Stratégie de formation digitale pour les organismes de formation : gardez le cap !

L’évolution rapide des compétences et l’obsolescence de beaucoup d’entre elles mettent la formation au cœur des préoccupations de bon nombre d’entreprises aujourd’hui. Le défi qui se présente depuis quelques années aux organismes de formation est donc de taille : les investissements en formation doivent désormais s’amortir sur douze mois, au lieu des trois à cinq ans habituels. 

Malgré la crise, les organismes de formations se sont lancés depuis plusieurs mois dans les démarches Qualité avec l’obtention de la certification Qualiopi. Certification que l’accélération de la transformation numérique peut grandement aider ! Ainsi, en plus de devoir s'adapter à la mutation des métiers de demain, les organismes de formation doivent faire preuve de résilience en entrant dans une démarche qualité pour obtenir la certification Qualiopi, sous peine de se voir refuser les financements pour leurs clients.

Ainsi, le digital offre de nouvelles modalités pédagogiques que les organismes de formation doivent s’approprier. Comment bien orienter la stratégie digitale de votre organisme de formation ? Quels outils simples utiliser et quels partenaires valoriser pour développer votre écosystème de formation digitale ? Nous vous donnons nos conseils ici.

Pour aller plus loin : téléchargez notre guide pour créer des formations engageantes grâce au digital :

Pourquoi et comment digitaliser votre offre de formation ?

Quels sont vos objectifs avec la formation digitale ? 

La digitalisation de la formation permet de faire évoluer l'offre globale de votre organisme de formation. Les experts en digital learning sont unanimes : la formation ouverte et à distance ne menacera pas la formation “en présentiel”. Au contraire, c’est une formidable opportunité d’acquérir de nouvelles compétences pour les formateurs. Mais avant de chercher à tout prix à digitaliser votre offre de formation, demandez-vous pourquoi vous souhaitez le faire.

Une première piste de réflexion consiste à réfléchir en termes de résultat final, une fois vos parcours de formation en ligne développés pour vos clients. 

Est-ce que vous souhaitez :

• Augmenter votre chiffre d’affaires par une visibilité et une accessibilité de l’offre plus large ? 
• Augmenter le volume de formations disponibles ?  
• Diversifier votre offre de formation pour vous différencier ou toucher un autre marché ? 
• Augmenter vos taux de complétion ?
• Aider vos clients à passer à l’échelle en diminuant le coût de la formation et rendre vos formations éligibles au financement CPF ? 
• Permettre une plus grande accessibilité de votre offre quelles que soient les limites géographiques et temporelles ?
• Répondre à un besoin client unique ? 

Définissez précisément chaque objectif et établissez un plan d’action clair pour comprendre en quoi la formation digitale va servir chacun d’entre eux.

Définissez votre degré de maturité et celle des différents acteurs pour vous lancer dans la formation digitale

Avant de vous lancer tête baissée dans votre projet de formation digitale ou digital learning,  commencez par vous poser les bonnes questions.

Tout d’abord, un tour d’horizon de ce que propose le marché de la formation s’impose. Quelles formations existent déjà dans votre domaine d’expertise ? À quels profils s’adressent-elles ? Recherchez également sous quel format elles sont proposées : 100% digital ou formation hybride par exemple.

Concentrez-vous sur vos formateurs : quel(s) rôle(s) ont-ils à jouer ? Quel est leur degré de maturité dans le digital ? Les formateurs sont-ils en charge de la création et de l’animation des modules de formation ? Ou sont-ils sollicités uniquement dans le cadre de classes virtuelles ou de formations physiques ? On constate que le métier de formateur a énormément évolué ces dernières années, à l’image du degré d’exigence des apprenants en matière de modalités d’apprentissage.

Viennent ensuite vos apprenants : vérifiez si le digital est un pré-requis pour la majorité d’entre eux. Il est impératif d’analyser leurs attentes et besoins s’agissant des formats habituellement proposés. N’hésitez pas à mener l’enquête auprès de vos clients et des apprenants. Ils doivent aussi être impliqués dans cette transformation digitale.

Analysez vos enjeux de formation 

Une fois le cadre posé, concentrez-vous sur les enjeux du passage au digital learning de votre OF.  Avec le digital learning, l’enjeu peut être conjoncturel et vous permettre de vous aligner sur votre marché ou de vous différencier. Il peut également être de nature économique et agir comme levier de croissance pour vous aider à augmenter votre profit. L’enjeu est aussi pédagogique car passer au digital learning modifie en profondeur l’apprentissage en expérimentant de nouvelles modalités d’apprentissage comme le Collaborative Learning (nous y reviendrons plus bas). 

En passant à la formation digitale, vous aurez l’impression de “déformer” vos formateurs : c’est un enjeu humain. Aidez vos formateurs à sortir de la dichotomie habituelle présentiel / distanciel et à réfléchir en tant que responsable formation accessible à tout moment, à tous. C’est pareil du côté de vos apprenants qui devront s’habituer rapidement au digital tout au long de leur montée en compétences.

Enfin, l’enjeu est technique : il va vous falloir intégrer des outils pour concevoir modules de formation en ligne, et savoir quelle plateforme est faite pour vous.

Quels atouts et potentiels freins rencontrent les organismes de formation dans la digitalisation de leurs formations ?

Les atouts d’une formation digitale

Une formation digitale permet à vos clients de capitaliser sur l’expertise de leurs collaborateurs en cartographiant les compétences pour développer le Collaborative Learning, ou “apprentissage interactif”. C’est une méthodologie d’apprentissage dans laquelle les membres d’une même organisation partagent leur savoir et leur expertise, tout en apprenant les uns des autres. Le Collaborative Learning permet aux formateurs de co-construire des formations avec leurs homologues (RH et/ou métier), de dupliquer des parcours de formation existants tout en recevant des retours des apprenants pour mettre à jour les modules régulièrement. Les experts métier s’approprient rapidement la pédagogie digitale en s’aidant de tutoriels pour bien exploiter tous les outils mis à disposition. En résumé, le Collaborative Learning est la capacité d'apprendre avec et grâce aux autres, et illustre parfaitement le célèbre dicton “tout seul on va plus vite, ensemble on va plus loin”.

Chez 360Learning, nous sommes convaincus qu’il faut repenser la manière dont les organismes de formation dispensent leurs formations, et cela passe par le Collaborative Learning. Il permet de répondre aux enjeux d'engagement, de suivi personnalisé et de réactivité par rapport aux besoins de vos apprenants (notamment dans le cadre de la certification Qualiopi).  Vos apprenants ont la possibilité de s'exprimer et d'apporter leurs retours à chaud et à froid sur vos formations.  En tant qu'OF, c'est une méthodologie rapide à mettre en place auprès de vos clients grâce à un accompagnement dédié.

Lors de la création de vos parcours de formation, la simplicité doit être le maître mot. Un module correspond à un sujet. Si vous risquez d’avoir un module trop long, n’hésitez pas à le diviser. La formation digitale avec le Collaborative Learning vous permet de concevoir des formations en ligne en diversifiant les supports. Pour être efficace, ré-utilisez des supports déjà créés. Transposez par exemple le résumé d’un cours en fiche téléchargeable en fin de module à destination des apprenants. Créer une formation en ligne vous aide à transposer des cours en classe dans des outils interactifs, en ligne.

Les potentiels freins à la digitalisation de vos formations

Penser à la stratégie avant de chercher à tout prix à s’équiper : transformation digitale implique de réfléchir d’abord à la stratégie, et ensuite chercher les outils pour bien les utiliser. Il faut bien les maîtriser. L’usage de l'outil ne doit pas prendre le dessus sur la pédagogie !

Le coût de l’adaptation de la formation sera potentiellement un obstacle, car il vous faudra trouver les ressources en compétences nécessaires à la digitalisation. Vous devrez par exemple faire appel à un formateur capable de créer des supports digitaux, d’un ingénieur de formation qui les adaptera dans la forme pour l’outil que vous choisirez, ou encore d’un technicien pédagogique qui adaptera le contenu dans son fond. Gardez à l’esprit que le coût de ce passage à une offre digitalisée est en fait beaucoup moins important quand vous capitalisez sur l’apprentissage par les pairs. 

Enfin, le marketing sera une brique importante à considérer dans la mise en place de votre stratégie digitale. Car ce n’est pas le tout de créer une formation digitale, il faut aussi savoir la vendre auprès de votre audience ! Vous solliciterez les outils web plus que jamais.

3 actions simples pour développer la formation digitale

Depuis 2013, nous accompagnons des organismes de formation mais aussi des écoles dans leurs projets de formation digitale.  C’est pour cela qu’il nous semble primordial de différencier trois grands types d’actions :

1. Les retours de vos formateurs

Comment vos formateurs se positionnent-ils et ont-ils exprimé des réticences ? Pensez à les inclure dès le début du projet de digital learning, et même dans le choix de l’outil. Dans le cadre de leur prise en main de ce projet, planifiez leur propre onboarding des outils sélectionnés. Chez 360Learning, on utilise Trello pour regrouper toutes les informations et les fiches partagées lors des formations. 

En optant pour le Collaborative Learning, vous avez la possibilité de co-construire les modules avec tous les autres formateurs. Ils échangent et créent le ou les parcours de formation de A à Z grâce à l’option “projet” disponible dans la plateforme 360Learning par exemple.

Ainsi, il vous faudra penser à former à la fois les clients à votre nouvel outil de formation en ligne, mais aussi vos équipes en interne. Il est primordial de gagner la confiance de vos collaborateurs pour déployer votre projet de transformation digitale ensuite. Avec 360Learning, nous vous facilitons la tâche puisqu’une équipe d’experts vous aide à monter en compétences rapidement. Grâce aux cours suivis sur l’Engagement Platform, vous apprenez à maîtriser la plateforme et vous intégrez les bonnes pratiques de la formation digitale.

Comme vu plus haut, après avoir fait un état des lieux de vos objectifs et des différents enjeux qui se présentent, réunissez votre équipe de formateurs pour détailler votre retro-planning des actions à mener pour lancer le projet de digitalisation de votre offre. Ce programme pourra être réajusté en fonction des besoins et des potentiels obstacles rencontrés. 

2. L’expérience des apprenants

Dans le but de familiariser vos apprenants à votre nouvelle plateforme de formation, réutilisez les modules développés pour vos formateurs pour les aider à mettre un pied à l’étrier rapidement et s’approprier votre nouvel outil. Vous pouvez par exemple réutiliser les tutoriels créés pour expliquer le fonctionnement de la plateforme.

L’engagement est clef dans la réussite de votre programme de formation, qu’il soit digital ou non. Capter l’attention est donc le nerf de la guerre. Pensez à varier les modalités d’apprentissage en utilisant des outils tierces pour créer vos modules. Vous pouvez créez des présentations interactives avec Genially ou aller piocher des formations existantes grâce à la curation de contenus en donnant accès à des catalogues comme ceux de LinkedIn Learning ou Edflex.

Cartographiez vos ressources en favorisant les échanges entre les apprenants. En développant le Collaborative Learning dans vos programmes digital learning, vous capitalisez sur les talents de votre réseau, et notamment les “digital early adopters” agissant tel des ambassadeurs pour tester de nouveaux outils en ligne.

Enfin, assurez le suivi et l’évaluation des apprenants. Dans la plateforme 360Learning, vous pouvez utiliser un système d’évaluation de vos formations par les apprenants et des tableaux de bord pour visualiser la progression de vos apprenants. Avec ce type de plateforme en ligne, vous entrez dans une démarche d'amélioration continue en utilisant les indicateurs fournis directement dans la plateforme. Vous prenez ainsi des décisions en lien direct avec les besoins exprimés de vos apprenants.

3. Le support de votre réseau

Solliciter votre réseau vous permet de co-construire vos projets de formation et de collecter du feedback pour effectuer des retours d’expérience. Ce n’est pas pour rien que c’est un indicateur Qualiopi !

Chez 360Learning par exemple, nous avons mis en place un programme “Ambassadeur” dans lequel nous partageons régulièrement les réussites notables de nos clients. Nous sommes convaincus que communiquer sur ces expériences permet de mettre en avant des cas d’usage duplicables facilement par d’autres organisations.

Pour bien déployer votre stratégie digitale, trouvez des sponsors en interne comme des départements qui recherchent les mêmes outils que vous et qui seraient à même de partager ce budget avec vous. N’hésitez pas aller dialoguer avec les autres formateurs directement sur la plateforme pour vous entraider, en utilisant le mode “projet” par exemple. Enfin, assurez une veille régulière, en consultant le site de Centreinffo ou en vous abonnant à la newsletter de votre OPCO pour vous positionner facilement sur votre stratégie. Enfin, quoi de mieux qu’enquêter directement auprès de vos clients pour avoir leur ressenti après leurs premiers pas sur votre nouvel outil de formation digitale ?

Pour aller plus loin, visionnez notre conférence “Organismes de Formation : comment développer votre stratégie digitale ?” organisée avec AFNOR Compétences.