TMS ou LMS : bien choisir votre outil de formation en ligne

Avec la digitalisation croissante de l’apprentissage, les responsables du pôle formation se retrouvent souvent à devoir choisir parmi des outils numériques divers et variés. Parmi eux, deux ressortent souvent, et sont parfois confondus : TMS et LMS.

Besoin de choisir entre ces deux types de plateformes de formation en ligne ?

Découvrez ici le B.A-BA des TMS et LMS, et faites un choix rationnel par rapport aux besoins réels de votre entreprise.

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Quelles sont les fonctionnalités spécifiques d’un TMS pour la gestion de la formation en ligne ?

Pour répondre à la question essentielle “TMS ou LMS ?”, il faut commencer par bien comprendre les spécificités de ces deux logiciels de formation. Commençons par observer ce qu’est un TMS.

Qu’est-ce qu’un TMS ?

Un TMS, acronyme de Training Management System, est une plateforme capable de gérer et piloter un plan de formation de A à Z. Depuis la  gestion des budgets, jusqu’au suivi global du déploiement du plan de formation, un TMS vous assiste dans la gestion administrative de votre programme pédagogique.

Par les fonctionnalités-clés d’un TMS, on peut notamment citer : 

• La planification des créneaux et de la durée des cours
• La gestion de la disponibilité des ressources (formateurs, salles, équipements…)
• Le contrôle du budget et des coûts de formation
• L’alignement des objectifs de formation avec les plans de carrière et entretiens de fin d’année des collaborateurs
• L’analyse et le reporting des données liées aux résultats de vos actions

Grâce à un TMS, vous gagnez du temps, mais vous centralisez et automatisez également la gestion de vos programmes de formation.

Ainsi, un Training Management System est un type de logiciel de formation orienté “administratif”. Celui-ci ne permet pas de gérer la conception et la diffusion de vos formations - ainsi, il n’a donc pas vraiment d’impact direct sur le chiffre d'affaires de votre entreprise.

Qui utilise un TMS ?

Il peut être intéressant d’utiliser un TMS dès lors que votre entreprise dispose d’un nombre d’apprenants élevé, répartis en des groupes différents, ou bien que vous devez gérer un assez grand nombre de formations distinctes.

Ce type de plateforme permet alors d’alléger votre charge de gestion administrative de la formation, en visualisant plus aisément les disponibilités des ressources, et en automatisant bon nombre de tâches propres à cette gestion.

Ainsi, un TMS vous sera particulièrement utile si : 

• Vous accueillez souvent de nouveaux collaborateurs, dans un véritable process d’onboarding
• Vous devez régulièrement former vos collaborateurs à de nouvelles réglementations ou processus
• Vous disposez d’une université d’entreprise interne 
• Vous êtes un organisme de formation qui gère de nombreux apprenants et des parcours pédagogiques variés.

Quelles sont les fonctionnalités spécifiques d’un LMS pour la formation en ligne ?

Maintenant, penchons-nous sur ce qu’est un LMS, et ses bénéfices pour votre entreprise. Vous allez ainsi rapidement comprendre la différence entre LMS et TMS.

A quoi sert un LMS ?

Un LMS, acronyme de Learning Management System, est purement lié à la création et la gestion des formations digitales, et à l'évaluation des compétences des collaborateurs. Il vous permet de créer vos cours et de les diffuser auprès de vos apprenants, tout en suivant finement la manière dont ils se forment concrètement au quotidien.

Les fonctionnalités-clés d’un Learning Management System sont généralement : 

• L’outil-auteur intégré qui permet de créer vos cours, sous plusieurs formats : e-learning, vidéos pédagogiques, MOOC, SPOC, COOC, classes virtuelles… le tout en restant adapté à des usages mobiles
• La gamification, avec des formats comme les quiz, les QCM ou les systèmes de récompenses, pour augmenter l’engagement apprenant
• La création personnalisée de parcours de formation, en utilisant les cours comme des “briques” que vous pouvez organiser sur des parcours différents
• L’analyse et le reporting de la performance des cours, grâce au suivi du taux de complétion ou du nombre d’apprenants formés, par exemple
• L’évaluation des compétences des collaborateurs formés

Les avantages d’un LMS sont multiples. Ce type de plateforme de formation vous permet de gérer concrètement la formation continue des apprenants de manière performante, en assurant leur engagement dans leurs parcours pédagogiques, et en optimisant en continu le dispositif de formation qui leur est proposé.

En quoi un LMS favorise-il l’engagement ?

Tous les LMS ne disposent pas des mêmes fonctionnalités. Certains mettent à disposition des responsables de formation des fonctionnalités collaboratives et sociales : on appelle alors cela une Learning Experience Platform (LXP).

Une LXP va par exemple inclure des fonctionnalités comme : 

• Les interactions avec le formateur ou le responsable de formation, par exemple, via la remontée de feedbacks des apprenants  
• Les interactions entre les apprenants eux-mêmes, via des modules de Social Learning où les apprenants échangent entre eux à propos de leur montée en compétences
• Le collaborative learning, qui permet à chaque apprenant de partager son expertise, en participant à la conception et à la mise à jour des cours

Pour aller plus loin : Faut-il choisir un LMS, une LXP, une plateforme de gestion des talents ou une plateforme de formation ?

Notre plateforme LMS 360Learning,  basée sur l'apprentissage collaboratif, inclut ce type de fonctionnalités, afin d’accroître l’engagement des apprenants vis-à-vis de leur montée en compétences. Un véritable essentiel pour assurer l’efficacité de votre plan de formation !

Quelles sont les différences entre un TMS et un LMS ?

Alors, TMS ou LMS ? Tout dépend de l’utilisation que vous comptez en faire - qui dépend des différences entre les deux plateformes.

Un LMS vous permet de proposer une offre de contenus en digital learning et à gérer cette offre, tandis qu’un TMS est dédié à la gestion de l’ensemble de la politique de formation - et surtout sa partie administrative.

S’il fallait résumer simplement cela, un LMS sera plus axé sur la performance de vos formations, tandis qu’un TMS s’assurera du côté administratif. Ainsi, un LMS sera beaucoup plus complet qu’un TMS pour gérer, administrer les formations, et surtout vraiment engager les collaborateurs dans une logique d’apprentissage continu.

En somme, un LMS apporte beaucoup plus de valeur ajoutée à l’entreprise, en participant à la fois à votre stratégie d’onboarding, d’engagement collaborateur, de rétention des talents, et de différenciation. Des collaborateurs bien formés grâce à un LMS engageant, c’est une entreprise plus compétitive et plus performante !

Toutefois, notez que TMS et LMS peuvent tout à fait être utiles à une même entreprise. D’ailleurs, bon nombre de plateformes disposent d’intégrations, qui permettent de relier ces différents systèmes, pour un suivi de la formation complet, en temps réel.

4 cas d’utilisation concrets d’utilisation d’un TMS et d’un LMS

Besoin de vous plonger dans des exemples d’utilisation concrets pour choisir entre LMS ou TMS ? Voici quatre cas d’usage inspirants.

L’utilisation d’un TMS pour la gestion administrative d’un plan de formation continue

Imaginons une entreprise qui doit gérer un plan de formation continue à destination de plus de 100 collaborateurs. Ce plan se répartit sur toute l’année, et dépend éminemment des plannings et besoins individuels de chaque apprenant au fil du temps.

Pour simplifier sa gestion administrative, l’entreprise décide de mettre en place un Training Management System, qui lui permet de : 

• Repérer les besoins de formation individuels en fonction des plans de carrière des collaborateurs (notamment en fonction des résultats des entretiens annuels)
• Mettre en place des plannings de formation, en attribuant le formateur adéquat en fonction de son expertise, les salles en fonction de leur capacité d’accueil et de leur équipement
• Comptabiliser les présences et absences de collaborateurs aux sessions de formation en présentiel
• Suivre l’avancée du plan de formation en adéquation avec le plan de montée en compétences de l’entreprise

L’utilisation d’un TMS pour la gestion d’un organisme de formation

Autre cas d’usage intéressant d’un TMS : celui de l’organisme de formation qui dispose de plusieurs parcours pédagogiques, à déployer sur plusieurs clients tout au long de l’année. Tout le challenge repose alors dans le fait de répondre rapidement à la demande de ses clients, tout en s’assurant de la qualité des formations délivrées et de sa gestion comptable.

Pour ce faire, l’organisme déploie un TMS, pour :

• Mettre en place ses plannings en fonction du nombre d’apprenants et des disponibilités des formateurs
• Remplacer aisément un formateur absent, en fonction des compétences requises
• Facturer automatiquement les clients à l’issue de leur formation, avec un outil de gestion comptable intégré à même la plateforme

L’utilisation d’un LMS pour créer un parcours d’onboarding complet

Observons désormais un cas d’usage d’un Learning Management System pour l’intégration de nouveaux collaborateurs. Dans une entreprise, un process d’onboarding typique doit être déployé dès lors qu’une nouvelle recrue arrive - tout en étant mis à jour dès qu’un changement de process ou de culture intervient dans la structure.

C’est là où un LMS devient intéressant. Il permet de créer un parcours d’onboarding complet. Celui-ci peut par exemple être composé de la manière suivante : 

• Une introduction du parcours par une vidéo générale de présentation de l’entreprise et de sa culture par le dirigeant
• Des modules de formation e-learning sur les process à connaître et à maîtriser, personnalisés en fonction du pôle de la nouvelle recrue à former
• Des vidéos tutoriels à l’utilisation des logiciels de base de l’entreprise (par exemple, logiciel de notes de frais ou de demande de congés)
• Des quiz et QCM réguliers au cours du parcours, pour évaluer l’intégration de la culture d’entreprise, de ses valeurs, et de ses process
• La récolte du feedback des apprenants pour estimer leur satisfaction vis-à-vis des formats pédagogiques et du contenu
• Le suivi du mentorat entre collaborateurs à même la plateforme, pour parfaire l’intégration des nouvelles recrues sur les semaines suivantes

L’utilisation d’un LMS pour créer et mettre à jour une formation réglementaire

Dans des domaines professionnels où la réglementation change souvent, le travail des responsables de formation devient un peu plus complexe encore. Leur défi : tenir à jour leurs parcours pédagogiques, pour que les collaborateurs soient toujours au fait des évolutions en matière de législation.

Dans ce cas de figure, un Learning Management System basé sur le concept du collaborative learning est particulièrement intéressant. Il permet aux collaborateurs d’être eux-mêmes créateurs des cours, déployant ainsi leur expertise en la matière.

Grâce à un LMS, ce type d’entreprise peut alors créer une formation réglementaire toujours à jour, par exemple comme suit : 

• Mise en place d’une évaluation initiale, pour analyser le niveau de l’apprenant sur ses apprentissages
• Déploiement d’un parcours de formation engageant, mêlant modules e-learning pour les apprentissages théoriques,  vidéos pédagogiques pour une mise en pratique concrète, et quiz pour évaluer les compétences à mi-parcours
• Déploiement d’une évaluation finale à froid quelques semaines après la formation, pour estimer la montée en compétences des collaborateurs après leur retour à leur poste de travail
• Optimisation des modules de formation grâce au collaborative learning, avec des apprenants qui repèrent les besoins de mise à jour et modifient le contenu pédagogique en conséquence

Bravo : vous voilà prêt à répondre à la question-clé “LMS ou TMS ?”, en optant pour le logiciel de formation dont vous avez réellement besoin.

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