8 conseils pour réussir la mise à l'échelle de votre organisme de formation grâce à la digitalisation

Pour les organismes de formation, la digitalisation n'est plus une option, mais une nécessité stratégique. Les innovations récentes permettent d’adopter une approche numérique de la gestion et la diffusion des formations.

Il y a deux façons de voir la digitalisation de la formation :

• L’automatisation de la gestion : la simplification et l’optimisation des processus administratifs et organisationnels. L'utilisation de systèmes ERP performants et d'autres outils numériques permet de gérer plus efficacement les inscriptions, le suivi des apprenants, la facturation, et même la conformité réglementaire.
• L’expérience client : l'amélioration de l'expérience des apprenants. En intégrant des technologies comme les classes virtuelles ou les plateformes LMS (Learning Management System), les organismes peuvent offrir des formations plus interactives, personnalisées et accessibles à distance. L’expérience client favorise l'engagement et la rétention des apprenants.

La digitalisation offre aux centres de formation une flexibilité accrue, une meilleure gestion des coûts et renforce leur présence en ligne, éléments clés pour attirer et fidéliser une clientèle dans un environnement numérique en expansion.

En intégrant ces technologies, les organismes de formation s'ouvrent à de nouvelles possibilités d'évolution et d'innovation, assurant leur pérennité et leur succès dans un marché en constante évolution.

Dans cet article, on vous partage 8 conseils pour digitaliser votre organisme de formation avec succès.

1. Évaluer votre maturité numérique

Avant de mettre en place des outils numériques dans votre organisme de formation, il est crucial d'évaluer la maturité numérique de votre entreprise. Cette auto-évaluation détermine votre position actuelle dans le paysage numérique, et révèle également les domaines clés nécessitant une amélioration.

En plus de l’outil partagé juste au-dessus, effectuez les étapes suivantes : :

• Audit des compétences numériques actuelles : Utilisez des questionnaires ou des entretiens pour évaluer les compétences numériques de vos collaborateurs. Cela inclut leur familiarité avec les logiciels de gestion de la formation, les plateformes LMS, et leur confort avec les outils numériques en général.
• Analyse de l'infrastructure technologique : Examinez l'état actuel de votre infrastructure IT, y compris le matériel, les logiciels et les réseaux. Évaluez si ces éléments sont à jour, sécurisés et suffisants pour supporter vos ambitions de digitalisation pour votre OF. Considérez aussi la facilité d'accès et la convivialité de ces outils pour vos utilisateurs.
• Enquêtes de satisfaction et feedback : Recueillez des retours de vos collaborateurs, vos apprenants et vos formateurs sur leur expérience avec les technologies actuelles. Cela peut inclure leur avis sur la facilité d'utilisation des plateformes, la qualité du contenu numérique et leur niveau de satisfaction générale. Ces retours sont essentiels pour comprendre comment améliorer l'expérience utilisateur et identifier les domaines nécessitant des améliorations technologiques.

Vous pourrez compter, dans votre transition, sur des entreprises comme Dendreo qui propose un accompagnement complet. De l'avant-vente, en vous aidant à faire le bilan de vos besoins ainsi que votre cahier des charges, jusqu’à la prise en main avec l'import de vos données et la formation de vos équipes au logiciel. Tout cela en passant par la formation continue, avec une académie interne pour les nouveaux utilisateurs ou ceux souhaitant monter en compétences.

2. Investir dans un logiciel de gestion adapté

Choisir le bon logiciel de gestion est une décision cruciale pour tout organisme de formation. Cela nécessite une analyse minutieuse des besoins spécifiques de votre organisme.

Voici quelques aspects clés à considérer :

• Automatisation et intégration : votre solution doit exceller dans l'automatisation des tâches administratives, depuis l'inscription jusqu'à la facturation. Sa capacité à s'intégrer harmonieusement avec d'autres outils essentiels (par exemple, les plateformes d’e-learning ou les logiciels de comptabilité) doit être un point crucial. Cela permet une synchronisation fluide des données et une gestion plus cohérente.
• Expérience utilisateur : l'expérience utilisateur, tant pour les administrateurs que pour les apprenants, devra être fluide. Choisissez une plateforme intuitive et facile à naviguer, pour assurer une adoption rapide et une utilisation optimale.
• Impact sur l'efficacité : l'implémentation d'un système de gestion a un impact direct et mesurable sur l'efficacité administrative et commerciale de votre organisme.
• Gestion optimisée des clients : un bon logiciel facilitera la gestion des prospects et des clients, permettant une traçabilité des échanges et une amélioration de la satisfaction client. Cette gestion améliorée conduit à une croissance saine et durable de l'entreprise.
• Intégration des process et amélioration continue pour Qualiopi : un logiciel de gestion vous aidera à structurer et automatiser vos process, rendant la gestion de la qualité plus simple et plus efficace. Cela passe par des fonctionnalités de gestion de tickets qualité, de traçabilité des échanges, des questionnaires de satisfaction, la diffusion de l’offre de formation.

En somme, investir dans une plateforme de gestion adaptée n'est pas seulement un choix technologique, c'est une décision stratégique qui vous permettra de gagner du temps et de passer plus de temps sur ce qui compte vraiment : la pédagogie.

3. Optimiser son offre de formation avec le e-learning / l’hybridation

L'hybridation des formations, combinant e-learning et enseignement en présentiel, est devenue essentielle dans l'évolution des organismes de formation. Pour réussir cette hybridation, un LMS (Learning Management System) performant, intégré efficacement à une plateforme de gestion complète comme Dendreo, est indispensable.

• Choix stratégique des formations pour l’e-learning : Commencez par identifier les programmes les plus adaptés à l'e-learning. Utilisez les analyses de données et les retours des apprenants pour déterminer quels cours bénéficieront d'une flexibilité accrue grâce au format numérique. Vous voulez combiner les deux ? Optez pour le blended learning !
• Création de contenus numériques engageants : Développez des contenus e-learning captivants et interactifs, tels que des quiz, des simulations et des vidéos. Cela renforce l'engagement et favorise une meilleure assimilation des connaissances.
• Intégration avec les LMS et les classes virtuelles : des logiciels comme Dendreo intègrent des outils de classe virtuelle et permettent une intégration fluide avec divers LMS comme 360Learning. Cette intégration assure une expérience d’apprentissage cohérente et sans friction, mais facilite aussi la gestion en synchronisant l’inscription, le suivi et la progression des apprenants.

En exploitant l'intégration de Dendreo avec 360Learning, votre organisme de formation peut offrir une expérience d'apprentissage enrichie, adaptable et à la pointe de la technologie. Mais surtout vous centralisez votre gestion administrative et pédagogique dans un seul outil en temps réel : plus de double saisies ni d’erreurs.

4. Mettre en place des stratégies de marketing digital

Dans l'environnement numérique actuel, il est essentiel pour les centres de formation d'adopter une stratégie de marketing digital ciblée et efficace. Voici comment intégrer ces pratiques en utilisant Dendreo, tout en respectant le RGPD.

• Comprendre et segmenter la cible : Analysez les données clients pour mieux comprendre votre audience. Dendreo offre des statistiques précises qui aident à personnaliser votre approche.
• Optimisation du site web : Assurez-vous que votre site est facile à utiliser et informatif. Les fonctionnalités de Dendreo, comme le catalogue public intégré, améliorent la gestion des inscriptions, l'expérience utilisateur et le tout en respectant le RGPD.
• Partage d'expertise : Utilisez des articles de blog, réseaux sociaux, e-mailings et webinaires pour établir votre autorité dans le secteur.
• Planification de contenu : Développez un calendrier éditorial et créez des contenus engageants adaptés à votre public.
• Réseaux sociaux : Développez une présence sur des plateformes comme LinkedIn pour augmenter votre visibilité.
• Campagnes publicitaires ciblées : Utilisez des outils comme Google Ads pour des campagnes publicitaires précises qui vous permettront d’attirer des visiteurs sur votre site.
• Analyse et optimisation : Mesurez l'efficacité de vos stratégies avec les outils d'analyse comme Google Analytics ou les statistiques intégrées du catalogue public Dendreo et ajustez vos actions en conséquence.

En intégrant ces éléments dans votre stratégie marketing, vous pouvez non seulement augmenter votre visibilité en ligne mais aussi offrir une expérience utilisateur améliorée et conforme aux réglementations de protection des données.

5. Engager et retenir les apprenants grâce aux technologies

Extranet et plateformes en ligne *Les extranets et autres plateformes en ligne sont des outils essentiels pour engager et retenir les apprenants. Ils offrent un espace dédié où les apprenants peuvent accéder facilement à leurs cours, ressources et supports de formation, favorisant la communication et l'interaction. Cela contribue à une expérience d'apprentissage immersive et interactive. L'extranet doit être personnalisé pour refléter votre marque et renforcer l'identité de votre organisme de formation.

Développement d'une communauté en ligne : La création d'une communauté en ligne pour votre organisme de formation favorise l'engagement et la rétention des apprenants. Utilisez des groupes directement sur votre plateforme de formation en ligne, ou sur des plateformes telles que Whatsapp, Facebook, Discord, Slack, etc. pour encourager les interactions, les échanges d'expériences et le réseautage entre les apprenants. Ces groupes permettent de recueillir du feedback, de faciliter le partage de connaissances et de promouvoir vos autres produits.

Utilisation du feedback pour améliorer l'expérience : Collecter et analyser les retours des apprenants est crucial pour améliorer l'expérience utilisateur. Utilisez des enquêtes, des questionnaires et des systèmes de boucle de feedback pour obtenir des avis sur la qualité des cours, l'efficacité des plateformes et la satisfaction générale. Ces données permettent d'ajuster et d'optimiser votre offre de formation, de résoudre rapidement les problèmes et d'innover selon les besoins et attentes des apprenants.

Orientation "commerciale" de ces technologies : Toutes ces technologies et stratégies doivent être axées sur un objectif "commercial" clair : proposer une formation pertinente qui génère des revenus. En engageant efficacement les apprenants et en améliorant leur satisfaction, vous augmentez les chances de les fidéliser et de les transformer en ambassadeurs de votre marque. Des apprenants satisfaits sont plus susceptibles de revenir pour d'autres formations et de recommander votre organisme à leur réseau, ce qui entraîne une croissance des inscriptions et des revenus.

L'engagement et la rétention des apprenants sont essentiels pour la réussite d'un organisme de formation.

Extranet - Un hub central pour les apprenants et formateurs :

Les extranets et autres plateformes en ligne sont des outils essentiels pour engager et retenir les apprenants. Ils offrent un espace dédié où les apprenants peuvent accéder facilement à leurs cours, ressources et supports de formation, favorisant la communication et l'interaction.

Voici un exemple de fonctionnalités disponibles sur les extranets proposés par Dendreo :

• Accès aux prochains créneaux et à l'agenda de formation.
• Détails et parcours des formations suivies.
• Questionnaires de satisfaction et émargement électronique.
• Signature électronique et gestion des documents.
• Consultation du catalogue public de l'organisme de formation.
• Classe virtuelle intégrée.
• Note de frais pour les formateurs
• Etc…

Création de communautés d’élèves :

Encouragez la formation de communautés d’apprenants en ligne via des plateformes sociales ou des groupes de discussion. Cela permet aux apprenants de partager des expériences, d'obtenir du soutien et de renforcer leur sentiment d'appartenance.

Feedback pour l'amélioration continue :

Utilisez des enquêtes et des systèmes de feedback pour recueillir les avis des apprenants. Cela aide à ajuster et à optimiser les offres de formation en fonction des besoins et des attentes.

Orientation commerciale :

Ces outils ne doivent pas seulement viser à améliorer l'expérience d'apprentissage, mais aussi à générer des revenus. Un engagement accru et une satisfaction des apprenants augmentent les chances de fidélisation et de recommandations, entraînant une croissance des inscriptions et des revenus.

7. Se former continuellement aux nouvelles technologies

Pour maintenir la compétitivité de votre organisme de formation, une formation continue aux nouvelles technologies est essentielle. Ce processus implique non seulement de suivre les dernières tendances technologiques, mais aussi de choisir des outils numériques qui offrent des opportunités de formation intégrée pour votre équipe.

• Choisir des outils avec formations intégrées : Privilégiez les plateformes qui proposent des formations de prise en main complète pour faciliter l'utilisation de leurs outils et la montée en compétences de votre personnel.
• Veille technologique active : Restez informé des innovations en e-learning et autre. Cela permet de rester compétitif dans un marché qui évolue beaucoup.
• Investir dans la formation continue : Organisez des sessions de formation régulières, telles que des webinaires ou des ateliers, pour garder votre équipe à jour avec les dernières technologies et pratiques.

8. Dématérialisation : accélération des process et écologie

La digitalisation dans le secteur de la formation marque le début d'une ère de dématérialisation, essentielle pour une gestion efficace et éco responsable. Elle simplifie les processus administratifs, réduit les coûts et l'empreinte écologique, tout en augmentant la compétitivité des organismes de formation.

Signature électronique : L'adoption de la signature électronique représente un atout majeur pour les organismes de formation. Non seulement elle renforce une image de marque moderne et éco-responsable, mais elle accélère également le processus de signature des contrats et accords commerciaux. Cela signifie des délais réduits pour conclure des affaires et une efficacité opérationnelle accrue.

Émargement électronique : L'utilisation de l'émargement électronique dans les formations présente un gain de temps considérable. Fini la course après les élèves pour les signatures papier ; cette méthode permet un enregistrement rapide et fiable de la présence, contribuant à une gestion plus fluide des sessions de formation.

Questionnaires de satisfaction : Les questionnaires de satisfaction dématérialisés permettent une collecte rapide et efficace des retours des apprenants. Ils offrent une méthode pratique pour mesurer la satisfaction et recueillir du feedback essentiel pour l'amélioration continue des cours.

Recueil des besoins : La digitalisation du recueil des besoins facilite la personnalisation des formations. En comprenant mieux les attentes des apprenants dès le départ, les organismes peuvent adapter leurs offres pour une pertinence accrue.

Disponibilité immédiate des documents : La mise à disposition rapide des documents nécessaires à la prise en charge par les financeurs améliore le Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Plus besoin de récolter les documents, courir après les signatures, ou les formateurs, tout est centralisé et vous pouvez envoyer vos dossiers quelques heures voir minutes après la fin de formation.

La digitalisation d’un centre de formation est un levier essentiel pour sa modernisation.
En adoptant des stratégies numériques, de l'évaluation de la maturité numérique à la dématérialisation, les organismes peuvent optimiser leurs opérations, enrichir l'expérience d'apprentissage et étendre leur portée. Les solutions comme Dendreo jouent un rôle crucial dans cette transformation, permettant aux organismes de rester compétitifs et innovants dans un marché éducatif en évolution constante.

Envie d'en savoir plus au sujet du partenariat Dendreo et 360Learning ? Venez nous en parler !