Wie Sie mit 3 datengestützten Modellen die Rentabilität Ihrer Schulungen nachweisen (+ gratis ROI-Rechner)

Im derzeitigen Geschäftsklima, in dem jeder ausgegebene Euro gerechtfertigt sein muss, ist es wichtiger denn je, den ROI für die unternehmensinterne Personalentwicklung nachzuweisen. Es reicht nicht zu zeigen, dass Ihre Schulungsprogramme den Angestellten hilft, neue Fähigkeiten zu erwerben; Sie müssen nachweisen, dass es sich positiv auf das Unternehmensergebnis auswirkt.

Doch wie können Sie einem Programm einen bestimmten Gegenwert in Euro zuweisen, dessen Auswirkungen größtenteils nicht quantifizierbar zu sein scheinen? Der Konflikt ist real: Laut dieser LinkedIn Umfrage ist der Nachweis des ROI eine der größten Herausforderungen für Personalentwicklungsteams.

Hier springen wir ein! Wir führen Sie durch die drei bewährte Modelle, mit denen Sie die Wirksamkeit Ihrer Schulungsprogramme bewerten können. Indem Sie ein einzelnes oder eine Kombination aller drei Modelle nutzen, können Sie gegenüber Entscheidungsträgern den Wert Ihrer Programme nachweisen.

Und denken Sie daran, unseren ROI-Rechner für Schulungen zu testen. Damit können Sie die finanziellen Vorteile Ihrer Personalentwicklungsmaßnahmen aufzeigen.

1. Das 4-Stufen-Evaluationsmodell von Kirkpatrick

Das Kirkpatrick-Modell ist eine der meistgenutzten Methoden, um die Wirksamkeit von Schulungsprogrammen zu beurteilen. Sie können damit numerische ROI-Kennzahlen wie Umsätze oder Verbleibquoten direkt mit den während der Schulungen erworbenen Fähigkeiten verknüpfen.

Es reicht nicht, Ihren Vorgesetzten zu erzählen, dass sich nach der Schulung die Umsätze erhöht haben; Sie müssen beweisen, dass der höhere Umsatz das Ergebnis Ihrer Weiterbildungsmaßnahme war. Mit dem Kirkpatrick-Modell können Sie eine Beweiskette erstellen: einen Pfad, der detailliert zeigt, wie die von Ihnen durchgeführte Schulung zu einem höheren Umsatz führte.

Das Modell verwendet vier Stufen oder Analyseebenen, um nachzuverfolgen, wie Schulungen zu umsetzbaren Ergebnissen führen. Sammeln Sie Daten zu allen diesen Punkten:

• Stufe 1: Reaktion – Befragen Sie die Mitarbeiter:innen sofort nach der Schulung, um ihre unmittelbaren Reaktionen zu beurteilen: Wie haben sie sich in Bezug auf die Schulung gefühlt? Fanden sie das Material nützlich? Wurde es auf klare und hilfreiche Weise vermittelt?
• Stufe 2: Lernen – Bewerten Sie, wie viel die Angestellten von der Schulung behalten haben. Testen Sie deren Wissen oder lassen Sie die Mitarbeiter:innen (Produkt-)Vorführungen geben oder Aufgaben erledigen, die Sie bewerten können.
• Stufe 3: Verhalten – Etwas zu lernen ist schön, aber wir wollen wissen, ob die Angestellten das erworbene Know-how in ihrem Arbeitsalltag anwenden. Nutzen sie ihre neuen Fähigkeiten im Job? Finden Sie es mithilfe von stichprobenartigen Überprüfungen, Beurteilungen von Vorgesetzten oder auch Selbsteinschätzungen heraus.
• Stufe 4: Ergebnisse – Schließlich stellt sich auf der Makroebene die Frage, zu welchem Ergebnis dieses veränderte Verhalten geführt hat. Wie hat es dem Unternehmen geholfen? Hier zeigen wir die Effekte der Schulungen auf, die am meisten spürbar sind. Schauen Sie auf Faktoren wie gestiegene Umsätze, Veränderungen in der Mitarbeiterbindung oder erhöhte Produktionsmengen.

Nutzen Sie vor Beginn der Schulung das Kirkpatrick-Modell, um das Ergebnis auszuarbeiten, das Sie sich von Ihrem Schulungsprogramm wünschen. Beginnen Sie mit Stufe 4 und arbeiten Sie sich von hinten nach vorn durch, um die Schritte zu bestimmen, die dafür notwendig sind.

Sagen wir, wir wollen den ROI einer Vertriebsschulung nachweisen, die Mitarbeiter:innen im Call Center helfen soll, den durchschnittlichen Bestellwert zu erhöhen (z. B. durch Upselling). Bevor der Kurs startet, arbeiten wir unser Modell zur Evaluierung des Schulungsprogramms aus:

• Stufe 4: Für uns wäre es ein Erfolg, wenn wir eine Erhöhung im durchschnittlichen Bestellwert pro Anruf feststellen könnten. Das ist unsere Ergebniskennzahl.
• Stufe 3: Welches Verhalten ist notwendig, um dieses Ergebnis zu erreichen? Wir müssten nachweisen, dass die Vertriebsmitarbeiter:innen ihr Know-how aus der Schulung bei ihren Anrufen anwenden. Wir entscheiden uns dafür, Software zur Aufzeichnung und Analyse von Anrufen zu nutzen, um messen zu können, ob die Angestellten Schlüsselsätze und Techniken aus der Schulung verwenden.
• Stufe 2: Um messen zu können, was die Angestellten während der Schulung gelernt haben, entscheiden wir uns für einen Test am Ende der Schulung. So können wir nachweisen, dass sie diese neuen Techniken in der Schulung erlernt haben und nicht irgendwo anders.
• Stufe 1: Schließlich wollen wir die persönlichen Reaktionen der Angestellten in Bezug auf die Schulung beurteilen. Inwieweit hatten sie das Gefühl, dass sie ihre Zeit gut genutzt haben?
  
• Eine Plattform für Collaborative Learning wie 360Learning motiviert Angestellte dazu, sofortiges Feedback zu geben. So ist es leicht, ihre Reaktionen zu beurteilen. Wenn Sie diese Möglichkeiten nicht haben, ist eine Umfrage auch ausreichend. Aber stellen Sie in diesem Fall sicher, dass Sie die Teilnehmer:innen unmittelbar nach Abschluss des Kurses befragen.

Jetzt sind Sie bereit, mit Ihrem Schulungsprogramm fortzufahren und währenddessen die relevanten Daten zu sammeln. Wenn Sie später entdecken, dass der Warenkorbwert seit der Schulung um durchschnittlich 10 Prozent gestiegen ist, können Sie mit den gesammelten Daten klar aufzeigen, dass die Vertriebsschulung direkt dafür verantwortlich war.

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2. Das Evaluationsmodell von Philips

Das Kirkpatrick-Modell hat ein großes Manko: Es liefert keine echte Kosten-Nutzen-Analyse für den ROI der Schulung. Sie können zeigen, dass die Schulung messbare Ergebnisse produziert hat, aber wie sieht das aus im Vergleich zu den laufenden Kosten des Schulungsprogramms? Um dies zu lösen, können wir uns das Phillips-Modell anschauen. Es baut auf dem Modell von Kirkpatrick auf und wird durch eine fünfte Stufe ergänzt: den ROI.

Die fünf Stufen des Phillips-Modells basieren auf dem Kirkpatrick-Modell, abgesehen von einigen kleinen Verbesserungen. Damit sollen mehr Daten sowie Kontext um diese Daten herum generiert werden, um letztlich den ROI bestimmen zu können.

• Stufe 1: Reaktion – Wie im Kirkpatrick-Modell beurteilen Sie die Reaktionen Ihrer Angestellten in Bezug auf die Schulungserfahrung.
• Stufe 2: Lernen – Wie im Kirkpatrick-Modell prüfen Sie, inwieweit die Mitarbeiter:innen das während der Schulung erworbene Know-how behalten haben.
• Stufe 3: Anwendung und Umsetzung – Anstatt nur eine Verhaltensänderung festzustellen, berücksichtigt das Phillips-Modell Faktoren außerhalb der Schulung, die Fortschritte begünstigen oder behindern könnten.
  
  Ein Beispiel: Die Angestellten haben begonnen, die neuen Verkaufstechniken anzuwenden, aber das Unternehmen wechselte von Telefonverkäufen zu persönlichen Verkaufsgesprächen. Stufe 3 im Kirkpatrick-Modell würde nur sagen, dass das Erlernte nicht umgesetzt wird. Das Phillips-Modell gibt Ihnen Raum zu erklären, warum das so ist.
• Stufe 4: Wirksamkeit – Wirksamkeit ist eine ganzheitliche Messung im Gegensatz zur Ergebnisstufe im Kirkpatrick-Modell, denn es berücksichtigt sowohl die positiven als auch die negativen Auswirkungen der Schulung auf das Unternehmen. Hier tragen Sie alle durch die Schulung entstandenen finanziellen Vorteile sowie die mit der Schulung verbundenen Kosten zusammen.
• Stufe 5: ROI – Wie zeigen sich die Auswirkungen schließlich finanziell? In diesem Schritt erstellen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse, um den endgültigen Wert des Schulungsprogramms aufzuzeigen. Sie fassen alle finanziellen Auswirkungen sowie alle potenziellen Kosten des Programms zusammen, um den tatsächlichen finanziellen Vorteil zu aufzudecken.

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Um den ROI der Schulung zu berechnen, würden Sie die Daten für die Stufen 1 bis 4 sammeln und Ihre Beweiskette erstellen, genauso wie im Kirkpatrick-Modell. Der einzige große Unterschied ist, dass Sie keine Zahl für Stufe 4 berechnen, sondern versuchen, für verschiedene Indikatoren Zahlen zur Wirksamkeit zu erfassen und sie in einen Euro-Gegenwert umzuwandeln.

Für unser obiges Beispiel der Vertriebsschulung gehen wir davon aus, dass wir unser Schulungsprogramm mit einem Zuwachs von 10 Prozent beim durchschnittlichen Bestellwert im gesamten Unternehmen in Zusammenhang bringen können. Das heißt übersetzt: 200.000 Euro mehr Umsatz innerhalb des nächsten Jahres.

Das ist großartig. Doch Auswirkungen können auch negativ sein. Wie viele laufende Kosten hat die Schulung verursacht? Berücksichtigen Sie die folgenden Faktoren:

• Kosten für Ressourcenentwicklung – Wie viel kostet es, den Kurs zu erstellen und durchzuführen, inklusive der Kosten für eine Lernplattform (LMS). In diesem Fall nehmen wir an, dass wir 10.000 Euro für die Entwicklung des Kurses ausgegeben haben. 
• Zeitaufwand – Die Zeit, in der die Angestellten die Schulung absolvieren. In unserem Beispiel haben wir 100 Mitarbeiter:innen geschult, die jeweils einen Stundensatz von 25 Euro haben, und die Schulung dauerte drei Stunden. Gesamtbetrag: 7.500 Euro.
• Durchführungskosten – Andere laufende Kosten – beispielsweise technischer Support, Ausstattung oder Raummiete. Unser Kurs fand jedoch online statt und wir mussten keinen zusätzlichen technischen Support anfragen. Unsere Durchführungskosten lagen daher bei 0 Euro.

In diesem Beispiel lagen unsere Gesamtkosten also bei 17.500 Euro und unser Gewinn bei 200.000 Euro.

Die Gleichung zur Berechnung des ROI ist relativ einfach:

Unser ROI beträgt 1040 Prozent – eine ziemlich eindrucksvolle Zahl. Sie zeigt, dass wir für das ausgegebene Geld eine gute Rendite erzielt haben.

Denken Sie daran: Bei der Berechnung des ROI ist das richtige Timing sehr wichtig. Warten Sie nicht, bis das Programm beendet ist, um Berechnungen durchzuführen. Es könnte sich herausstellen, dass Ihr ROI kleiner als erwartet oder sogar inexistent ist. Rechnen Sie deshalb während des gesamten Schulungsprozesses regelmäßig nach, damit Sie das Training oder die Umsetzung entsprechend anpassen können. Damit stellen Sie sicher, dass Sie den maximal möglichen Wert erhalten.

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3. „Success Case“-Methode nach Brinkerhoff

Datengestützt bedeutet nicht immer konkrete Zahlen. Die beiden obigen Methoden konzentrieren sich auf das Sammeln quantitativer Daten, die die Wirksamkeit von Schulungen nachweisen. Brinkerhoffs Methode zielt auf qualitative Beweise ab. Anstatt einen Gegenwert in Euro für die Schulung zu berechnen, erstellen Sie ansprechende Beispiele und Fallstudien, um die Entscheidungsträger von Ihrem Programm zu überzeugen.

Brinkerhoffs Methode konzentriert sich weniger auf Lernnachweise, sondern eher auf die tatsächlichen Auswirkungen der Weiterbildung. Deshalb müssen Sie nicht so viel Zeit damit verbringen, Statistiken zusammenzustellen und Maßnahmen mit Ergebnissen zu verknüpfen. Es gibt kein Rätselraten, um Variablen zu isolieren, da wir uns ausschließlich das Ergebnis anschauen.

Die „Sucess Case“-Methode ist ein einfacher Weg, um Programmanalyse mit Fallstudien und Storytelling zu verbinden. Und so funktioniert es:

• Legen Sie Schulungsziele und -erwartungen fest. Welche Ergebnisse hoffen Sie nach der Schulungserfahrung zu sehen? Wie sieht Erfolg für Sie aus?
• Identifizieren Sie Sonderfälle. Befragen oder beurteilen Sie Schulungsteilnehmer:innen, um diejenigen herauszufinden, die Ihre Erwartungen am besten erfüllt haben, sowie die, bei denen das Gegenteil der Fall ist.
• Recherchieren Sie. Führen Sie ausführliche Gespräche mit Personen beider Gruppen, um die Auswirkungen dieser speziellen Schulung auf ihre Arbeit zu dokumentieren und herauszufinden, welche Faktoren ihrer Meinung nach für den Erfolg oder Misserfolg des Kurses verantwortlich waren.
• Dokumentieren Sie Ihre Ergebnisse. Nutzen Sie Ihre Erkenntnisse, um zwei Arten lieferbarer Ergebnisse zu erstellen: Fallstudien, die die überzeugendsten Erfolgsgeschichten nachzeichnen, und einen Bericht, der die Stärken und Schwächen des Schulungsprogramms sowie Verbesserungspotenzial für das nächste Mal aufzeigt.

Um unsere Vertriebsschulung zu bewerten, würden wir mit der Auswahl unserer Ziel-Metrik starten. Bleiben wir bei unserem Beispiel des durchschnittlichen Bestellwerts pro Anruf. Der durchschnittliche Anstieg beim Warenkorbwert betrug 10 Prozent. Fünf Vertriebsmitarbeiter:innen übertrafen die Erwartungen bei Weitem und beförderten ihre Zahlen über 20 Prozent. Es gab aber auch fünf Vertriebsmitarbeiter:innen, die keinerlei Verbesserung zeigten oder deren Umsätze sich in dieser Zeit sogar verschlechterten.

Wir setzen uns also mit beiden Personengruppen zusammen und erarbeiten einen Plan. Wir befragen sie zu ihren Gedanken über die Schulung, wollen wissen, was gut gelaufen ist und was nicht. Und dann fragen wir sie, wie das ihr Verhalten beeinflusst hat.

Von den High Performern haben wir erfahren, was sie im Vertriebstraining besonders effektiv fanden und wie es ihnen geholfen hat, ihre Leistung zu verbessern.  Wir erhalten einige beeindruckende Erfolgsgeschichten aus erster Hand über den Nutzen der Schulung.

Von den schwachen Performern haben wir erfahren, dass sie von einigen der Verkaufstechniken verwirrt waren oder dass sie diese Techniken falsch umsetzen. Aus diesem Austausch nehmen wir einige konkrete Ideen mit, wie wir das Schulungsprogramm beim nächsten Mal verbessern können. Wir kombinieren dieses Wissen mit Analytics-Daten, die direkt aus dem Schulungsprogramm stammen. So können wir sehen, an welchen Punkten der Schulung die Nutzer Schwierigkeiten hatten.

Wenn wir alle diese Informationen miteinander verknüpfen, können wir überzeugend darlegen, wie unsere Schulung unseren besten Vertriebsmitarbeiter:innen Vertrauen und Know-how vermittelt. Darüber hinaus können wir einige konkrete Ideen vorlegen, wie wir die nächste Schulungsrunde noch wirksamer gestalten können. Wenn solche Geschichten mit Zuversicht präsentiert werden, können sie genauso überzeugend sein wie Zahlen in einer Excel-Tabelle.

Testen Sie unseren ROI-Rechner für die Personalentwicklung 

Sie sind sich immer noch nicht sicher, wie Sie die finanziellen Vorteile einer qualitativ hochwertigen Schulung aufzeigen sollen? Wir haben einen ROI-Rechner entwickelt, damit Ihr Personalentwicklungsteam die potenzielle Rendite Ihrer Maßnahmen voraussagen kann. Geben Sie einfach Ihre Zahlen ein – wir kümmern uns um die Berechnungen. Diesen Rechner verwenden wir intern, jetzt machen wir ihn Ihnen zugänglich. So können Sie die Wirksamkeit Ihrer Schulungen für verschiedene Anwendungsfälle berechnen. Diese Fälle beinhalten:

• Onboarding
• Sales Enablement / Vertriebsschulung
• Verkaufstraining
• Digitalisierte Präsenzschulungen
• Schulungen für die Fertigungsindustrie
• SaaS-Kundenschulungen

Unser ROI-Rechner ist eng an die Stufe 5 des Evaluationsmodells von Phillips angelehnt, damit Sie eine Euro-basierte ROI-Zahl berechnen können. Sie können dann eines der drei vorgestellten Modelle nutzen, um diese Zahlen mit Ihren Schulungsinitiativen zu verknüpfen.

Wenn Sie Salesforce nutzen: 360Learning beinhaltet eine Integration, mit der Sie den ROI messen können. Hierfür ermittelt das Tool direkte Zusammenhänge zwischen Schulung und Leistungsdaten, beispielsweise Umsatz oder Kundenservice-Tickets.

Verfolgen Sie den ROI Ihrer Schulungen kontinuierlich 

Welche der drei vorgestellten Modelle ist das effektivste? Das hängt von Ihrem Unternehmen und der Art von Daten ab, auf die Ihre Entscheidungsträger am besten reagieren. Einige finden persönliche Geschichten ansprechender, andere brauchen konkrete Zahlen, um ihre Entscheidungen zu befeuern. In den meisten Fällen ist eine Kombination aus qualitativen und quantitativen Daten am überzeugendsten.

Seien Sie beim Nachweis des ROI proaktiv: Wenn Ihre Vorgesetzten nach Zahlen fragen, steht Ihr Programm vielleicht schon auf der Kippe. Sie sollten die Wirksamkeit Ihrer Programme kontinuierlich messen und, wann immer möglich, deren Wert aufzeigen.  So können Sie die Akzeptanz Ihres Unternehmens aufrechterhalten und Ihre Programme fortführen.