Comment faire de l’évaluation des compétences de vos collaborateurs un jeu d’enfant ?

Qui ne se souvient pas des jours d’évaluation à l’école ? Dans leur formation initiale, vos collaborateurs ont été habitués à être régulièrement évalués par rapport à leurs apprentissages.

En entreprise, cette démarche d’évaluation, même si elle n’est pas tout à fait identique, est tout aussi cruciale ! Elle guide à la fois vos process de recrutement, de gestion des Ressources Humaines, mais aussi vos plans de formation, pour les rendre plus efficaces.

Rangez les cahiers, et sortez une feuille vierge : c’est parti pour découvrir comment faire de l’évaluation des compétences de vos collaborateurs un outil de gestion des compétences et des formations de votre entreprise.

Qu’est-ce que l’évaluation de compétences en entreprise ?

On appelle évaluation des compétences en entreprise la méthode qui permet d’identifier le niveau d’expertise d’un collaborateur, par rapport à son poste de travail, à un sujet professionnel spécifique, ou à son évolution de carrière potentielle.

Il s’agit d’un outil-clé pour les entreprises de toute taille, tant il permet d’évaluer les résultats et les performances des collaborateurs, mais également de les fidéliser en prenant en compte leurs besoins de montée en compétences vis-à-vis de leur parcours professionnel.

Pourquoi évaluer les compétences de vos collaborateurs ?

Le fait d’identifier les compétences-clés de vos collaborateurs par une évaluation solide présente des avantages non-négligeables pour votre entreprise, mais également pour vos équipes.

L’évaluation des compétences professionnelles en entreprise vous permet de… 

• Vérifier quels savoirs, savoir-faire et savoir-être vos collaborateurs ont acquis à l’issue d’une formation. Ce faisant, vous vous assurez que votre formation est efficace, et atteint les objectifs pédagogiques que vous aviez déterminés en amont dans votre programme de formation.
• Répertorier les compétences disponibles (ou non) dans votre entreprise. Grâce à une évaluation des compétences régulière, par exemple au cours d’entretiens annuels d’évaluation, vous avez une idée précise des talents dans votre organisation, et vous vous assurez d’avoir toutes les compétences nécessaires en interne pour rester compétitif. Vous pouvez également décider de cartographier ces compétences, dans un référentiel de compétences. 
• Mener une démarche de Gestion Prévisionnelle des Emplois et Compétences (GPEC). Face au répertoire de compétences issu de vos évaluations, vous pouvez également repérer lesquelles vous manquent en interne, et lancer des campagnes de recrutement, de mobilité interne ou des stratégies de formation pour pallier ce manque.
• Récompenser la performance de vos collaborateurs, lorsque cette évaluation est menée dans le cadre d’un entretien individuel. Un salarié souhaite obtenir une promotion, ou une augmentation ? Vous pouvez baser ce type de décisions sur la validation des compétences inhérentes à une telle récompense.
• Proposer un accompagnement personnalisé à vos collaborateurs. Le fait de connaître le niveau d’expertise des membres de vos équipes vous permet de leur proposer une stratégie de formation ou un plan de développement de carrière adaptés à leurs attentes et à leurs besoins. De quoi soigner leur expérience collaborateur, et les fidéliser durablement !

Quand réaliser les évaluations de compétences des collaborateurs ?

Pour vous pencher sur l’évaluation des compétences de vos collaborateurs, il faut différencier deux types d’évaluations : d’une part, celles menées en-dehors de tout parcours de formation ; d’autre part, celles qui ont lieu dans le cadre de leur montée en compétences.

Evaluer les compétences en dehors du temps de formation

Tout d’abord, il est possible d’évaluer les connaissances et compétences de vos équipes en dehors du temps de formation. Ce type d’évaluation des compétences se fait généralement lors de l’entretien annuel d’évaluation, qui est mené de manière tripartite : y participent le collaborateur, son manager, et un représentant du pôle des Ressources Humaines.

Lors de cet entretien, vous pouvez alors évaluer si le niveau de compétences du collaborateur lui permet d’être efficace à son poste de travail actuel.

Ainsi, vous déterminez le besoin de montée en compétences de chacun, et pouvez construire un plan de formation en conséquence. C’est également l’occasion de vous pencher sur l’avenir professionnel de chacun des collaborateurs, pour prévoir les soft skills et hard skills qu’ils pourraient avoir besoin d’acquérir pour poursuivre leur plan de carrière.

Evaluer les compétences dans le cadre d’une formation

D’un autre côté, l’évaluation des compétences doit se faire dans le cadre des formations que vous proposez à vos collaborateurs.

Dans ce cadre, cette évaluation se mène à différents moments du parcours de formation de vos apprenants : 

• L’évaluation initiale se fait avant une formation. Elle permet de mesurer le niveau de compétences d’un collaborateur, pour pouvoir lui délivrer un dispositif de formation sur-mesure par rapport à ses besoins réels.
• L’évaluation de mi-parcours peut être intéressante à mettre en place au cours d’une formation assez longue, ou qui présente différents paliers que le collaborateur doit passer tour à tour. Elle permet de s’assurer que l’apprenant a bien entériné tous les nouveaux savoirs qui lui ont été délivrés dans le parcours pédagogique, et qu’il peut ainsi continuer à monter en compétences.
• L’évaluation à chaud se fait directement à l’issue de la formation. Elle porte plutôt sur la satisfaction des collaborateurs par rapport à la session qu’ils ont vécue, et non sur leurs compétences en tant que telles. Vous leur demandez par exemple ce qu’ils ont besoin du contenu de la formation, de ses supports, des outils mis à disposition, ou encore des qualités du formateur.
• L’évaluation à froid est à mener plusieurs semaines après la formation. Elle permet de déterminer si les compétences acquises au cours du parcours ont bien pu être utilisées sur le terrain, lorsque le collaborateur est de retour à son poste de travail. C’est ce type d’évaluation des compétences qui vous permet de calculer le ROI de vos formations.

Quelles sont les clés pour bien préparer une évaluation des compétences ?

Que ce soit au cours d’une formation ou lors de vos entretiens annuels, vous devez établir une stratégie d’évaluation des compétences bien ficelée pour vous assurer de bien faire le point sur les compétences de vos collaborateurs. Voici quelques clés de succès pour ce faire.

Dans le cadre d’un entretien annuel

Un entretien individuel d’évaluation des compétences se doit d’être préparé au cordeau pour bien évaluer les aptitudes de vos collaborateurs.

Tout d’abord, prenez le temps de créer une grille d’évaluation solide. Cette grille vient guider votre entretien, et vous assurer que les compétences sont évaluées en fonction du poste, du niveau et du contexte professionnel spécifique de chaque collaborateur. 

C’est pourquoi il est crucial de baser cette grille d’évaluation sur la fiche de poste de chaque collaborateur, et sur un mode d’évaluation commun à toute l’entreprise.

Pour ce faire, intégrez à votre grille d’entretien annuel… 

• Les compétences techniques, relationnelles et managériales qui vont être évaluées
• Un système d’évaluation clair, par exemple en différents niveaux : très satisfaisant, satisfaisant, insatisfaisant, très insatisfaisant
• Une place dédiée aux commentaires, qui permet aux différentes parties prenantes de justifier de l’évaluation de chaque compétence, mais aussi de noter les pistes d’amélioration discutées

N’hésitez pas à faire remplir cette grille d’évaluation, autant par le manager que par le collaborateur lui-même, dans une démarche d’auto-évaluation en amont du jour J. La confrontation de ces deux évaluations permet de mettre en lumière ce que chacun estime nécessaire en termes de montée en compétences. C’est ce que l’on appelle une évaluation 360°.

Au cours d’un parcours de formation

Les bonnes pratiques d’évaluation des compétences en cours de formation varient en fonction du type d’évaluation que vous souhaitez mettre en place. Voici quelques conseils en formation d’entreprise qui peuvent vous être précieux :

• Pour l’évaluation initiale, veillez à baser vos questions sur les objectifs pédagogiques que vous avez définis en amont. Quelles sont les hard skills et les soft skills sur lesquelles vos apprenants doivent monter en compétences ? Quel niveau de base doivent-ils avoir pour suivre tel ou tel parcours pédagogique ?
• Pour les évaluations de mi-parcours, demandez-vous à quel stade de la formation votre collaborateur doit avoir acquis des compétences spécifiques pour aller plus loin. Y a-t-il des paliers de compétences qu’il doit avoir dépassé pour poursuivre son parcours ?
• Pour l’évaluation à froid, prenez soin d’impliquer les managers. Ce sont eux qui, une fois les apprenants de retour à son poste de travail, peuvent évaluer si les compétences acquises sont transposables au quotidien professionnel de chacun. Impliquez-les tant dans la conception de votre évaluation à froid, que dans son déploiement opérationnel : ce sont eux qui valident les acquis des apprenants, sur le terrain.

Quels outils d’évaluation des compétences de vos collaborateurs utiliser ? 

Bon nombre de responsables RH et Formation continuent à utiliser des outils traditionnels pour évaluer les compétences de leurs collaborateurs. Pour les entretiens d’évaluation, ils se munissent de grilles à remplir, créées sur un tableur Excel, voire imprimées sur papier. Pour les évaluations de formations, ils font remplir des questionnaires aux apprenants, au format papier ou via un outil de questionnaire en ligne.

Cependant, il existe désormais des solutions qui vous permettent de digitaliser et de centraliser toutes ces évaluations, qui s’avèrent pratiques pour bien faire le point sur les compétences dans votre entreprise : 

• Les outils SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines) les plus avancés disposent d’un module de gestion des compétences et des talents. Tous les entretiens d’évaluation sont catalogués dedans, ce qui permet de cartographier en un rien de temps les compétences de l’entreprise.
• Les plateformes LMS (Learning Management System) intègrent des fonctionnalités permettant de créer vos évaluations sur-mesure, qu’elles soient initiales, de mi-parcours, à chaud ou à froid. Les plus avancés vous permettent de créer des évaluations sous format gamifié, c’est-à-dire inspirés du jeu : vous pouvez par exemple distribuer des récompenses (type tokens ou médailles) aux collaborateurs lorsqu’ils obtiennent un bon score à leur évaluation de mi-parcours. De quoi créer l’engagement apprenant, même en période d’évaluation !
• Enfin, les LXP (Learning Experience Platform) possèdent parfois des fonctionnalités pour évaluer les compétences des collaborateurs. Elles permettent d'identifier les compétences ciblées (catalogage puis mapping des compétences) pour ensuite personnaliser l'expérience d'apprentissage.

Ainsi, pour bien choisir votre LMS, veillez à ce qu’il dispose de ces fonctionnalités.

Le petit plus qui fait toute la différence ? Acquérir une plateforme de formation collaborative, où chaque talent de l’entreprise peut participer à la création et à la mise à jour des cours, en fonction des besoins repérés en amont par votre pôle ou par leurs soins.

Vous avez désormais tout ce qu’il vous faut entre les mains pour mener une évaluation des compétences raisonnée et structurée au sein de votre entreprise !