Comment réussir la formation et l’intégration d’un nouveau salarié ?

Le saviez-vous ? Selon l’INSEE, la rotation de la main-d'œuvre en France a presque quintuplé en 30 ans. Un chiffre qui donne le vertige à bon nombre de services RH aujourd’hui, qui s’attèlent à trouver des solutions pour fidéliser leurs talents.

Parmi ces solutions, une émerge régulièrement : l’intégration des nouveaux salariés, et notamment, un volet “formation” qui permet de leur transmettre les compétences et les valeurs nécessaires à une bonne prise de poste.

Découvrez ici toutes les clés dont vous avez besoin pour réussir l’intégration et la montée en compétences de vos nouveaux salariés, tout en soignant votre expérience collaborateur.

L’intégration des nouveaux salariés : un enjeu de taille pour les entreprises en 2023

Quelle que soit la taille de votre entreprise ou son secteur d’activité, elle a tout à gagner à s’intéresser de près à la manière dont elle intègre ses nouveaux talents. Quelques chiffres et enjeux de l’intégration des nouveaux salariés en 2023 :

• Le taux moyen de rotation du personnel est de 15% selon le dernier relevé INSEE (20121). Le turnover global est très élevé dans tous les secteurs en France.
• 520 000 démissions ont été déposées par trimestre en 2023, dont 470 000 démissions de CDI, selon la DARES.
• 37% des salariés ayant abandonné leur CDI au 1er semestre 2022 retrouvent un nouvel emploi dans les trois mois, toujours selon la DARES.

Ces chiffres sont parlants. Ils prouvent que la France vit une Grande Démission, avec des collaborateurs très volatiles, et ne sont plus effrayés à l’idée de quitter un emploi rapidement (même dans les premiers mois).

Une bonne raison de travailler sur la formation et la montée en compétences de vos nouveaux talents - mais pas que !  

Augmentation de la productivité et de l'efficacité

Intégrer vos nouveaux salariés de manière optimale, c’est tout d’abord leur donner l’opportunité de prendre leur poste efficacement et rapidement. Qui plus est, un salarié bien intégré va plus rapidement pouvoir travailler en équipe avec ses collaborateurs : il participera ainsi à la productivité globale de l’entreprise.

Réduction des erreurs et des coûts

Selon le cabinet Hays, le coût d’un mauvais recrutement (soit un départ du collaborateur avant 12 mois) engendrerait, en moyenne, entre 45 000 euros et 100 000 euros de pertes directes et indirectes pour l’organisation. Ainsi, donner toutes les clés d’une bonne intégration à un collaborateur participe à la réduction de vos coûts de recrutement.

Mais c’est aussi une réduction des erreurs potentielles de la part du nouveau collaborateur. En effet, puisqu’il est bien formé aux process et outils inhérents à son nouveau poste, il peut plus rapidement être efficace, et éviter les erreurs au quotidien.

Développement des compétences-clés

Les métiers d’aujourd’hui ne sont pas ceux de demain, et les compétences que votre organisation possède actuellement risquent de ne pas suffire pour rester compétitif. C’est là qu’on passe d’un monde de l’entreprise basé sur les métiers, à un monde professionnel centré sur les compétences.

Or, l’onboarding a un rôle-clé à jouer pour développer les compétences-clés nécessaires à votre entreprise. Désormais, vous recrutez des talents non plus uniquement sur les compétences qu’ils ont, mais également sur celles que vous savez qu’ils pourront potentiellement apporter à l’organisation plus tard.

Bien intégrer vos nouvelles recrues, c’est donc à la fois : 

• Vous assurer que vous intégrez les compétences dont votre organisation a besoin maintenant.
• Poser les bases de la montée en compétences de ces nouveaux salariés plus tard, en créant l’engagement autour de vos programmes de formation.

Engagement et rétention des talents

Selon une enquête Mercuri Urval, 49% des ruptures de contrat survenant dans les premiers mois sont dues à des divergences de points de vue.

Intégrer vos nouvelles recrues comme il se doit, c’est bien entendu leur donner les clés pour être performant à leur poste de travail. Mais c’est aussi faire en sorte qu’ils s’y sentent bien, pour rester dans votre entreprise autant que possible.

En ce sens, l’onboarding permet de : 

• Créer l’engagement des nouveaux talents autour de votre organisation, en leur donnant une vision claire de votre culture d’entreprise.
• Fidéliser vos nouveaux collaborateurs par la montée en compétences, en montrant que vous vous intéressez au fait de les guider plus loin dans leurs aspirations professionnelles.
  

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Formation et montée en compétences du nouveau salarié : les clés de la réussite

Maintenant que vous êtes sensibilisé à l’intérêt de travailler sur l’intégration de vos nouveaux salariés, vous avez besoin des meilleures pratiques en la matière pour réussir. Voici comment procéder :

Étaler l’intégration sur les trois premiers mois

Les trois premiers mois dans l’entreprise sont déterminants pour un collaborateur. Ils correspondent généralement à la première période d’essai, mais vont aussi marquer la réussite ou l’échec de l’intégration d’un nouveau talent. Vous devez donc penser votre parcours d’intégration sur une plus longue échelle que quelques semaines : focalisez-vous sur ces trois mois.

Pensez votre plan d’intégration et de montée en compétences pour qu’il suive les différentes étapes du parcours collaborateur :

• D’abord, une découverte de l’entreprise, de sa culture, de ses processus-clés
• Puis une montée en compétences du nouveau salarié progressive sur son poste spécifique 
• Enfin, un suivi sur la durée des problématiques rencontrées pendant cette intégration

Évaluer les besoins de formation initiale 

Commencer votre parcours d’intégration d’un nouveau salarié par une évaluation de ses besoins de formation est crucial. C’est en effet ce qui va déterminer la personnalisation du parcours que vous pouvez lui proposer, et assurer sa mise à niveau par rapport au poste où il a été recruté.

Pour évaluer ses besoins de formation, vous pouvez vous appuyer sur : 

• Le référentiel de compétences de votre entreprise, soit le document où sont rassemblées les compétences nécessaires pour être efficace à un poste donné.
• Une évaluation de début de parcours, qui permet de mesurer les compétences actuelles du nouveau collaborateur sur des thématiques-clés.

Définir un plan de formation personnalisé, selon les spécificités métiers

L’une des clés de la réussite de l’intégration d’un nouveau salarié tient à la personnalisation de sa formation à l’arrivée dans l’entreprise. Celle-ci doit être à la fois personnalisée par rapport à son niveau de départ en termes de compétences, et son métier.

Pour créer des parcours de montée en compétences adaptés aux différents postes et pôles de l’entreprise, appuyez-vous sur vos experts métiers. Ce sont eux qui détiennent le savoir dans l’entreprise, et qui peuvent donc participer à la formation des nouveaux collaborateurs.

En déployant le collaborative learning dans votre entreprise, vous ferez de vos experts métiers des concepteurs de cours. Idéal pour à la fois valoriser les talents existants, et faire monter en compétences les nouveaux.

Pour en savoir plus : Comment créer un environnement de collaborative learning ?

Choisir les méthodes et outils pédagogiques efficaces et surtout engageantes

Le monde de la formation vous met aujourd’hui à votre disposition de nombreuses modalités et nombreux outils pédagogiques : lesquels devez-vous choisir pour organiser la montée en compétences de vos nouveaux salariés ?

La réponse est simple : ceux qui permettent à la fois de les rendre efficaces à leur poste, mais aussi de les engager de bout en bout de leur parcours d’intégration.

Or, un nouveau collaborateur a déjà beaucoup à faire à son arrivée dans l’entreprise. Il doit être souvent présent à son poste de travail pour s’y familiariser, et ne peut pas suivre une formation 100% présentielle. L’une des solutions adéquates est alors la formation en ligne, ou bien le blended learning, soit les parcours de formation hybrides, entre digital et présentiel.

Prenez donc le temps de segmenter les modules de votre parcours d’intégration entre : 

• Des phases en distanciel, composées de modules e-learning, video learning ou d’autres modalités digitales que les collaborateurs peuvent consommer à leur rythme, sur le pouce.
• De phases en présentiel, avec des modules qui permettent aux nouveaux arrivants de créer du lien social avec les collaborateurs existants, les managers, ou le Top Management.

Pour aller plus loin : Blended Learning ou 100% digital ? Tout savoir sur la formation hybride.

Accompagner et suivre la progression des talents

Même si vous mettez en place un parcours de formation 100% en ligne, vous devez absolument  suivre de près la progression de vos talents. L’idée est simple : les guider tout au long du parcours, pour obtenir des taux de complétion optimaux.

Tout d’abord, prenez soin de leur proposer un timing de formation : ils doivent savoir qu’ils doivent avoir fini tel module au bout de X jours après leur arrivée. Puis effectuez des évaluations de mi-parcours, pour voir quelles compétences et connaissances ont bien été intégrées, et lesquelles mériteraient d’être revues.

Pensez également à la possibilité également de mettre en place du mentoring, du tutorat, ou un système de parrainage. Ce type de dispositif permet d’impliquer un collaborateur existant auprès d’une nouvelle recrue, pour l’aider à s’intégrer comme il se doit. Cela vient stimuler la culture d’entreprise, l’entraide informelle, et l’engagement entre les collaborateurs eux-mêmes.

Vous pouvez également digitaliser en partie ce process, via les fonctionnalités de Social Learning de votre LMS. Le tuteur peut alors répondre aux questions du nouveau collaborateur selon ses propres disponibilités, sur la plateforme elle-même.

Et n’oubliez pas de récolter le feedback de vos nouvelles recrues au cours de leur parcours d’intégration ! C’est là la clé pour remarquer une baisse de l’engagement, et éventuellement redresser la barre.

Intégrer la formation continue et les opportunités d'évolution à votre parcours d’onboarding

Dernier conseil, et non des moindres. Dès le parcours d’intégration des nouveaux salariés, veillez à repérer leurs attentes en termes d’évolution de carrière, et à leur faire comprendre que la formation continue peut leur permettre de les atteindre dans votre structure. C’est ce qui va vous permettre de les fidéliser, et de stimuler leur performance ! 

Par exemple, chez 360Learning, nous expliquons aux nouveaux arrivants dès le départ notre système de “career paths”. 

Tous les trimestres, nous évaluons les performances des collaborateurs sur la base d’objectifs définis en amont (et leur délivrons des primes d’encouragement si les objectifs sont atteints). Nous utilisons un système composé de différents niveaux d’impacts attendus de la part de chaque collaborateur, basé sur ses compétences et son expérience. Puis, tous les ans, il est possible de monter en grade si une augmentation de l’impact au poste actuel est constatée, et que la mobilité interne le permet.

Ce système nous permet de fidéliser nos nouvelles recrues sur le long terme avec brio !

L’exemple du parcours d’intégration chez 360Learning

Nous sommes fiers de la manière dont nous avons conçu le parcours d’intégration au sein même de notre entreprise - voilà comment cela se déroule.

Un système de parrainage est mis en place dès le début. Un 360Learner aguerri prend la nouvelle recrue sous son aile pour l’accompagner dans son onboarding.

En parallèle, un parcours d’intégration digitalisé est mis en place. Il permet aux arrivants de découvrir la culture 360Learning et les compétences-clés à acquérir. 

La première semaine permet la clarification de la portée des missions dans l’entreprise. Puis, à la fin du premier mois, nous définissons avec les nouveaux talents leurs OKRs (Objective and Key Results, soit le suivi d’objectifs et résultats en français). Ces OKRs sont mis en application immédiatement au quotidien.

Enfin, au bout de trois mois, nous procédons à une évaluation formelle de la période d’essai (incluant du feedback de collègues, du coach et des différentes parties prenantes. Cette évaluation nous permet de valider ou prolonger la période d’essai, ou bien de mettre fin au contrat si besoin.

Pour en savoir plus : Onboarding et montée en compétences - le parcours employé chez 360Learning

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