Pourquoi connecter votre LMS à votre SIRH révolutionne votre gestion des talents

Si vous disposez d’un SIRH ou d’un LMS, vous savez combien chacun de ces outils peut vous simplifier la vie en tant que responsable des Ressources Humaines. 

Seulement, connaissez-vous le pouvoir que recèle l’interconnexion de ces deux plateformes ?

Efficacité opérationnelle boostée, expérience apprenant améliorée, gestion des talents plus fine… Faisons le point sur les avantages d’une intégration d’un LMS et d’un SIRH, ainsi que sur les clés de succès pour réussir ce projet d’envergure.

LMS et SIRH : de quoi parle-t-on ?

Faites d’abord un point rapide sur ces deux acronymes, leur sens, et les fonctionnalités-clés que vous trouvez dans ces deux types de logiciels.

Définition et fonctionnalités d’un LMS

L’acronyme LMS renferme le terme “Learning Management System”. Il s’agit d’un système de gestion de l’apprentissage, soit d’un logiciel qui permet de créer, gérer et diffuser du contenu de formation en ligne.

Une plateforme LMS permet de concevoir et de stocker toutes vos formations digitales, sous des formats divers et variés : modules e-learning, vidéos pédagogiques, MOOC, COOC, SPOC, mobile learning… 

Parmi les fonctionnalités clés d’un LMS qui s’adapte à la formation en entreprise, on peut citer : 

• Un outil-auteur permettant de créer des contenus de formation sous divers formats.
• Une gamification des parcours de formation, pour stimuler l’engagement des collaborateurs face à leurs apprentissages.
• La récolte du feedback des utilisateurs sur vos formations.
• L’évaluation des apprenants, via des quiz ou des QCM, par exemple.
• La collaboration : les LMS les plus avancés permettent aux apprenants de partager leur expertise en devenant co-auteurs de cours. Cet apprentissage par les pairs augmente la pertinence des parcours pédagogiques proposés.
• Le suivi et le reporting des métriques de performance liées à la formation : taux de complétion des modules, taux d’engagement sur les formations… De quoi évaluer le ROI de vos formations.
• L’intelligence artificielle, qui permet de générer des cours automatiquement à partir de documents, ou de trouver des recommandations de cours et de parcours pédagogiques en fonction des besoins des apprenants.
  

L’offre de plateformes LMS sur le marché est grande, et vous ne trouverez donc pas toujours toutes ces fonctionnalités dans tous les logiciels.

Définition et fonctionnalités d’un SIRH

On désigne par l’acronyme SIRH un Système d’Information des Ressources Humaines, soit un logiciel de gestion RH.

Ce type de plateforme propose de nombreuses fonctionnalités pour simplifier la vie des responsables RH au quotidien, dont : 

• La gestion administrative : gestion des effectifs, des congés et absences, des entretiens, des onboardings et des offboardings… 
• La gestion financière : gestion de la paie, des notes de frais… 
• La gestion des talents : gestion des emplois et parcours professionnels (GEPP), des actions de formation… 

S’ils contiennent souvent un module “formation”, les SIRH ne permettent cependant pas de construire un parcours de formation de bout en bout. Généralement, ils sont voués au suivi du plan de développement des compétences, permettant d’attribuer une formation à un collaborateur en fonction de son besoin en montée en compétences.

Les avantages d’une intégration LMS / SIRH

Découvrez maintenant les bénéfices à interconnecter vos deux systèmes d’information.

Finis les silos d'information entre LMS et SIRH !

Dans votre SIRH comme dans votre plateforme LMS se trouvent des données cruciales sur vos salariés, leurs compétences et leurs parcours de formation. Si vous ne procédez pas à une intégration de votre LMS et votre SIRH, vous devez manuellement remonter les informations d’un système à l’autre.

A contrario, lorsque vous interconnectez vos deux logiciels, vous bénéficiez de données fiables, toujours à jour.

Améliorer votre efficacité organisationnelle 

LMS et SIRH sont généralement dotés de fonctionnalités d’automatisation, qui permettent de libérer le responsable des Ressources Humaines et le responsable formation des tâches manuelles chronophages.

En intégrant votre LMS et votre SIRH, vous pouvez automatiser plusieurs tâches administratives, comme les inscriptions à vos formations, ou la mise à jour automatique des dossiers des collaborateurs qui ont été formés.

En somme, vous gagnez en temps et en efficacité, pour pouvoir vous concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Optimiser la gestion des talents

Grâce à l’interconnexion entre LMS et SIRH, vous obtenez une meilleure vue d’ensemble des parcours de formation et des compétences acquises. Résultat : vous rendez plus simple la mobilité interne, et optimisez ainsi les ressources et compétences à votre disposition.

Par exemple, lorsqu’un de vos collaborateurs complète une formation dans la plateforme LMS, ses nouvelles compétences sont automatiquement ajoutées à son profil SIRH sans intervention humaine. Ainsi, la prochaine fois que vous rechercherez un profil ayant ces compétences, vous pourrez vous tourner vers ce collaborateur pour lui proposer une opportunité d’évolution professionnelle.

De quoi améliorer votre GEPP, mais aussi votre expérience collaborateur !

Concrètement, qu’est-ce que ça donne ?

Voici quelques cas d’usage inspirants qui montrent toute l’importance d’une intégration entre LMS et SIRH : 

• Pour un suivi fin des habilitations et certifications. Le SIRH remonte dans le LMS les besoins de mise à jour des certifications et habilitations par la formation (comme les habilitations à la sécurité), pour vous assurer de garder des collaborateurs toujours à jour dans leurs compétences réglementaires.
• Pour une meilleure gestion des compétences. Le SIRH remonte dans le LMS les besoins en montée en compétences de certains collaborateurs, pour que vous puissiez leur attribuer directement les formations correspondantes. Une personnalisation fine, qui permet de rendre plus pertinente et plus engageante la formation. À l’inverse, le LMS remonte dans le SIRH les données liées aux parcours finalisés par vos apprenants, pour garder une cartographie de vos compétences toujours à jour dans votre logiciel RH.
• Pour un onboarding plus fluide. Le SIRH remonte dans le LMS les données liées aux arrivées de vos nouveaux salariés, à qui vous attribuez automatiquement le bon parcours de formation en fonction de leur profil.

Les défis (et solutions !) de l'intégration d’un LMS avec un SIRH

Avant de vous lancer dans votre projet d’intégration, prenez le temps de comprendre les défis qui vous attendent.

Les défis techniques à prendre en compte

L’intégration de vos deux outils-phares présente des challenges à relever significatifs.

Parmi ceux-ci, on peut citer : 

• Les problèmes éventuels de compatibilité entre les deux logiciels. Cette incompatibilité peut nécessiter l’intervention d’un expert de vos deux plateformes, pour synchroniser les données de chacune et les faire remonter dans le LMS et le SIRH.
• Un coût significatif. L’intégration d’une plateforme LMS avec un SIRH peut être coûteuse si vos logiciels ne proposent pas d’intégration native.
• Un besoin de maintenance régulier. Si vous ne disposez pas d’une solution native d’intégration entre vos deux plateformes, vous devez prendre en compte le coût de mise à jour de l’intégration.
• Un risque en matière de sécurité des données. Qui dit transfert de données entre deux systèmes dit potentiellement problèmes de sécurité de ces données. D’où un risque de violation des réglementations en matière de données personnelles.

Les solutions pour bien connecter SIRH et LMS

Pour affronter ces défis, plusieurs possibilités s’offrent à vous.

Tout d’abord, vous pouvez passer par un intégrateur spécialisé dans l’intégration de votre LMS avec votre SIRH. Mais comme vous l’avez vu plus haut, une telle solution sera souvent coûteuse. 

Son prix variera en fonction de la taille de votre organisation et de la complexité des systèmes qui vous voulez connecter. Il vous faudra également établir un contrat de maintenance avec votre intégrateur pour vous assurer que vos données sont bien toujours à jour et fiables.

La bonne solution : bien choisir un LMS qui se connecte nativement à votre SIRH. Cela signifie que votre Learning Management System a été conçu dès sa création pour synchroniser les données avec votre système RH grâce à une application dédiée. 

Ainsi, pas besoin de coûts d’intégration et de maintenance supplémentaires, et l’interconnexion des deux logiciels est beaucoup plus rapide et sécurisée.

Pour aller plus loin : Notre guide pour mettre en place un LMS en entreprise

Des études de cas et retours d'expérience inspirants

Besoin d’inspiration ? Découvrez comment ces deux entreprises ont réussi avec brio l’intégration de leur LMS avec leur SIRH.

Lucca : connecter LMS et SIRH pour fluidifier l’onboarding

En 2023, les équipes de Lucca grandissent - au point où les RH doivent parfois intégrer jusqu’à 30 nouvelles recrues par semaine ! Leur besoin : fluidifier leur processus d’onboarding.
Auparavant, l’équipe RH devait procéder à de nombreuses tâches manuelles et répétitives pour préparer l’intégration de ces nouveaux arrivants.

Désormais, grâce à l’intégration entre le LMS 360Learning et le SIRH Lucca, la gestion des utilisateurs est totalement synchronisée et automatisée. Plus besoin de saisir deux fois, dans chaque plateforme, les données liées aux nouvelles recrues.

Pour aller plus loin : Comment Lucca onboarde jusqu’à 30 nouvelles recrues par semaine en préservant la culture d’entreprise

Arkema : synchroniser les logiciels pour simplifier l’administration de la formation

Avant de passer à 360Learning, Arkema utilisant SAP Successfactors à la fois comme LMS et comme SIRH. Mais l’équipe avait besoin de rendre plus simple son système d’administration de la formation, et d’offrir un plus large accès à la connaissance à ses 21 000 employés répartis dans 55 pays.

Elle faisait en effet face à un manque d’interopérabilité des outils. Les logiciels n’étant pas bien intégrés entre eux, elles devaient retraiter des données et des bugs fréquemment… le tout pour obtenir in fine une plateforme à l’expérience utilisateur laissant à désirer.

Désormais, grâce à 360Learning et son connecteur direct à SAP SuccessFactors, Arkema dispose d’une synchronisation entre LMS et SIRH. Les données des formations remontent dans la brique LMS SAP Successfactors et apparaissent dans l’onglet des parcours complétés. En parallèle, le menu du catalogue de formations 360Learning apparaît dans le SIRH, et les collaborateurs peuvent directement cliquer dessus pour atterrir sur leur LMS.

Pour aller plus loin : 360Learning et SAP rendent le savoir accessible aux employés Arkema des quatre coins du globe

Envie, vous aussi, de booster votre gestion des talents en disposant d’une vision 360 des besoins de vos collaborateurs et du suivi de vos formations ? Demandez une démo de 360Learning dès maintenant :