Qualiopi et CPF : zoom sur deux outils pour vendre plus de formations

Prouver la qualité des actions de formation que vous proposez, pour vendre plus de prestations : voilà l’un des grands défis de votre organisme de formation. Pour cela, il existe plusieurs certifications à votre disposition. Parmi les plus connues, l’une d’entre elles ressort souvent : Qualiopi.

En parallèle, vous savez combien le financement de vos formations fait partie des points de douleur de vos clients potentiels. Et sur ce sujet, le fait d’être référencé comme éligible au CPF peut vous aider.

Bonne nouvelle : il existe bien un lien entre Qualiopi et CPF - et cet article va vous aider à tout comprendre sur le sujet !

Certification Qualiopi : votre prérequis pour être éligible au CPF 

Qualiopi fait partie des critères pour que vos formations soient éligibles au CPF. Zoom sur cette certification, qui peut paraître complexe au premier abord.

La certification Qualiopi : définition et objectifs

Qualiopi est une certification qui atteste de la qualité d’un processus de formation.

Elle peut être passée par tous les prestataires de formation, sans distinction de leur taille ou de s’ils sont privés ou publics. Il peut s’agir d’organisations de formation, de centres de validation des acquis de l’expérience (VAE), de centres de bilan de compétences (CBC), ou bien de centres de formation par apprentissage (CFA).

Cette certification permet à un organisme de formation d’être référencé dans la base de données des certifiés Qualiopi auprès de l’ensemble des financeurs de la formation - et notamment du CPF.

Pour obtenir la certification Qualiopi, il est nécessaire de respecter un référentiel qualité, appelé Référentiel National Qualité (RNQ), composé de plusieurs critères.

Les critères à respecter pour être certifié Qualiopi 

Le RNQ de Qualiopi compte sept critères, associés à 32 indicateurs qui permettent de mesurer la qualité des formations proposées.

Voici ces sept critères : 

• Information du public. Ce critère analyse les conditions d’information du public sur l’offre de formation proposée, les délais pour bénéficier de cette offre, et les résultats escomptés.
• Préparation de la prestation. Il s’agit ici d’analyse la mise en place d’objectifs pédagogiques et l’adaptation des parcours proposés aux apprenants depuis la phase de conception de la formation.
• Réalisation de la formation. Les modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation déployées pendant la formation, sont analysées, ainsi que leur adaptation au public.
• Environnement de la formation. Ce critère prend en compte les moyens et techniques pédagogiques mises en œuvre dans votre organisme. Par exemple, la digitalisation de la formation peut vous aider à être certifié Qualiopi plus aisément. Pour en savoir plus, consultez nos 8 conseils pour réussir la mise à l'échelle de votre organisme de formation grâce à la digitalisation.
• Compétences du personnel de formation. Il s’agit ici de vérifier la qualification et le développement des compétences des personnes chargées de la prestation de formation.
• Processus de veille. Qualiopi vous demande de mettre en place une veille légale, réglementaires, métiers, et innovation.
• Amélioration continue. La certification s’assure que vous prenez en compte la satisfaction des différentes parties prenantes de la formation pour améliorer continuellement votre processus de formation.
  

Les indicateurs associés à chacun de ces sept piliers varient en fonction de votre type d’établissement de formation (OF, VAE, CBC ou CFA).

Notez qu’il est possible de répondre à 11 indicateurs Qualiopi grâce au digital. En effet, une plateforme de formation en ligne peut vous faciliter le suivi des indicateurs de performance de formation, l’atteinte des objectifs pédagogiques, ou encore la mise en place d’une veille et de supports de formation adaptés au public. 

Le cycle de certification Qualiopi 

Il se déroule en trois étapes, et sur trois ans.

Ce cycle comprend : 

• Un audit initial, qui correspond au passage de la certification Qualiopi grâce à un organisme certificateur. Cet organisme, qui doit être agréé par le COFRAC (Comité Français d’Accréditation), vérifie la conformité de votre établissement et de vos processus aux exigences listées dans le RNQ.
• Un audit de surveillance, dans les 14 à 22 mois suivant le précédent, où l’auditeur est de nouveau envoyé par l’organisme certificateur pour vérifier votre conformité.
• Un audit de renouvellement, un an et demi plus tard, qui permet de procéder au renouvellement de la certification.

Ainsi, tous les trois ans, si vous souhaitez conserver votre certification, vous devez de nouveau entrer dans le cycle audit de surveillance / audit de renouvellement.

Le Compte Personnel de Formation (CPF) : un outil clé pour vos apprenants

La question du financement des formations de vos apprenants potentiels revient souvent dans vos discussions commerciales ? Le CPF (et Qualiopi, par conséquent) peut être un formidable moyen de rendre ce processus plus simple pour vos clients - et donc, pour vous.

Qu’est-ce que le CPF ?

Le CPF, ou Compte Personnel de Formation, est un dispositif de financement de la formation professionnelle qui permet à toutes les personnes de plus de 16 ans d’acquérir et d’utiliser des droits à la formation tout au long de leur carrière professionnelle. 

Il est possible d’y accéder à tout moment depuis le site Mon Compte Formation, pour consulter le montant des financements CPF disponibles.

Pour l’utiliser, la personne doit formuler un projet de formation professionnelle auprès d’un organisme de formation répertoriée dans la liste des formations éligibles au CPF. Dans le cadre de la formation d’un salarié, le CPF doit être mobilisé à la demande du collaborateur lui-même.

Les formations éligibles au CPF 

Sont éligibles au CPF : 

• Les certifications professionnelles enregistrées au répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), et les attestations de validation de bloc de compétences qui en font partie
• Les certifications ou les habilitations enregistrées dans le répertoire spécifique (RS)
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience (VAE) 
• Les bilans de compétences
• Les actions de formation pour les créateurs ou repreneurs d’entreprises qui leur permettent de réaliser leur projet professionnel
• La préparation du permis de conduire (épreuve théorique du Code de la + épreuve pratique)

Le rôle de Qualiopi dans l'éligibilité des formations au CPF 

Qualiopi est une sorte de certification “ouvre-droits”, qui permet de faciliter l’accès aux financements publics - et notamment au CPF.  En ce sens, cette certification fait donc partie de votre boîte à outils pour vendre plus de formations … mais elle ne suffit pas à elle seule pour être visible sur la liste des formations CPF !

En effet, face aux arnaques au CPF, la loi été durcie pour renforcer la protection de la qualité des formations. Ainsi, si le fait d’être certifié Qualiopi fait partie des conditions sine qua non pour accéder au financement par le CPF, vous devez également passer par un process supplémentaire pour être référencé en tant que tel.

Depuis fin 2022, la Caisse des Dépôts (qui finance le CPF) a mis en place une procédure d’enregistrement pour accéder à la plateforme des organismes éligibles au CPF, l’EDOF (Espace des Organismes de Formation).

Pour y accéder, vous devez respecter également les critères suivants : 

• Détenir un numéro de déclaration d’activité attribué par les pouvoirs publics
• Ne faire l’objet de condamnation pénale
• Respecter les dispositions réglementaires relative à la transmission du bilan pédagogique et financier (BPF)
• Détenir l’habilitation à préparer ou délivrer une certification professionnelle
• Respecter les règles d’éligibilité des actions de formation 
• Avoir la capacité technique et pédagogique de délivrer la formation
  

Il vous faut compléter un formulaire, puis participer à une session de formation, et fournir des pièces complémentaires permettant de vérifier que votre organisme est bien en règle. 

Pour aller plus loin : Comment rendre vos formations éligibles au CPF

En quoi consiste le processus de certification Qualiopi pour les organismes de formation ?

Vous voulez profiter de Qualiopi et du CPF pour faciliter l’accès à votre offre de formation ? Voici comment vous y prendre.

Les étapes de la certification Qualiopi 

On peut résumer le process de certification Qualiopi en six étapes : 

1. La contractualisation avec l’organisme certificateur. Vous lancez le processus de certification professionnelle Qualiopi auprès d’un certificateur agréé.
2. La préparation de l’audit Qualiopi. Vous mettez en place des actions permettant de respecter tous les critères RNQ, préparez les personnes impliquées dans l’audit, et regroupez tous les éléments à présenter. Il est recommandé, à cette étape, de faire un “audit blanc” pour vérifier que vous êtes prêt.
3. L’audit Qualiopi. Celui-ci dure en général une journée (7 heures), où vous prouvez votre conformité à l’auditeur.
4. La phase d’actions correctives. Vous avez ensuite entre trois et six mois pour mener des actions correctives - selon les non-conformités que vous présentez.
5. Le cycle de surveillance. Entre 14 et 22 mois après la certification, vous devez refaire un audit de surveillance.
6. Le renouvellement. La certification est valable pour trois ans. Si vous voulez la renouveler, il est nécessaire de refaire un audit de surveillance à l’issue de cette période.

Focus sur les audits de certification et de surveillance 

Le premier audit à mener, l’audit de certification, est le plus complet de tous. L’auditeur suit sa grille d’audit, en posant des questions reliées à chaque indicateur Qualiopi. Cette étape vous demande de préparer un plan d’audit avec son périmètre, les éléments à présenter, et les personnes à rencontrer pour le mener à bien.

Le deuxième audit, l’audit de surveillance est mené entre le 14ème et 22ème mois après votre certification. On dit de lui qu’il est un audit “allégé”, puisqu’il sert seulement à vérifier que les critères de qualité Qualiopi sont toujours respectés par rapport à l’audit de certification initial.

Les documents nécessaires pour la certification 

Vous engager dans la démarche Qualiopi, c’est également vous préparer à une gestion administrative significative !

Voici les documents obligatoires pour être certifié : 

• La convention ou le contrat de formation. Il s’agit du document qui définit les obligations réciproques de votre organisme et du financeur.
• Le parcours ou le programme de formation détaillé. Il doit comprendre les moyens pédagogiques et les conditions de déploiement des actions de formation.
• Le règlement intérieur de formation, soit les règles générales et permanentes liées à l’hygiène et à la sécurité de votre établissement.
• Toutes les pièces justificatives pour prouver comment vous menez vos actions de formation : feuilles d’émargement, travaux réalisés par les apprenants, évaluations, suivi de connexion à une plateforme d’e-learning… 
• Les contrats de sous-traitance, si vous faites appel à des prestataires externes - puisqu’eux aussi doivent aussi respecter les critères du RNQ.
• Le certificat de réalisation ou l’attestation de formation. Ce document doit contenir les objectifs et la durée de la formation, et permettre de prouver que l’apprenant a bien suivi la formation et s’il a atteint les objectifs de votre parcours pédagogique.

Selon l’auditeur choisi, on vous demandera potentiellement d’autres documents : bilan pédagogique et financier, questionnaires, attestations d’autres certifications que vous avez déjà décrochées… 

Pour aller plus loin : Les questions courantes autour de la certification Qualiopi

Les avantages de la certification Qualiopi pour les organismes de formation 

Si le process de certification peut paraître complexe, il est toutefois très intéressant - et ce, au-delà des liens qui existent entre Qualiopi et CPF. Voici trois raisons de vous lancer dedans.

Accès facilité aux financements publics 

Qualiopi est devenu un prérequis essentiel pour obtenir des fonds publics et mutualisés, afin que les apprenants puissent bénéficier d’aides financières pour se former. Il ouvre l’accès aux financements comme le CPF, mais aussi les financements de Pôle Emploi, des OPCO, des Conseils Régionaux…

Amélioration de la qualité des formations 

Les audits et le suivi d’un référentiel de critères de qualité stricts liés à Qualiopi sont autant de processus qui permettent d’augmenter la valeur obtenue par les apprenants au cours de leur formation. Être certifié, c’est donc proposer des formations d’entre plus grande qualité.

Renforcement de la crédibilité auprès des apprenants et des entreprises 

Avec Qualiopi, vous structurez vos formations pour qu’elles soient de qualité optimale, et orientées en fonction des bénéfices que les apprenants et leurs entreprises peuvent en tirer. Par conséquent, la confiance de vos publics-cibles s’accroît. De quoi fidéliser vos clients, et en attirer d’autres par le bouche-à-oreille ou les avis positifs laissés sur votre organisme de formation.