Le processus offboarding : pourquoi c'est déterminant et comment réussir

La façon dont vous préparez le départ d’un employé est tout aussi importante que la manière dont vous l’accueillez. Pourtant, nombreuses sont les organisations qui délaissent quelque peu leur processus de départ. Dans les faits, « 71 % d’entreprises ne possèdent pas de processus de départ officiel ». 

L’enjeu de ce processus n’a jamais été aussi important. En effet, le nombre d’employés qui démissionnent est considérable. 

En janvier 2022, 4,3 millions d’individus ont quitté leur emploi et 44 % d’employés étaient activement à la recherche d’un travail. La Grande Démission a laissé des traces qui ne sont pas prêtes de s’effacer. Le processus de départ est donc un élément clé qu’il ne faut pas négliger. 

La mise en place d’un processus de départ adéquat permet à votre organisation de gérer plus efficacement le turnover des employés, de retenir les talents, de conserver les connaissances institutionnelles et de favoriser une transition en douceur pour les employés existants comme pour ceux qui partent.

Qu’est ce qu’un offboarding ?

L’offboarding est un processus qui permet de mettre officiellement fin à la relation de travail entre un employeur et un employé qui a démissionné, qui part à la retraite ou encore qui a été licencié.

À l’inverse de l’onboarding qui est axé sur l’engagement des nouveaux employés et leur réussite professionnelle, l’objectif de l'offboarding est de protéger les intérêts de l’employeur et de l’employé qui s’en va, tout en s’assurant que la collaboration prend fin de manière positive. 

Ce processus doit être efficace, rigoureux et doit traiter toutes les exigences légales nécessaires. Il doit également se dérouler dans le respect mutuel pour s’assurer que toutes les parties concernées restent en bons termes. Voici certaines des étapes clés : 

• Notifier les autres employés du départ de l’un d’entre eux.
• Transférer les responsabilités de l’employé à la personne qui le remplace. 
• Rendre l’équipement d’entreprise.
• Effectuer une passation des connaissances. 
• Désactiver les accès de l’employé à ses comptes d’entreprise.
• Réaliser les entretiens de départ de l’employé.

Pourquoi le processus offboarding est-il si important ?

C’est lors des derniers jours de l’employé au sein de votre organisation que vous devez lui témoigner votre soutien et défendre votre culture d’entreprise. Si vous ne disposez d’aucun moyen pour évaluer la relation et assurer une transition pour le reste de l’équipe, vous risquez, à la longue, de perdre d’autres employés. 

Selon Aberdeen Research, les entreprises qui mettent en œuvre une politique de départ gardent 71 % de leurs employés, alors que les autres en conservent seulement 57 %. De plus, les entreprises qui ont instauré un processus de départ ont 11 % d’employés plus impliqués que celles qui n’en ont pas. 

Un processus de départ planifié avec soin permet au département RH d’assurer une transition fluide, tant du côté de l’employé qui s’en va que du côté de l’organisation.

1. Une dernière bonne impression est positif pour votre image de marque

Des employés heureux sont d’excellents ambassadeurs. S’ils parlent bien de votre entreprise, ils renforcent sa notoriété, ce qui attire ensuite d’autres talents. Cependant, certaines entreprises concentrent leurs efforts sur leurs employés actuels, alors que l’opinion et les évaluations des anciens employés ont aussi un poids considérable.

84 % des candidats à un poste consultent les avis sur l’entreprise avant même de postuler, et ils sont 60 % à lire au moins cinq avis avant de se forgerformer leur propre opinion sur une entreprise. Les candidats ont également tendance à se fier aux avis négatifs trouvés en ligne, plutôt qu’aux avis positifs. C’est pourquoi, si l’offboarding est de mauvaise qualité, voire même houleux, cela peut nuire à la relation avec l’employé qui s’en va et ternir l’image qu’il se fait de l’organisation. Il en fera alors une description négative aux candidats potentiels. Vos employés actuels voient comment vous traitez les employés qui quittent l’entreprise, c’est donc leur perception de l’organisation ainsi que leur niveau d’engagement qui seront impactés. 

Par conséquent, plus vous vous efforcez de donner une dernière bonne impression via un offboarding de qualité, plus les employés qui quittent l’entreprise seront susceptibles d’en devenir des ambassadeurs plutôt que des détracteurs.

2. Le feedback précieux de vos employés vous aide à grandir

Les employés qui s’en vont sont ceux qui feront le feedback le plus sincère sur leur expérience professionnelle et la culture de l’entreprise. Leur retour pendant les entretiens de départ, qu’ils soient bons ou mauvais, vous aideront à identifier les forces et les faiblesses de votre organisation, ainsi que les points d’amélioration.

Par exemple, si vous recevez souvent des feedbacks négatifs concernant le manque de diversité ou de sensibilité culturelle, cela peut vous amener à mettre en place un programme de formation à la diversité et à l’inclusion. En outre, les entretiens de départ peuvent mettre le doigt sur des problèmes graves rencontrés par l’employé (comme le harcèlement, le racisme ou le sexisme) et qui peuvent être traités avant d’entraîner une action en justice ou de la mauvaise presse. 

En prenant les mesures nécessaires pour changer la donne, vous montrez ainsi à vos employés (anciens et actuels) que vous vous engagez à proposer une expérience employé positive.

3. L’entreprise se protège contre les violations de sécurité

Un processus d’offboarding uniforme et systématique atténue les risques juridiques et liés à la sécurité, et protège l’organisation sur tout ce qui touche à la conformité.

Dans le cadre de votre processus de départ, vous devez vous assurer que tous les employés qui quittent l’entreprise rendent les équipements qui leur ont été prêtés, comme les ordinateurs et téléphones portables, et que l’accès à leurs comptes et logiciels d’entreprise est désactivé. Ce point est particulièrement important quand on sait qu’un employé sur quatre à toujours accès aux comptes de son précédent emploi.

Si vous sautez cette étape du processus de départ, vous ouvrez la porte à des risques de fuite des données et de violation de la sécurité de votre entreprise et de vos clients. Le service de paiement mobile Cash App a connu cette situation en décembre 2021 : un ancien employé qui avait toujours accès à son compte a téléchargé des rapports contenant des informations client. Cela a entraîné une fuite des données qui a impacté plus de 8 millions d’utilisateurs, ce qui aurait pu être évité si l’entreprise avait désactivé le compte de l’ancien employé.

4. La collaboration préserve les connaissances institutionnelles

L’un des aspects essentiels du processus de départ consiste à documenter toutes les connaissances et informations importantes et connues de l’employé quittant l’entreprise. Les employés ayant beaucoup d’ancienneté ou très compétents possèdent une expertise unique qui peut parfois être difficile à remplacer. 81 % des employés déclarent que les connaissances acquises via l’expérience pratique sont les plus difficiles à remplacer. Dans le temps, l’effet cumulatif des pertes de savoir causées par le départ d’employés peut avoir l’un des effets suivants : 

• L’intégration et la formation des nouveaux employés devient de plus en plus complexe.
• Des processus moins efficaces peuvent diminuer les performances de l’entreprise. 
• La communication et l’information sont cloisonnées.
• Les informations pertinentes sont difficiles à trouver. 
• La réduction de la productivité peut impacter de façon significative le résultat net de l’entreprise. 
• Les relations clients peuvent se détériorer. 

5. Les anciens employés ont toujours la possibilité de revenir

Environ une personne sur cinq ayant quitté son poste durant la pandémie y est retournée, et 41 % de ceux qui ne sont pas encore revenus y songent. Il est donc essentiel, pendant le processus de départ, de ne pas vraiment dire au revoir à votre employé, mais plutôt « à bientôt ». Cela signifie que le contrat se termine de façon positive, pour que l’employé soit suffisamment à l’aise de revenir travailler dans l’entreprise à l’avenir. 

Autre avantage : les employés qui reviennent sont dotés de nouvelles compétences, connaissances et expériences. Une étude montre que ce type d’employés est davantage impliqué auprès de l’entreprise que les autres. De plus, comme ils connaissent déjà la culture de l’entreprise et ses processus, il leur faut moins de temps pour être opérationnels. Ils sont donc plus efficaces que les nouvelles embauches qui ont besoin de plus de formation. 

Développez votre culture d’entreprise du premier au dernier jour

Les valeurs et l’objectif principal de l’entreprise ont une influence sur presque chaque aspect de l’expérience employé, qu’elle soit bonne ou mauvaise. 

L’intégration doit être le reflet de votre engagement à embaucher de nouveaux employés et à assurer leur réussite. Vos programmes de formation doivent montrer votre investissement en faveur du développement de vos employés, via l’apprentissage collaboratif et le partage des connaissances. Quant au processus de départ, c’est la dernière occasion pour vous de témoigner votre respect et de valoriser votre employé et sa contribution dans l’entreprise. 

La plateforme d’apprentissage collaboratif de 360Learning vous permet de mettre à disposition de vos employés un processus d’intégration et des formations en faveur de son développement professionnel, que ce soit au sein de votre entreprise ou d’une autre. 

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