten Skills und ermittelt Kompetenzen, die durch die Kataloginhalte nicht abgedeckt sind.
• befolgt gezielte Arbeitsabläufe, um dort, wo neue Inhalte benötigt werden, Kurse durch die Ermittlung der geeignetsten Expert:innen zu erstellen.

Auf diese Weise lässt sich so gut wie alles, was wir in diesem Artikel gesehen haben, vollständig automatisieren: von der Definition von Kompetenzen über die Ermittlung von Skill-Gaps bis hin zur Durchführung einer Skill-Gap-Analyse. Sogar neue Schulungen können von KI-gestützten Autorentools gemeinsam mit Fachexpert:innen erstellt werden.

Und das Beste daran: Ihr Kompetenzkatalog ist stets auf dem neuesten Stand. Teammitglieder und ihre Vorgesetzten können in Echtzeit mitverfolgen, welche Zukunftskompetenzen sie beruflich weiterbringen und so konkrete Schritte auf dem Weg zum Erfolg gehen.

Skill-Management war noch nie so schnell und unkompliziert. 

Sie arbeiten bereits mit ChatGPT Plus? Dann testen Sie jetzt SkillsGPT by 360Learning.