Notre guide pour bâtir une organisation apprenante

Pour rester compétitif, il faut savoir s’adapter. Dans les régions inondables, on construit des maisons sur pilotis. Dans les zones arides, les toits sont couverts de matériaux réfléchissants pour lutter contre la chaleur. Et dans notre économie actuelle, où tout peut basculer du jour au lendemain - comme avec une pandémie où le télétravail devient généralisé - de nombreuses entreprises ont survécu en instaurant rapidement des formations et en donnant les outils nécessaires à leurs équipes pour s'adapter à ce nouvel environnement.

Les connaissances et l'apprentissage sont indispensables pour s’adapter. Lorsqu'une personne apprend d'une situation et en informe l'ensemble du groupe, la structure dans sa globalité peut alors s'adapter en conséquence. Les entreprises qui font de l'apprentissage continu une priorité stratégique - les organisations apprenantes, pour ne pas les nommer - sont mieux équipées pour faire face aux imprévus.

Nous vous expliquons ci-dessous comment une organisation apprenante favorise un contexte dans lequel vos employés apprennent rapidement, s’impliquent et s’adaptent. Découvrez comment combiner vos atouts existants - vos collaborateurs - avec de nouveaux outils pour devenir une organisation apprenante résiliente.

Qu’est-ce qu’une organisation apprenante ? 

L’apprentissage fait partie du quotidien des employé.e.s : ils peuvent apprendre des autres et leur transmettre leurs savoirs grâce à des outils et processus adéquats. Ce n’est plus uniquement le rôle de l’équipe formation (ou L&D). Les connaissances sont partagées, les erreurs sont admises et permettent d’apprendre. L'apprentissage traditionnel est mis de côté au profit d'une structure plus horizontale (démocratique) qui favorise une véritable culture de l'apprentissage. Et ce n’est que le début. 

Une organisation apprenante se développe via le partage des connaissances. Des outils et des processus de Collaborative Learning (apprentissage collaboratif) permettent de s'assurer que chaque employé.e est en mesure de partager ses connaissances tout en apprenant des autres. Un système de gestion de l'apprentissage collaboratif (LMS, pour Learning Management System) aide à mettre les connaissances à la disposition de tou.te.s.

Les organisations apprenantes sont similaires aux organisations horizontales ou démocratiques. Il n'y a pas de "professeurs" ou d' "étudiants". À la place, chacun.e est encouragé.e à enseigner aux autres tout en étant également poussé.e à apprendre en continu. Cela inclut l'apprentissage par l’erreur, tant au niveau individuel qu’à l’échelle de l'entreprise.

Les caractéristiques d’une organisation apprenante

Toutes les organisations apprenantes ont des processus uniques qui les distinguent. Mais 5 piliers communs les rassemblent :

1. Une résolution systématique des problèmes : une organisation apprenante apprend et crée chaque fois qu'elle en a l'occasion, et en fait profiter toute l’entreprise.
2. L'expérimentation : une organisation apprenante expérimente régulièrement pour trouver des opportunités de croissance et d'apprentissage. Elles s’inspirent aussi de situations réelles pour trouver des moyens d'améliorer les processus en place et l'entreprise dans son ensemble.
3. Le transfert de connaissances : la structure hiérarchique traditionnelle s’efface au profit d'une approche horizontale, ce qui signifie que tout le monde peut enseigner et apprendre. Et surtout, les connaissances sont partagées aussi vite que possible avec toutes celles et ceux qui le souhaitent.
4. Apprendre des autres : les experts internes sont des vecteurs de connaissances, en créant des cours ou en organisant des sessions de mentorat et en veillant à ce que chacun.e ait la possibilité d'apprendre des autres.
5. Apprendre des expériences passées : l'amélioration continue est un élément essentiel de ce modèle. Les erreurs et les expériences passées ne sont jamais perdues et doivent être transformées en éléments d'apprentissage pour l'ensemble de l'entreprise.

Les caractéristiques ci-dessus donnent la ligne directrice de la manière dont les individus devraient apprendre dans l’idéal. Elles obligent votre entreprise à offrir les meilleures opportunités d'apprentissage sans simplement faire semblant d’y adhérer. Comme le dit Matthew Smith, Chief Learning Officer chez McKinsey & Company, "Si vous dites aux individus qu'ils devront apprendre tout au long de leur vie, vous devez les armer avec les compétences et les opportunités qui leur permettront de le faire".

Les avantages d’une organisation apprenante

Il y a plusieurs raisons de passer au modèle d’une organisation apprenante, que vous soyez une des nombreuses entreprises contraintes au télétravail du fait de la pandémie ou que vous soyez comme Disneyland, qui cherche à prendre soin du bien-être et de l’engagement de ses employé.e.s.

Les organisations apprenantes permettent de maintenir les connaissances institutionnelles

Le modèle de l'organisation apprenante implique la collecte d'informations auprès d’experts. Si un(e) employé(e) possède une expertise sur une tâche spécifique, l'organisation apprenante veille à ce que ses connaissances figurent dans un cours ou un programme de l'entreprise. Autrement dit, même si la personne quitte votre entreprise demain, vous aurez toujours accès à ses connaissances.

L'organisation apprenante facilite l’apprentissage

Dans un modèle d'apprentissage traditionnel, l'apprentissage a lieu à un moment défini à l’avance - une formation trimestrielle ou lors des réunions obligatoires par exemple. Ce qui peut perturber votre équipe : tout le monde ne peut pas être disponible au même moment. Et même si tout le monde se présente, il y a de grandes chances que certains soient déconcentrés, probablement en train de consulter leur fil d’actualité LinkedIn...

Dans une organisation apprenante, les possibilités d'apprentissage se font via des programmes de mentorat ou de cours en ligne en autonomie. L'apprentissage se fait alors quand l'employé en a la nécessité, et surtout quand il a réellement du temps à y accorder.
Il est crucial que l'apprentissage soit accessible dans les organisations apprenantes : le manque de temps est la raison principale évoquée par la majorité des employé.e.s pour ne pas apprendre davantage au travail. 

Lorsque vous laissez la main aux employé.e.s sur la gestion de leur emploi du temps pour discuter avec un mentor ou encore suivre un cours en ligne, vous rendez l’apprentissage flexible et adapté au rythme établi. 

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Les organisations apprenantes favorisent la croissance 

En tant qu'organisation apprenante, l'apprentissage est un élément essentiel de la croissance de votre entreprise et de l’épanouissement de vos équipes. Une organisation apprenante fixe des objectifs concrets en matière d'apprentissage avec ses employé.e.s pour créer des opportunités de développement professionnel.

Si un.e employé.e parvient à prendre en main les outils pertinents pour un poste différent du sien, c’est alors un.e candidat.e de choix pour ce poste. Profitez de ces moments pour faire comprendre aux employé.e.s que l'apprentissage est important, ainsi que les objectifs qui y sont liés, et enfin que ces deux éléments impactent positivement la croissance.

Ces mêmes leviers de croissance peuvent être utilisés pour aider votre équipe à s'adapter aux changements. Si votre secteur est en pleine mutation et que votre modèle se renouvelle, ce même levier peut être utilisé pour guider votre équipe dans une direction différente grâce à l'apprentissage.

Comment devenir une organisation apprenante

Presque toutes les entreprises peuvent devenir une organisation apprenante, mais cela ne se fait pas du jour au lendemain. Il faut ouvrir la structure de votre service formation, faire appel à des experts et fournir les outils et les opportunités adéquates pour que l’apprentissage se développe.

Identifiez vos experts dès le début

• Identifiez dans vos équipes les personnes expertes dans chaque domaine. Demandez-leur si elles sont prêtes à vous aider à identifier les lacunes en matière de connaissances ou les besoins en formation des nouveaux/nouvelles employé.e.s de leur département, etc. Si votre département compte des centaines de personnes, demandez aux chefs d'équipe d'identifier les experts de leurs équipes respectives.
• Envoyez une enquête rapide pour connaître les lacunes identifiées par vos experts. Cela leur permettra de désigner facilement les sujets à aborder en priorité lors des cours en ligne.

Si vous mettez en place un nouveau modèle d’onboarding pour le département marketing, demandez aux seniors de l'équipe de vous aider à identifier les points d'amélioration qu'ils ont remarqués pour les nouveaux/elles employé.e.s. Les nouvelles recrues peuvent également être des experts mais avec un oeil neuf, qui vous aideront à désigner les points négatifs à leur arrivée dans l’entreprise ou les domaines dans lesquels la formation a été insuffisante.

Créez des opportunités d'apprentissage actif

Une fois toutes les connaissances spécifiques recueillies, créez des cours utiles à vos employé.e.s apprenant.e.s.  Encore mieux, demandez aux experts choisis de créer les cours. C’est à ce moment qu’une plateforme d'apprentissage collaboratif facilite le travail en permettant à vos experts de créer rapidement des cours et même d'y collaborer ensemble.

Créez des cours interactifs lorsque le contexte s’y prête, avec des outils comme Genially plutôt que des présentations Powerpoint. Des modules interactifs avec des quizz permet à vos apprenants de parcourir différents scénarios et de s’impliquer davantage qu’avec l’apprentissage passif tel que vous le connaissez sûrement déjà. L’apprentissage actif permet indéniablement aux apprenants de mieux retenir les informations transmises. 

Favorisez le Collaborative Learning : en plus des cours interactifs, utilisez la collaboration pour créer des situations d’apprentissage actif. Faites collaborer des employé.e.s entre eux grâce aux programmes de mentorat ou de parrainage : cela permet un échange de connaissances en plus de créer du lien entre collègues. 

Les modes de communication ouverts à tous, comme les fils de discussion publics sur Slack ou les commentaires sur Trello, par opposition aux messages privés, permettent également un apprentissage social (social learning) et actif. Lorsque quelqu'un règle un problème dans un fil de discussion public, chacun.e est libre d'intervenir, d'aider ou simplement d’observer et d'apprendre de ces échanges.
Utilisez un learning management system (LMS), primordial quand on cherche à évoluer en organisation apprenante. Le bon LMS vous permettra d'héberger vos cours en ligne, de suivre la progression de chaque apprenant, de recueillir les commentaires des participants et de proposer des points d’amélioration. 

Si en vérifiant les statistiques de votre cours vous constatez que 80 % des participants abandonnent à une question précise, c’est que votre contenu devrait sûrement être plus attrayant à cet endroit précis, ou même qu’il faut accélérer le rythme. En d'autres termes, un LMS permet à vos cours de s'adapter et d’être flexibles, tout comme votre entreprise dans le modèle de l'organisation apprenante.

Optimiser les formations en continu

Vous aurez beau fournir toutes les formations du monde à vos employé.e.s, elles n’auront de valeur que si elles leur sont effectivement utiles. C'est pourquoi vous devrez interroger votre équipe régulièrement et ajuster vos efforts si nécessaire.

• Passez en revue vos formations pour vous assurer que le contenu que vous créez répond aux besoins de vos employé.e.s. Envoyez des enquêtes anonymes chaque trimestre pour savoir ce que votre équipe pense de la refonte de votre organisation en organisation apprenante, si elle estime que certains formats fonctionnent plus ou moins bien, et si elle a des idées de nouveaux cours ou de nouveaux processus.
• Une fois que vous avez reçu les commentaires, mettez-les en œuvre aussi rapidement que possible. Votre LMS doit permettre l'édition rapide des cours pour les modifier en fonction des commentaires. Si vos apprenants trouvent un cours trop long, découpez-le en plus petites sessions.

Envoyez une enquête générale de motivation afin de connaître l’engagement des employé.e.s vis-à-vis de l'entreprise. Cela permet de savoir si l'engagement a augmenté après être devenu une organisation apprenante.

Même si l’optimisation est importante, il est aussi essentiel d'actualiser le contenu étant donné que les informations évoluent constamment. L’information n'est utile que lorsqu'elle est correcte !

L'apprentissage pour développer sa carrière

Féliciter les apprenants, c’est bien, les pousser à évoluer dans leur carrière en interne via l’apprentissage, c’est mieux !
Les objectifs de vos employé.e.s doivent être liés à l'apprentissage pour leur permettre de progresser dans le sens de leur carrière en plus de se former en continu. Lorsque quelqu'un s’est suffisamment formé pour apporter de la valeur à votre organisation ou pour enrichir votre culture d’entreprise, il est temps de lui proposer une promotion.

Supposons qu'une personne travaille en tant que spécialiste du marketing de contenu mais qu'elle souhaite devenir un spécialiste du leadership d’opinion. Ses objectifs pourraient ressembler à ça :

1. Lire quatre articles de “thought leadership” chaque semaine pendant le 3ème trimestre. 
2. Avoir lu deux livres sur le “thought leadership” d’ici le 15 septembre. 
3. Présenter trois idées de “thought leadership” au responsable de département et avoir le feu vert pour en mettre une en place.
4. Rédiger un article sur le “thought leadership”, le passer en revue et le publier.

Une fois ces objectifs atteints, il est temps d’envisager de promouvoir cette personne au poste auquel elle a postulé. Mettez en avant ce type de promotion pour rappeler aux autres à quel point il est nécessaire de travailler sur son épanouissement professionnel.

Vous pouvez uniformiser ce procédé grâce aux “Learning Paths” (parcours d'apprentissage). Avec 360Learning, vous pouvez transformer les cours en éléments de parcours d'apprentissage : ce sont des collections de cours organisés de manière logique qui peuvent être utilisés pour accompagner les employé.e.s tout au long du processus d'intégration à un nouveau poste ou dans le cadre d'une embauche, par exemple.

Vos processus d'apprentissage pour toute l'organisation

L'apprentissage ne se limite pas à un seul service de votre entreprise. Une organisation apprenante doit favoriser l'apprentissage et la croissance à l’échelle de l'ensemble de l'entreprise.

Développez les meilleures pratiques et processus de formation tout en établissant les meilleurs processus, et étendez vos efforts aux autres services. Dans une organisation apprenante, chacun.e doit avoir la possibilité d'apprendre, de s’épanouir et de se former. N'oubliez pas que l’ajustement de certains services au modèle de l'organisation apprenante peut prendre plus de temps et que vous devrez peut-être modifier votre approche dans certains domaines. (Ce qui a fonctionné pour un service de cinq personnes prendra plus de temps pour un service de 100 personnes !).

La plateforme d'apprentissage collaboratif 360Learning permet de voir en un clin d’oeil quels sont les départements qui créent et utilisent le plus de contenu de formation. Si certains départements sont à la traîne, concentrez-vous dessus. Convainquez les experts de ces départements de créer des cours en leur montrant l'impact positif des cours sur les autres services.

Suivez les progrès réalisés grâce à des enquêtes d'engagement : elles deviendront de plus en plus importantes à mesure que vous étendez vos efforts d'organisation de la formation. Il est plus facile de suivre l'évolution de la situation à l’échelle d’un service que dans l'ensemble de l'entreprise.

Identifiez les lacunes en matière de connaissances ou les domaines dans lesquels vous devez vous concentrer en soumettant des enquêtes à vos différents services. Au fur et à mesure que vous déployez la formation et les cours, les équipes en retirent les bienfaits, ce qui les emmène dans un cercle vertueux et les encourage à se lancer et à créer, elles aussi, des cours.

Lancez-vous dans l'organisation apprenante grâce à une plateforme d'apprentissage collaboratif

Au cas où vous ne l’auriez pas compris, la collaboration en général et le Collaborative Learning (apprentissage collaboratif) sont indissociables de l’organisation apprenante. 360Learning offre une véritable plateforme de Collaborative Learning, permettant à vos collaborateurs de créer des cours en équipe, de partager rapidement leurs connaissances, de donner leur avis sur les cours et d'enrichir la base de connaissances globale de votre entreprise.

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