Ermitteln Sie den Schulungsbedarf in einfachen 6 Schritten (+ kostenlose Vorlage)

In wirtschaftlich herausfordernden Zeiten sind die Weiterbildung und das Upskilling der Schlüssel zur Resilienz – und die Eintrittskarte für den Markt der Zukunft. Das Budget für Maßnahmen der Personalentwicklung will jedoch strategisch eingesetzt sein: Ihre Aufgabe ist es, Schulungen anzubieten, die den Unternehmenszielen zuspielen und die Kompetenzentwicklung der Mitarbeitenden vorantreiben.

In Deutschland sind die Mittel für L&D jetzt schon knapp bemessen, doch die Weiterbildungskosten sind beträchtlich. Deshalb ist es umso wichtiger, den Schulungsbedarf strategisch zu ermitteln, um Prioritäten setzen zu können. Es ist ein Prozess, bei dem L&D den Führungskräften hilft, die aktuelle Leistung und Ziele des Unternehmens zu erfassen, um zu bestimmen, welche Mitarbeiterschulungen jetzt dringend nötig sind.

Lassen Sie diese entscheidende Etappe aus, kann es passieren, dass Sie Geld an Programme verschwenden, die letztendlich nicht gebraucht werden und dass Sie dabei den tatsächlichen Lernbedarf übersehen. Aber es geht nicht mehr nur darum, kein Geld zu verschwenden, sondern darum, jeden Cent gewinnbringend zu nutzen.

Den Schulungsbedarf zu ermitteln hilft Ihnen dabei, Lernprogramme zu identifizieren, die für die tägliche Arbeit der Mitarbeitenden relevant und vorteilhaft sind. Damit Sie das Beste aus Ihrem Budget machen, auch wenn Ihr Arbeitgeber den Finanzhahn weiter zudreht.

Sind Sie bereit, loszulegen? Wir erläutern in sechs einfachen Schritten, wie Sie den Schulungsbedarf ermitteln und wie unser einzigartiges Bottom-up-Verfahren funktioniert. Nutzen Sie noch dazu unsere kostenlose Vorlage!

1. Identifizieren Sie den Bedarf des Unternehmens, um Schulungen gezielt einzusetzen

Effiziente Weiterbildungen befähigen die Mitarbeitenden, zur Erreichung übergeordneter Unternehmensziele beizutragen. Wenn Sie den Bedarf Ihres Unternehmens identifizieren, können Sie die Schulungen priorisieren, die den größtmöglichen Nutzen bringen, sprich die Schulungen, die die Mitarbeitenden brauchen, um die Produktivität des Unternehmens zu steigern. 

Viele Organisationen hatten bereits vor den aktuellen Krisen damit zu kämpfen, Lernlösungen anzubieten, die die Geschäftsziele direkt beeinflussen. Nachfolgeplanung und Personalführung gehören dabei für viele Unternehmen zu den wichtigsten Aufgaben – aber nur wenige ermitteln, welche Schulungen dazu wirklich beitragen. Die dringende Notwendigkeit von Umschulungen und der Entwicklung von Soft Skills wird fatalerweise von vielen Geschäftsführungen übersehen. 

Angesichts einer Rezession bedeutet dies nicht nur eine schwache Unternehmensplanung, sondern auch einen schweren Schlag für die Mitarbeiterbindung, da die Schulungen den Mitarbeiter:innen nicht helfen, sich weiterzuentwickeln. Die sogenannte „Great Resignation” hat bewiesen, dass die Mitarbeitenden das Unternehmen verlassen, wenn sie dort nicht das bekommen, was sie sich wünschen – berufliche Erfüllung, Weiterbildungsmöglichkeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance.

Außerdem vergrößerte sich die Qualifikationslücke durch massive Personalabgänge, da talentierte Mitarbeiter abwanderten. Infolgedessen sehen sich 49 % der L&D-Führungskräfte dem Druck der Geschäftsleitung ausgesetzt, dass ihre Mitarbeitenden nicht über ausreichende Fähigkeiten zur Umsetzung der Unternehmensstrategie verfügen. 

Überlegen Sie also zunächst, welche Ziele Sie mit Ihren Schulungen verfolgen, um abzuschätzen, welche Schwerpunkte Sie dabei setzen sollten. Nehmen wir an, die Unternehmensleitung hat sich zum Ziel gesetzt, die Kundenbindung jährlich um 10 % zu erhöhen. Nachdem Sie Kundenumfragen ausgewertet haben, stellen die Führungskräfte Ihres Unternehmens fest, dass viele Menschen mit dem Kundensupport unzufrieden zu sein scheinen. Auf Grundlage dieses Ziels und dieses Inputs stellen Sie fest, dass der Ausbau von Schulungen für Kundendienstmitarbeitende wesentlich zur Erhöhung der Kundenbindung beitragen würde.

Sobald Sie Ihre Unternehmensziele klar definiert haben, sollten Sie sich daher darauf konzentrieren, die Kompetenzen bei Ihren Mitarbeitenden aufzubauen, die diese Ziele vorantreiben.

2. Erstellen Sie eine Übersicht über die Rollen und Kernkompetenzen

Sie wissen, welche Gruppen von Mitarbeiter:innen geschult werden müssen, um Ihre Unternehmensziele zu erreichen. Aufgrund der aktuellen Entlassungen und des Personalabbaus in vielen Branchen gibt es einige Abteilungen möglicherweise nicht mehr. Die vorhandenen Mitarbeitenden müssen sich daher neue Fähigkeiten aneignen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Überprüfen Sie die Tätigkeitsanforderungen der Teammitglieder, um den Schulungsbedarf neu zu ermitteln. Diese Auffrischung gibt Ihnen einen soliden Anhaltspunkt, um in späteren Schritten Wissensdefizite zu ermitteln.

Nach diesen Anforderungen in den Stellenbeschreibungen zu suchen, kann jedoch aufwändig sein. Möglicherweise müssen Sie stundenlang per Hand Stellenanzeigen durchforsten oder sich mit der Personalabteilung zusammensetzen. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, lohnen sich Tools wie CompetencyCore für bereits erstellte Kompetenzprofile oder zur Erstellung eigener Profile. Sie geben eine Berufsbezeichnung ein und können aus einer KI-gestützten Liste von Verhaltens- und Fachkompetenzen auswählen. Um das in unserem Beispiel genannte Ziel der Kundenbindung zu erreichen, werden Sie also nach den erforderlichen Fähigkeiten im Bereich Kundensupport suchen – wie Zuhören, Problemlösen, Einfühlungsvermögen usw.

Ein Überblick über die Tätigkeiten im Unternehmen und die dafür erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften hilft Ihnen, sich eine Übersicht über die möglichen Schulungsbereiche zu verschaffen. Es reicht jedoch nicht aus, eine Tabelle anzufertigen und Stellenbeschreibungen aufzulisten. Denken Sie daran, dass manche der aufgeführten Kompetenzen veraltet sein können. Informieren Sie sich über die Branche und sehen Sie sich aktuelle Stellenausschreibungen anderer Unternehmen an, um zu prüfen, ob Ihre Anforderungen noch aktuell sind.

Eine gute Möglichkeit, die Fähigkeiten zu ermitteln, mit denen die Mitarbeitenden ihre Leistung verbessern können, besteht darin, Ihre Top-Performer zu untersuchen. Sie können Ihre besten Talente natürlich nicht klonen, aber Sie können herausfinden, dank welcher Fähigkeiten sie in ihrer Rolle erfolgreich sind. Nutzen Sie diese Einsicht, um eine Liste von Schlüsselqualifikationen zu erstellen, von denen andere Teammitglieder profitieren könnten. Die Liste ist Ihr Ausgangspunkt für die Entwicklung Ihrer Strategie zur Mitarbeiterschulung. 

3. Setzen Sie Prioritäten für Schulungen entsprechend den Qualifikations- und Leistungsdefiziten

Als Nächstes sollten Sie Ihre gewünschten Anforderungen an eine Stelle mit der Realität abgleichen. Wie sieht die tatsächliche Leistung der Teammitglieder aus? 

Ein Großteil der Personalentwickler:innen ermittelt Kompetenz- und Leistungslücken nicht proaktiv, bevor sie eine Lösung empfehlen. Aber eine Schulung zu veranstalten, ohne die tatsächlichen Leistungsprobleme ermittelt zu haben, ist wie der Versuch, einen eckigen Gegenstand in einen runden zu pferchen – die Schulung wird wahrscheinlich weder relevant noch nützlich sein, und das Leistungsdefizit wird weiterhin bestehen. Wir empfehlen daher, diese Quellen zu kombinieren, um bei Ihren Mitarbeitern Qualifikationslücken zu ermitteln.

Leistungsberichte

Prüfen Sie die Leistungen der einzelnen Teammitglieder in der Abteilung, für die Sie eine Schulung anstreben. So verfügt ein Kundensupport-Team möglicherweise über eine Grafik, die anzeigt, wie lange jeder Mitarbeitende durchschnittlich braucht, um ein Problem zu lösen. Der Leistungsbericht des Vertriebsteams informiert sie hingegen über die Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte pro Mitarbeitenden.

Vergleichen Sie diese Daten mit den Stellenanforderungen für die Rolle. Führen die Mitarbeitenden die Aufgaben erfolgreich aus? Wenn nicht, sollten Sie mit der Abteilungsleitung besprechen, welche Fähigkeiten zur Verbesserung dieser Leistungsbereiche beitragen könnten, und auf diese Weise den Schulungsbedarf ermitteln.

Umfragen

Schicken Sie Umfragen an die Mitarbeiter:innen, um sie zu fragen, in welchen Bereichen ihrer Arbeit sie sich sicher fühlen und in welchen Bereichen sie Schulungsbedarf sehen. Der Fragebogen kann zum Beispiel für jede Fähigkeit eine Skala von 1 bis 5 vorsehen und die Befragten nach dem Grad ihrer Kenntnisse fragen, die sie zu haben glauben. Lassen Sie Platz für offene Fragen, sodass die Angestellten Schulungen vorschlagen können, an die Sie noch nicht gedacht haben.

Einzelgespräche

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, mit jedem einzelnen Mitarbeitenden zu sprechen, können Sie am besten herausfinden, welcher Schulungsbedarf noch nicht gedeckt ist. Nur: Stellen Sie sich vor, Sie würden herumgehen (oder Zoom-Meetings einplanen), um jeden Mitarbeitenden einzeln zu fragen, welche Schulung er oder sie braucht, um gute Arbeit zu leisten.

Mit einem Learning Needs Tool wird diese Aufgabe zum Glück um vieles einfacher.

Learning Needs Tool

Unser Learning Needs Tool ist eine Ressource des Collaborative Learning, um Kompetenzlücke aufzudecken. Das Tool fordert die Angestellten regelmäßig dazu auf, neuen Lernbedarf zu melden und Input zu geben. Die Angestellten können ebenfalls über die von ihren Kolleg:innen eingereichten Vorschläge abstimmen. So können Sie sich einen Eindruck darüber verschaffen, welche Bereiche gefragt sind.  

Wir empfehlen diesen Bottom-up-Ansatz, damit die Maximierung des ROI und das Erreichen von Geschäftszielen nicht zum Rätselraten wird, weil Ihre Mitarbeitenden die Schulungsprogramme mitbestimmen.

Früher arbeiteten L&D-Teams eher isoliert, entschieden über Schulungsprogramme und legten Kurse für Rollen fest, die sie selbst nicht ausübten. Es ist jedoch schwierig, Entscheidungen über Schulungen zu treffen, wenn Sie mit den alltäglichen Anforderungen einer Rolle nicht vertraut sind. 

Mit einem Learning Needs Tool lassen Sie die Lernenden das Steuer übernehmen und lassen Sie die Schulungen anfragen, die sie benötigen, um ihre Arbeit besser zu machen. So können Sie sicher gehen, dass die Mitarbeiter:innen die Schulungen nicht nur bis zum Ende besuchen, sondern auch nach neuen Schulungen suchen werden. Kurz gesagt, erhöhen Sie das Engagement der Lernenden und erzielen eine bessere Abschlussquote.

Noch dazu geben Sie den Lernenden Eigenverantwortung und Kontrolle über den eigenen Entwicklungsplan, sodass sie motiviert sind, im Unternehmen zu bleiben, um ihre Weiterbildungsmöglichkeiten zu nutzen.

4. Vergleichen Sie verschiedene Optionen und setzen Sie Prioritäten

Sobald Sie die Kompetenzlücken identifiziert und den Input der Lernenden eingeholt haben, geht es darum festzulegen, welche Schulungen und Ressourcen Sie priorisieren sollten. Dabei spielen verschiedene Faktoren eine Rolle: 

• Kosten: Schulungen, für die externe Lehrkräfte einspringen müssen, werden vermutlich mehr kosten, als ihr Budget zulässt. Nutzen Sie daher das in Ihrem Unternehmen vorhandene Wissen, indem Sie innerhalb Ihrer Organisation Expert:innen ausfindig machen, die durch Peer-to-Peer-Schulungen dringendem Lernbedarf nachkommen können.
• Zeit: Es ist nicht möglich, wichtige Kompetenzen von heute auf morgen aufzubauen, aber mehrere Monate können die Angestellten auch nicht mitbringen. Wählen Sie daher effiziente Programme mit schnellen Bewegungen – wie Microlearning und Videos – die gleichzeitig viele nützliche Informationen enthalten. 
• Return on Investment (ROI): Manche der Schulungsinhalte wirken sich direkt oder indirekt auf Ihren Geschäftsbedarf aus, wie beispielsweise Fähigkeiten zum Problemlösen, dazu beitragen, mehr Kunden zu behalten. 
• Rechtliche Vorschriften: Wenn das Gesetz vorsieht, dass die Angestellten über bestimmte Lizenzen oder Zertifikate verfügen, dann muss dieser Schulungsbedarf auf Ihrer Liste ganz nach oben rücken.

Die beste Möglichkeit, trotz eines geringen Budgets dem Lernbedarf zu entsprechen, besteht darin, auf interne Autor:innen zurückzugreifen. Holen Sie die in Ihrem Unternehmen bereits vorhandenen Expert:innen an Board, um kostengünstige und zeitsparende Schulungen zu erstellen und so den höchsten ROI zu erzielen. Wenn Sie Schulungsmaterialien im eigenen Unternehmen entwickeln, aktivieren Sie die existierenden Humanressourcen  und sparen sich die Kosten für externe Weiterbildungen und Lehrkräfte. 

Peer-to-Peer-Schulungen sind wertvoller, weil sie von Personen erstellt wurden, die die gleiche Funktion innehaben und die in dieser Funktion anzutreffenden Probleme aus erster Hand kennen. Diese Form des Lernens ermutigt die Zusammenarbeit, fördert die Aufnahme der Inhalte und regt die Lernkultur an.

Lesen Sie auch: Mit weniger mehr erreichen: So stellen Sie Ihren Einfluss unter Beweis, um Ihr L&D-Budget zu sichern 

5. Entwerfen Sie Lernpfade ausgehend von Schulungsempfehlungen

Sie wissen nun, wie Sie Schulungsbedarf ermitteln und nach Prioritäten ordnen. Der nächste Schritt besteht darin, eine Weiterbildungs-Roadmap zu erstellen, die sich an den Kompetenzlücken und an den von Ihnen im Vorfeld identifizierten Autor:innen orientiert. Sprechen Sie Ihren Stakeholdern gegenüber Schulungsempfehlungen aus, sodass sie verstehen, was unterrichtet wird, wer darin involviert sein wird und warum diese Weiterbildungsmaßnahmen sinnvoll sind.

Empfehlungen sind jedoch nur der Anfang — in einem nächsten Schritt müssen Sie dann die Schulungen erstellen.

Die Autor:innen der Kurse müssen darin geschult werden, Inhalte zu verfassen. Wenn Sie eine Collaborative Learning Platform nutzen, dann entwerfen Sie einen Onboarding-Pfad, der den Autor:innen hilft, Funktionen wie die Kommentarfunktion in den jeweiligen Kursen, Co-Autorschaft, Diskussionsforen und Reaktionen zu nutzen. Wenn Sie noch nicht in eine Lernplattform investiert haben, dann wird dieser Schritt etwas schwieriger umzusetzen, aber die Autor:innen Ihrer Schulungen werden sich dennoch über einen Prozess zur Kurserstellung freuen, der Peer-Bewertungen und Feedback beinhaltet. 

So wie die Ansprüche des Unternehmens und die Technik sich weiterentwickeln oder erneuern, so muss auch Ihr Schulungsplan überarbeitet werden. Nutzen Sie eine Lernplattform wie 360Learning, um dann Platz für Veränderung zu schaffen, wenn dies nötig wird.  

6. Messen Sie die Wirkung der Lernbedarfsanalyse auf die Unternehmensleistung

Wenn eine Schulung abgeschlossen ist, sollte ein Bericht erstellt werden. Messen Sie die Leistung Ihrer Schulungen mit einem formellen Bewertungsprozess.

Es gibt viele Mittel und Wege, um die Leistung zu messen, ein guter Anfangspunkt besteht darin, einen Blick auf die Geschäftsziele zu werfen, die Sie im ersten Schritt in Erfahrung gebracht haben. Hat sich Ihr Unternehmen diesen Zielen in den Monaten nach den durchgeführten Schulungen genähert? In unserem oben erwähnten Beispiel für den Kundensupport geht es darum zu überprüfen, ob die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung um 10 % gestiegen sind. 

Beachten Sie jedoch, dass Unternehmensziele vielschichtig ausfallen, es ist daher unwahrscheinlich, dass sie allein durch Ihre Weiterbildungen erreicht (oder nicht erreicht) werden. Ziehen Sie weitere Geschäftsbereich in Betracht, die durch Schulungsmaßnahmen verändert wurden, wie beispielsweise die Motivation der Angestellten oder, dass  Teams umgeschult wurden, um in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten zu funktionieren. So erhalten Sie eine umfassendere Perspektive auf die Auswirkungen der von Ihnen initiierten Schulungen.

Ermitteln Sie den Lernbedarf mit unserem Bottom-up-Ansatz

Aufbauend auf dieser Bedarfsanalyse, können Sie mit dem Bottom-up-Ansatz von 360Learning arbeiten. Dabei übernehmen die Mitarbeitenden die Initiative, denn sie melden Schulungsbedarf selber an und warten nicht still darauf, dass man ihnen Schulungen vorsetzt. Dieses System motiviert die Lernenden, es hält die Schulungen auf dem neuesten Stand und nutzt das vorhandene Fachwissen – Sie sparen also Zeit und Geld. Laden Sie einfach unsere kostenlose Vorlage herunter und entdecken Sie selbst, wie Sie den Bottom-up-Ansatz nutzen können.