Vom Onboarding bis zum Offboarding – Wie Sie das Mitarbeiterengagement mit einer nahtlosen Employee Journey steigern

In Zeiten von Quiet Quitting, Sinnkrise und hoher Fluktuation kann es sich kein Unternehmen leisten, Mitarbeitende auf ihrer beruflichen Reise sich selbst zu überlassen.

Vielmehr braucht es eine Employee Journey, die Mitarbeitende vom Onboarding bis zum Offboarding aktiv einbezieht sowie Wissen und Expertise strategisch entwickelt und sichert. Doch wie gelingt das?

Darüber haben wir uns in einem gemeinsam mit Personio organisierten Webinar mit Stella Haniel von Haimhausen, People Development Lead bei Personio, und Sebastian Dust, Digital Learning Expert bei 360Learning unterhalten.

Wir haben die wichtigsten Punkte aus dem Webinar für Sie zusammengefasst.  

Sie sehen uns lieber in Aktion? Hier geht es zur Webinar-Aufzeichnung! 👇

Onboarding – der Grundstein für die Mitarbeiterbindung 

Diese alarmierende Statistik ist Ihnen vielleicht bekannt: Im Jahr 2019 gaben 65% der Arbeitgeber an, dass sie Personen eingestellt haben, die am ersten Tag nicht zur Arbeit erschienen sind. Ein Viertel der Kündigungen finden innerhalb der 45 Tage nach der Einstellung im neuen Unternehmen statt.

Vorzeitige Kündigungen erzeugen immensen Frust auf Seiten der Unternehmen – doch sie können etwas dafür tun, damit sich neue Teammitglieder sich nicht innerlich verabschieden, bevor sie die Stelle überhaupt angetreten sind:

Kommunikation ist der Schlüssel. Wir müssen mit neuen Mitarbeitenden in engem Kontakt bleiben! Und das beginnt schon vor dem ersten Tag, nämlich im Zuge des sogenannten Preboardings.  

Wie wir neue Mitarbeitende bei 360Learning onboarden

Das Preboarding

Bei unserem Preboarding geht es vor allem darum, neuen Mitarbeitenden unsere Unternehmenskultur zu vermitteln, sodass sie sich damit vertraut machen können und die Motivation und Vorfreude wächst.

Zum Preboarding-Prozess gehören:

• Ein personalisiertes Preboarding-Paket (Laptop, Goodies…).
• Eine Begrüßungs-E-Mail vom Onboarder (der Person, die die Einarbeitung der eingestellten Person anleitet)
• Das Erledigen administrativer Aufgaben, etwa Zugänge und Konten anlegen (E-Mail, Trello, Salesforce…)
• Die Planung des Onboardings: Erstellung der Onboarding-Lernpfade, Kalendereinladungen für Meetings, Check-ins etc. 

Einführung: Die ersten 5 Tage bei 360Learning

Diese Phase soll neuen Mitarbeitern helfen, sich in die Organisation zu integrieren, wichtige Beziehungen aufzubauen, ihre Rolle zu verstehen und zu lernen, wie sie zum Unternehmenserfolg beitragen werden. 

Die strukturierten Lernpfade in unserer Lernplattform helfen, die Grundlagen des Alltags bei 360Learning zu verstehen. Darin enthalten sind: 

• Eine allgemeine Präsentation des Unternehmens & Willkommensbotschaft von unserem CEO Nick Hernandez
• Ein Modul über die Bedeutung von Feedback während des Onboarding-Prozesses (wichtig, direkt am Anfang darauf einzustimmen, damit Mitarbeitende ermutigt werden, auf Onboarding-Inhalte aktiv zu reagieren)
• Eine Einführung in unsere Convexity-Kultur und ihre verschiedenen Säulen (asynchrones, transparentes Arbeiten, hohe Verantwortlichkeit, niedrige Autorität).
• Tutorials zu unseren wichtigsten Tools (Trello, Salesforce, Google Suite).

Onboarding: Die rollenspezifische Einarbeitung

Bei 360Learning dauert dieser Teil drei Monate. Während das Preboarding und die Einführung für alle neuen Teammitglieder gleich sind, richtet sich das Onboarding-Progamm nach Fach, Abteilung und Rolle im Unternehmen:

• Je nach Rolle, werden spezifische Lernpfade, die in unserer Plattform verfügbar sind, durchlaufen.
• Im Rahmen von "Discovery Meetings" lernen Neuzugänge die verschiedenen Abteilungen kennen. 
• Treffen mit einem "Onboarding-Buddy", einer Person, die als Kamarad:in während des Onboardings für Fragen oder bei Sorgen zur Verfügung steht.

Die Onboarding-Schulungen erstellen wir bei 360Learning kollaborativ, das heißt, unser Learning & Development-Team gemeinsam mit Coaches und internen Fachexpert:innen. 

Unsere Onboarding-Struktur ist so konzipiert, dass sie sehr flexibel und anpassungsfähig ist: Da alle Lerninhalte auf der unserer Lernplattform zugänglich sind, kann die Einarbeitung problemlos remote ablaufen. Bei Änderungen können Inhalte flexibel angepasst werden. 

Wie gestaltet sich das Onboarding bei Personio? 

Bei Personio läuft das Onboarding nach einem klaren Motto ab: “We empower new Personio’s to build connections, embrace our culture, and have an impact.”, zu Deutsch: „Wir geben neuen Personios die Möglichkeit, Kontakte zu knüpfen, sich unsere Kultur zu eigen zu machen und Einfluss zu nehmen.“

Das Preboarding beginnt direkt nach der Vertragsunterzeichnungen: Auf dieser Etappe kontaktiert das People Development Team den/die neue Mitarbeiter:in mit einer Willkommens-E-Mail, die u.a. ein Begrüßungsvideo von Personio’s CEO Hanno Renner enthält. 30 Tage vor dem tatsächlichen Startdatum wird der Kontakt mit dem New Joiner noch enger: Alle wichtigen Informationen zum Jobstart werden nun vermittelt, ein Willkommenspaket kann bestellt und alle Fragen individuell beantwortet werden. 

Für das Onboarding hat Personio eine 6-monatige Reise entwickelt, die mit drei ersten lernintensiven Tagen beginnt. Ein Blended Learning-Programm, das sich auch in den folgenden Wochen fortsetzt, wechselt On-Demand Trainings mit Live-Schulungen ab. Auch sind Zeiten für das Networking sowie Fokuszeit für die konzentrierte Einarbeitung vorgesehen. Eines der Highlights der ersten Onboarding-Woche bei Personio: eine persönliche 45-minütige Einführung in das Unternehmen durch CEO Hanno.

Am Ende der ersten Onboarding-Woche startet das spezifische Training durch die Abteilung, welches mit allgemeinen Schulungen etwa zu Sicherheit, Tools und OKRs ergänzt wird. 

Personio setzt während des gesamten Onboarding-Prozesses auf regelmäßige Feedbackrunden: Wie geht es den neuen Mitarbeitenden? Wie kann das Onboarding laut ihnen verbessert werden? Außerdem findet in Monat 5, zum Ende der Probezeit, ein erstes sogenanntes Performance Growth Check-In mit der Führungskraft statt, um Erreichtes zu evaluieren und den weiteren Weg zu besprechen. 

Erfahren Sie mehr zur Integration von 360Learning und Personio: Stellen Sie Ihre HR-Workflows auf Autopilot!

An Bord – und nun? Entwickeln Sie Ihre Talente!

Die Mitarbeiterreise geht nach dem Onboarding erst richtig los. Bei der Mitarbeiterentwicklung und -bindung geht es um zwei große Herausforderungen: 

Wie können wir Kollegen strategisch weiterbilden, dass wir heute und morgen die wichtigen Kompetenzen zur Verfügung haben?

Und: Wie können wir Mitarbeitende zum Lernen anspornen, und ihnen das Gefühl geben, ein wichtiger Teil unserer Gemeinschaft zu sein? 

Bei 360Learning haben wir eine kollaborative Lernkultur entwickelt

Diese kollaborative Lernkultur baut sich auf drei Säulen auf:

1. Dezentrales Lernen: Alle Teammitglieder sind am Lernprozess beteiligt. Mitarbeitende äußern eigenen Lernbedarf, entwerfen mit dem L&D-Team Lernstrategien, geben Feedback zu bestehenden Kursen und können selbst Kurse erstellen.
2. Selbstgesteuertes Lernen: Wir ermöglichen Eigenverantwortung und Flexibilität beim Lernen. Mitarbeitende managen selbst ihren Zeitplan und arbeiten selbständig auf ihre Ziele hin. Das L&D-Team begleitet die Lernreise und stellt sicher, dass Lern- und Geschäftsziele abgestimmt und Fortschritte messbar sind.
3. Wissensaustausch fördern: Interne Fachexperte:innen sind die wertvollste Ressource, denn sie haben die Kompetenzen und Fachwissen, die Ihr Unternehmen trägt. Mit Collaborative Learning lässt sich dieses Wissen erfassen (und beim Offboarding sichern) sowie anderen Mitarbeitenden zugänglich machen.

Unsere kollaborative Lernkultur ergänzen wir zudem mit Möglichkeiten interner Mobilität und Mentoring-Programmen. 

Personio’s Learning Ecosystem

Auch bei Personio haben Mitarbeitende das Steuer über ihre Entwicklung selbst in der Hand und werden bei ihrer Reise von der Führungskraft und dem People & Development Team begleitet.

Als ein schnelllebiges Unternehmen möchte Personio alle Mitarbeitenden in die Lage versetzen, sich weiterzuentwickeln und ihre Wirkung auf die Art und Weise zu steigern, die für sie am besten geeignet ist.

Die Lernkultur bei Personio baut sich auf drei Säulen auf: 

• Selbstgesteuerte Mitarbeiterentwicklung, aufbauend auf einem individuellen Entwicklungsplan und gefördert durch ein individuelles Weiterbildungsbudget und dem Zugang zu Schulungen auf Udemy Business
• Social and Collaborative Learning, gefördert dutch Team Workshops, Leadership Development-Programme und Mentoring-Angebote
• On the job-Training, erleichtert durch Lernangebote für interne Mobilität, Zugang zu fachlichen Toolkits & Playbooks, Lernerinnerungen und kontinuierliches Peer und Leader-Feedback  

Wie messen wir das Mitarbeiterengagement?

Wir haben nun einiges darüber erfahren, wie die Mitarbeiterbindung schon im Onboarding und anschließend Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten gefördert werden kann. Wie aber lässt sich die Stimmung individuell und unternehmensweit messen? 

Erfahren Sie mehr zur Integration von 360Learning und Personio: Stellen Sie Ihre HR-Workflows auf Autopilot!

Ein Check-in auf jeder Onboarding-Stufe bei 360Learning

Um nah den Bedürfnissen der neuen Mitarbeitenden zu bleiben, planen wir regelmäßige Check-Ins während der Einführung und während des gesamten Onboardings ein. Ob remote oder im Büro: Mitarbeitende sollten gerade in der Einarbeitung nicht sich selbst und möglichen Hindernissen überlassen werden.

Kontinuierliches Feedback auf der Mitarbeiterreise 

Feedback ist ein grundlegender Teil der Kultur bei 360Learning. So erwarten wir von Mitarbeitenden, Feedback zu erfragen und zu integrieren, Peers und Leadern hochwertiges, aussagekräftiges Feedback zu geben und Kolleg:innen mit Wissen und Erfahrung weiter zu helfen.

Warum ist eine Feedback so wichtig für das Mitarbeiterengagement während der Employee Journey?

• Regelmäßiges positives Feedback selbst zu kleinen Zwischenleistungen motiviert enorm und stärkt das Selbstvertrauen
• Feedback stärkt das Gefühl von Sicherheit und Orientierung. Die offene Kommunikation verbessert das Vertrauensverhältnis zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden.
• Durch regelmäßiges Feedback gibt es keine Überraschungen am Ende des Jahres: Vorgesetzte und Mitarbeitende sind im stetigen Dialog und können Erwartungen mit Realitäten abgleichen.

Employee Listening - So bleibt Personio am Puls der Mitarbeitenden

Auch Personio hat ein klares System entworfen, um über die Motivation und das Befinden der Mitarbeitenden im Bilde zu bleiben, Feedback einzusammeln und darauf zu reagieren. 

Zweimal im Jahr erhalten Mitarbeitende eine Puls-Survey (eine Umfrage mit 12 Fragen), sowie zweimal im Jahr eine 2 minütige Mini-Pulse Survey mit 5 Fragen, die ermöglichen, das Mitarbeiterengagement, die Wirksamkeit der People Initiativen und die Einstellung zu Geschäftsprioritäten zu messen.

Offboarding mit Stil – und  ohne Wissen zu verlieren

In vielen Unternehmen wird das Offboarding – also der Prozess, mit dem ein/e Mitarbeiter:in verabschiedet wird – vernachlässigt. Schließlich verlasse die Person ja das Unternehmen – warum sich also weiter um sie bemühen? 

Dabei ist es entscheidend, das Engagement bis zum Ende aufrecht zu halten, um das Wissen, das das scheidende Teammitglied aufgebaut hat, nicht zu verlieren. 

Hinzu kommt: Laut einer Studie von Hays 2020 wären scheidende Mitarbeitenden in 70 % der Fälle bereit, zu einem späteren Zeitpunkt in ihrer Karriere in das Unternehmen zurückzukehren, wenn das Offboarding gut gelaufen ist. Mit dieser Aussicht lohnt es sich doppelt, Mitarbeitende so engagiert und respektvoll zu verabschieden, wie sie empfangen wurden.

Offboarding - Best Practices von Personio 

Wie können wir die Mitarbeiterreise rechtmäßig und positiv abschließen? Personio hat eine klare Offboarding-Checkliste zur Verabschiedung von ausscheidenden Mitarbeitenden entworfen, die das People Development Team und die Führungskraft betreffen. 

Jedes Offboarding läuft nach einer Checkliste ab, die den verschiedenen Stakeholdern (IT-Team, Workplace Team, Führungskraft, People Team) bestimmte Aufgaben bis zum Tag des Vertragsendes klar zuweist.

Fundamentale Etappen des Onboardings sind zum einen die Wissenserfassung: Der/ die Mitarbeitende und die Führungskraft werden angehalten, über Confluence, das interne Wissenscenter des Teams, Prozesse und Fachwissen zu dokumentieren. 

Zum anderen sind Exit Gespräche von großer Bedeutung: Dem Mitarbeitenden gegenüber wird hier die Wertschätzung für die geleistete Arbeit ausgedrückt; außerdem sind diese Gespräche wichtig, um die Beweggründe der Person zu verstehen und Einblicke in potentielle interne Hürden zu gewinnen. 

Fazit unseres Webinars

In Zeiten hoher Fluktuationsraten müssen Unternehmen eine Employee Journey entwickeln, die das Engagement und Wissen der Mitarbeitenden vom Onboarding bis zum Offboarding strategisch fördert. 

Starten Sie noch heute damit, entsprechende Prozesse zu definieren und Mitarbeitenden Orientierung und Wertschätzung zu vermitteln. Versprochen: Es zahlt sich aus.